科研設(shè)備全生命周期管理中各環(huán)節(jié)問題及對(duì)策分析

張爽，張曉東

中國疾病預(yù)防控制中心職業(yè)衛(wèi)生與中毒控制所，北京 100050

儀器設(shè)備管理的基本任務(wù)，即依據(jù)現(xiàn)代管理的科學(xué)理論，以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為手段，以設(shè)備的一生為管理對(duì)象，全員參加的講究實(shí)效的技術(shù)經(jīng)濟(jì)綜合性管理[1]。為有效完成這一任務(wù)，設(shè)備全生命周期管理理念應(yīng)運(yùn)而生。設(shè)備的管理形態(tài)主要包含兩種：一是從設(shè)備可靠性出發(fā)的傳統(tǒng)模式，主要指設(shè)備服役期間的運(yùn)行管理，包括設(shè)備的物質(zhì)運(yùn)動(dòng)形態(tài)，即設(shè)備的安裝，使用，維護(hù)直至報(bào)廢；另一種是從整個(gè)機(jī)構(gòu)運(yùn)行的經(jīng)濟(jì)性出發(fā)的資產(chǎn)管理模式，其更側(cè)重于整個(gè)設(shè)備的價(jià)值運(yùn)動(dòng)狀態(tài)，即預(yù)算、實(shí)際購置投資、維護(hù)支出、報(bào)廢等一系列內(nèi)容?，F(xiàn)代意義上的設(shè)備全生命周期管理，應(yīng)涵蓋資產(chǎn)管理和設(shè)備管理的雙重概念，是將上述兩種形態(tài)兼顧、結(jié)合起來的管理模式。

對(duì)于設(shè)備全生命周期階段的劃分，目前較成熟的模式有三段式[2]和四段式兩種，三段式即將設(shè)備全生命周期分為采購、使用、處置三個(gè)階段，四段式則細(xì)化為計(jì)劃、采購、維護(hù)和資產(chǎn)管理四部分?？蒲性O(shè)備是科研機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，無論從機(jī)構(gòu)性質(zhì)，還是機(jī)構(gòu)職能情況來看，四段式管理模式更適合科研設(shè)備的管理特點(diǎn)，下面從四段式的角度來探討科研設(shè)備全生命周期管理的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)易出現(xiàn)的問題及相應(yīng)對(duì)策。

1 科研設(shè)備全生命周期各環(huán)節(jié)主要內(nèi)容及存在的問題

1.1 預(yù)算編報(bào)

預(yù)算編制工作是科研設(shè)備全生命周期管理模式中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是后續(xù)所有工作能否順利開展的基礎(chǔ)。國家對(duì)財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制要求日益嚴(yán)格，既要求無預(yù)算不采購，又要考核預(yù)算執(zhí)行率，如何平衡預(yù)算與執(zhí)行，成為擺在幾乎所有科研院所面前非常嚴(yán)峻的問題。

根據(jù)財(cái)政要求，科研機(jī)構(gòu)往往至少提前一年就要編制下一年度的經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃，目前，科研機(jī)構(gòu)在預(yù)算編制中存在的主要問題有：最終批復(fù)經(jīng)費(fèi)與申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)出入過大且非定向批復(fù)，導(dǎo)致批復(fù)預(yù)算與實(shí)際需求之間不對(duì)等，預(yù)算執(zhí)行遇到障礙；預(yù)算制定缺乏調(diào)研依據(jù)或?qū)?shí)際需求不清楚，導(dǎo)致實(shí)際采購到的設(shè)備無法得到有效利用或?qū)е麻e置；未能全面考慮設(shè)備功能與實(shí)際工作發(fā)展的可拓展性，導(dǎo)致預(yù)算編制時(shí)的預(yù)設(shè)配置已無法滿足實(shí)際采購時(shí)的工作需要，造成資金浪費(fèi)；未考慮經(jīng)費(fèi)波動(dòng)或減免稅等情況，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)下?lián)芎笠蛸M(fèi)用不足而無法完成采購，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)無法執(zhí)行，進(jìn)而影響下年度經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)；各部門之間各自獨(dú)立申報(bào)，機(jī)構(gòu)內(nèi)部未能進(jìn)行整合，導(dǎo)致設(shè)備重復(fù)購置[3-4]。

