國家新規(guī)范、新準則下醫(yī)療設(shè)備物資采購審計思路探析
——基于采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制審計視角

安 宇 張 瑩

[文章編號] 1672-8270(2015)09-0115-03 [中圖分類號] R197.322 [文獻標識碼] A

國家新規(guī)范、新準則下醫(yī)療設(shè)備物資采購審計思路探析
——基于采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制審計視角

安 宇①張 瑩①

[文章編號] 1672-8270(2015)09-0115-03 [中圖分類號] R197.322 [文獻標識碼] A

目的：探討行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范以及在中國內(nèi)部審計準則最新要求下衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備物資采購審計思路。方法：按照國家新規(guī)范、新準則的具體要求，結(jié)合工作實踐和文獻查閱成果，基于采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制審計視角，探討衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備物資采購審計思路。結(jié)果：系統(tǒng)梳理、規(guī)范及總結(jié)衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備物資采購審計的程序、內(nèi)容及方法。結(jié)論：實踐證明，國家新規(guī)范、新準則下審計的精細化設(shè)計，提升了衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部審計的工作質(zhì)量和工作效率。

設(shè)備物資采購；審計思路；采購與付款循環(huán)；內(nèi)部控制

[First-author’s address] Peking University Health Science Center, Beijing 100191, China.

2014年1月1日，財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》與中國內(nèi)部審計協(xié)會《中國內(nèi)部審計準則》正式施行，從不同層面對醫(yī)學院校及醫(yī)院的內(nèi)部審計工作提出了新的標準和更加嚴格的要求[1]。衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部審計人員如何“創(chuàng)新審計方式方法、拓展審計工作領(lǐng)域，系統(tǒng)、規(guī)范的審查和評價組織業(yè)務活動、內(nèi)部控制和風險管理，從而最終促進組織完善治理、增加價值和實現(xiàn)目標”，已成為當前審計工作所面臨的重要任務[2]。

1 醫(yī)療設(shè)備物資采購審計研究背景

醫(yī)療設(shè)備物資采購作為醫(yī)學院校和醫(yī)院的重要經(jīng)濟活動[3]。目前，在“采購內(nèi)部控制、采購計劃、采購合同、采購招標、供貨商選擇、采購數(shù)量、采購價格、采購質(zhì)量、設(shè)備保管、結(jié)算付款以及設(shè)備采購期后事項”等各大環(huán)節(jié)上仍存在一些管理問題有待規(guī)范[4]。因此，深入研究紀檢審計監(jiān)督與內(nèi)部控制建設(shè)、加強設(shè)備物資采購全過程審計顯得尤為重要[5-6]。許多醫(yī)學院校和醫(yī)院的內(nèi)審人員已分別從設(shè)備物資采購的“可行性論證、招標投標、合同簽訂執(zhí)行、付款結(jié)算”以及采購期后的“運營管理、績效評價”等不同環(huán)節(jié)，對審計的程序、內(nèi)容及方法進行了有效分析和實踐探索，并提供了一些值得借鑒的經(jīng)驗[7-12]。按照國家新規(guī)范、新準則要求，醫(yī)學院校及醫(yī)院審計工作應基于“具體業(yè)務層面——采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制審計”視角和“過程參與式審計”思維，依照設(shè)備物資采購中“申請環(huán)節(jié)→合同環(huán)節(jié)→驗收環(huán)節(jié)→儲存環(huán)節(jié)→付款環(huán)節(jié)”常規(guī)業(yè)務程序展開[13]。從“管理流程設(shè)計、執(zhí)行主體權(quán)責、內(nèi)部控制節(jié)點及節(jié)點相關(guān)文件”等監(jiān)督要點出發(fā)，嘗試系統(tǒng)梳理、規(guī)范總結(jié)衛(wèi)生系統(tǒng)設(shè)備物資采購審計程序、內(nèi)容及方法等相關(guān)思路[14]。

2 醫(yī)療設(shè)備物資采購審計思路

2.1 采購申請環(huán)節(jié)

(1)管理流程設(shè)計。審閱設(shè)備物資采購相關(guān)的“上級管理部門文件、單位內(nèi)部管理規(guī)章以及設(shè)備物資管理部門職責、崗位職責及工作手冊”等文書材料，查看對申請環(huán)節(jié)是否具備詳細規(guī)定和及時修訂。

