淺談基層局維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料的歸檔整理

岳芳王志杰岳國祥胡濤

淺談基層局維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料的歸檔整理

岳芳1王志杰1岳國祥2胡濤1

維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料是指在維修養(yǎng)護(hù)工作過程中形成的、具有保存價值的各種形式與載體的歷史記錄，是維修養(yǎng)護(hù)過程的再現(xiàn)，在水利工程維修養(yǎng)護(hù)工作中占有十分重要的位置。隨著工程管理趨于精細(xì)化、規(guī)范化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展，對基層水管單位維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料的整理、歸檔工作也提出了更高的要求。

一、維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料的形成及特點(diǎn)

1.維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料的形成

水利工程維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料是承擔(dān)水利工程維修養(yǎng)護(hù)的管理和業(yè)務(wù)單位在維修養(yǎng)護(hù)及一系列相關(guān)活動中直接形成的一套較為全面、規(guī)范、完整的文件材料。主要包括項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、合同、施工、結(jié)算、竣工驗(yàn)收報(bào)告等，以相關(guān)的文件、圖表、聲像圖片等形式存在。

2.維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料的特點(diǎn)

水利工程維修養(yǎng)護(hù)針對的是各個基層局所轄的工程，在同一范圍內(nèi)重復(fù)實(shí)施，連續(xù)各年度的實(shí)施內(nèi)容基本相同，導(dǎo)致各年度間資料大致相同。從基層管理單位的角度來說，具有年度資料相似、頭緒多、分布散、不確定性因素多等特點(diǎn)。

（1）頭緒多

維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料涉及到水管單位、養(yǎng)護(hù)公司、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督、設(shè)計(jì)單位等多方的資料，包括運(yùn)行觀測、合同簽訂、開工申請、任務(wù)通知、維修養(yǎng)護(hù)、考核結(jié)算、檢查驗(yàn)收等各個環(huán)節(jié)，資料涉及面廣、項(xiàng)目繁多、內(nèi)容瑣碎。各單位資料間既各自獨(dú)立，又相互印證，整理頭緒多、難度大。

（2）分布散

維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料主要產(chǎn)生于施工一線，一個水管單位往往管理的戰(zhàn)線很長，且多分為日常工程和專項(xiàng)工程，工程位置比較分散，資料整理人員多分布散亂，不利于資料的檢查和督促收集。

（3）不確定性因素多

水利工程維修養(yǎng)護(hù)的實(shí)施往往受施工環(huán)境、水文天氣、人為破壞等因素的影響，工程實(shí)施過程中存在諸多不確定因素，一場暴雨就可能導(dǎo)致月度維修養(yǎng)護(hù)內(nèi)容的調(diào)整，甚至年度項(xiàng)目設(shè)計(jì)的變更，對資料整理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。

二、維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料收集整理

維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料是對維修養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目實(shí)施過程的真實(shí)記錄，各單位均應(yīng)形成重點(diǎn)不同的資料，同一單位資料類別較多。整理過程中應(yīng)分類進(jìn)行整理，如下級湖局維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料分為日常維修養(yǎng)護(hù)和專項(xiàng)維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料，甚至日常維修養(yǎng)護(hù)還可分為堤防日常維修養(yǎng)護(hù)和水閘日常維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料等。分門別類后的資料有利于存放，便于查找，為工程管理人員和檔案管理人員都創(chuàng)造了便利。

資料整理人員收集材料時要事先熟知維修養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、批復(fù)，掌握維修養(yǎng)護(hù)施工內(nèi)容及工藝，熟知維修養(yǎng)護(hù)標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量控制體系，并根據(jù)工作需要同管理人員、質(zhì)量監(jiān)督人員一同到施工現(xiàn)場查看工程質(zhì)量、進(jìn)度等，不能單純地在辦公室整理資料。

資料收集和填報(bào)過程中應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

資料要符合竣工圖紙、資料編制的具體要求；

技術(shù)資料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、裝訂整齊、手續(xù)完備；

反映維修養(yǎng)護(hù)工作過程的圖片、錄音（像）等聲像資料應(yīng)按種類分別整理，并對每個畫面附以文字說明；

資料要簽字齊全，字跡清晰，保持整潔；

分類分項(xiàng)明確，封面、目錄資料要齊全，排列有序，逐頁編碼編訂；

文字材料以A4紙為準(zhǔn)，如有A3圖紙，應(yīng)按照相應(yīng)規(guī)范要求進(jìn)行折疊后以立卷的形式歸檔；

驗(yàn)收后，將質(zhì)量鑒定書、質(zhì)量保證金結(jié)算資料等及時收集歸檔。

三、維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料整理歸檔

1.傳統(tǒng)的資料整理歸檔方法及缺點(diǎn)