1.2 采購實(shí)施

預(yù)算經(jīng)費(fèi)批復(fù)之后，正式啟動(dòng)采購工作。這里說的采購不單指采買一種行為，而是從采購申請(qǐng)開始，歷經(jīng)需求分析、市場調(diào)研、技術(shù)指標(biāo)及可行性論證、采購實(shí)施、合同簽署、安裝調(diào)試、驗(yàn)收及固定資產(chǎn)入賬等一系列工作的統(tǒng)稱。這里不妨將需求分析、市場調(diào)研、技術(shù)指標(biāo)及可行性論證歸為采購前期，將實(shí)施采購階段列為采購中期，其余后續(xù)工作歸為采購后期，這樣更利于采購管理人員理順工作環(huán)節(jié)。

采購的前、中、后期存在的主要問題如下：

采購前期，對(duì)于具有自主采購權(quán)限的小額設(shè)備，需求部門往往只想著快速購置而跳過需求分析、可行性論證、詢價(jià)、比價(jià)及議價(jià)等環(huán)節(jié)而直接采購，容易造成需求與實(shí)際脫軌，形成資金浪費(fèi)，同時(shí)，財(cái)務(wù)部門及設(shè)備管理部門對(duì)需求部門的購置理由核實(shí)不充分，也有可能導(dǎo)致重復(fù)購置情況的發(fā)生；對(duì)于大型設(shè)備，需求部門容易忽視技術(shù)指標(biāo)的重要性，在提交技術(shù)指標(biāo)的時(shí)候經(jīng)常發(fā)生缺項(xiàng)漏項(xiàng)或者干脆拿一款目標(biāo)產(chǎn)品，把說明書一騰了事的情況；科研機(jī)構(gòu)大多數(shù)采購管理人員多為非專業(yè)技術(shù)人員，對(duì)設(shè)備管理僅限于“管理”層面，無法以用戶的身份介入設(shè)備指標(biāo)及其他采購前期的工作，無法提供指導(dǎo)性意見或建議，這同現(xiàn)代設(shè)備的管理理念是想違背的。

采購中期，部分機(jī)構(gòu)由于采購管理制度不健全、不細(xì)化，導(dǎo)致采購工作無章可依，各部門間主觀差異較大，自主采購小型設(shè)備時(shí)比較隨意；采購人員配置不合理，采購管理工作缺乏監(jiān)督機(jī)制，在內(nèi)部控制方面有待加強(qiáng)；采購管理人員對(duì)政府采購相關(guān)法律法規(guī)的掌握還不夠透徹，對(duì)于其中沒有細(xì)化的東西，理解上有偏差，導(dǎo)致在指導(dǎo)需求部門采購時(shí)，管理要求不統(tǒng)一。

采購后期，合同簽署不合理，關(guān)鍵的付款、售后、違約責(zé)任等條款沒有考慮周全，導(dǎo)致事后扯皮；驗(yàn)收時(shí)，對(duì)貨物清單及主機(jī)、配件等沒有仔細(xì)清點(diǎn)，造成設(shè)備檔案不完整或配件損失；安裝調(diào)試后的培訓(xùn)未按合同約定進(jìn)行，試機(jī)操作不到位或未能及時(shí)檢驗(yàn)出設(shè)備自身存在的問題，導(dǎo)致日后使用出現(xiàn)困難；設(shè)備安裝調(diào)試通過后，在未辦理固定資產(chǎn)登記的情況下到財(cái)務(wù)辦理費(fèi)用核銷，為日后資產(chǎn)清查設(shè)下障礙，也容易造成國有資產(chǎn)流失。