(2)執(zhí)行主體權(quán)責。分析設(shè)備物資采購申請環(huán)節(jié)是否有“高級管理層、請購使用部門、資產(chǎn)管理部門、專家論證小組、招標采購小組及過程監(jiān)督部門”等相關(guān)執(zhí)行主體；是否權(quán)責明確、劃分合理。

(3)內(nèi)部控制節(jié)點。追蹤設(shè)備物資采購申請環(huán)節(jié)的授權(quán)、申請、審批、大額設(shè)備可行性論證、技術(shù)準入要求、預算管理、資金來源、采購類型以及招投標管理等步驟手續(xù)是否完備。

(4)內(nèi)部控制相關(guān)文件。抽查設(shè)備物資采購申請的“請購審批單、采購計劃方案、大型設(shè)備論證手續(xù)及招投標文件”等過程資料和實際管理是否合法合規(guī)和執(zhí)行到位。

2.2 采購合同環(huán)節(jié)

(1)管理流程設(shè)計。審閱設(shè)備物資采購相關(guān)的上級管理部門文件要求、單位內(nèi)部管理規(guī)章制度、合同簽訂制度及供應商管理制度等文件資料，查看對合同環(huán)節(jié)是否具備詳細規(guī)定和及時修訂。

(2)執(zhí)行主體權(quán)責。分析設(shè)備物資采購合同簽訂的高級管理層、法律事務小組及各職能部門等相關(guān)執(zhí)行主體是否權(quán)責明確和劃分合理。

(3)內(nèi)部控制節(jié)點。追蹤設(shè)備物資采購合同中起草、法律意見咨詢、送審、對方資質(zhì)審查、合法合規(guī)性審查、實踐性審查、合同風險分析、草案協(xié)商談判、分級核查、授權(quán)審批、簽訂、執(zhí)行、變更、解除以及終止等系列步驟是否明確風險和控制得當。

(4)內(nèi)部控制相關(guān)文件。檢查設(shè)備物資采購合同的臺賬記錄、合同草案、正式合同版本與書面變更協(xié)議(留存于驗收部門、會計部門、請購部門)；職能部門轉(zhuǎn)簽意見；各類專項核查報告(對方資質(zhì)審查報告、合法合規(guī)性審查報告、實踐性審查報告、風險分析報告等)；以及采購訂單、簽訂合同前的招標文件和中標的投標文件等過程資料和實際管理，是否對應關(guān)聯(lián)、控制有效；抽查具體合同的商品品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、供貨日期、結(jié)算方式、質(zhì)量保證金、商品包裝與運輸辦法、履約期限地點方式、質(zhì)量檢驗手續(xù)、售后服務以及違約責任及糾紛解決方式等內(nèi)容是否完備、明確及合理。

2.3 設(shè)備驗收環(huán)節(jié)

(1)管理流程設(shè)計。審閱設(shè)備物資采購相關(guān)的上級管理部門文件要求、單位內(nèi)部管理規(guī)章制度、設(shè)備物資管理部門職責、崗位職責及工作手冊等文書材料，查看對驗收環(huán)節(jié)是否具備詳細規(guī)定和及時修訂。

(2)執(zhí)行主體權(quán)責。分析設(shè)備物資采購驗收中采購人員、質(zhì)檢人員、保管人員、使用部門及質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)執(zhí)行主體，是否崗位分離和權(quán)責獨立。

(3)內(nèi)部控制節(jié)點。追蹤設(shè)備物資采購驗收環(huán)節(jié)的驗收、入庫、計量、退貨及索賠等系列步驟是否適當合規(guī)和控制有效。

(4)內(nèi)部控制相關(guān)文件。抽查設(shè)備物資采購驗收是否根據(jù)貨運單、發(fā)票和經(jīng)過批準的采購合同副本、采購價格申報單、采購計劃進行；檢查入庫單、驗收報告、退庫單、供應商檔案等文件資料是否內(nèi)容完備、維護得當，驗收報告是否按順序編號。

2.4 設(shè)備儲存環(huán)節(jié)

(1)管理流程設(shè)計。審閱設(shè)備物資采購相關(guān)的上級管理部門文件要求、單位內(nèi)部管理規(guī)章制度，設(shè)備物資管理部門職責、崗位職責、工作手冊及使用單位資產(chǎn)管理崗位說明等文書材料，查看對儲存環(huán)節(jié)是否具備詳細規(guī)定和及時修訂。

