探析展會項目管理過程的注意事項與對策

中國機床工具工業(yè)協(xié)會 丁輝

探析展會項目管理過程的注意事項與對策

中國機床工具工業(yè)協(xié)會 丁輝

摘 要：在展會運營管理當(dāng)中，項目管理是提高展會質(zhì)量的重要手段，對展會的成功舉辦具有重要的促進(jìn)作用?？紤]到展會策劃的特點，以及展會涉及的諸多環(huán)節(jié)和準(zhǔn)備內(nèi)容，展會項目管理的工作難度較大。為了保證展會項目管理能夠得到有效開展，提高展會項目管理的整體效果，應(yīng)立足展會實際，明確展會項目管理的具體目標(biāo)，并根據(jù)展會項目管理的實際需求，制定具體的項目管理措施，對展會項目管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，提高展會項目管理的合理性和有效性，滿足展會項目管理的各項需要。

關(guān)鍵詞：展會策劃 項目管理 實效性

1 前言

在展會準(zhǔn)備過程中，項目管理的內(nèi)容相對較多，要想提高項目管理的整體效果，除了要明確項目管理的重要性之外，還要掌握展會項目管理的主要內(nèi)容，并制定展會項目管理的具體措施，做到找準(zhǔn)展會項目管理的著力點，使展會項目管理工作能夠得到有效的開展，滿足展會策劃需要。因此，我們要對展會項目管理引起足夠的重視，并從展會實際需要入手，深入探討展會項目管理的工作措施，保證展會項目管理工作能夠得到有效開展，提高項目管理的實效性。

2 展會項目管理的主要內(nèi)容

從目前展會項目管理工作的開展來看，展會項目管理的內(nèi)容主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 項目的前期調(diào)研與啟動

在展會項目管理中，項目的前期調(diào)研與啟動是項目管理的第一階段，通過對展會項目的前期調(diào)研，明確展會項目管理的目標(biāo)，并根據(jù)展會的實際需要，將項目管理工作有效啟動起來，使展會項目管理工作能夠開始并進(jìn)入運轉(zhuǎn)程序。因此，項目的前期調(diào)研與啟動，是展會項目管理工作的主要內(nèi)容，是展會項目管理工作的開端。

2.2 項目組織管理

所謂項目組織管理，主要是根據(jù)展會的實際需要，在準(zhǔn)備工作中建立健全的組織機構(gòu)，并配備必要的管理人員，使項目組織機構(gòu)高效運轉(zhuǎn)并提高項目管理的實效性，使項目組織機構(gòu)成為指導(dǎo)項目管理有效進(jìn)行的核心組織，滿足項目管理的實際需要。為項目組織管理提供有力支持，保證項目管理工作的有效開展。

2.3 項目財務(wù)管理

在展會籌備過程中，對展會的整體資金需求進(jìn)行預(yù)算，并合理規(guī)劃展會的資金需求及資金利用方案，對展會的準(zhǔn)備和召開有著重要影響。為了滿足這一需求，財務(wù)管理成為了項目管理工作的重要內(nèi)容，對項目管理工作的開展起到了有力的支持，保證了項目管理工作的有效開展。因此，項目財務(wù)管理工作是其重要的組成部分。

2.4 項目的實施控制

展會項目管理啟動之后，項目管理的多項措施得到了有效開展，其中各項準(zhǔn)備工作也得到了有效實施。為了保證展會的準(zhǔn)備工作和整體進(jìn)度滿足實際需要，在項目管理中加強實施控制，是確保展會項目管理取得實效的關(guān)鍵，對展會項目管理而言具有重要意義。因此，項目的實施控制，是展會項目管理工作的重要內(nèi)容。

2.5 項目合同管理

在展會項目管理中，有些準(zhǔn)備工作需要與其他專業(yè)公司配合，為了規(guī)范工作行為，提高合作效果，在項目管理中合同管理是做好項目管理工作的關(guān)鍵，對展會項目管理而言具有重要意義?；谶@一認(rèn)識，正確開展合同管理，是提高展會項目管理工作有效性的關(guān)鍵，我們應(yīng)將合同管理作為展會項目管理的主要內(nèi)容。

2.6 項目危機管理

在展會項目管理工作中，為了保證展會準(zhǔn)備工作能夠有序進(jìn)行，降低意外風(fēng)險的發(fā)生，在項目管理中應(yīng)包含危機管理內(nèi)容，其重點應(yīng)放在項目風(fēng)險的前期調(diào)研和控制上，保證展會項目管理工作得到有效開展，并滿足項目管理工作的實際需要，使展會準(zhǔn)備工作能夠做到萬無一失，提高展會的準(zhǔn)備工作水平。

3 展會項目管理的具體措施

基于展會項目管理的重要性及實際需要，要想提高項目管理的實效性，除了要對項目管理工作引起足夠的重視之外，還要根據(jù)項目管理內(nèi)容采取具體的管理措施，具體如下。

3.1 做好展會項目的前期調(diào)研與啟動工作

萬事開頭難。在展會項目的管理中，前期調(diào)研與啟動工作是項目管理的第一階段。只有做好項目的前期調(diào)研工作，才能對展會準(zhǔn)備工作內(nèi)容有正確認(rèn)識，并掌握展會準(zhǔn)備工作原則，為展會項目管理工作的啟動提供有力支持。因此，做好項目的前期調(diào)研與啟動工作，是保證項目管理工作得到有效開展的關(guān)鍵，對展會項目管理工作有著重要意義。

