淺談如何提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量

徐新麗

（武夷學(xué)院 茶與食品學(xué)院，福建 武夷山 354300）

淺談如何提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量

徐新麗

（武夷學(xué)院 茶與食品學(xué)院，福建 武夷山 354300）

教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍中不可或缺的重要組成部分，教學(xué)秘書的工作質(zhì)量對高校教學(xué)管理工作有著直接和重要的影響。文章從高校院系教學(xué)秘書的工作特性出發(fā)，結(jié)合工作實(shí)踐，淺談如何提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量。

高校；教學(xué)秘書；工作質(zhì)量

教學(xué)管理是保證普通高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的最核心的工作，而教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍中不可或缺的重要組成部分，是工作在教學(xué)管理最前線最直接的基層管理者，擔(dān)任管理者與服務(wù)者雙重角色，可見教學(xué)秘書的工作質(zhì)量對高等學(xué)校教學(xué)管理工作質(zhì)量有著直接和重要的影響。因此，教學(xué)秘書的工作質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)在教學(xué)管理工作過程中主動(dòng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極加強(qiáng)交流協(xié)作，不斷更新工作方法，吸收先進(jìn)的教學(xué)管理方法和教學(xué)理念，高效、及時(shí)地完成各項(xiàng)工作。

一、了解教學(xué)秘書的工作特性

教學(xué)秘書作為高校的基層教學(xué)工作的管理者和服務(wù)者，既要對日常的教學(xué)工作進(jìn)行管理，又要做好院系師生的服務(wù)工作，集管理者和服務(wù)者兩種角色于一身，工作具體而又繁瑣。教學(xué)秘書的工作任務(wù)和工作內(nèi)容決定了教學(xué)秘書的工作特性，即服務(wù)性、規(guī)律性、協(xié)調(diào)性、輔助性。

（一）服務(wù)性

服務(wù)是教學(xué)秘書的工作的最核心的內(nèi)容，以院系師生為服務(wù)中心，處理各種日常教學(xué)事務(wù)，承擔(dān)著院系領(lǐng)導(dǎo)、師生以及相關(guān)上級部門之間的橋梁作用。沒有服務(wù)意識的支撐，工作上的事務(wù)就毫無熱情、積極可言。因此，在工作中對院系師生要做到主動(dòng)、熱情，當(dāng)他們在工作、學(xué)習(xí)等方面遇到困難，需要幫助時(shí)，應(yīng)積極主動(dòng)地為他們提供幫助，盡自已的最大努力為他們做好服務(wù)。對待教師和學(xué)生要態(tài)度和藹可親，對他們提出的每個(gè)問題都要盡可能地認(rèn)真詳細(xì)解答，如果自己暫時(shí)對某些規(guī)定或制度不清楚，也不能一推了之，而是把問題記下來，多方咨詢和請教，等找到答案后，及時(shí)給教師和學(xué)生一個(gè)滿意的答復(fù)。對他們提出的合理意見和建議也要虛心接受。要做到以人為本，樹立服務(wù)意識。例如，編排課表過程中，編排出一份合理的課表尤為重要，不僅要考慮教師的教學(xué)需求，同時(shí)也要考慮學(xué)生的學(xué)習(xí)規(guī)律。因?yàn)榻處煹闹饕蝿?wù)是“教”，學(xué)生的主要任務(wù)是“學(xué)”，而這個(gè)“教”與“學(xué)”都是在課堂中完成的，所以在編排課表的過程中，對于教師，要事先征求教師意見，在各方面條件允許的情況下，盡可能地滿足教師的需求，以便教師有充分的時(shí)間和精力用于教學(xué)、科研的研究；對于學(xué)生，要考慮到他們對課程的接受能力，同一門課程每周課時(shí)超過兩節(jié)課時(shí)要分成兩次進(jìn)行，并且保證兩次課之間不少于48小時(shí)，盡量保證學(xué)生在固定的教室上課，以減少學(xué)生課間奔波。

