淺談泵站工程檔案管理實踐與思考

張娟 王林洪

淺談泵站工程檔案管理實踐與思考

張娟 王林洪

泵站工程檔案如實反映了泵站工程建設(shè)管理的全過程，是泵站工程全生命周期中各項計劃、決策的重要憑證和依據(jù)，為泵站今后的管理維修提供了有力的數(shù)據(jù)支持和信息保障，對于泵站能否安全運(yùn)行和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要。而在工程建設(shè)過程當(dāng)中，泵站工程檔案管理還存在著諸多的問題和不足，必須認(rèn)真對待和解決。

一、泵站工程檔案管理的重要性

工程檔案是工程建設(shè)、管理的真實記錄，具有憑證和依據(jù)作用，工程檔案資料對于工程的建設(shè)、管理、維護(hù)、改造等關(guān)系重大。

一項泵站工程從立項、設(shè)計、施工、竣工驗收，到運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改造，要經(jīng)過若干不同階段、跨越漫長的時間。在這一過程中會由不同的專業(yè)人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環(huán)節(jié),還是形成后的長期管理過程中，任何紕漏都會給工程帶來隱患，甚至引發(fā)重大責(zé)任事故，所以必須加強(qiáng)這項管理工作。同時，檔案資料是工程正常運(yùn)行的基本保障，完善的檔案資料對于管理單位及其相關(guān)人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護(hù)維修和改造，不斷提高管理水平具有重要的作用。

二、泵站工程檔案管理上存在的問題

1.檔案管理制度滯后于泵站工程項目管理體制改革

隨著建設(shè)管理體制改革逐漸深入，水利工程建設(shè)項目管理體制發(fā)生了重大變化，招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善；政府轉(zhuǎn)變職能，系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件，使泵站工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時做相應(yīng)調(diào)整和修改，泵站工程檔案管理還沒有納入新的管理機(jī)制。

2.泵站工程建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視不足

泵站工程檔案管理是一項服務(wù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要給予高度重視。但現(xiàn)實中一些泵站工程項目的建設(shè)單位普遍存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，忽視了檔案資料管理的重要性，或不設(shè)專職檔案工作人員，或雖有專職人員但管理責(zé)任制流于形式。建設(shè)施工的主要領(lǐng)導(dǎo)在乎的只是工程建設(shè)所需要的投資、工程建設(shè)的施工進(jìn)度以及工程竣工的時間，對工程檔案并沒有足夠的重視，這直接影響到檔案工作的質(zhì)量，由此給工程建設(shè)、泵站管理造成重大負(fù)面影響。

3.檔案管理制度不健全

目前有些泵站施工單位檔案管理規(guī)章制度不健全，或雖建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，普遍存在文件材料散失，收集不全；歸檔滯后，驗收前突擊整理，接收審查把關(guān)不嚴(yán)；檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項、變更，因圖紙版本、數(shù)據(jù)改變引起的圖實不符；存在缺原件，簽字、蓋章手續(xù)不完備等無效文件；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視錄音、錄像、照片、巖芯、探傷光片等非紙質(zhì)檔案；忽視檔案內(nèi)容，片面追求裝訂形式，導(dǎo)致部分檔案不能及時歸檔，使得泵站技術(shù)檔案得不到豐富和發(fā)展，影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高，增加了工程安全調(diào)度和消除險情的難度。

4.管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠，檔案專業(yè)人才缺乏

在泵站工程建設(shè)中，很少有專職檔案人員參加，多為工程技術(shù)人員兼職，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案、檔案法規(guī)和制度缺乏了解。多數(shù)檔案人員整日忙于文件收發(fā)和日常事務(wù)的處理，無暇顧及技術(shù)檔案管理工作的研究和檔案管理現(xiàn)代化的開發(fā)利用。部分檔案管理人員對水利工程建設(shè)、管理等業(yè)務(wù)知識了解較少，有的甚至不了解技術(shù)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對技術(shù)檔案管理缺乏及時、有效、準(zhǔn)確的指導(dǎo)，從而導(dǎo)致了管理人員對水利技術(shù)檔案管理工作的興趣不大，工作中存在被動性和盲目性。

