我國財務信息化對企業(yè)內部控制的影響

莊涵智

(四川大學 四川 成都 610065)

一、引言

作為企業(yè)經(jīng)營活動的樞紐，財務會計部門肩負著對企業(yè)內外部提供財務報告，實時掌控企業(yè)的各項經(jīng)濟業(yè)務執(zhí)行情況、財務狀況，獲悉企業(yè)籌資、投資、經(jīng)營活動的現(xiàn)金流量情況的責任。在財務信息化引入企業(yè)的過程中，傳統(tǒng)的會計工作流程與各項規(guī)范首當其沖，遭遇了嚴峻的挑戰(zhàn)。為了確保在財務信息化下，各項會計資料依舊真實可靠、企業(yè)的資產(chǎn)和經(jīng)濟活動仍處于安全穩(wěn)定的環(huán)境想、國家制定的相關法律法規(guī)仍能很好的被貫徹落實，制定基于財務信息化的內部控制迫在眉睫。

二、財務信息化對企業(yè)內部控制的影響

(一)對企業(yè)內部組織層次及業(yè)務流程的影響

1.加強部門溝通

企業(yè)財務信息化執(zhí)行后，將財務部門與其他業(yè)務部門，如銷售部門，采購部門等緊密的聯(lián)系在了一起，解決了會計信息系統(tǒng)出現(xiàn)的 “孤島”問題。財務信息化促進了企業(yè)內部人員之間的溝通，通過構建企業(yè)內部控制網(wǎng)絡環(huán)境，企業(yè)中各個職能部門能夠對數(shù)據(jù)、信息進行集中處理，從而實現(xiàn)對企業(yè)發(fā)展規(guī)模、營運狀況進行監(jiān)控。各部門之間可以進行資源共享，從而實現(xiàn)共同發(fā)展。

2.加速命令的傳遞與執(zhí)行

財務信息化系統(tǒng)健康運行能大大提高企業(yè)內部控制的效率。由于能夠迅速地為決策者提供準確的財務信息，使得企業(yè)能夠對相關信息做出快速反應，從而迅速調整企業(yè)的戰(zhàn)略計劃，結構設置等。財務信息化的高效率將簡化各部門崗位的設置與分工。根據(jù)信息遞減傳遞原理，組織層次越多，信息傳遞所產(chǎn)生的多余無用信息就越多，從而削弱了信息的傳遞效率以及精確性。由于減少了內部控制的組織層次，使得命令、信息的傳遞，以及整個組織的執(zhí)行力都顯著提高。

(二)對企業(yè)管理層的影響

財務信息化技術打破了了企業(yè)會計信息按管理層級逐級流動的這一狀態(tài)。由于實現(xiàn)了會計信息的實時采集更新與傳遞整合，企業(yè)高級管理層隨時可以獲悉日常經(jīng)濟業(yè)務執(zhí)行的詳細情況，中層財務經(jīng)理失去了所擁有的決策信息優(yōu)勢，組織結構趨向扁平化，使得組織內的會計信息實現(xiàn)高效快速的溝通，更加有利于企業(yè)真正的高層決策者，站在企業(yè)未來戰(zhàn)略發(fā)展的高度，根據(jù)各項全面有效的信息，做出符合企業(yè)未來發(fā)展的戰(zhàn)略與規(guī)劃。

(三)對企業(yè)風險的影響

企業(yè)風險在內部控制上表現(xiàn)在以下兩方面:一是由于現(xiàn)有的內部控制跟不上或者說不適應不匹配企業(yè)內外部時刻都在變化的環(huán)境從而導致企業(yè)制定的戰(zhàn)略目標不能達到預期效果所產(chǎn)生的風險；二是人為因素造成的企業(yè)內部控制的執(zhí)行效果不理想，與預期效果不一致產(chǎn)生的風險。由于財務信息化的引入，使得風險評估的范圍有了新的變化，通常由于新的事物出現(xiàn)都會產(chǎn)生新的風險，財務信息化的引入也不例外。

1.財務系統(tǒng)環(huán)境變化帶來的風險

對于企業(yè)內部來說，財務信息的實時共享要求企業(yè)的各項業(yè)務、財務的數(shù)據(jù)必須整合集中于財務信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理部門，如果不進行權限的詳細控制，所有的數(shù)據(jù)很容易被修改，復制并且不容易被察覺。信息的處理高度依賴于財務信息系統(tǒng)，人工只是起到輔助作用，因此一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，比如崩潰、癱瘓，那么企業(yè)的各項財務會計工作甚至業(yè)務工作將受到嚴重的影響。對于企業(yè)外部來說，網(wǎng)絡信息安全也是必須考慮的問題。