(2)執(zhí)行主體權(quán)責。分析設(shè)備物資采購儲存環(huán)節(jié)采購人員、質(zhì)檢人員及保管人員等相關(guān)執(zhí)行主體，是否崗位分離和權(quán)責獨立。

(3)內(nèi)部控制節(jié)點。追蹤設(shè)備物資采購儲存環(huán)節(jié)的領(lǐng)用、調(diào)撥、維修、停用、報廢及盤點等系列步驟是否適當合規(guī)和控制有效；儲存空間是否相對獨立和管制出入。

(4)內(nèi)部控制相關(guān)文件。抽查設(shè)備物資采購儲存的驗收記錄、入庫登記、賬卡臺賬、領(lǐng)用單、調(diào)撥單、保修單、停用報告單、報廢申請審批單、盤點表等過程資料和實際管理，是否檔案健全、統(tǒng)計及時和管理到位。

2.5 設(shè)備付款環(huán)節(jié)

(1)管理流程設(shè)計。審閱設(shè)備物資采購相關(guān)的上級管理部門文件要求、單位內(nèi)部管理規(guī)章制度及財會部門資金結(jié)算制度等文書材料，查看對付款環(huán)節(jié)是否具備詳細規(guī)定和及時修訂。

(2)執(zhí)行主體權(quán)責。分析設(shè)備物資采購付款環(huán)節(jié)報銷經(jīng)辦人員、經(jīng)費審批人員、記賬人員、付款人員及會計主管等相關(guān)執(zhí)行主體，是否權(quán)責明確和劃分合理。

(3)內(nèi)部控制節(jié)點。追蹤設(shè)備物資采購付款環(huán)節(jié)的價格計算及變更、票據(jù)、憑證審核、應付賬款登記、退貨、折扣以及折讓；預付款及進度款的審核、審批、執(zhí)行、賬務處理、核對及追蹤核查等系列步驟是否適當合規(guī)和控制有效。

(4)內(nèi)部控制相關(guān)文件。通過分析、復核、抽查及函詢等方法，檢查設(shè)備物資采購付款環(huán)節(jié)的“記賬憑證、付款支付憑據(jù)(訂購單、驗收單和供應商發(fā)票等)、應付賬款明細賬、銀行存款日記賬、支票匯總記錄及銀行余額調(diào)節(jié)表”等過程資料和實際管理，是否相互對應、真實合規(guī)和整體合理。

3 結(jié)語

衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備物資采購審計在具體業(yè)務層面，還應包括“運營分析、管理維護及績效評價”采購期內(nèi)部控制審計內(nèi)容；對于特定或大型項目亦可通過“項目管理式審計”模式開展全過程跟蹤審計；單位整體層面，審計部門還應會同采購部門、驗收部門、倉儲部門、會計部門、使用部門以及監(jiān)察部門，建立風險定期評估機制，積極通過集體研究、專家論證及管理咨詢等各種手段，加強設(shè)備物資采購的內(nèi)部控制，達到全面系統(tǒng)防范風險的目的。

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Discussion on the audit idea of equipment and material procurement under the new specification and the new standard-based on the perspective of internal control audit of procurement and payment cycle/AN Yu, ZHANG Ying// China Medical Equipment,2015,12(9)∶115-117.

Objective∶ Discussing the audit idea of equipment and material procurement in health system under the latest requirements of the administrative institutions internal control specification and Chinese internal auditing standards. Methods∶ According to the specific requirements of the new specification and the new standard, combined with the practical work experience and the review of the literature, to discuss the audit idea of equipment and material procurement in health system, based on the perspective of internal control audit of procurement and payment cycle. Results∶ Systematic reviewing and standardized summarizing the procedure, content and method of the equipment and material procurement audit in health system were used. Conclusion∶ It has been found that audit of fine design under the new specification and the new standard could well improve the work quality and work effectiveness of the internal audit in health system.

Equipment and material procurement; Audit idea; Procurement and payment cycle; Internal control

安宇,女,(1966- ),本科學歷，會計師。北京大學醫(yī)學部審計室，從事高校及醫(yī)院會計與審計工作。

2015-04-10

①北京大學醫(yī)學部審計室 北京 100191

DOI∶ 10.3969/J.ISSN.1672-8270.2015.09.037