淺談研究生學(xué)籍管理現(xiàn)狀、問題及對策

熊金蘋+程捍衛(wèi)+陶波

摘要：研究生學(xué)籍管理貫穿于高校學(xué)位與研究生教育管理的每個環(huán)節(jié)，其管理是否科學(xué)、高效是決定研究生教育管理水平高低的重要指標(biāo)之一。本文從分析高校研究生學(xué)籍管理現(xiàn)狀及存在的問題入手，旨在對如何提高研究生學(xué)籍管理水平提出了四點(diǎn)對策。

關(guān)鍵詞：研究生;學(xué)籍管理;以人為本

中圖分類號：G643 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2014）42-0180-03

學(xué)籍信息是教育行政主管部門用于學(xué)生的在校學(xué)期信息統(tǒng)計(jì)管理的電子檔案，學(xué)籍信息包括姓名、身份證號等個人信息，也包括了專業(yè)、年級等信息。對于我國高校研究生來說，只有經(jīng)過省級招生部門審核、并在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（以下簡稱“學(xué)信網(wǎng)”）進(jìn)行學(xué)籍注冊的高校錄取研究生才具有學(xué)籍。高校研究生學(xué)籍管理是研究生從入校注冊取得研究生學(xué)籍到培養(yǎng)、畢業(yè)資格審查認(rèn)定、畢業(yè)答辯、獲得學(xué)歷證書的全過程管理，是高校管理工作的重要組成部分。

研究生學(xué)籍管理貫穿于高校學(xué)位與研究生教育管理的每個環(huán)節(jié)，其管理是否科學(xué)、高效是決定研究生教育管理水平高低的重要指標(biāo)之一。本文從分析高校研究生學(xué)籍管理現(xiàn)狀及存在的問題入手，旨在對如何提高研究生學(xué)籍管理水平提出了四點(diǎn)對策。

一、高校研究生學(xué)籍管理工作

學(xué)籍管理是一個多方面、多層次、多角度的動態(tài)過程，具有很強(qiáng)的政策性、技術(shù)性和服務(wù)性。學(xué)籍管理工作是學(xué)生自入學(xué)到畢業(yè)，即在校期間學(xué)習(xí)全過程情況的記載、組織、協(xié)調(diào)與控制，是教學(xué)管理工作不可或缺的一個組成部分。

學(xué)籍管理包括入學(xué)報(bào)到注冊、建立學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫、學(xué)籍異動、畢業(yè)管理、學(xué)年電子注冊、學(xué)籍信息維護(hù)等，它是規(guī)范研究生培養(yǎng)過程、保證研究生培養(yǎng)質(zhì)量的重要手段。近年來隨著研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，研究生學(xué)籍管理的信息量也急劇增加。通過紙質(zhì)、Excel、Visval Foxpro等工具和軟件來管理研究生學(xué)籍信息已無法滿足研究生教育管理的需求，很多高校要么自主研發(fā)，要么購買公司研發(fā)的研究生綜合管理信息系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”），通過系統(tǒng)來管理研究生招生、培養(yǎng)、答辯、畢業(yè)等各項(xiàng)事務(wù)，其中也包含學(xué)籍管理。以西北農(nóng)林科技大學(xué)為例，2009年西北農(nóng)林科技大學(xué)正式啟用清華教育技術(shù)研究中心開發(fā)的“系統(tǒng)”。系統(tǒng)中包括研究生學(xué)號、姓名、性別、專業(yè)、培養(yǎng)層次、研究生圖像信息等二十幾項(xiàng)基本信息，可實(shí)現(xiàn)各類統(tǒng)計(jì)與查詢功能，這在很大程度上滿足了校、院二級管理的需要。

