高校戶籍管理信息化的探索實踐

張旭東

高校的集體戶口管理是高校管理及服務校內師生員工的一個重要組成部分，是一項繁雜瑣碎、專業(yè)性、政策性很強的基礎工作。[1]由于戶籍管理體制問題和管理對象眾多的特點，幾乎所有北京地區(qū)高校的戶籍管理部門都會是最繁忙的部門之一。在此背景下，戶籍管理信息化顯得尤為重要。下面以對外經(jīng)濟貿(mào)易大學戶籍管理工作為例進行分析。

戶籍管理工作概況

1.戶籍管理工作的三個時期

從工作手段來看，學校戶籍管理工作可以分為三個時期：

一是手工時期（2010年8月之前），以手抄、手寫記錄戶籍辦事信息為主要特征的粗放式管理模式。此階段的戶籍管理者年齡偏大，不會使用計算機和網(wǎng)絡，工作效率低，平均需要10分鐘才能辦好一件戶籍業(yè)務。

二是電子化時期（2010年8月-2014年2月），以計算機辦公軟件和網(wǎng)絡應用為主要特征的集約化管理模式。此階段的戶籍管理者年輕且學歷高，能夠應用電子化手段來進行戶籍管理。戶籍數(shù)據(jù)全部使用EXCEL辦公軟件管理。戶籍辦理時間平均為1.5分鐘，工作效率大大提高。

三是信息化時期（2014年3月至今），以信息化系統(tǒng)和移動終端為主要特征的精細化管理階段。戶籍管理者緊緊把握時代發(fā)展趨勢，在建設PC端戶籍管理系統(tǒng)的基礎上，又開發(fā)了微信平臺移動終端。師生在PC端或手機端，預約辦理戶籍業(yè)務即可，前來辦理戶籍業(yè)務平均僅需15秒。

2.戶籍管理工作量

學校每年統(tǒng)招全日制新生約3，800人，除北京生源學生、港澳臺學生、自愿放棄遷入戶口的學生外，每年落戶新生人數(shù)為3，400人左右。新生落戶工作，包括收取戶口遷移證并進行反復核對、戶口信息錄入公安系統(tǒng)、打印常住人口登記卡、常住人口登記表并進行排序，為新生采集人像、采集指紋辦理身份證、收取舊身份證、發(fā)放新身份證、代繳費。與此同時，每年畢業(yè)生需要遷移戶口的人數(shù)大約為3，000人。此外，由于學校的國際化特征，在校大學生參加各種國外、境外交流項目眾多，50%以上的學生都持有護照或港澳、臺灣通行證。歷史數(shù)據(jù)顯示，僅借出“常住人口登記卡”這一項業(yè)務，平均每年借出、歸還次數(shù)超過1萬人次。除此之外，還有補辦身份證、開具無犯罪記錄證明和教職工戶籍業(yè)務。綜合統(tǒng)計下來，保衛(wèi)處每年要辦理各類戶籍事項6萬余次。如何高效應對如此集中的工作量成為擺在戶籍管理者面前的一個課題。

戶籍管理信息化的探索實踐

1.戶籍管理信息化的目的

面對每年巨大的工作量，提高辦公效率是戶籍管理者不得不采取的措施。信息化是戶籍管理工作的革命性變革。戶籍管理信息化極大地提高了工作效率，簡化了戶籍業(yè)務辦理流程，減少了學生辦理戶籍業(yè)務的時間。一方面，從師生角度來看，縮短了業(yè)務辦理等待時間;另一方面，對于戶籍管理者而言，按照每天接待200名學生來計算，一天可以節(jié)省4小時，減少了冗余動作。

2. 戶籍管理信息化的數(shù)據(jù)流

戶籍管理信息化的數(shù)據(jù)流從新生入學起，即開始建立，直至學生畢業(yè)離校戶口遷出。新生入學前，進行基本數(shù)據(jù)準備。學生開學報到前，在戶籍管理信息系統(tǒng)中選擇遷移戶口或者放棄遷移戶口。遷移戶口的新生自助填寫一些內容信息，包括戶口遷移證上的“出生地”“籍貫”“原住址”等。新生自助填寫的信息經(jīng)過保衛(wèi)處核定后，生成正式的在校生數(shù)據(jù)庫。在校生能夠辦理借用常住人口登記卡、補辦身份證、開具無犯罪記錄證明等業(yè)務。畢業(yè)生能夠在戶籍管理系統(tǒng)中辦理戶口暫存和戶口遷出。教職工數(shù)據(jù)流與學生完全相同，使用相同的數(shù)據(jù)結構。

3.戶籍管理信息化的功能模塊

戶籍管理信息系統(tǒng)分為PC端和移動端兩大平臺。經(jīng)過調研，學校99%的學生使用微信。因此，微信平臺作為戶籍管理信息化的重中之重進行開發(fā)推廣。微信平臺分為新生、在校生、畢業(yè)生三個基本模塊。

