打造新型辦公系統(tǒng) 提升管理服務效能
——以中國礦業(yè)大學為例

朱正中，方躍平，趙保全

（中國礦業(yè)大學 黨政辦公室，江蘇 徐州221116）

近年來，中國礦業(yè)大學以數(shù)字化校園建設為契機，大力推進新型辦公自動化系統(tǒng)（簡稱“OA”系統(tǒng)）的建設，在平臺構(gòu)建、網(wǎng)絡集成、資源整合、開發(fā)應用等方面做了大量探索，有效推動了辦公室工作理念創(chuàng)新、工作流程優(yōu)化及工作方式改進，促進了辦公室工作質(zhì)量、工作效能、工作作風的同步提升。

一、新理念指導下的OA系統(tǒng)設計與開發(fā)

1.突出三大目標導向

為了進一步發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督辦督查、服務保障等職能，黨政辦把開發(fā)建設OA系統(tǒng)、提升信息化服務水平，作為全面開展教育實踐活動、深入貫徹三中全會精神的重要抓手，將系統(tǒng)設計與創(chuàng)新工作理念、提升工作效能、改進工作作風緊密結(jié)合起來，重點突出三大目標導向：

（1）創(chuàng)新工作理念。利用信息技術(shù)實現(xiàn)工作流程的再造，創(chuàng)新工作思路，改進工作方法，推動現(xiàn)代技術(shù)與學校日常事務的密切結(jié)合。

（2）助推作風改進。構(gòu)筑信息化互動平臺，即時解決師生反映強烈的“四風”問題，切實增強工作人員的責任意識，進一步提高工作效率和工作質(zhì)量。

（3）實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。搭建協(xié)同性工作大平臺、利用信息技術(shù)搭建大數(shù)據(jù)平臺，打破學校層面和下屬單位之間的物理隔閡，推動學校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與服務水平的提升。

2.體現(xiàn)兩大特點

依據(jù)上述三大目標導向，結(jié)合學校辦公業(yè)務流程的實際情況，黨政辦在開發(fā)新型OA系統(tǒng)時，體現(xiàn)了兩大特點：

（1）實現(xiàn)系統(tǒng)的二次開發(fā)。在與國內(nèi)知名系統(tǒng)開發(fā)商合作的基礎上，黨政辦充分吸收國內(nèi)先進成熟技術(shù)，選派業(yè)務骨干參與系統(tǒng)的二次設計與開發(fā)，用辦公室的管理要求來指導和優(yōu)化系統(tǒng)的設計，注重OA系統(tǒng)的集成化、擴展性、靈活性、兼容性，優(yōu)化了“綜合辦公”、“信息管理”等七大功能模塊，完善了“收文處理”、“發(fā)文處理”等八大工作流程，新增了“值班管理”、“周會表”等四大新項目。同時，根據(jù)實踐活動中征求到的師生意見和建議，及時進行系統(tǒng)的改進、完善和提高，實現(xiàn)了工作理念、工作效能與先進成熟技術(shù)的高度契合。

（2）推動了工作的協(xié)同化。OA系統(tǒng)的開發(fā)與設計，采用統(tǒng)一門戶、統(tǒng)一身份認證、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫平臺，與公共數(shù)據(jù)庫平臺集成，實現(xiàn)數(shù)字共享和交換，并可與學校教務、科技、學科、財務、人事、檔案等重大數(shù)據(jù)庫快速對接，從技術(shù)上為各二級單位的協(xié)同工作搭建了平臺。在系統(tǒng)設計與開發(fā)中，依據(jù)工作流程融入了辦公室日常職能，實現(xiàn)了辦公室日常事務與重大任務的協(xié)同處理，同時按照“邊開發(fā)、邊使用、邊完善”的原則，后期建設重點加強了信息溝通、督查督辦以及綜合協(xié)調(diào)的一體化建設。

二、運用OA系統(tǒng)創(chuàng)新工作模式的探索

建設新型辦公自動化系統(tǒng)，既是黨政辦在辦公理念和操作技術(shù)方面的革新，也是對具體工作流程的優(yōu)化和再造。根據(jù)辦公室日常擔負的辦文、辦會、辦事等三大工作職能，學校借助OA系統(tǒng)，重點在以下四個方面進行了工作方法的創(chuàng)新和探索：

1.突出綜合協(xié)調(diào)功能

利用OA系統(tǒng)強大的信息匯總分析能力，設置了學校年會表、月會表、周會表以及校領導周度工作安排等相關(guān)模塊，全面掌握了領導重大會議、重大活動等工作動態(tài)，增強了工作的計劃性、協(xié)調(diào)性、主動性，避免了以往重大事項過分集中時辦公室“到處滅火”、“臨時協(xié)調(diào)”的尷尬狀況。另外，對一些議題相近、參會人員相同的會議進行合并召開，提高了會議的效率和質(zhì)量。

2.突出參謀助手功能

充分發(fā)揮0A系統(tǒng)在學?？茖W決策方面的能動作用，針對OA系統(tǒng)排查分析出來的工作重點和師生訴求焦點問題，黨政辦及時組織人員進行調(diào)查研究，提出參考意見和建議，為黨委常委會議、校務會議以及校長業(yè)務辦公會議的議題征集和召開做好充分準備，積極協(xié)助學校領導作出決策。如：依托0A系統(tǒng)多渠道征集意見，密切關(guān)注企業(yè)困難職工和學校弱勢群體訴求，協(xié)助學校領導提出了改善臨時輔助崗位、內(nèi)退事業(yè)編制、改制企業(yè)人員等較低收入群體的收入調(diào)整方案，維護了校園的和諧穩(wěn)定。

