對會計原始憑證的規(guī)范化問題的探究

摘 ? 要：會計具有會計核算和會計監(jiān)督兩個方面的職能。現(xiàn)今隨著鐵路資產(chǎn)所有制多元化浪潮的推進以及電子商務(wù)在鐵路行業(yè)上的應(yīng)用與推廣，如何規(guī)范鐵路會計原始憑證成為了鐵路會計行業(yè)急需解決的問題。本文將對鐵路會計原始憑證的規(guī)范化問題進行探討與分析。

關(guān)鍵詞：鐵路會計;原始憑證;規(guī)范

鐵路會計核算是鐵路會計工作的主要任務(wù)之一，在鐵路會計工作中具有極其重要的意義。鐵路會計核算工作需要嚴(yán)格遵從我國會計法規(guī)的要求，在核算方面要嚴(yán)格進行規(guī)范化的操作。鐵路會計核算以貨幣為度量標(biāo)準(zhǔn)，它存在的意義是為鐵路行業(yè)各個部門生產(chǎn)活動和經(jīng)營活動提供精確的會計報表。會計報表需要精確地顯示出鐵路會計預(yù)算執(zhí)行工作的整個過程，會計報表的記錄要具有連續(xù)性和系統(tǒng)性。同時，鐵路會計工作人員要做到對鐵路會計報表的定期編制，從而讓鐵路會計核算工作更加規(guī)范又系統(tǒng)，以便于鐵路企業(yè)對自己的經(jīng)營情況進行考核，也為鐵路企業(yè)經(jīng)營決策制定提供了強大依據(jù)。然而，要實現(xiàn)鐵路會計核算的規(guī)范，首先就要做到鐵路會計原始憑證的規(guī)范。

一、對鐵路會計原始憑證審核方面的要求

1.審核鐵路會計原始憑證的票據(jù)是否真實

原始憑證的取得與填制源于經(jīng)濟活動的發(fā)生，它的作用是以文字憑據(jù)的方式來證明、記錄經(jīng)濟活動發(fā)生與完成的具體情況。原始憑證的真實性包括原始憑證業(yè)務(wù)內(nèi)容的真實性及原始憑證票據(jù)的真實性這兩大方面。對鐵路會計原始憑證的真實性進行審核是鐵路會計核算工作的必備內(nèi)容，審核鐵路會計原始憑證的真實性對于保障鐵路財經(jīng)制度及財經(jīng)紀(jì)律具有強大的作用，同時也有利于國家稅務(wù)收取工作的開展，更對保障企業(yè)內(nèi)部的作風(fēng)建設(shè)具有深遠而又長久的意義。

原始憑證有著不同的來源，并分為自制原始憑證與外來原始憑證這兩種類型。其中，自制原始憑證只可以在單位內(nèi)部使用，由本單位業(yè)務(wù)部門所填制。對于原始票據(jù)的審核工作來說，首先要對原始票據(jù)的真實性與合法性進行嚴(yán)格的審核。在審核原始票據(jù)真實性與合法性的工作中，要注意禁止對一般票據(jù)的使用，同時要牢固地掌握收據(jù)真實性的區(qū)分方法。電子商務(wù)類或物品采購定點單位普遍使用機器打印的發(fā)票，這種發(fā)票具有較高的真實性。手寫發(fā)票的真實性主要靠觀察票面內(nèi)容來判斷，應(yīng)先著重于對發(fā)票監(jiān)制章的觀察，發(fā)票監(jiān)制章應(yīng)為正楷字體，要具有清晰的字跡和純正的顏色。沒有發(fā)票監(jiān)制章的發(fā)票或監(jiān)制章字跡與顏色模糊不清的發(fā)票，普遍為虛假發(fā)票。同時，虛假發(fā)票還有紙質(zhì)粗糙、紙張薄厚不一和顏色差別明顯等主要特點。真實的發(fā)票具有清晰的底紋、水印和防偽標(biāo)識。

