檔案管理的三個(gè)重要環(huán)節(jié)

□ 文/金榮

檔案管理的三個(gè)重要環(huán)節(jié)

□ 文/金榮

企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中具有極其重要的史料和科學(xué)價(jià)值。

企業(yè)檔案是指企業(yè)在決策部署、生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設(shè)、技術(shù)開發(fā)和管理等各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的，不同形式、不同載體的歷史記錄。企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中具有極其重要的史料和科學(xué)價(jià)值。筆者結(jié)合中國石化管道儲(chǔ)運(yùn)有限公司湛江輸油處的檔案管理實(shí)際，就如何提高企業(yè)檔案的管理水平和使用效率做一些探討。

管理水平高低關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)

企業(yè)模式的轉(zhuǎn)變給企業(yè)檔案管理提出了更多的新要求。隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和企業(yè)改革的持續(xù)深化，企業(yè)正在逐步成為自主經(jīng)營、自我發(fā)展、自我約束的生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)，企業(yè)的各種生產(chǎn)要素、專利技術(shù)、信息資源、資本資金等等，都需要及時(shí)建檔、歸檔。因此，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，對企業(yè)的檔案工作有比較全面的了解，才能使整個(gè)檔案工作的開展更加順利。

只有領(lǐng)導(dǎo)者的重視，才能使施工方嚴(yán)格按管道儲(chǔ)運(yùn)有限公司《建設(shè)工程交工技術(shù)文件規(guī)定》對工程文件進(jìn)行收集、整理、歸檔和工程檔案的移交，實(shí)現(xiàn)與工程項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收的同步；只有領(lǐng)導(dǎo)者的重視，才能更好地使檔案整理納入歸口業(yè)務(wù)部門的工作范圍，明確有關(guān)人員的崗位職責(zé)，從而強(qiáng)化檔案管理，建立與檔案資料相適應(yīng)的管理機(jī)制，使檔案工作走向正常化、規(guī)范化的軌道。

管理質(zhì)量高低關(guān)鍵在人員素質(zhì)

企業(yè)在發(fā)展過程中，必定形成大量的檔案資料，這些檔案管理的好壞，必然制約著企業(yè)管理水平的高低。檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低、能力水平的大小，就決定了企業(yè)檔案管理的優(yōu)劣。因此，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是提升企業(yè)管理水平的需要，也是檔案工作科學(xué)發(fā)展的需要。

為了成為一名具有一定思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)技術(shù)素質(zhì)、能勝任工作的合格檔案管理者，筆者認(rèn)為需要從以下幾個(gè)方面著手：堅(jiān)持自學(xué)，不斷充電。堅(jiān)持向他人學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短。時(shí)刻關(guān)注和了解本單位的主要工作內(nèi)容，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)。

管理目的關(guān)鍵在于服務(wù)

開發(fā)利用檔案信息資源，獲取社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益、服務(wù)于本企業(yè)，是檔案工作的根本。提高檔案管理水平，關(guān)鍵在于能夠?yàn)槠髽I(yè)各項(xiàng)工作提供良好的信息服務(wù)。為此，在企業(yè)檔案工作管理中應(yīng)大力加強(qiáng)檔案信息支撐作用，為企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供有力保障。

要搞好檔案的前期收集、整理等基礎(chǔ)性工作，為提高企業(yè)檔案管理水平夯實(shí)基礎(chǔ)。要豐富檔案館藏內(nèi)容，為利用檔案創(chuàng)造物質(zhì)條件。要多種形式開發(fā)，更好地服務(wù)于利用。

長期以來，處于封閉狀態(tài)的檔案難以適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展的需要，這就要求我們采取多種形式、多種渠道開發(fā)利用檔案，更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。在查檔工作中，真正實(shí)行“以利用為中心”。對現(xiàn)行的查閱方式、服務(wù)模式進(jìn)行必要的調(diào)整和改革，從“被動(dòng)服務(wù)”轉(zhuǎn)向“主動(dòng)服務(wù)”，加強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心，增強(qiáng)利用者的信任感和安全感。

真正樹立“急利用者之所急，想利用者之所想”的服務(wù)理念，又能得到利用者對檔案工作者的理解、支持與配合。還可以把檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)傳播出去，例如：湛江輸油處網(wǎng)站的“大事記”板塊等就是由檔案室提供?？傊?，企業(yè)檔案要?jiǎng)?chuàng)新，更好地為生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)服務(wù)。

作者單位：中國石化管道儲(chǔ)運(yùn)有限公司湛江輸油處