維修養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目實(shí)施之初，各基層局技術(shù)人員對資料的歸檔工作都不熟悉，往往是一個年度的資料放到一個盒子里面，直接交給檔案室，歸檔存放到永久類別之下。但是除上級批復(fù)及音像資料及相關(guān)竣工報(bào)告外，其他資料沒有永久存放的查考利用價值，每年度堆積的維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料占據(jù)了大量的空間，且資料放得比較雜亂，缺少相應(yīng)的目錄和頁碼，后期查找利用很不方便。

2.維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料整理歸檔方法

隨著國家檔案局8號令的公布實(shí)施，對維修養(yǎng)護(hù)檔案的規(guī)范化管理也提出新的要求。沂沭泗局編制印發(fā)了《沂沭泗水利管理局直管水利工程維修養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目驗(yàn)收管理規(guī)定》，規(guī)定中明確了維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料歸檔范圍和保管期限，據(jù)此下級湖局的維修養(yǎng)護(hù)檔案采取年度——保管期限的整理方法。

3.維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料整理原則

（1）及時性

維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料真實(shí)反映了水利工程維修養(yǎng)護(hù)質(zhì)量，技術(shù)資料的收集、積累、整理始終貫穿于工程運(yùn)行和維修養(yǎng)護(hù)工作的全過程，必須按照水利工程施工的進(jìn)度及時整理，要與外業(yè)同步進(jìn)行，避免寫“回憶錄”、“補(bǔ)資料”。監(jiān)理單位與水管單位要隨時檢查資料的整理情況，杜絕事后補(bǔ)記及造假資料的現(xiàn)象。

（2）準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性是做好維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料的核心。主要表現(xiàn)在水利工程維修養(yǎng)護(hù)質(zhì)量評定的規(guī)范性、項(xiàng)目內(nèi)容填寫的具體性，避免以“符合要求”、“滿足規(guī)范”進(jìn)行簡單評價，資料整理人員、審核人員及負(fù)責(zé)人簽字時要把好數(shù)字關(guān)。

（3）真實(shí)性

真實(shí)性是核定工程質(zhì)量等級的重要依據(jù)。技術(shù)資料的整理要實(shí)事求是，客觀準(zhǔn)確，不能因?yàn)閼?yīng)付上級檢查、審計(jì)等脫離實(shí)際，甚至歪曲事實(shí)。

（4）完整性

完整性是做好維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料歸檔整理工作的基礎(chǔ)。各單位應(yīng)設(shè)專人整理各類技術(shù)資料，根據(jù)合同的簽訂、任務(wù)書的下達(dá)、施工計(jì)劃的制定、施工記錄的填寫等等，按照維修養(yǎng)護(hù)工作流程細(xì)致整理技術(shù)資料，確保資料有始有終、全面完整、便于查找。

4.歸檔、移交要求

（1）維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料應(yīng)于次年工程年度驗(yàn)收合格后整理完成并移交給檔案室，移交時應(yīng)做移交記錄。

（2）資料歸檔前應(yīng)進(jìn)行整理、組卷，整理應(yīng)本著“簡化整理、深入檢索”的原則，采用立卷和立件相結(jié)合方式科學(xué)整理，立卷應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律，確保文件的有機(jī)聯(lián)系；立件應(yīng)按照“一事一件、專事專件”的原則，確保文件的迅速檢索。

（3）歸檔的文件資料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得隨意更改。

（4）歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。

（5）歸檔的文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，有利于長期保存：禁用新聞紙書寫和印制科技文件；禁用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙、紅或純藍(lán)墨水書寫或簽署；字跡工整、線條、圖形清晰，禁用草書體。

維修養(yǎng)護(hù)檔案資料是歷年施工過程中對工程的施工過程及質(zhì)量評定等控制和檢測的依據(jù)，能反映整個維修養(yǎng)護(hù)過程，是履行維修養(yǎng)護(hù)合同全過程的真實(shí)記錄，是維修養(yǎng)護(hù)工作好壞的具體表現(xiàn)，是檢查驗(yàn)收維修養(yǎng)護(hù)工作的主要依據(jù)。唯有不斷學(xué)習(xí)和掌握新的整理方法，才能切實(shí)做好維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料的整理歸檔工作

（作者單位：1.下級湖水利管理局2216112.棗莊市安瀾水利工程處277000）