1.3 使用維護(hù)

設(shè)備納入固定資產(chǎn)管理后，正式進(jìn)入服役期，此階段是設(shè)備全生命周期管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。所謂設(shè)備維護(hù)，即包含設(shè)備的維修維護(hù)管理、使用管理、計(jì)量管理、檔案管理等設(shè)備日常所涉及的全部管理工作。設(shè)備維護(hù)工作做得好與壞，直接影響了機(jī)構(gòu)資金的有效運(yùn)作以及科研院所社會(huì)功能發(fā)揮的優(yōu)劣。

機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)往往更關(guān)注前期經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)及中期采購階段經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行率問題，往往忽視后續(xù)工作。缺乏領(lǐng)導(dǎo)有效重視，科研設(shè)備日常管理工作便無法有力開展，而科研人員也往往認(rèn)為設(shè)備的日常管理是設(shè)備管理部門及財(cái)務(wù)部門的責(zé)任，易造成機(jī)構(gòu)整體上設(shè)備維護(hù)意識(shí)淡薄；設(shè)備使用記錄未按照實(shí)驗(yàn)室管理部門的要求填寫；使用記錄保管不當(dāng)，造成年終歸檔不完整；設(shè)備使用不按操作規(guī)程，對(duì)設(shè)備性能造成損害，降低了設(shè)備使用壽命；使用部門未對(duì)設(shè)備設(shè)置專、兼職管理人員，或者人員不穩(wěn)定，調(diào)整頻繁[4]，存在隨意外借、丟失損壞不上報(bào)等情況；因單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)重組更迭，保管人變更但交接不完整，造成設(shè)備查無下落，造成國有資產(chǎn)流失；設(shè)備維修維護(hù)檔案缺失或催繳不上來，造成儀器設(shè)備檔案不全，對(duì)設(shè)備日后的維護(hù)或使用信息查詢帶來困擾。

1.4 資產(chǎn)管理

資產(chǎn)是行政事業(yè)單位正常履行職能和開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，對(duì)設(shè)備進(jìn)行資產(chǎn)管理即是支撐整個(gè)科研院所正常開展科研業(yè)務(wù)活動(dòng)的物質(zhì)保證。對(duì)設(shè)備進(jìn)行除物質(zhì)運(yùn)動(dòng)形態(tài)管理之外的資產(chǎn)管理，是國家對(duì)于行政正事單位資產(chǎn)控制的內(nèi)容之一。四段式理論的資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)，主要指對(duì)于設(shè)備資產(chǎn)的清查、盤點(diǎn)及處置工作。

目前，大多數(shù)科研機(jī)構(gòu)職能變化過快，機(jī)構(gòu)設(shè)置更迭頻繁，保管人員及存放地點(diǎn)變更等種種因素，導(dǎo)致設(shè)備資產(chǎn)賬實(shí)不符情況較為普遍；另外，在資產(chǎn)清查盤點(diǎn)過程中，資產(chǎn)部件不完整、資產(chǎn)“私有化”、隨意外借、丟失瞞報(bào)等情況屢見不鮮，造成國有資產(chǎn)流失；在資產(chǎn)處置過程中，有些機(jī)構(gòu)存在沒有采取公平、公正、公開的原則進(jìn)行，隨意出售給個(gè)人或未經(jīng)審批私自處置，處置后殘值未按要求上交財(cái)務(wù)部門，挪作他用等情況?？蒲性O(shè)備管理上的欠缺，對(duì)科學(xué)研究機(jī)構(gòu)持續(xù)穩(wěn)固發(fā)展是極為不利的[5-7]。