2.對原始憑證記載的業(yè)務(wù)內(nèi)容進行真實性審核。

由于鐵路多經(jīng)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)涉及面比較廣，所以鐵路財務(wù)人員應(yīng)全面了解各項業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)知識與業(yè)務(wù)內(nèi)容，從而判斷出原始憑證記載的業(yè)務(wù)內(nèi)容是否真實。對于業(yè)務(wù)內(nèi)容的識別，應(yīng)充分結(jié)合鐵路工業(yè)系統(tǒng)與鐵路多經(jīng)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識。在對多聯(lián)式票據(jù)進行真實性審核時，應(yīng)注意票據(jù)反面是否為復(fù)寫紙書寫或報銷聯(lián)，禁止“頭大尾小”的虛假票據(jù)存在。若票據(jù)由鋼筆書寫，則應(yīng)重點注意存根聯(lián)與報銷聯(lián)內(nèi)容金額是否相同，提防“鴛鴦票”的情況發(fā)生。同時，要對票據(jù)與附件內(nèi)容的一致性進行檢查，如果不一致則應(yīng)被視為虛假票據(jù)。

3.對原始票據(jù)的時效性進行審核

原始票據(jù)具有的期限要求即為原始票據(jù)的時效性。原始憑證需在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成之后立即被送往鐵路財務(wù)會計部門來進行報賬手續(xù)的辦理。而在鐵路財務(wù)部門的實際工作當(dāng)中，常常會出現(xiàn)過時原始票據(jù)存在的情況，這極大地降低了鐵路企業(yè)的會計信息質(zhì)量。即使出現(xiàn)問題，也會由于時間過長而導(dǎo)致無法對責(zé)任進行查清。對原始票據(jù)時效性的審核工作主要從以下兩點著手。

（1）對原始憑證所載經(jīng)濟業(yè)務(wù)的時效進行嚴(yán)格審核

比如，該欠條的法定年限為五年，則財務(wù)人員應(yīng)在欠條接手以后做到立即入賬，如果庫存在約定的五年之內(nèi)沒有被收回，那么欠條在五年之后便不具有效力，不可以被入賬。

（2）對原始憑證的印制時間及有效時間進行審核

我國各地市的財政與稅務(wù)票據(jù)版本更換頻繁，新票據(jù)的推出便意味著舊票據(jù)的失效，在現(xiàn)實中，常常有鉆空子的情況發(fā)生。在對票據(jù)的真實性進行審核中，應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分出過期作廢票據(jù)版本的存在。例如：長春地區(qū)的定額發(fā)票，其使用年限在發(fā)票右下角有明確的標(biāo)注，同時與發(fā)票號碼與兌獎聯(lián)下方阿拉伯?dāng)?shù)字的位置字體完全相同，唯一的區(qū)別在于左邊數(shù)字比兌獎聯(lián)下方數(shù)字稍大一些，如果是虛假的定額發(fā)票則是完全相同的。

二、對原始憑證的技術(shù)性進行審核

原始憑證的技術(shù)性包含著原始憑證內(nèi)容、邏輯關(guān)系及附件等方面的技術(shù)性要求。原始憑證具體審核方法如下：

1.要明確票據(jù)性質(zhì)與發(fā)票類型的對應(yīng)

現(xiàn)今，我國大量存在著銷售方向別處討借發(fā)票的情況，比如維修費本應(yīng)該開具工業(yè)發(fā)票，結(jié)果開具的卻是商業(yè)銷售發(fā)票，再比如住宿費本應(yīng)該開具地稅發(fā)票，結(jié)果開具的卻是國稅發(fā)票，這些行為都是不符合國家法律規(guī)定的。

2.對票據(jù)憑證填制內(nèi)容進行審核

原始憑證必須對開票日期進行明確填寫，并注明客戶的單位名稱。同時，應(yīng)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容、交易的數(shù)量及金額等內(nèi)容進行精確的填寫。如果原始憑證出現(xiàn)只標(biāo)明名稱和金額、沒有表明數(shù)量的情況時，應(yīng)充分考慮為有意隱瞞不能報銷的內(nèi)容。在對票據(jù)憑證填制內(nèi)容進行審核時，應(yīng)對這一方面的檢查加大力度。