在財務信息化引入會計處理后，由于信息主要利用磁介質媒介進行保存，數(shù)據(jù)很容易被復制拷貝，區(qū)分原件和附件難度很大。加上電腦上無法進行本人簽字蓋章這樣的人為操作，因此責任的劃分、會計資料的真假區(qū)分都有很大的困難與風險，會計信息的合法性與可靠性容易受到質疑。

2.內部人員引發(fā)的道德風險

在財務信息系統(tǒng)中，操作人員不僅僅是財務部門的人員，也涉及像銷售部門、采購部門等其他關聯(lián)部門的業(yè)務人員，原始憑證取得后直接登錄系統(tǒng)錄入輸入，系統(tǒng)中并不會顯示或者要求業(yè)務人員出具實際的紙質原始憑證。如果對這個過程沒有進行嚴格的控制，沒有經(jīng)過授權批準或者根本沒有發(fā)生過的經(jīng)濟業(yè)務很有可能被錄入系統(tǒng)，從而成為一些人用來牟取私利的手段。

三、財務信息化下改善內部控制的建議

(一)政府部門

1.對內部控制的環(huán)境進行優(yōu)化

所有控制要素都是建立在良好的控制環(huán)境的基礎上的,只有不斷完善控制環(huán)境，才能保證在財務信息化的同時，各項規(guī)章制度實現(xiàn)貫徹實施。我國應不斷針對會計信息化的發(fā)展出臺與之發(fā)展相適應的法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章制度以及規(guī)范性文件，順應信息化條件下財務信息化的發(fā)展潮流，完善相關的規(guī)章制度，避免有人鉆法律的空子，進行危害企業(yè)、行業(yè)乃至國家發(fā)展的違法違規(guī)行為。

2.強調審計工作的重要性,提高審計的地位

應該將審計部門獨立于其他職能部門,職權應高于其他的部門，由此來保障各項審計工作能夠不受干擾，公平公正的進行，捍衛(wèi)審計的獨立性與權威性。

(二)企業(yè)財務軟件的選擇

在選擇財務軟件的過程中，必須進行充分的論證。需要考慮企業(yè)財務工作的規(guī)模、軟硬件所需投入的費用和技術承受能力是否匹配。其次需要考慮軟件開發(fā)商的實力和信譽。盡量優(yōu)先考慮那些技術力量雄厚并且售后服務系統(tǒng)體系健全，口碑信譽優(yōu)良的軟件開發(fā)商。

(三)完善風險管理機制

財務信息化使得財務部門與其他各部門、各單位之間,以及企業(yè)與外界,如供應商、客戶、合作伙伴等通過網(wǎng)絡實現(xiàn)信息、業(yè)務的全面共享,由于網(wǎng)絡的開放性，企業(yè)將面臨各種風險。企業(yè)不僅需要構建傳統(tǒng)的風險管理機制，還應根據(jù)財務信息化所特有的性質，從信息化的角度出發(fā)，為其量身定做的風險管理機制,同時要建立風險控制成本分析體系并完善更新內部會計控制,建立健全的預算及責任控制體系。

1.加強人員控制，防范操作風險與道德風險

要確保各個內控點的實施到位,應注重內部人員這一企業(yè)的軟環(huán)境建設。培養(yǎng)發(fā)展企業(yè)自身特有的文化，重視對企業(yè)員工的培訓，進行必要的法制教育；另一方面，建立激勵制度，將員工的績效考核與企業(yè)相關聯(lián)，運用分配股權股利、參與分紅等手段，將個人與企業(yè)整體的利益一體化。定期對相關財務人員，業(yè)務人員進行再教育，不斷強化其對系統(tǒng)操作規(guī)范流程的熟練程度，提高人員的操作水平，強化實際應用能力，防止因為操作不當帶來的損失。

2.加強制度控制，防范整體風險

根據(jù)內部控制目標，企業(yè)應以審慎、合理、有效、人機結合的基本原理為基礎，按照企業(yè)財務信息化內部控制的具體要求，制定出符合企業(yè)實際情況的內部控制體系，使其能夠在財務信息化環(huán)境下良好地運行。企業(yè)管理層應該針對財務信息化，專門制定與之相匹配的規(guī)章制度，根據(jù)財務信息系統(tǒng)，重新進行責任和權限的劃分，做到不相容職務分離，并根據(jù)財務信息化下的業(yè)務流程，制定適用的崗位規(guī)范條例。