為規(guī)范研究生學(xué)籍管理，教育部制定了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》（教學(xué)〔2001〕4號）、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部令〔2005〕21號）、《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》（教學(xué)〔2007〕3號）、《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊的通知》（教學(xué)司〔2008〕21號）和《關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書即時(shí)電子注冊的通知》（教學(xué)司〔2010〕8號）等一系列文件，進(jìn)一步規(guī)范了學(xué)籍學(xué)歷管理。文件中規(guī)定新生學(xué)籍需在學(xué)信網(wǎng)上注冊，老生每學(xué)年需在學(xué)信網(wǎng)上進(jìn)行學(xué)年電子注冊，2001年及以后畢業(yè)的學(xué)歷研究生需在學(xué)信網(wǎng)上進(jìn)行學(xué)歷電子注冊。各高校根據(jù)相關(guān)文件，結(jié)合本校實(shí)際，制定了適合本校的研究生學(xué)籍學(xué)歷管理規(guī)定。

二、目前高校研究生學(xué)籍管理現(xiàn)狀及存在的問題

研究生學(xué)籍管理是維持研究生教育教學(xué)秩序、保障研究生培養(yǎng)質(zhì)量的重要工作之一。隨著我國高校研究生規(guī)模不斷擴(kuò)大，研究生學(xué)籍管理任務(wù)日益繁重、管理難度日益增大，在實(shí)際管理過程中存在著規(guī)章制度不完善、學(xué)籍管理隊(duì)伍不穩(wěn)定、部分研究生對學(xué)籍管理規(guī)章制度的理解不全面、資源共享利用率不高等問題，研究生學(xué)籍管理工作難以有效開展。因此，需要在規(guī)章制度、管理理念、管理體制以及管理隊(duì)伍建設(shè)等方面進(jìn)行加強(qiáng)和完善。

（一）規(guī)章制度不完善

學(xué)籍管理工作本身是一項(xiàng)非常繁瑣、復(fù)雜、細(xì)致的工作，加之隨著學(xué)位與研究生教育的不斷發(fā)展，研究生學(xué)生類別不斷豐富，研究生就業(yè)形勢的變化和公派出國的增加，研究生學(xué)籍管理規(guī)定中的部分條款已無法適應(yīng)甚至阻礙了學(xué)籍學(xué)歷的規(guī)范化、科學(xué)化管理。

比如部分高校對于研究生休學(xué)的規(guī)定：除因病、生育、應(yīng)征入伍、出國和學(xué)校認(rèn)為必須休學(xué)等條件外，不允許研究生因工作休學(xué)。但在就業(yè)形勢日益嚴(yán)峻的情況下，研究生在學(xué)期間找到工作，處于兩難選擇的時(shí)候，筆者認(rèn)為給予研究生雙重選擇的權(quán)利，這樣也更體現(xiàn)以人為本的管理理念。

（二）學(xué)籍管理隊(duì)伍不穩(wěn)定

學(xué)籍管理是一項(xiàng)政策性強(qiáng)又繁瑣的工作，要求由熟悉教務(wù)管理、計(jì)算機(jī)操作能力強(qiáng)、對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)并有一定學(xué)歷層次的人擔(dān)任，以確保學(xué)籍管理工作的效率。從2004年開始，教育部要求各高校的學(xué)籍管理進(jìn)入學(xué)信網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺。近年來，隨著教育部對高校研究生日常學(xué)籍管理工作不斷納入網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的加速，對校級數(shù)據(jù)與信息管理平臺數(shù)據(jù)一致性要求不斷提高，要求學(xué)籍管理人員不斷更新原有的知識，提高計(jì)算機(jī)的操作能力、統(tǒng)計(jì)分析能力，錯誤和遺漏的問題少犯或達(dá)到“0”。例如要求新生和老生未報(bào)到注冊人數(shù)必須為“0”，學(xué)信網(wǎng)上嚴(yán)格要求對放棄、取消入學(xué)資格或注銷學(xué)籍的研究生做出明確標(biāo)示，一旦標(biāo)示錯誤，恢復(fù)數(shù)據(jù)極其麻煩。不少高校的學(xué)籍管理人員由于不適應(yīng)工作、壓力大等原因，加之思想認(rèn)識不到位，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠等原因，人員更換極其頻繁，導(dǎo)致許多工作重復(fù)進(jìn)行，一些連續(xù)性的工作因人員的更換而受到影響，極大地影響了各項(xiàng)工作的順利展開，影響學(xué)籍管理質(zhì)量的提升。

