檔案基礎(chǔ)工作淺見

晁瑩

檔案工作貫穿著社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的各個層面、各個角落。隨著社會主義發(fā)展不斷邁入高度信息化，檔案工作也就顯得尤為重要，這給檔案的管理工作提出了實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。但檔案高質(zhì)量的管理要求卻基于檔案形成最初的基本工作，只有搞好最基本的工作，才會推動檔案的信息化管理和利用價值。

何為檔案的最基礎(chǔ)工作呢？就是從第一步文件的收集開始，到分門別類、細(xì)化整理并裝訂成冊、蓋章排序、著錄并打印、驗收入庫的一整套程序。如何才能搞好檔案的最基礎(chǔ)工作呢？下面就從五個方面來說說。

一、把好文件收集工作的關(guān)口

文秘工作是檔案形成的關(guān)鍵，收集文件是檔案形成的第一步，這就要求文秘人員在平時的文件管理工作中進(jìn)行收集處理存檔文件，并且進(jìn)行分門別類，細(xì)化放置，做好這一步，給下一環(huán)節(jié)———細(xì)心整理，對號入座，裝訂成冊的工作做好了鋪墊。

收集文件是檔案形成中的龍頭工作，如果做不好此項工作，就會給今后一系列工作帶來負(fù)面影響。例如有某個建設(shè)單位的機關(guān)辦公室主任主管檔案工作，但平時工作不負(fù)責(zé)任，工作中不講原則，麻痹大意，對管轄工作人員的職責(zé)不加以明確和強調(diào)指導(dǎo)，甚至連自己都不清楚檔案是如何形成的，故而文件管理混亂，做不到歸類放置，還把有些重要性文件在承辦過程中丟失，問不著，找不見；另外在文件的形成中也存在一些問題，例如文件簽發(fā)稿上沒有領(lǐng)導(dǎo)的簽名，不寫明日期，不蓋章，把掛好的文號隨意改動以致文件序號混亂；在打印時，打字員擅自做主，在廢紙翻頁上打印并放入存檔文行列，給文件歸檔帶來麻煩。這一系列的問題，該領(lǐng)導(dǎo)不但不認(rèn)真把關(guān)，而且到最后把責(zé)任往別人身上一推了事。這是在領(lǐng)導(dǎo)方面出現(xiàn)的問題，但也是最關(guān)鍵的問題，亟待克服解決。

二、把好檔案裝訂工作的關(guān)口

檔案的整理裝訂工作屬于細(xì)活，需要慢工出細(xì)活，千萬不能粗心大意和操之過急，否則就會返工，會給后面的工作帶來非常大的麻煩。例如我們曾經(jīng)在查檔過程中遇到過這樣的問題，目錄上的編號與放在卷內(nèi)的文件編號雖然相符，但內(nèi)容則非，在查檔時根本找不到，后來翻過所有的文件，費了很大的工夫才找出來。這就說明是在整理過程中工作人員麻痹大意和主管領(lǐng)導(dǎo)沒有仔細(xì)核查而造成的，因此必須把好此工作環(huán)節(jié)的關(guān)口。

檔案的整理裝訂環(huán)節(jié)是需要在上一環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上進(jìn)行，再次加以分類整理并且進(jìn)行縫制裝訂，縫制裝訂時必須按照裝訂規(guī)格要求進(jìn)行，以前是以“大卷為單位，現(xiàn)在是以“件”為單位，即一份文件一份文件地縫，工作人員要認(rèn)真閱讀國家出臺的《歸檔文件整理規(guī)則》及后來改進(jìn)的整理規(guī)格，縫制時所有文件的縫制規(guī)格必須一致，而且縫制過程中需要仔細(xì)檢查，頁碼是否顛倒、批復(fù)與報告的順序是否放對、科技檔案的圖紙是否疊得合理等問題需要注意，這樣裝訂好的文件既整齊又便于翻找。

同時邊縫制邊再次細(xì)化歸類，需要做好在卷或盒子上用鉛筆（今后蓋章時可以擦去）標(biāo)明年代、機構(gòu)、存檔期限等，還要按順序編寫頁碼等工作，并在文件之間、盒子之間必須標(biāo)明順序，按照文件的重要程度、按文件的某種性質(zhì)分出的類別及先后順序來放好的位置必須標(biāo)明順序，且在整理過程中不能拉亂，這就要求整理人員要有高度的責(zé)任感和工作態(tài)度，努力做好此環(huán)節(jié)工作，為下一步工作打好基礎(chǔ)。