3.2 加強展會項目的組織管理

在展會項目管理中，建立健全的項目管理組織機構(gòu)，是提高組織管理效果的關(guān)鍵。基于這一認(rèn)識，展會項目管理應(yīng)根據(jù)展會項目管理的實際需要，確立科學(xué)的組織機構(gòu)，并優(yōu)化組織管理流程，使項目組織機構(gòu)能夠高效運轉(zhuǎn)，滿足項目管理的實際需要，達(dá)到提高項目管理實效性的目的。因此，加強項目的組織管理十分重要。

3.3 做好展會項目財務(wù)管理

在展會準(zhǔn)備工作中，展會所需資金及財務(wù)活動，需要有專門的財務(wù)管理手段作為支持。為了保證展會項目管理能夠取得實效，在展會項目管理中應(yīng)做好項目財務(wù)管理工作，提高財務(wù)管理的針對性和高效性，為項目管理提供有力支持。所以，在項目財務(wù)管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)管理規(guī)定，強化財務(wù)管理行為。

3.4 加強展會項目的實施控制

項目的實施控制是關(guān)系到展會項目管理實效性的關(guān)鍵?；谡箷椖抗芾淼膶嶋H需要，以及展會項目管理的必然需求，加強項目的實施控制，可以確保展會項目管理措施得到有效的貫徹和落實，最終達(dá)到提高項目執(zhí)行力的目的。因此，加強項目的實施控制，對展會項目管理工作的開展有著重要的現(xiàn)實意義。

3.5 做好展會項目的合同管理

為了規(guī)范展會項目管理行為，使展會項目管理工作得到有效開展，在展會項目管理過程中，應(yīng)對合同管理引起足夠的重視，并加強合同管理，提高合同管理的針對性和實效性，保證合同管理能夠得到有效開展，使合同管理能夠更好的為項目管理服務(wù)，規(guī)范項目管理中的合作行為，提高項目合作質(zhì)量。

3.6 做好展會項目危機管理

展會在準(zhǔn)備和召開過程中，為了避免意外因素對展會項目管理工作造成影響，做好項目危機管理，是提高展會項目管理工作的重要措施。因此，展會項目管理應(yīng)做好項目危機管理工作，并做到正確前期調(diào)研項目危機和項目風(fēng)險，通過有效的措施控制項目風(fēng)險，保證展會項目危機管理工作取得實效。

4 展會項目管理應(yīng)把握正確的原則

基于展會項目管理的重要性及特點，展會項目管理要想高質(zhì)量順利進(jìn)行，不但要制定具體的項目管理措施，還要把握正確的項目管理原則，使展會項目管理工作能夠在規(guī)定的框架之內(nèi)得到有效開展，提高項目管理的針對性和實效性。結(jié)合展會項目管理實際，在展會項目管理中應(yīng)把握以下原則：

4.1 展會項目管理應(yīng)把握全面性原則

項目管理作為展會籌備的重要工作內(nèi)容之一，其工作方式和工作原則對展會的籌備工作效果都產(chǎn)生了重要影響?；谡箷椖抗芾韺嶋H，以及展會籌備工作的特點，在展會項目管理中只有把握全面性原則，重視項目管理目標(biāo)的確定、管理措施的制定以及管理內(nèi)容的研究和覆蓋，才能提高展會項目管理工作的整體效果，進(jìn)而滿足展會籌備工作需要。因此，展會項目管理應(yīng)把握全面性原則，應(yīng)從展會籌備的角度出發(fā)，務(wù)必在項目管理中覆蓋所有的準(zhǔn)備內(nèi)容，使項目管理工作能夠滿足展會籌備的實際需要，提高展會籌備的整體質(zhì)量。

4.2 展會項目管理應(yīng)把握針對性原則

考慮到展會項目管理工作的復(fù)雜性和重要性，在展會項目管理工作中，不但要明確項目管理的所有內(nèi)容，還要根據(jù)展會籌備工作需要找出關(guān)鍵事件，并將其作為項目管理的重要著力點，使展會項目管理能夠抓住關(guān)鍵事件，并提高項目管理關(guān)鍵節(jié)點的管理質(zhì)量，滿足項目管理的實際需要，達(dá)到提高項目管理質(zhì)量的目的。因此，在展會項目管理中，應(yīng)把握針對性原則，并根據(jù)展會項目管理的實際需要，采取有針對性的措施，提高展會項目管理工作的針對性，保證展會項目管理工作能夠得到全面有效的開展，最終提高展會籌備工作水平。

4.3 展會項目管理應(yīng)把握實效性原則

在展會項目管理中，項目管理作為具體的管理和執(zhí)行手段，對展會的籌備工作產(chǎn)生了重要影響。通過采取必要的項目管理手段，展會籌備工作得以有條不紊的進(jìn)行，無論是財務(wù)管理、合同管理還是危機管理等工作都得到了有效的開展。因此，項目管理的實效性對展會的籌備工作有著重要影響，只有把握實效性原則，并保證展會項目管理工作有效開展，才能提高展會項目管理質(zhì)量，提高展會籌備水平。

5 結(jié)語

通過本文的分析可知，在展會準(zhǔn)備過程中，項目管理的內(nèi)容相對較多，要想提高項目管理的整體效果，除了要明確項目管理的重要性之外，還要掌握展會項目管理的主要內(nèi)容，并制定展會項目管理的具體措施，做到找準(zhǔn)展會項目管理的著力點，使展會項目管理工作能夠得到有效的開展，滿足展會策劃需要。因此，我們要對展會項目管理引起足夠的重視，并從展會實際需要入手，深入探討展會項目管理工作措施，保證展會項目管理工作能夠得到有效開展，提高項目管理的實效性。

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中圖分類號：F713.83

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：2096-0298(2015)05(c)-184-02