高校檔案管理質(zhì)量保證體系建設(shè)研究

韓克軍

摘 要：高校檔案管理為了實(shí)現(xiàn)高效以及便捷，需要建立起高校檔案管理質(zhì)量保證體系，本文首先分析了高校檔案管理質(zhì)量的問(wèn)題，然后對(duì)高校檔案管理質(zhì)量保證體系建立歸納性總結(jié)了相關(guān)的途徑：營(yíng)造檔案管理質(zhì)量提升氛圍;建立專門的校園檔案的管理網(wǎng)站;規(guī)范化檔案管理獎(jiǎng)懲制度。

關(guān)鍵詞：檔案管理;質(zhì)量;體系

高校檔案管理工作是高校發(fā)揮其自身培養(yǎng)人才職能，并且能夠強(qiáng)化規(guī)范化管理以及科學(xué)研究各項(xiàng)活動(dòng)的最直接的反映，是高校進(jìn)行相關(guān)管理的重要部分。高校檔案管理著重于其實(shí)踐的屬性，主要強(qiáng)調(diào)其自身的規(guī)范化管理，檔案管理的規(guī)范化管理 是高校檔案管理的新趨勢(shì)。在高校檔案管理的改革之中，最需要關(guān)注的問(wèn)題是檔案管理的質(zhì)量建設(shè)問(wèn)題。如何加強(qiáng)高校檔案管理的質(zhì)量，使得能夠更加適應(yīng)高校以及社會(huì)自身多元化的發(fā)展需求，是當(dāng)前高校檔案管理的質(zhì)量保證的重要著力點(diǎn)。本文主要從目前的最新理論角度出發(fā)，探討了高校檔案管理質(zhì)量評(píng)估的特點(diǎn)，從而能夠構(gòu)建科學(xué)評(píng)估的體系以及評(píng)估的目標(biāo)方法。

一、高校檔案管理質(zhì)量問(wèn)題簡(jiǎn)述

高校檔案管理工作是高校內(nèi)部各種實(shí)踐活動(dòng)自身開展的各個(gè)方面的記錄，伴隨著高校發(fā)展而產(chǎn)生的大量原始記錄，從而為學(xué)校的相關(guān)各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。從高校檔案管理的內(nèi)涵出發(fā)，對(duì)高校檔案的要求便是需要進(jìn)行真實(shí)并且準(zhǔn)確的記錄，形成一套比較精準(zhǔn)地描述體系，對(duì)所需要記錄的活動(dòng)進(jìn)行方便快捷的記錄。高校檔案管理工作與高校的發(fā)展及其他各個(gè)方面有著比較緊密的關(guān)系，總體來(lái)說(shuō)，形成了相輔相成的關(guān)系。其中高校檔案管理的治療體系的構(gòu)建是一個(gè)比較系統(tǒng)的工程，體系的構(gòu)建需要人員自身的服務(wù)意識(shí)以及奉獻(xiàn)意識(shí)，需要硬件建設(shè)以及制度的保障。

第一，從工作人員自身方面來(lái)說(shuō)，相關(guān)工作人員的工作理念比較缺乏，做好高校檔案管理工作以及對(duì)于自身工作的認(rèn)識(shí)比較缺乏，政治素養(yǎng)缺乏、奉獻(xiàn)意識(shí)不夠;第二，高校檔案管理以及搜集工作不規(guī)范，缺乏制度方面的限定。結(jié)合筆者實(shí)際工作，目前高校對(duì)于自身檔案管理工作的重視并不充足，高校檔案管理的日常工作并不夠規(guī)范，包括檔案管理的借閱以及使用存在著很大的弊端。高校檔案管理工作之中，容易出現(xiàn)人情而使得檔案管理工作缺乏明細(xì)化管理;第三，高校檔案管理部門的相關(guān)硬件設(shè)施屬于中下水平，設(shè)備本身更新比較緩慢，使得高校檔案管理工作不能夠適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理的發(fā)展。高校檔案管理的科技程度比較低，信息化在檔案管理之中并沒(méi)有能夠充分得到發(fā)揮以及發(fā)展。