（三）部分研究生對學(xué)籍管理規(guī)章制度的理解不全面

部分研究生認(rèn)為學(xué)校各個階段的學(xué)籍管理規(guī)章制度相差不大，在經(jīng)過本科或碩士階段的學(xué)習(xí)后，對學(xué)籍管理規(guī)章制度已經(jīng)了解或是“行家”，對在學(xué)期間學(xué)校的有關(guān)規(guī)定置若罔聞。雖然學(xué)校通過集中組織學(xué)習(xí)、向研究生新生發(fā)放研究生手冊等方式，宣傳和強(qiáng)調(diào)學(xué)校學(xué)籍管理相關(guān)規(guī)章制度，但相當(dāng)一部分研究生仍認(rèn)識不到其重要性。由于研究生的“不關(guān)心”或“不知道”，加之部分研究生指導(dǎo)教師往往只注重研究生的科學(xué)研究，疏忽了對研究生的日常學(xué)籍管理，讓研究生在實(shí)際工作和學(xué)習(xí)過程中走很多彎路，同時(shí)，降低了研究生學(xué)籍管理工作的效率，管理人員要重復(fù)、不停地解釋和回答研究生相同的疑惑。endprint

（四）資源共享利用率不高

研究生學(xué)籍信息不僅貫穿于研究生從入學(xué)到畢業(yè)各個教育培養(yǎng)環(huán)節(jié)，學(xué)校其他部門如研究生管理部門的研究生三助獎學(xué)金評定和發(fā)放、財(cái)務(wù)部門的研究生學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)和生活補(bǔ)助的收繳和發(fā)放、后勤部門的住宿管理、醫(yī)院醫(yī)保工作和檔案館的學(xué)籍檔案的保存等各項(xiàng)工作均會用到學(xué)籍信息，但由于資源無法完全共享，學(xué)籍管理人員需協(xié)助這些部門完成信息的共享，這不僅給學(xué)籍管理者增加工作量，而且也會在數(shù)據(jù)的導(dǎo)出、導(dǎo)入過程中引起數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤。

三、提高研究生學(xué)籍管理工作水平的對策

近年來，隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，研究生學(xué)籍管理工作也進(jìn)入了一個嶄新的階段，其中也暴露出一些問題，值得我們?nèi)ド钏?，面對以上高校研究生學(xué)籍管理現(xiàn)狀及存在的問題，從學(xué)籍管理實(shí)際工作出發(fā)，本著以學(xué)生為本的教育教學(xué)理念，探尋解決問題的對策，以提高學(xué)籍管理工作的水平。

（一）與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善研究生學(xué)籍管理規(guī)定

研究生學(xué)籍信息和管理涉及研究生從入學(xué)、培養(yǎng)到畢業(yè)方方面面的信息，學(xué)籍管理規(guī)定為維護(hù)學(xué)校正常的教學(xué)秩序提供了保障，是研究生維護(hù)其合法權(quán)益的依據(jù)。近年來，研究生學(xué)生類別的豐富，研究生公派出國等都給學(xué)籍管理帶來了新的挑戰(zhàn)，各高校應(yīng)結(jié)合國家有關(guān)文件，根據(jù)學(xué)校實(shí)際和發(fā)展，以人為本，不斷完善研究生學(xué)籍管理規(guī)定，做到有規(guī)可依，有章可循。

（二）加強(qiáng)研究生學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)