第一，新生模塊。新生在報到前，戶籍管理系統(tǒng)中已經(jīng)存在學生的基本信息，如姓名、身份證號、學號等。新生只要有微信，通過身份證號和學號即可實現(xiàn)微信號與戶籍管理系統(tǒng)的綁定。新生在綁定微信號后，如果學生自動放棄遷移戶口，簽訂放棄協(xié)議。如果遷入戶口，學生自助輸入“戶口遷移證”上的相關信息，包括“出生地”“籍貫”“原住址”等內容。

第二，在校生模塊。保衛(wèi)處在核準新生自助上傳的信息后，生成在校生數(shù)據(jù)庫。在校生可以通過微信平臺，預約借用常住人口登記卡、補辦身份證、開具無犯罪記錄證明等業(yè)務，預約成功后，會返回微信通知。此外，微信平臺還具有提醒功能、黑名單功能。例如：學生借用常住人口登記卡的時間默認為8天，還有1天到期時，平臺會自動發(fā)送微信通知。學生超期歸還常住卡，則自動拉入黑名單，同時也會發(fā)送微信通知。拉入黑名單后，學生用戶則不能在微信平臺預約辦理任何業(yè)務，直至管理員在后臺解鎖。未將戶口遷入的非京籍學生也可以在微信平臺預約辦理暫住證等業(yè)務。

第三，畢業(yè)生模塊。由于北京市留京指標的特殊性，北京市教委制作留京報到證、北京市人社局下達留京接收函的時間節(jié)點在畢業(yè)當年的12月31日。因此，并不是所有學生都能在畢業(yè)時將戶口遷出，大部分學生是要申請戶口暫存學校，等待單位下達留京指標或者再尋找能夠解決北京戶口的工作機會。學校為畢業(yè)生就業(yè)提供方便，允許戶口暫存學校半年。申請暫存戶口的學生要在微信平臺申請，但如果畢業(yè)前確定戶口遷移方向，那么，畢業(yè)生就可以在微信平臺直接申請將戶口遷出。

戶籍管理信息化的啟示

從學校戶籍管理信息化的工作實踐來看，從提出信息化構想和設計方案，到信息化落實歷經(jīng)三年多時間，有以下幾點啟示：

1.資金保障是戶籍管理信息化的關鍵

戶籍管理信息化的最大難點不是技術問題，而是資金問題。資金不到位，再好的構想和設計都是一紙空談。因此，沒有領導層對信息化的大力支持，戶籍管理信息化是不能實現(xiàn)的。

2.信息化創(chuàng)新思維是戶籍管理信息化的原動力

戶籍管理者的信息化創(chuàng)新思維，是戶籍管理信息化的原動力。如果戶籍管理者本身沒有信息化創(chuàng)新思維，那么，戶籍管理信息化便失去了原始動力。只有戶籍管理者本身不斷用信息化創(chuàng)新思維來考慮工作實際問題，戶籍管理信息化才能取得進展。

3.流程再造是戶籍管理信息化的基礎

信息化不是靈丹妙藥，必須依托網(wǎng)下工作流程再造。一是要工作任務分解，面向全校的戶籍管理工作要分解到學院，尤其批量辦理新生和畢業(yè)生戶籍業(yè)務時，如果不這樣，即便是信息化也不能產(chǎn)生高效率。二是要簡化工作流程，信息化在使用流程上必須簡單、簡潔，減少設計層級，否則，信息化反倒是使用起來效率很低。

4.用戶體驗是戶籍管理信息化的核心

信息化絕不可圖新鮮、趕時髦，為了信息化而信息化。一定要站在師生用戶角度去考慮戶籍信息化系統(tǒng)方便不方便，實用不實用。此外，還要從戶籍管理者角度設計簡單易用的管理后臺。

5.周期短是戶籍管理信息化的特點

戶籍管理信息化和所有的通用信息化一樣，具有發(fā)展迅速的特點。從工作實際來看，還未等PC端信息系統(tǒng)成型，就已然進入了移動終端時代，PC端顯然已經(jīng)“OUT”了。由于微信的迅猛發(fā)展和廣泛應用，當前開發(fā)重點宜放在微信平臺。

綜上可見，高校戶籍管理信息化的探索實踐是一個動態(tài)的過程，是不斷創(chuàng)新發(fā)展的過程，且隨著戶籍政策和信息化手段的不斷變化而變化。戶籍管理者只有緊緊把握時代發(fā)展潮流，才能更智慧高效地為師生服務。

參考文獻：

[1] 于越，殷宏斌，尹世學. 高校集體戶口管理信息化的建設與思考[J].中國教育信息化：高教職教，2014（2）.

（作者單位：對外經(jīng)濟貿(mào)易大學保衛(wèi)處）

[責任編輯：于 洋]