企業(yè)管理者視角中企業(yè)的檔案管理

韓銳

摘 要：檔案真實(shí)記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、人事管理、技術(shù)更新等一切社會(huì)化活動(dòng)，不僅是企業(yè)發(fā)展歷程最有力的見(jiàn)證者，更是企業(yè)發(fā)展的引導(dǎo)者和輔助者，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期、可持續(xù)發(fā)展有著非凡的意義。因此，在企業(yè)中，一定要找準(zhǔn)檔案管理工作發(fā)展的方向，努力創(chuàng)新工作方式和方法，從而促進(jìn)檔案工作的有序進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;新思路

在企業(yè)的各項(xiàng)管理中，檔案管理作為企業(yè)發(fā)展歷程中最重要的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、文化建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)作等方面都發(fā)揮著重要的積極作用。因此，企業(yè)必須做好檔案管理工作，根據(jù)本企業(yè)的發(fā)展實(shí)際，創(chuàng)新工作思路，建立一套科學(xué)、合理的檔案管理體系，為企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并利用檔案管理工作更好地指導(dǎo)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)工作。

一、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

（一）企業(yè)管理層對(duì)檔案管理問(wèn)題重視程度不夠。在企業(yè)的管理中，領(lǐng)導(dǎo)雖然對(duì)檔案管理的重要性有了一定程度的認(rèn)識(shí)，但在實(shí)際操作過(guò)程中，他們認(rèn)為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)是企業(yè)管理工作的重心，和檔案管理沒(méi)有太大的關(guān)系。因此，在關(guān)系企業(yè)發(fā)展的決策環(huán)節(jié)，都不要求檔案管理人員參與。造成很多檔案管理人員對(duì)企業(yè)發(fā)展認(rèn)識(shí)不清，長(zhǎng)此以往，會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員缺乏工作積極性，對(duì)待工作不嚴(yán)肅、不認(rèn)真，而疏忽了檔案管理工作。

（二）檔案管理手段落后于時(shí)代發(fā)展要求?，F(xiàn)階段企業(yè)的檔案管理手段大部分仍然停留在傳統(tǒng)的手工檔案的模式中，手工檔案管理模式具有一定程度的不足，首先表現(xiàn)在檔案材質(zhì)的不足上，傳統(tǒng)手工檔案一般用紙質(zhì)作為檔案收存的載體，但是紙質(zhì)極易在高溫、高濕的環(huán)境下發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，造成字跡模糊、紙質(zhì)破損等困擾，不利于檔案的長(zhǎng)期保存。其次，手工檔案收集具有滯后性，一般傳統(tǒng)的檔案管理主要是通過(guò)各個(gè)科室在工作年度或一個(gè)工程完工后，根據(jù)歸檔目錄向檔案部門(mén)移交檔案，這樣不僅容易發(fā)生遺漏和失誤，還很難對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和編目，導(dǎo)致檔案管理缺乏完整性和系統(tǒng)性。再次，由于檔案信息資源較為龐雜，而企業(yè)中又缺乏有效的檔案查詢手段，造成了檔案的查詢率和使用率低，浪費(fèi)了大量的人力和物力，也無(wú)法保證檔案應(yīng)用功能的充分發(fā)揮。

（三）檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能有待提高。由于企業(yè)檔案管理工作的艱巨性和復(fù)雜性，對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的要求也更嚴(yán)格。一般意義而言，合格的檔案管理人員不僅要具有豐富的知識(shí)結(jié)構(gòu)和過(guò)硬的業(yè)務(wù)本領(lǐng)，具備對(duì)館藏的熟知能力和檔案編目能力，具備敏銳的社會(huì)需求探知能力和信息服務(wù)能力;還要與時(shí)俱進(jìn)，具備時(shí)代前瞻能力，熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)方針、政策、檔案工作法規(guī)、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作范圍、工作性質(zhì)及職能等，以便及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為社會(huì)服務(wù);更要具備學(xué)習(xí)能力，努力鉆研相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，掌握現(xiàn)代科技，利用現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。而就目前而言，企業(yè)的檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能還有待提高，主要表現(xiàn)在業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能迅速掌握現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段為檔案管理工作服務(wù)。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的思路

（一）促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。在現(xiàn)階段企業(yè)的檔案管理工作離不開(kāi)對(duì)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，因此，首先要不斷加強(qiáng)企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，借助企業(yè)中的局域網(wǎng)將各部門(mén)、各基層單位密切聯(lián)系起來(lái)，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)傳輸、多媒體技術(shù)、傳真等技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案管理、加工、查詢等綜合管理。其次，還要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，通過(guò)配備高質(zhì)量的打印機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、照相機(jī)等，為企業(yè)提供健全的硬件設(shè)施，從而保證企業(yè)檔案收集、管理、和傳輸工作得以有序開(kāi)展。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)建設(shè)信息化管理軟件的力度，可以通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)企業(yè)范圍內(nèi)綜合檔案的有效利用和資源共享。

（二）創(chuàng)設(shè)良好的運(yùn)行和管理機(jī)制。企業(yè)的檔案管理需要良好的運(yùn)行和管理機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)檔案功能的真正價(jià)值。首先，應(yīng)建立良好的網(wǎng)絡(luò)信息運(yùn)行系統(tǒng)，保障網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的暢行無(wú)阻，提高企業(yè)部門(mén)及職工對(duì)檔案資源的查詢、利用，實(shí)現(xiàn)在企業(yè)范圍內(nèi)更廣闊地資源共享。其次，還要建立有效的管理機(jī)制，相關(guān)部門(mén)要緊密配合，共同建設(shè)安全的檔案信息系統(tǒng)，如更新企業(yè)的防火墻系統(tǒng)，保障信息資源的安全，以便檔案管理能更好地發(fā)揮其作用，促進(jìn)檔案信息高效利用和高效管理。

（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)。在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)條件下，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立也在客觀上要求要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，首先，必須要不斷增強(qiáng)檔案工作者的自學(xué)能力，通過(guò)學(xué)習(xí)《檔案法》、檔案理論知識(shí)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷提高檔案管理者的基本專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，從而提高檔案管理工作的效率。其次，企業(yè)也要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代科技知識(shí)理論的強(qiáng)化和教育，幫助檔案管理人員不斷充實(shí)自己，提高對(duì)檔案管理信息化的應(yīng)用。

（四）提高企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要不斷與時(shí)俱進(jìn)，更新檔案管理的觀念，明確檔案管理在企業(yè)中的引領(lǐng)地位，樹(shù)立以檔案管理為單位的實(shí)際發(fā)展提供支持的核心理念，加強(qiáng)單位員工參與單位的檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)要真正加強(qiáng)對(duì)單位的檔案管理工作重視與管理，做好檔案管理中的信息工作。單位內(nèi)部要通過(guò)廣泛的宣傳和教育，提升員工參與檔案管理的積極性。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著高新技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作更應(yīng)該從降低工作強(qiáng)度、提高工作效率的目的出發(fā)，加強(qiáng)檔案管理，因此，企業(yè)更應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)中檔案管理的重視，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能基礎(chǔ)，從而保證檔案管理工作能夠順暢運(yùn)行，促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]周英.企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開(kāi)發(fā)利用[J].安徽大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2003，27（3）.

[2]趙夢(mèng)臨.淺議新時(shí)期企業(yè)檔案管理[J].起重運(yùn)輸機(jī)械，2010，（10）.

[3]孫彩霞.淺談如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化[J].中文信息，2014，（10）.

[4]趙翠紅.在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中企業(yè)檔案管理的挑戰(zhàn)和出路[J].學(xué)理論，2009，（30）.endprint