三、加強(qiáng)泵站工程檔案管理的對策

1.構(gòu)建科學(xué)適用的檔案管理體制

要把檔案工作納入泵站工程總體格局之中，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，專人負(fù)責(zé)，部門分級配合、協(xié)調(diào)。

泵站工程建設(shè)的主要領(lǐng)導(dǎo)一定要對泵站工程檔案給予高度重視，確保工程檔案能夠與工程建設(shè)同步進(jìn)行，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、組卷、編目編號、鑒定、審核等各環(huán)節(jié)的程序和標(biāo)準(zhǔn)。明確檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協(xié)調(diào)及時有力，檔案收集整理有章可循。主要制度、規(guī)范有：分類編號方案，歸檔范圍和保管期限，各參建單位、各部門職責(zé)與考核制度，文件（圖紙）收發(fā)管理辦法，竣工文件編制與檔案整編要求，檔案檢查審核程序以及驗收移交辦法等。在工程準(zhǔn)備與建設(shè)階段，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時了解工程建設(shè)項目的計劃、規(guī)模、性質(zhì)、進(jìn)度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進(jìn)行。提高水利工程檔案報送的質(zhì)量，以及成套性和完整性，加強(qiáng)對檔案的預(yù)驗收工作，以確保資料齊全、完整和準(zhǔn)確。讓檔案人員參加有關(guān)工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關(guān)資料，提高可操作性。

2.加大上級監(jiān)管部門的監(jiān)管力度

從根本上解決工程檔案的管理問題，上級監(jiān)管部門必須定期不定期對整個施工建設(shè)過程進(jìn)行有力的監(jiān)管，要清楚了解工程檔案管理是否與工程建設(shè)同步進(jìn)行。要充分發(fā)揮合同作用，與設(shè)計、施工、監(jiān)理單位簽訂合同、協(xié)議時，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定各方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，包括套數(shù)、質(zhì)量、費(fèi)用、完成時間等內(nèi)容，監(jiān)理合同增加對設(shè)計、施工單位歸檔文件的審核責(zé)任。檔案人員要參與起草招標(biāo)文件有關(guān)條款、合同談判；檔案管理有關(guān)條款要求詳盡、明確；罰則中明確工程檔案占質(zhì)量保證金的比例，檔案部門參與合同支付控制。

3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

泵站工程檔案的科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性都很強(qiáng)，其管理工作更是一項復(fù)雜、細(xì)致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)道德。檔案人員不但要學(xué)習(xí)檔案理論知識和專業(yè)技能，精通檔案業(yè)務(wù)，還要提高思想素質(zhì)，提倡愛崗敬業(yè)，增強(qiáng)服務(wù)意識，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì)，提高法律意識。檔案管理人員應(yīng)是復(fù)合型人才，既要有較高的檔案管理專業(yè)能力，又要精通計算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理，還要熟悉水利工程知識，切實擔(dān)負(fù)起泵站檔案的管理的重任。

4.強(qiáng)化文件檔案一體化管理，提高水利工程檔案的利用效率

檔案的生命在于利用，只有對檔案開發(fā)利用，把“死”檔案變成“活”文本，才能真正體現(xiàn)它的潛力和價值。隨著水利事業(yè)的發(fā)展，泵站檔案管理工作的涉及面越來越廣，技術(shù)檔案內(nèi)容日益豐富，數(shù)量不斷增多，現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于技術(shù)檔案管理己勢在必行。要改變“重藏輕管”的傳統(tǒng)檔案管理觀念，充分調(diào)動檔案管理人員的主觀能動性，按照新的標(biāo)準(zhǔn)，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條，加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，以簡化整理、深化檢索為宗旨，實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理。要充分利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大信息資源的存儲、加工量，提高信息的檢索速度和深度，充分做到資源共享，不斷提高水利技術(shù)檔案的管理和利用水平。

社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步對水利工作提出了更高要求，泵站工程檔案管理工作者應(yīng)該解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，勇于創(chuàng)造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和水利工程檔案事業(yè)發(fā)展的需要，推動泵站工程檔案管理水平不斷提高

（作者單位:安徽省阜陽市水務(wù)局機(jī)電排灌站236029潁上縣水務(wù)局機(jī)電排灌所236200）