3.突出工作協(xié)同創(chuàng)新

促進了校院兩級辦公室人員的溝通、協(xié)調(diào)。黨政辦把OA系統(tǒng)的建設與全校二級單位站點群管理系統(tǒng)相結(jié)合，有效地將二級單位辦公室人員從建設、維護本單位網(wǎng)站的任務中解放出來，實現(xiàn)了“人、財、物”三個角度的深度釋放；針對二級單位辦公室工作中存在的難題，學校黨政辦運用OA系統(tǒng)，在公文撰寫、會務協(xié)調(diào)、調(diào)查研究等多方面做好了跨處室、跨部門的業(yè)務協(xié)調(diào)工作，同時利用QQ、飛信、微信建立了聯(lián)絡群，強化了對二級單位辦公室工作的業(yè)務指導和溝通交流。

4.突出無紙化辦公

新的OA系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了辦文、辦會、辦事的統(tǒng)一，而且實現(xiàn)了對學校各部門辦公要素的整合，實現(xiàn)了對工作流、信息流和知識流的整合管理。辦公室作為學校的信息中樞，無論是外來文件的接收、流轉(zhuǎn)、督辦和反饋，還是校內(nèi)發(fā)文的審核、簽批、校對以及印發(fā)，以及學校重要信息的通知通告，均通過OA系統(tǒng)以電子文件形式傳閱、簽批，真正意義上實現(xiàn)了無紙化辦公，極大地節(jié)約了辦公成本。

三、關(guān)于OA系統(tǒng)對工作成效的提升

黨政辦把OA系統(tǒng)建設與具體工作結(jié)合起來，切切實實提高了工作效率，做到了辦會高效、辦文快速、辦事周到。具體成效體現(xiàn)在以下四個方面：

1.改進了工作作風，密切了師生關(guān)系

通過OA系統(tǒng)，許多以往需要師生員工上門辦理的事宜均可網(wǎng)上辦理，簡化了辦事流程，為全校師生帶來了便利快捷。OA系統(tǒng)還實現(xiàn)了工作流程和工作過程的可控性，作到了第一時間辦理和回復，拉近了學校領導與廣大師生員工的距離，進一步密切了干群關(guān)系。新平臺還進一步拓展了信訪的功能渠道，打造了“師生e線”互動式網(wǎng)絡服務平臺，實現(xiàn)了“零距離”傾聽訴求、“面對面”反饋處理結(jié)果，受到了師生的一致好評。小系統(tǒng)引來了工作理念和工作作風的大轉(zhuǎn)變，領導干部與師生之間的溝通協(xié)調(diào)多了，聽到的抱怨聲少了，支持的話語多了，務本求實、崇高實干的風氣正在校園興起。

2.強化了崗位責任意識，工作效率明顯提高

依托新的辦公平臺，不僅實現(xiàn)了校外收文、校內(nèi)發(fā)文、印章使用、會務管理、信訪管理、值班安排的統(tǒng)一管理，還可以通過系統(tǒng)內(nèi)設的“流程圖”和“流轉(zhuǎn)記錄”功能，實時監(jiān)控和查詢工作進程，方便跟進督辦、明確權(quán)責，工作人員的服務意識、責任意識、效率意識明顯增強。尤其是涉及需要多部門、多人員協(xié)同解決的日常業(yè)務問題，在新系統(tǒng)啟用后，工作效率大大提高。據(jù)統(tǒng)計，自2013年10月該系統(tǒng)正式啟用以來，已流轉(zhuǎn)處理各類公文3000余份，處理效率同比提高59%；學校各類發(fā)文同比減少100余件，紙質(zhì)文件印發(fā)量同比節(jié)省約打印紙3萬張，規(guī)范了學校內(nèi)部簡報，基本實現(xiàn)無紙化辦公。

3.強化了調(diào)查研究，推動了長效機制的建立

根據(jù)教育實踐活動排查出來的問題以及通過OA系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)的問題，黨政辦公室在做好日常管理服務工作的同時，圍繞“領導點題”、“群眾關(guān)注”的焦點，深入基層進行調(diào)查研究，為學校黨委和行政決策提供參考和建議，不斷提高辦公室的參謀服務水平。黨政辦牽頭起草修訂了《關(guān)于進一步規(guī)范學校會議管理的意見（試行）》、《關(guān)于進一步加強重大事項決策穩(wěn)定風險評估工作的意見》、《中國礦業(yè)大學規(guī)范公文辦理提高工作效率的意見》等6項規(guī)章制度，做到了以制度規(guī)范整改過程，以制度凝練典型經(jīng)驗做法，以制度鞏固和擴大教育實踐活動成果，推進了長效機制的建立。

4.實現(xiàn)了管理和服務的全方位

借助OA系統(tǒng)，黨政辦不僅搭建了一個新的工作平臺、服務平臺、宣傳和教育平臺，推動了固定辦公向數(shù)字辦公和移動辦公的轉(zhuǎn)變，還推動了統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺的建設，把學校管理層、行政人員和教師、廣大學生有機地聯(lián)系在一起，進一步提升了OA系統(tǒng)的影響力和輻射范圍。比如，啟用了離校系統(tǒng)和迎新系統(tǒng)，把原本涉及幾十家二級單位和學院、近千名職工、近萬名學生的迎新和離校工作，通過數(shù)字系統(tǒng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡迎新和離校服務，在時間和空間上都大大方便了學生，贏得了學生和教工的贊譽。