教學(xué)秘書的服務(wù)性除了體現(xiàn)在日常教學(xué)事務(wù)的管理中，更體現(xiàn)在日常教學(xué)活動(dòng)中的點(diǎn)滴細(xì)節(jié)。為了給準(zhǔn)備考研究生的學(xué)生提供一個(gè)良好的備考環(huán)境，在院系教室資源緊張的情況下，主動(dòng)騰出一間相對安靜的教室，作為考研復(fù)習(xí)專用教室。為了可以讓院系教師在課間得到更好的短暫的休息，舒緩緊張的情緒，布置一間教師休息室，并且提供茶水。為了保證教師課堂教學(xué)效果，主動(dòng)申購一些如微型擴(kuò)音器、翻頁筆等教學(xué)輔助設(shè)備。定期檢查教室日常使用教學(xué)用具，及時(shí)更換和補(bǔ)充，保障教學(xué)過程正常進(jìn)行。

（二）規(guī)律性

教學(xué)秘書的主要工作是協(xié)助教學(xué)院長處理好日常教學(xué)管理事務(wù)，內(nèi)容主要包括執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃、落實(shí)學(xué)期的教學(xué)任務(wù)、編排課表、征訂教材、安排各類考試及考務(wù)管理、學(xué)生成績管理、學(xué)生學(xué)籍管理、教學(xué)檔案的收集整理，以及教學(xué)工作量的統(tǒng)計(jì)和教學(xué)津貼的核算等等。雖然工作繁雜量大，但是基本都可以歸納為教學(xué)秘書的常規(guī)工作，是有規(guī)律可循的。作為教學(xué)秘書，應(yīng)當(dāng)善于將各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行歸類整理，注重各項(xiàng)事務(wù)的合理安排，做到什么階段該做什么事情，不用上級部門、院系領(lǐng)導(dǎo)提醒、督促，積極主動(dòng)地做事，有利于教學(xué)管理工作效率和質(zhì)量的提升。教學(xué)秘書的規(guī)律性主要的時(shí)間段集中在期初、期中和期末三個(gè)階段。

期初的主要工作在于落實(shí)課表的通知、教材的到位、以及發(fā)放學(xué)生考勤冊、聽課記錄本；學(xué)生的補(bǔ)考工作；重修學(xué)生的安排以及教學(xué)材料（包括教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)大綱、考試大綱、教案）的收集。期中要做的工作除了準(zhǔn)備期中檢查的材料，主要是教學(xué)測評、教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)任務(wù)的落實(shí)，以及編排課表和教材的征訂。臨近期末，工作最為繁瑣，期末考試的安排（含試卷收集、整理、打印以及期末考試期間進(jìn)行巡查）；成績登記，統(tǒng)計(jì)補(bǔ)考學(xué)生名單并及時(shí)將成績通知學(xué)生及相關(guān)教師；教師工作量的統(tǒng)計(jì)。除此以外，規(guī)律性還有春秋季節(jié)之分。每個(gè)學(xué)年的秋學(xué)期，需要做好新生入學(xué)注冊工作，部分專業(yè)生產(chǎn)實(shí)習(xí)安排；每個(gè)學(xué)年的春學(xué)期，安排畢業(yè)生的畢業(yè)補(bǔ)考，畢業(yè)論文答辯，畢業(yè)資格審核，畢業(yè)證發(fā)放。

因此，掌握了這些規(guī)律，在教學(xué)管理工作中合理計(jì)劃，便不會導(dǎo)致手忙腳亂。以期末考試試卷的收集、裝訂為例，在期中時(shí)按照教學(xué)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)考試科目，通知課程以考卷形式考核的任課教師，提醒其抓緊時(shí)間出卷，考試周前三周即可交予教研室主任和教學(xué)院長審核，這樣不僅可以避免期末考試試卷遲交的情況，更可以給予審核人員充分的時(shí)間來檢查試卷的質(zhì)量。畢業(yè)資格審核工作亦可在每年的春學(xué)期期初開始，（1）檢查學(xué)生學(xué)業(yè)進(jìn)展，對于部分工作如：素質(zhì)拓展、創(chuàng)新實(shí)踐等未能及時(shí)錄入成績的環(huán)節(jié)要及時(shí)與教務(wù)處及相關(guān)部門溝通，并且保持跟蹤，使學(xué)生能夠及時(shí)獲得學(xué)分；（2）轉(zhuǎn)專業(yè)或者學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的畢業(yè)學(xué)分認(rèn)定，轉(zhuǎn)專業(yè)和學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生可能涉及到部分課程的補(bǔ)修和相似課程的學(xué)分互認(rèn)的問題，要提前做好認(rèn)定工作；（3）對于有可能無法正常畢業(yè)的學(xué)生要提前與輔導(dǎo)員溝通。

