“死檔案”變“活信息”

◎周岐學(xué)

檔案是歷史的真實(shí)記錄，國土資源檔案信息量大，種類繁多，對于國土基層所來說，檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，也是標(biāo)準(zhǔn)化國土所建設(shè)的重要內(nèi)容之一。修武縣國土資源局周莊國土資源所緊貼中心工作，以高起點(diǎn)高標(biāo)準(zhǔn)地建好國土資源所檔案為目標(biāo)，研究把握規(guī)律，最大限度地開發(fā)挖掘檔案信息資源，使“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，并能夠充分發(fā)揮檔案獨(dú)特的原文查詢等服務(wù)功能，為服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮了重要作用。

硬件設(shè)施是規(guī)范管理檔案的基礎(chǔ)，該所設(shè)立了專門的檔案室。在縣局的支持下配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、標(biāo)準(zhǔn)檔案柜、裝訂機(jī)、多功能打孔機(jī)等設(shè)備。檔案室內(nèi)安裝了溫度計(jì)、干濕計(jì)等器材，統(tǒng)一購置了檔案盒、案卷皮，印制了各種表冊，按規(guī)定配備了所有硬件設(shè)施。另外，檔案密集架、計(jì)算機(jī)、空調(diào)、防蟲藥等設(shè)備配備齊全，做到了檔案室安全保密、溫濕度適宜、清潔衛(wèi)生、無蟲霉滋生，辦公、庫房、閱檔“三分開”。

為了搞好檔案管理工作，該所確定一名專職檔案員具體負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、立卷、管理。檔案管理人員積極參加檔案管理的集中培訓(xùn)，成為檔案管理的業(yè)務(wù)能手。在農(nóng)村宅基地清查整治工作中，通過逐戶丈量、逐宗登記、四鄰簽字，該所建立起了內(nèi)容翔實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的農(nóng)宅管理檔案。

為保證檔案信息資源的充分利用，該所配有齊全完整的檔案調(diào)、借、閱登記簿，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。嚴(yán)格規(guī)范操作，強(qiáng)調(diào)檔案的收集、鑒定、整理、立卷、編目、保管和統(tǒng)計(jì)工作要嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，確保檔案資料的真實(shí)、完整。

農(nóng)村宅基地管理是基層國土資源所的一項(xiàng)重大工作，按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，該所結(jié)合轄區(qū)實(shí)際制定了詳細(xì)的整檔標(biāo)準(zhǔn)，即在農(nóng)村宅基地檔案歸檔中，采用一戶一檔的原則進(jìn)行歸檔組卷，實(shí)行五統(tǒng)一：統(tǒng)一卷內(nèi)目錄排序、編碼；統(tǒng)一實(shí)行三孔一線左側(cè)線裝；統(tǒng)一裝盒卷宗數(shù)量；統(tǒng)一卷宗編碼規(guī)則；統(tǒng)一外盒標(biāo)簽。還以村為單位，分年度按姓氏進(jìn)行排列，并逐戶加編10 位數(shù)字的歸檔號(hào)碼，例如，第1～2 位為鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）代碼，3～4 位為村代碼等，為檔案的數(shù)字化管理打下良好基礎(chǔ)。

該所建立的農(nóng)村宅基地審批檔案,內(nèi)容全面、表格簡單明了，具有實(shí)用性，農(nóng)戶一看就可以了解農(nóng)村村民宅基地從申報(bào)到審批的全部過程，能減少很多不必要的中間環(huán)節(jié)，徹底擺脫了過去一張紙到底，村民在村委會(huì)、縣政府兩頭跑的現(xiàn)象，從而有效提高了基層辦事效率。