工程公司檔案管理的信息化應用研究

張伊欣

（中冶南方工程技術有限公司 檔案中心，湖北 武漢 430223）

0 引言

現(xiàn)如今是一個對于信息的溝通要求非常高的時期，可以通過計算機等先進的辦公儀器對于電子文檔進行迅速的傳播和處理；能夠分享電子文件，而且再也不用受到距離長短和時間多少的制約；而且計算的有著儲存數(shù)量非常大的特點，所以說，可以憑借這些IT 技術手段把一個紙質(zhì)檔案管理局十幾年、幾十年或者是更長時間的館內(nèi)儲藏文件都儲存在電腦里面，所有的對象在隨意的地區(qū)、隨意的時間都可以對于這些儲存的檔案進行查詢和閱讀。能夠?qū)﹄娮游臋n進行儲存[1]，這些傳播媒介都有著保存時間比較長、便捷傳播、存儲、讀取，而且外面的環(huán)境對于這些電子文檔[2]的制約較小，而且安全性、穩(wěn)定性高。

本文以筆者所在的企業(yè)為藍本，從檔案管理及信息化建設角度來闡釋工程公司檔案管理信息化的應用。作為國內(nèi)著名的擁有綜合甲級資質(zhì)的以設計為基礎的工程公司，中冶南方工程技術有限公司（以下簡稱：中冶南方）的設計業(yè)務非常復雜，涵蓋了多行業(yè)、多專業(yè)領域，使用的設計工具涉及二維、三維及有限元分析等多種，項目文件的數(shù)量及種類也十分龐大，對其過程及成果的管控也就成為當前一個十分重要的任務。

1 檔案管理信息化在我國當前的狀態(tài)分析

縱觀國內(nèi)當前各單位檔案管理信息化的應用情況，主要存在的問題或現(xiàn)狀情況有如下三點：

（1）沒有對電子檔案樹立比較強的意識。在有些管理人士來看，現(xiàn)如今的電子存檔比起以往的普通紙質(zhì)存檔，沒有實在的感覺，他們覺得只要是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還完好，它們的檔案管理就不會出現(xiàn)差錯，這就讓管理人員對于信息技能的使用缺少主動性。另外，因為電子檔案在管理的過程中比較復雜，在不是很長的時間內(nèi)不能有好的效果呈現(xiàn)，而且還要有一定的專業(yè)知識來支撐，這就讓檔案管理人員對于電子檔案的管理失去了信心，當然也就不主動承擔電子檔案的管理工作了，從而沒有對電子檔案樹立比較強的意識。

（2）檔案管理的準確化、流程化不夠有待增強?；竟ぷ鞯囊?guī)范化、準確化是檔案管理信息化的基本條件。因為有些以前留下的問題，檔案館工作有些不是很好的的基礎，它們的檔案紙質(zhì)質(zhì)量也非常的不好，特別是對檔案目錄的細化不是很高，讓系統(tǒng)軟件轉(zhuǎn)移的可能性非常低，這對于檔案管理也有著一定的限制。

（3）沒有從互聯(lián)網(wǎng)信息技能特征和進步上思考檔案管理的技能準則、組織工作流程標準，光盤是基本上所有檔案的資料，現(xiàn)如今的目錄準則、檔案規(guī)劃、分類方式和有關規(guī)定對于它們的推動已經(jīng)非常不適合。

檔案管理計算機軟件的信息管理技能不是特別強。現(xiàn)如今的檔案管理中，信息原來的承載量的通用性不夠。在檔案機構(gòu)中因為他們使用的計算機沒有統(tǒng)一的型號，規(guī)模也是各種各樣的，它們的檔案軟件一般都是為自己開通的，這就讓這些計算機軟件之間不兼容。所以說，這就是一點很大的缺陷。因為不能實現(xiàn)共同使用，在存檔之后的讀取只能在一臺計算機上進行，這就導致了工作效率的大大減慢。

2 中冶南方檔案信息化應用情況分析

2.1 應用情況分析

隨著中冶南方信息化建設的步伐，公司的檔案管理信息化也在穩(wěn)步推進中，并取得了可喜的成果。

中冶南方的信息化建設自1989 年成立計算站開始到2015 年，在長達20 多年的漫長時期內(nèi)，經(jīng)歷了“初始”、“擴展”、“控制”、“統(tǒng)一”、“數(shù)據(jù)”五個發(fā)展階段。

早在1998 年，公司檔案信息化的雛形就已經(jīng)在慢慢的形成中，當時版本的圖檔系統(tǒng)的開發(fā)和推廣，為未來這多年伴隨著公司主營業(yè)務的發(fā)展及對檔案管理提出的更高要求下，公司檔案管理信息化不斷的穩(wěn)步深入。

在中冶南方不斷深化企業(yè)信息化建設的過程中，檔案管理水平及檔案管理信息化水平也在不斷提升，并持續(xù)在同行業(yè)中保持領先水平。多年來，中冶南方檔案信息化結(jié)出階段性碩果，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境的部分結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、工程中產(chǎn)生的離散文件、項目信息等均不同程度做到了較好的支撐，具體應用情況分析如表1 所示。

2.2 問題提出及建議

中冶南方主營業(yè)務以工程項目為主，項目文檔是公司業(yè)務活動的真實歷史記錄，具有很高的經(jīng)濟價值和歷史價值。公司已經(jīng)投入應用的主要檔案信息化應用系統(tǒng)，對檔案管理水平的提升提供了較大的幫助，但大量的項目文件、設計圖紙的存檔問題存在關聯(lián)度不夠，分類不完善、收集不及時等問題的解決依舊不是非常充分。