（三）協(xié)調(diào)性

教學(xué)秘書具有上傳下達(dá)、溝通信息的作用，協(xié)調(diào)著教學(xué)管理工作的順利運(yùn)行。其工作的協(xié)調(diào)性主要體現(xiàn)在與院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的協(xié)調(diào)、與學(xué)校職能部門之間的協(xié)調(diào)（如教務(wù)處、科研處、人事處、團(tuán)委等）、與其他院系之間的協(xié)調(diào)。教學(xué)秘書是否能夠主動(dòng)、積極地與各部門、師生之間建立融洽的關(guān)系，協(xié)調(diào)好之間的關(guān)系，是提升其工作效率和質(zhì)量的保障。例如院系期末考試安排表的編排，可以充分體現(xiàn)出教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)能力，編排考試安排表應(yīng)考慮到以下因素：（1）跨院系樣卷的確定。與非本院系的承擔(dān)系確認(rèn)不同專業(yè)的試卷是否相同，以及時(shí)間地點(diǎn)的確定，以免泄題。（2）學(xué)生承受力的考慮。征求學(xué)生意見，合理安排學(xué)生的間隔考試時(shí)間，同時(shí)避免有重修科目考試的學(xué)生是否與其所在班級的考試時(shí)間沖突。（3）監(jiān)考教師的安排。首先征求本院系教師的意見，排除其有承擔(dān)其他院系的監(jiān)考或其他事務(wù)外，優(yōu)先安排任課教師、班主任、輔導(dǎo)員，盡量平均各位監(jiān)考老師的監(jiān)考任務(wù)。（4）教室資源的調(diào)度。盡量使用院系內(nèi)部教室，若使用到歸屬其他院系的教室，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行事先溝通、協(xié)調(diào)，以免沖突，造成教學(xué)事故。再以教師臨時(shí)性調(diào)停課的處理為例，大多數(shù)情況下教師都可以按照學(xué)校要求辦理好調(diào)停課手續(xù)，但是偶有教師遇突發(fā)性事件如生病或被緊急安排出差，來不及辦理調(diào)停課手續(xù)，這就需要教學(xué)秘書做好協(xié)調(diào)工作，幫助教師辦理調(diào)停課手續(xù)，分送調(diào)課申請表至相關(guān)管理部門，錄入相關(guān)信息至調(diào)課系統(tǒng)，并及時(shí)通知相關(guān)班級學(xué)生。

（四）輔助性

教學(xué)秘書的工作是協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)上級部門，完成教學(xué)管理的各項(xiàng)工作，從而保障教學(xué)秩序的正常運(yùn)行。作為一名基層的教學(xué)管理工作者，要注意及時(shí)收集整理信息，并提供給院系領(lǐng)導(dǎo)或上級部門，提供合理建議，為其做出相應(yīng)決策提供基本依據(jù)，從而提高教學(xué)管理質(zhì)量。日常教學(xué)中，教學(xué)秘書主要可以從教學(xué)日查、教學(xué)信息調(diào)查、規(guī)范調(diào)停課、學(xué)生考勤和統(tǒng)計(jì)、學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警等幾個(gè)方面來開展工作。（1）教學(xué)日查。以教學(xué)日查的方式，維護(hù)正常的教學(xué)秩序，了解教師、學(xué)生上課的具體情況，及時(shí)處理教學(xué)過程中的突發(fā)問題，將教學(xué)日查結(jié)果按期匯報(bào)院系領(lǐng)導(dǎo)。（2）教學(xué)信息調(diào)查。每學(xué)期期中前一到兩周，每個(gè)班級隨機(jī)抽取部分學(xué)生參加，以問卷調(diào)查的形式開展教學(xué)測評活動(dòng)，了解任課教師上課存在的問題，以及對其教學(xué)的建議，除此以外，教學(xué)秘書定期召開學(xué)習(xí)委員座談會，全方位了解學(xué)生學(xué)習(xí)情況。將相關(guān)信息整理后及時(shí)上報(bào)到院系領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)提出相關(guān)處理意見后反饋到相關(guān)人員。（3）規(guī)范調(diào)停課，嚴(yán)格按照教務(wù)處的有關(guān)規(guī)定為教師辦理調(diào)停課、調(diào)課和補(bǔ)課手續(xù)，并建立信息反饋制度，對未能按時(shí)按量補(bǔ)課的教師，報(bào)備院系領(lǐng)導(dǎo)，按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定給與相應(yīng)的處罰。（4）學(xué)生考勤和統(tǒng)計(jì)。要求學(xué)習(xí)委員做好上課考勤工作，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果反饋給各輔導(dǎo)員和班主任。對經(jīng)常無故曠課、遲到的學(xué)生進(jìn)行批評教育，對情節(jié)嚴(yán)重的學(xué)生按照學(xué)生規(guī)定進(jìn)行處分。