三、把好檔案蓋章工作的關(guān)口

檔案的蓋章工作是在細(xì)化歸類收集的基礎(chǔ)上，文件縫制完成后的工作環(huán)節(jié)。此項環(huán)節(jié)同樣需要認(rèn)真、仔細(xì)，否則整理出來的檔案就會出現(xiàn)不美觀而影響檔案的質(zhì)量。例如有些工作人員在蓋章時，一邊工作一邊和別人聊天，甚至吃吃喝喝，一不小心就把文件打濕或弄油了；還會出現(xiàn)張冠李戴，錯了之后用刀片刮或用膠帶粘拔，結(jié)果盒子上改過的地方坑坑洼洼不美觀，甚至文件上弄成洞，以致無法再次蓋章。如此一系列的問題大大影響了檔案的質(zhì)量。

由此看來，在此工作環(huán)節(jié)上同樣把好關(guān)口，主管領(lǐng)導(dǎo)需要加以強調(diào)注意事項，并明確工作人員職責(zé)，在蓋章過程中隨時督促檢查，警鐘常敲，警語常念，克服麻痹大意的思想，才會整理出高質(zhì)量的檔案。

四、把好檔案著錄工作的關(guān)口

前三個環(huán)節(jié)完成后，就要進(jìn)行編制并打印目錄。檔案目錄是查檔最重要的依據(jù)，所以，編制和打印目錄堅決不能出錯，從順序號、文件責(zé)任者、題名、頁碼、年限等都必須準(zhǔn)確無誤，否則將會給今后的查檔和管理工作帶來不便。例如在電腦輸錄過程中，由于不仔細(xì)，結(jié)果張冠李戴的有，丟三落四的也有，到最后丟失的還能補上，張冠李戴的就不易覺察到，那么等到查檔時就找不到需要的東西了。如此一系列問題必須引起高度重視，把容易出現(xiàn)的錯誤消滅在零狀態(tài)，才會避免給下一步工作造成障礙。例如有一單位，由于以前工作條件不優(yōu)越，還未達(dá)到辦公自動化時，檔案的著錄就靠專人打字員完成，而打字員又是臨時聘用人員，素質(zhì)差，工作情緒低落，工作不負(fù)責(zé)任，造成打印目錄混亂、無法利用，這樣本應(yīng)按時入庫的檔案需要等待重新審核并修改目錄，不僅延誤了入庫時間，而且在期間弄丟文件的情況大大存在。

另外，檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)率，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如西寧市計劃委員會簡稱為市計委，西寧市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委。還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素，我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種（必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊；如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還有統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)，很影響檢索的準(zhǔn)確率，所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。還有我們利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄，為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下基礎(chǔ)。

同樣的道理，以上著錄要求由于打字員素質(zhì)差而達(dá)不到要求，直接會影響今后的信息化管理。因此，建議聘用打字員時要嚴(yán)格審查，錄用工作態(tài)度端正且認(rèn)真負(fù)責(zé)、具有較強的工作能力和職業(yè)道德的人員，或由整理人員親自著錄，就會避免許多問題。

五、把好檔案入庫工作的關(guān)口

驗收入庫工作是檔案形成過程的最后一個工作環(huán)節(jié)。入庫前需對本期形成的檔案進(jìn)行驗收，驗收的內(nèi)容包括：仔細(xì)核對目錄與文件的文號、主題、責(zé)任者、日期、頁碼等是否相符，每份文件右上角蓋章的欄目中事項是否正確，文件裝訂是否符合要求，盒子上蓋章是否達(dá)到要求，卷內(nèi)文件與盒子上說明是否一致，盒與盒之間、件與件之間順序是否連續(xù)正確，每盒是否放有備考表（整理人員及卷內(nèi)文件情況說明），整理出來的檔案整體質(zhì)量是否達(dá)到要求等。以上內(nèi)容如達(dá)到要求，則可入庫。入庫時做好檔案移交手續(xù)，寫清檔案入庫時間、數(shù)量、期限、移交人及接交人、檢查人等，必要時注入簡單的情況說明，這樣才會符合檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理要求。

也有不按照以上要求入庫的現(xiàn)象，直接把檔案放入檔案室就了事，沒有任何手續(xù)，對檔案形成的初始資料毫無查證。

檔案的順利入庫也就意味著本期檔案整理工作圓滿完成。那么，在這個最后的關(guān)口中同樣需要主管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時補救，以免時間長了就會忽略，給今后的管理工作造成困難。

總之，無論是綜合檔案館，還是基層檔案室，在管理工作中都必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，才會提高檔案管理工作水平。要想提高檔案管理工作水平，就必須搞好檔案最初的基本工作，同時在基本工作中體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，從而推動檔案的信息化管理和利用價值。endprint