2 設(shè)備全生命周期管理方法及對(duì)策探討

2.1 強(qiáng)化預(yù)算編制工作的重要性

首先，預(yù)算部門應(yīng)明晰該部門的工作需求，還應(yīng)對(duì)該部門及全所的業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢有個(gè)預(yù)判。其次，無論是需求部門還是設(shè)備管理部門，均應(yīng)積極了解設(shè)備最新信息，需求部門應(yīng)多向市場了解目標(biāo)商品情況，必須時(shí)查閱文獻(xiàn)，掌握該設(shè)備的行業(yè)動(dòng)態(tài)，編制預(yù)算時(shí)，一并把價(jià)格波動(dòng)范圍及配置在未來的適用性等因素考慮進(jìn)去，以便更好地掌控設(shè)備未來發(fā)展趨勢及價(jià)格方面可能的波動(dòng)。再次，鑒于預(yù)算編制工作是整合了業(yè)務(wù)需求、選型指標(biāo)、市場規(guī)律、可行性分析、專業(yè)知識(shí)等多方面內(nèi)容的綜合性工作，建議積極發(fā)揮機(jī)構(gòu)內(nèi)部學(xué)術(shù)委員會(huì)及業(yè)內(nèi)專業(yè)人士的作用，對(duì)于需求及市場情況進(jìn)行充分地研討論證，以保證預(yù)算盡可能的接近最終目標(biāo)，這也是機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[8]。

2.2 基于管理制度，規(guī)范開展采購工作

首先，采購管理人員須明確，采購管理工作應(yīng)全程依據(jù)管理制度，切忌自由發(fā)揮或管理口徑不一，應(yīng)將整個(gè)工作同單位內(nèi)部控制要求相結(jié)合。這就要求我們建立健全機(jī)構(gòu)內(nèi)部的設(shè)備管理制度，或?qū)⑸霞?jí)主管部門的有關(guān)制度細(xì)化，讓采購前、中、后期各環(huán)節(jié)都有章循。

其次，采購管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)水平，努力扭轉(zhuǎn)被動(dòng)管理的現(xiàn)狀，積極向主動(dòng)介入性管理靠攏，能夠在設(shè)備論證、市場調(diào)研、指標(biāo)撰寫等方面給出具有實(shí)際價(jià)值的參考性建議，將所了解的政策與實(shí)際需要相結(jié)合，更好地指導(dǎo)需求部門完成采購前期相關(guān)工作。

再次，采購管理部門的工作機(jī)制應(yīng)在機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制制度的監(jiān)督范圍內(nèi)設(shè)定，避免職權(quán)過于集中。采購人員應(yīng)熟悉采購管理流程，一視同仁地對(duì)待各項(xiàng)采購項(xiàng)目。

最后，采購管理部門應(yīng)同紀(jì)檢監(jiān)察部門密切配合，完善所內(nèi)合同審查管理制度，視情況制定統(tǒng)一科學(xué)的合同范本，對(duì)必要的合同條款、相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)設(shè)并在日常采購工作中逐漸完善，后期只要嚴(yán)格履約即可。此外，采購管理部門應(yīng)同財(cái)務(wù)部門達(dá)成管理一致，將固定資產(chǎn)入賬、驗(yàn)收手續(xù)作為報(bào)銷的必要條件之一，即可有效避免固定資產(chǎn)漏入情況的發(fā)生。