高校研究生學(xué)籍管理實(shí)行校院二級管理制度。一支優(yōu)秀的、穩(wěn)固的、具有高素質(zhì)的學(xué)籍管理隊(duì)伍是做好學(xué)籍管理工作的重要保障。高校要建立起覆蓋校院兩級的學(xué)籍管理隊(duì)伍，加強(qiáng)對管理人員的政策法規(guī)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，注重學(xué)籍管理人員專業(yè)能力的塑造和計(jì)算機(jī)軟件知識的培訓(xùn)。同時(shí)，要突出以研究生為中心的管理理念，服務(wù)研究生的成長成才，學(xué)籍管理人員必須樹立起對學(xué)籍管理工作重要性的認(rèn)識。同時(shí)確保研究生學(xué)籍管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，在管理人員中促成互幫互助自我提升的良好局面。

另一方面，導(dǎo)師是研究生學(xué)習(xí)期間的主要指導(dǎo)者，讓導(dǎo)師了解學(xué)籍管理?xiàng)l例中的相關(guān)內(nèi)容，主動參與到學(xué)籍管理工作中來，得到他們的理解、配合與支持，對于搞好研究生的學(xué)籍管理工作將起到極大的推動作用。

（三）加強(qiáng)學(xué)籍管理規(guī)章制度的宣傳，提高研究生對規(guī)章制度的認(rèn)識

研究生學(xué)籍管理的服務(wù)對象主要是研究生，從入學(xué)到畢業(yè)貫穿整個研究生學(xué)習(xí)階段，因此，研究生對學(xué)籍管理規(guī)定不重視或一知半解，甚至不了解，往往會給研究生造成不必要的麻煩。出現(xiàn)這些問題多半是學(xué)校對學(xué)籍管理規(guī)定宣傳力度不夠，為此應(yīng)利用各種渠道開展宣傳教育工作，在新生入學(xué)教育時(shí)開展學(xué)籍管理的專題講座，在學(xué)校信息網(wǎng)上公布相關(guān)規(guī)章制度;有新的制度要及時(shí)更新并告知研究生。只有研究生了解了學(xué)籍管理的制度，才能切實(shí)提高學(xué)籍管理的工作效率，讓研究生少走彎路，維護(hù)自己的合法權(quán)益。

（四）加快信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享

學(xué)校應(yīng)該加快信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。學(xué)校的核心組織是師生，職能處室服務(wù)學(xué)生，學(xué)籍信息的共享，會給各部門、處室工作帶來方便，大大提高工作效率，最大程度地減少工作失誤。

總之，研究生學(xué)籍管理是學(xué)校管理的一個重要內(nèi)容，是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣、政策性強(qiáng)的工作，是為廣大研究生服務(wù)的，同時(shí)肩負(fù)著學(xué)校和各部門的統(tǒng)計(jì)和預(yù)算工作。針對目前研究生學(xué)籍管理工作中普遍存在的一些問題，一方面應(yīng)切實(shí)做好學(xué)籍制度的完善與落實(shí);另一方面要加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)教育，提高其對學(xué)籍管理重要性的認(rèn)識，熟練掌握現(xiàn)代化辦公管理手段;同時(shí)，還需加快信息化建設(shè)。通過這些措施，不斷規(guī)范研究生學(xué)籍管理工作，提升管理效率，為高校培養(yǎng)高素質(zhì)優(yōu)秀人才提供有力保障。

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作者簡介：熊金蘋（1981-），女，湖北麻城人，碩士，西北農(nóng)林科技大學(xué)研究生院辦公室科員，研究方向：研究生教育及學(xué)籍管理;程捍衛(wèi)（1975-），男，安徽安慶人，碩士，西北農(nóng)林科技大學(xué)研究生院辦公室主任，研究方向：研究生教育管理;陶波（1979-），女，陜西咸陽人，碩士，西北農(nóng)林科技大學(xué)研究生院辦公室秘書，研究方向：研究生教育管理。endprint