檔案管理及檔案信息化建設及應用過程中，其通用問題分析主要有如下幾點：

（1）文件收集難。項目過程文件散落在各類業(yè)務角色的電腦里，無完善的收集平臺；過程文件無法實現(xiàn)有效的管理，成果文件的一致性難于控制。

（2）歸檔效率低。需要錄入大量的歸檔信息，歸檔工作量大，版本控制難；手工建立規(guī)范的分類保存目錄出錯率高；保存版本非最終版，電子圖和底圖一致性較差。

（3）利用效率低。傳統(tǒng)動態(tài)圖紙檢索信息少，效率低；需下載瀏覽圖紙信息，不能在線高速瀏覽多張圖紙，無法實現(xiàn)信息資源共享；人員變動等因素導致資源流失，難于建立企業(yè)資源庫；電子文件和實物缺乏關聯(lián)，需要進入數(shù)據(jù)庫查找；對圖檔管理的標準和規(guī)范缺乏系統(tǒng)的定義；不能實現(xiàn)信息的快速的全文檢索、查詢和在線瀏覽編輯，使工作人員無法及時有效的獲取到有效的信息。

（4）打印成本核算困難。人工統(tǒng)計，無打印成本統(tǒng)計管理系統(tǒng)。

（5）無法進行有效知識管理。沒有形成統(tǒng)一的知識庫，各種資源分散在不同的系統(tǒng)中；缺乏對圖檔的版本的控制以及文件的檢入檢出的全生命周期的管理；對隱性知識，例如溝通記錄、會談記錄、經(jīng)驗總結(jié)等重視程度不夠，忽略了重要的隱性知識這一重要資源；相關知識掌握在業(yè)務節(jié)點的設計人員手上，沒有完全公開，知識獲取的不易，造成知識擴散及知識共享的障礙；對知識缺乏系統(tǒng)性的分析和總結(jié)，未有效提煉、發(fā)現(xiàn)和分享。

表1 中冶南方檔案信息化應用分析

（6）歷史檔案的電子存檔比例低。中冶南方發(fā)展50 多年來，前期的紙質(zhì)存檔的工程圖紙電子化存檔工作未完全完成。

上述問題及現(xiàn)狀，是在今后檔案管理及檔案信息化建設中，需要繼續(xù)進一步完善及考慮的問題，通過優(yōu)秀的信息系統(tǒng)及解決方案應用促進公司檔案管理水平向知識管理層面有序邁進。在實現(xiàn)檔案管理目標的同時，在安全許可范圍內(nèi)[3]提供更多的檔案信息的利用，提高信息的應用效率。

3 檔案管理信息化未來發(fā)展動態(tài)

現(xiàn)如今，辦公自動化、無紙化作業(yè)等技術已然變成了大家生活、學習和工作中的主要方式，檔案的處理方法也伴隨著這些技術的普及發(fā)生了非常大的轉(zhuǎn)變，這些轉(zhuǎn)變主要表現(xiàn)在檔案工作人員面臨的是越來越多的以光盤為主要傳播媒介的計算機閱讀方式的方案。信息搜索人員所所用的信息內(nèi)容檢查搜索，可以是不一樣的計算機閱讀方式檔案中的一類，而且要保證所提供信息的含量，就要求有一個求真求精的流程，這樣才能讓計算機閱讀方式檔案有著真實、價值和條理的性能，為使用者提供越來越完美的服務，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的進步，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為了現(xiàn)如今檔案管理的必要動向。

檔案管理的信息化是一個全面、長時間而且特別詳細的工作，而且它要求檔案管理人員全程參加到其中。它們的管理意識、管理形態(tài)、管理設施和檔案管理人士的水平等等都對檔案管理的信息化有著十分主要的作用。應從信息資源建設、基礎設施建設、人才素質(zhì)建設、管理體系建設、標準規(guī)范建設等五個方面系統(tǒng)性的規(guī)劃檔案信息化建設的工作。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的如此之快的這個時代，檔案管理進入電子信息管理[4]是這個時期所賦予我們的使用，它的推動也一定是所有檔案管理工作的必然發(fā)展動向。

4 結(jié)束語

中冶南方檔案信息化建設已經(jīng)有了很好的開端，當前的信息化手段應用也基本符合了檔案管理的要求，未來公司在檔案管理信息化上將繼續(xù)堅持規(guī)范數(shù)據(jù)、固化流程，逐步實現(xiàn)中冶南方檔案管理集團化管控的目標，將中冶南方本部及其分子公司長期工程積累的寶貴文檔及工程經(jīng)驗歸好檔，將有效數(shù)據(jù)充分利用，在保障信息安全的前提下，成為促進公司知識沉淀提升檔案信息檢索利用率，進而以增加公司競爭軟實力的重要支撐。

[1]郭志敏.檔案信息管理系統(tǒng)建設應注意的幾個問題[J].山東檔案，2003，19.

[2]游蘭菊.電子文件對檔案工作的影響及對策分析[J]．北京檔案，2011，5.

[3]胡明華. 論檔案數(shù)字化對檔案保護的重要性[J].黑河學刊，2011，6.

[4]趙英. 信息化條件下的檔案管理與服務創(chuàng)新[J].檔案管理，2011，2.