2.3 從設(shè)備出發(fā)，做好維護(hù)工作

完善設(shè)備管理制度，將設(shè)備日常管理要求作以明確，同時(shí)爭取主管領(lǐng)導(dǎo)重視，以利推動(dòng)制度落實(shí)。結(jié)合制度，面對(duì)使用部門人員開展相應(yīng)培訓(xùn)，將制度要點(diǎn)作以宣貫，提醒一些容易被忽視的常規(guī)問題，須讓每一位科研人員知曉，科研設(shè)備的日常維護(hù)不僅是管理部門的責(zé)任，更是機(jī)構(gòu)內(nèi)部每一位職工的事情；每臺(tái)設(shè)備設(shè)兼職保管員（一般同固定資產(chǎn)入賬時(shí)填寫人員保持一致），負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備狀態(tài)、數(shù)量的日常檢點(diǎn)，負(fù)責(zé)設(shè)備外借、出差、保養(yǎng)維修等事務(wù)的記錄；對(duì)于設(shè)備的使用記錄，要定期查看填寫完整程度，他人使用時(shí)應(yīng)讓保管員知曉并簽字，所有過程資料均應(yīng)妥善保存，年終按時(shí)上交設(shè)備管理部門。若發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)問題，保管員應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人及設(shè)備管理部門上報(bào)，以便及時(shí)維修，避免設(shè)備帶病工作，影響設(shè)備使用性能及壽命；另外還應(yīng)做好設(shè)備的日常檢修及保養(yǎng)工作，即便工作不常用到的設(shè)備，也應(yīng)定期開機(jī)運(yùn)行檢查，以利設(shè)備始終處于良好可信的狀態(tài)。對(duì)于強(qiáng)檢設(shè)備，應(yīng)銜接好兩次檢定/校準(zhǔn)時(shí)間，避免出現(xiàn)檢定空檔期違規(guī)使用的情況。

另外，有條件的機(jī)構(gòu)應(yīng)盡量將資源共享考慮到設(shè)備管理中，在需求制定、采購、存放地點(diǎn)、日常維護(hù)等方面統(tǒng)籌管理，具體操作可結(jié)合授權(quán)管理的理念[9]，不僅能充分提高設(shè)備利用率，還有利于設(shè)備潛在功能的發(fā)掘，同時(shí)也將大幅度降低資金成本。

2.4 資產(chǎn)管理

首先，扭轉(zhuǎn)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重購置輕管理的思想觀念，切實(shí)加強(qiáng)資產(chǎn)各環(huán)節(jié)的管理[8-10]。

其次，設(shè)備管理是運(yùn)行全程的管理，是全員參與的管理，是信息不斷變化的動(dòng)態(tài)的管理，這些特點(diǎn)直接決定了資產(chǎn)管理的復(fù)雜性。因經(jīng)手人員較多，涉及部門廣，設(shè)備自身狀況復(fù)雜，要想實(shí)時(shí)做到賬實(shí)相符，就要切實(shí)做好日常管理工作，加強(qiáng)資產(chǎn)清查盤點(diǎn)頻次，讓不應(yīng)發(fā)生的狀況得不到發(fā)生的機(jī)會(huì)，即便發(fā)生，管理部門也會(huì)在第一時(shí)間知曉從而進(jìn)行干預(yù)。

再次，通過有效的資產(chǎn)清查，盤活存量閑置設(shè)備，對(duì)于尚可使用的閑置設(shè)備進(jìn)行部門間調(diào)劑或進(jìn)行共享，可有效解決資源浪費(fèi)問題。

最后，對(duì)于申請(qǐng)報(bào)廢的設(shè)備，達(dá)到一定金額的，設(shè)備管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行論證，確無使用價(jià)值的方可處置，尚具備使用價(jià)值的，亦可視情況進(jìn)行內(nèi)部調(diào)劑或論證是否有升級(jí)價(jià)值。

3 科研設(shè)備全生命周期管理的實(shí)際意義

科研設(shè)備與其他一般設(shè)備的區(qū)別在于，對(duì)科研設(shè)備管理的是否到位，不僅直接關(guān)系到科研機(jī)構(gòu)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)發(fā)展，往往也是與國計(jì)民生密切相關(guān)的，其管理效果的優(yōu)劣，看似只影響了某個(gè)實(shí)驗(yàn)結(jié)果，但它將間接決定政府決策是否得到有效支撐，所屬研究領(lǐng)域的進(jìn)展是否能夠如期達(dá)到目標(biāo)。將全生命周期的管理應(yīng)用到科研設(shè)備管理中，勢必具有非常實(shí)際的意義。

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