3.對開具憑證單位的公章及開票人印章進行審核

如果原始憑證出現(xiàn)印章模糊不清、專用印章使用不符合規(guī)定或根本沒有印章的情況出現(xiàn)時，應(yīng)充分考慮為該業(yè)務(wù)是虛構(gòu)的，禁止把它當(dāng)作報銷的原始憑證。一個真實的可以作為原始憑證的發(fā)票背面應(yīng)分別存在著經(jīng)辦人、驗收人與業(yè)務(wù)主管的簽字，并對經(jīng)濟業(yè)務(wù)用途予以明確說明。費用報銷人、財務(wù)主管及報銷單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)分別在報銷單上簽字。如果客戶單位開具的發(fā)票沒有對購買實物的明細加以注明，則應(yīng)該以附表的形式注明與發(fā)票金額沒有出入的實物明細，同時還應(yīng)開具相應(yīng)的驗收證明。例如：在設(shè)備大修、投資與工程結(jié)算等大型經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的辦理中，必須向客戶單位索要項目竣工驗收紀(jì)要、施工與大修決算及設(shè)備維修驗收交接單等重要資料，如果是土建工程大修等經(jīng)濟業(yè)務(wù)，還應(yīng)以附件的形式添加審計報告與審計意見。在對這些資料進行全面的審核之后，應(yīng)將內(nèi)容填寫不完整、手續(xù)不齊全及存在計算結(jié)果出入等技術(shù)性錯誤的資料退還給原經(jīng)辦部門，并根據(jù)實際情況要求原經(jīng)辦部門對手續(xù)進行重寫填寫或補辦。當(dāng)遇到涂改或偽造原始憑證等不符合國家相關(guān)法律規(guī)定的虛假原始憑證或預(yù)算超支的原始憑證等，鐵路會計人員應(yīng)拒絕報銷。

三、在鐵路財務(wù)領(lǐng)域加強對電子發(fā)票的推廣和應(yīng)用

現(xiàn)今，我國鐵路客貨運系統(tǒng)對電子商務(wù)的應(yīng)用已經(jīng)逐漸成熟，隨著鐵路多經(jīng)物流企業(yè)財政在管理上對電子商務(wù)化趨勢的大力推進，電子發(fā)票在鐵路多經(jīng)財務(wù)方面的全面應(yīng)用已經(jīng)勢在必行。以沈陽局鐵路多經(jīng)物流單位為例進行說明，由于各多經(jīng)物流單位規(guī)模不一，也正處在截然不同的發(fā)展階段當(dāng)中。部分發(fā)展較早的鐵路多經(jīng)物流單位已經(jīng)具備成熟而又穩(wěn)定的供應(yīng)鏈條，同時也具有扎實的客戶基礎(chǔ)，所以在對電子發(fā)票流程及系統(tǒng)方案的制定中，應(yīng)充分結(jié)合各單位的實際情況?，F(xiàn)以沈陽局鐵路多經(jīng)物流單位為例，對發(fā)票電子流程的建立做出如下設(shè)想：應(yīng)建立一個可以對原始憑證進行真?zhèn)螔呙璧南到y(tǒng)，從而實現(xiàn)發(fā)票的電子化存儲。也可以以數(shù)據(jù)代碼的方式對發(fā)票內(nèi)容進行轉(zhuǎn)化，從而變成合法的新型電子發(fā)票，傳遞給鐵路系統(tǒng)財務(wù)部門進行統(tǒng)一管理;含有例如供應(yīng)商、金額及客戶姓名等各類發(fā)票信息的文件可由各車間轉(zhuǎn)化為發(fā)票的形式。

四、結(jié)語

原始憑證對于會計核算與會計監(jiān)督來說都具有極其重要的意義，是會計工作中不可缺少的一部分。由于記賬憑證信息是會計信息中極為重要的內(nèi)容，所以從原始憑證信息到記賬憑證信息之間的跨越對鐵路單位財務(wù)部門的發(fā)展有著深遠而又長久的影響。鐵路企業(yè)財務(wù)部門應(yīng)緊隨時代的步伐，及時轉(zhuǎn)變思維觀念，加大對鐵路會計原始憑證的審查力度，最大限度地避免企業(yè)可防性經(jīng)濟損失的發(fā)生。同時，要將電子商務(wù)應(yīng)用科學(xué)合理地融入到鐵路企業(yè)財務(wù)管理當(dāng)中，想盡各種辦法來實現(xiàn)原始憑證的電子化和多樣化，這樣不僅可以使鐵路會計的原始憑證管理更加規(guī)范，也可以把鐵路單位財務(wù)人員從繁忙的工作中解脫出來，提高工作效率，從而為鐵路企業(yè)的發(fā)展做出突出的貢獻。

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作者簡介：劉瑋（1980.2- ?），河北樂亭，大學(xué)本科，工程碩士，中級會計師，北京鐵路局石家莊供電段，專業(yè)：會計學(xué)