二、高校檔案管理質(zhì)量保證體系建立

（一）營(yíng)造檔案管理質(zhì)量提升氛圍

所謂的高校檔案質(zhì)量管理體系便是指高校的檔案管理工作在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的帶領(lǐng)下，全員參加，應(yīng)用科學(xué)的方法，充分發(fā)揮科學(xué)管理以及專業(yè)技術(shù)的作用，從而構(gòu)建一套貫穿于整個(gè)檔案管理過(guò)程的質(zhì)量保障體系。檔案質(zhì)量管理的核心便是為了能夠充分提高檔案工作的水平，從而保證檔案的質(zhì)量。為了能夠提升檔案管理的質(zhì)量，需要構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理保障體系，需要形成比較系統(tǒng)化的檔案管理意識(shí)，并且將這種檔案管理意識(shí)在全過(guò)程之中進(jìn)行滲透。

首先，高校檔案管理的質(zhì)量保證體系建設(shè)需要全員進(jìn)行參與，與高校檔案管理相關(guān)的人員需要在高校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)檔案管理 部門的領(lǐng)導(dǎo)配合之中，進(jìn)行高校檔案管理的質(zhì)量保證體系建設(shè)。相關(guān)人員需要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)以及公文完成文件的歸檔以及檔案管理工作。在檔案管理工作之中滲透“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念，并且保證檔案的完整性、真實(shí)性以及統(tǒng)一性。

其次，對(duì)于高校檔案館的管理需要實(shí)行全過(guò)程監(jiān)控，使得高校檔案管理工作能夠在全過(guò)程的監(jiān)控之中實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的建設(shè)。對(duì)于高校檔案管理的監(jiān)控，其中包括對(duì)于檔案的登記、搜集、整理、審核、歸納、組檔、后期升級(jí)以及開發(fā)再利用。最后，需要不間斷應(yīng)用科學(xué)技術(shù)手段。在高校檔案管理過(guò)程之中，需要采用最新的數(shù)理統(tǒng)計(jì)技術(shù)，從而使得能夠應(yīng)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理，提升檔案管理的質(zhì)量以及整體的工作水平。

（二）建立專門的校園檔案的管理網(wǎng)站

在高校檔案管理工作之中，館藏紙質(zhì)版的檔案信息化程度并不高，使得高校檔案資源利用的水平不高，資源的普遍利用受到了一定的限制。傳統(tǒng)的高校紙質(zhì)的檔案管理工作量比較大，對(duì)于檔案管理的技術(shù)要求比較高，而且使得檔案管理的任務(wù)相對(duì)比較繁重，使得檔案管理工作的質(zhì)量并不能夠滿足社會(huì)各種團(tuán)體以及群體對(duì)于檔案利用的要求。檔案管理工作需要依托現(xiàn)代科技完成自身的信息化建設(shè)，對(duì)原有的各類館藏紙質(zhì)照片磁帶等不同形式的檔案進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化，使得相關(guān)的電子檔案數(shù)據(jù)能夠得以保存，保存在固定的數(shù)據(jù)庫(kù)之中，為構(gòu)建高效便捷的高效檔案管理網(wǎng)站助力，最大化檔案利用。

（三）規(guī)范化檔案管理獎(jiǎng)懲制度

高校檔案管理在高校辦學(xué)之中處于眾多環(huán)節(jié)中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，檔案管理工作是關(guān)系著高校教學(xué)、學(xué)生管理、科研以及招生就業(yè)的關(guān)鍵部分，高校檔案管理的重要性不言而喻。為了能夠進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案質(zhì)量保證體系，需要各高校從自身實(shí)際狀況出發(fā)，制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，從而為高校檔案管理注入比較強(qiáng)大的動(dòng)力。具體而言，在高校檔案管理工作中，高校檔案管理的收集以及整理工作在檔案管理研究中，取得比較顯著地成績(jī)的人員可以獲得相當(dāng)可觀的獎(jiǎng)勵(lì);相反在高校檔案管理工作中，破壞檔案，丟失或者違反保密規(guī)定的人員需要找到相關(guān)的負(fù)責(zé)人給予一定的處分。構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。檔案工作的獎(jiǎng)懲一般與年度考核總結(jié)、評(píng)比工作同時(shí)進(jìn)行。

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