二、做好教學(xué)秘書需要的“三心”

教學(xué)秘書在處理日常教學(xué)事務(wù)中，既要掌握工作特性，提高服務(wù)和管理水平，還要具有高度的責(zé)任心，足夠的細(xì)致心，并且調(diào)整好心態(tài)，做到平常心。

（一）責(zé)任心

教學(xué)秘書的工作圍繞著教學(xué)工作而開展，為教學(xué)工作而服務(wù)，處于院系教學(xué)工作的最前線，每天都要面對著整個(gè)院系師生以及校內(nèi)外相關(guān)職能部門，一點(diǎn)的工作疏忽，都有可能造成嚴(yán)重的教學(xué)事故，所以教學(xué)秘書的責(zé)任非常重大；同時(shí)又是院系的大后方，所有的教學(xué)事務(wù)都需要教學(xué)秘書的工作來支持。教學(xué)秘書一定要清晰地認(rèn)識到自己的工作為院系的教學(xué)工作順利進(jìn)行提供了至關(guān)重要的保障。因此，我們要以高度的責(zé)任心來對待自己的工作崗位，提高工作質(zhì)量。

（二）細(xì)致心

教學(xué)秘書的工作內(nèi)容多而雜，這就要求教學(xué)秘書在工作中要非常細(xì)心。日常工作中要注意總結(jié)，增強(qiáng)工作的計(jì)劃性和條理性。要養(yǎng)成細(xì)心工作的習(xí)慣，莫過于勤于記錄。教學(xué)秘書工作瑣碎而繁雜，將近一階段需要做的工作逐條記錄，每完成一件事情就在之前打鉤，可以有效防止教學(xué)秘書忘記瑣碎但重要的事情〕。

（三）平常心

雖然教學(xué)秘書工作繁雜、瑣碎，每天忙忙碌碌，但永遠(yuǎn)是默默無聞地在背后做奉獻(xiàn)，沒有轟轟烈烈的成績，不像教師有科研成果、教學(xué)成果。由于教學(xué)秘書的工作中需要協(xié)調(diào)各方面關(guān)系和事務(wù)，而且教學(xué)秘書的工作需要按照相關(guān)規(guī)定去做，需要具有很強(qiáng)的原則性，工作中不可能使所有人都對我們的工作滿意，有時(shí)候會受到無故的責(zé)難與批評，教學(xué)秘書要學(xué)會調(diào)節(jié)心態(tài)，提高心理素質(zhì)，樂觀向上，不感情用事。

總之，教學(xué)秘書在高校整個(gè)教學(xué)過程中，起著舉足輕重的作用。由于教學(xué)秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和繁瑣性，工作中更應(yīng)該做到“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”，要避免自己安于現(xiàn)狀，遇事多請教，同時(shí)保持良好的心理素質(zhì)，對自己嚴(yán)格要求，努力鉆研業(yè)務(wù)，提高自己的綜合素質(zhì)，使教學(xué)秘書工作走上新臺階。

[1]張愛中，高來舉.淺析高校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)、作用及素質(zhì)[J].北京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，（2）.

[2]段玉玲.重視高校教學(xué)秘書工作，加強(qiáng)教學(xué)管理[J].高教論壇，2004，（02）.

[3]高雯芳.對做好高校教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)思考[J].科教文匯，2010，（2）.

[4]方建土.高校教學(xué)秘書的職能及素質(zhì)要求[J].南京工程學(xué)院學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2007，（12）.

[5]王梅梅.高校教學(xué)秘書應(yīng)具備素質(zhì)與自我心理調(diào)適[J].河北聯(lián)合大學(xué)學(xué)報(bào)（醫(yī)學(xué)版），2013，（1）.

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1674-9324（2014）42-0032-03

徐新麗（1984-）女，江蘇省射陽縣人，碩士研究生，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：高等教育管理。