石油企業(yè)檔案鑒定工作存在的問題及對策

韓秋蓮

(中國石化勝利油田分公司現(xiàn)河采油廠，山東東營257068)

石油企業(yè)檔案鑒定工作存在的問題及對策

韓秋蓮

(中國石化勝利油田分公司現(xiàn)河采油廠，山東東營257068)

在豐富館藏原則指導(dǎo)下，石油企業(yè)檔案工作不斷完善，庫藏檔案不斷豐富。但由于缺乏操作性強(qiáng)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，超期保管檔案不能按期銷毀，造成部分單位出現(xiàn)庫藏量激增甚至庫房飽和現(xiàn)象，影響了企業(yè)核心檔案保護(hù)及正常的檔案接收工作的開展。因此，必須加強(qiáng)對鑒定工作的研究，處理好豐富與優(yōu)化館藏的關(guān)系，建立完備的檔案鑒定銷毀工作標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行檔案價值鑒定銷毀工作程序，加強(qiáng)對電子檔案鑒定方法和標(biāo)準(zhǔn)的研究，實現(xiàn)定期對檔案進(jìn)行鑒定。

石油企業(yè);檔案鑒定;優(yōu)化館藏

依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的要求，企業(yè)需對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。目前，石油企業(yè)積累了數(shù)量龐大的檔案資料。在優(yōu)化館藏原則的指導(dǎo)下，企業(yè)重視檔案的收集歸檔工作。但由于對檔案鑒定工作認(rèn)識不足，沒有形成完整的檔案鑒定工作管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致石油企業(yè)沒有實現(xiàn)對到期檔案進(jìn)行鑒定，加上銷毀檔案帶來的風(fēng)險等因素，出現(xiàn)庫藏量激增甚至庫房飽和的現(xiàn)象，影響了檔案鑒定工作的開展。

一、石油企業(yè)檔案鑒定工作存在的問題

(一)對檔案鑒定工作地位認(rèn)識不足

在企業(yè)檔案管理工作中，檔案鑒定工作既包含文件接收歸檔的接收鑒定，又包括對到期檔案的鑒定。針對庫存到期的檔案進(jìn)行的鑒定，把超過保管期限失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定，對無保存價值檔案加以銷毀，對企業(yè)有保存價值的檔案重新劃定新的保管期限。在檔案學(xué)理論中，檔案是單位或個人在社會活動中直接形成的保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的歷史記錄。只有對日后工作有查考利用價值，才能作為檔案保存。石油企業(yè)庫存的各類文件材料，有些文件是精華，有些則不是。由于對檔案鑒定工作缺乏應(yīng)有的認(rèn)識和重視，石油開發(fā)企業(yè)如何進(jìn)行檔案鑒定銷毀工作就成了一個亟待解決的問題。

(二)檔案鑒定工作沒有得到重視

在豐富館藏為原則指導(dǎo)下，20世紀(jì)80年代后，石油企業(yè)新建和擴(kuò)建檔案館庫，庫房空余度增加，在企業(yè)強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)為工作重心的背景下難以做到優(yōu)化館藏。石油企業(yè)檔案部門長期以來注重收藏，擔(dān)心檔案的鑒定銷毀。缺乏效益觀念，不計算成本，不講求檔案保管經(jīng)濟(jì)效益，而造成不控制歸檔文件質(zhì)量。以往檔案檢查評比也傾向如何豐富檔案信息資源，重視文件歸檔率、完整率的考核。經(jīng)過多年積累，庫藏量得到豐富的同時，隨之而來的是庫房飽和。

目前，部分石油企業(yè)庫藏大批過期會計及文書檔案，由于其鑒定銷毀工作的政策性、業(yè)務(wù)性和責(zé)任性強(qiáng)，到期檔案不能進(jìn)行鑒定銷毀，占用了庫房容量。有些單位只是鑒定，不敢銷毀，一個庫房移到另一個庫房。大量沒有保存價值的資料充斥于檔案庫中，導(dǎo)致企業(yè)重要的核心檔案得不到應(yīng)有的重點保護(hù)。

(三)檔案鑒定工作缺乏操作性強(qiáng)的鑒定標(biāo)準(zhǔn)

目前石油企業(yè)執(zhí)行的檔案鑒定銷毀標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案價值的鑒定主要是判斷是否有保存價值、調(diào)整保管期限、調(diào)整檔案的密級等。但由于企業(yè)沒有建立與之相配套的檔案鑒定銷毀工作標(biāo)準(zhǔn)與實施細(xì)則，對指導(dǎo)企業(yè)如何進(jìn)行檔案鑒定工作不具有可操作性。在企業(yè)管理日趨規(guī)范化、檔案類別多樣化的現(xiàn)代企業(yè)管理工作中，僅憑鑒定銷毀標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)對檔案價值的判定，顯然是不完備的。目前普遍使用的檔案保管期限表的線條粗，內(nèi)容和條款內(nèi)容不能適應(yīng)企業(yè)變化，條款簡單、保管期限劃分檔次較粗，不能與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展同步、及時更新等一系列問題，直接造成了檔案鑒定部門對檔案價值的判定標(biāo)準(zhǔn)模糊。

可操作性強(qiáng)的鑒定標(biāo)準(zhǔn)的缺失，造成鑒定工作主管隨意性大，同一份文件，不同人員會有不同理解。對檔案價值判斷的不一致，給檔案資源優(yōu)化造成疑惑和困難。

(四)檔案鑒定銷毀帶來的風(fēng)險因素影響了鑒定工作的正常進(jìn)行

在企業(yè)檔案的鑒定工作中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員一方面是擔(dān)心鑒定工作中，對檔案價值準(zhǔn)確性的判斷出差錯造成誤銷;另一方面是鑒定工作手續(xù)煩瑣和后續(xù)工作量大。因此造成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對檔案鑒定工作的求穩(wěn)心理。著名檔案學(xué)者鄧紹興指出，由于檔案鑒定與其它檔案業(yè)務(wù)工作不同，鑒定結(jié)果直接涉及檔案存毀。如果鑒定環(huán)節(jié)有誤，對檔案進(jìn)行銷毀，將會造成無可挽回的損失［1］。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和參與具體工作的檔案人員求穩(wěn)怕錯的心理，造成不能按期開展檔案價值鑒定及銷毀工作。

(五)檔案鑒定銷毀工作的準(zhǔn)確性受主觀因素制約

企業(yè)檔案的價值是客觀存在的，而對檔案價值的判斷要受主觀因素影響和制約。主觀因素雖是無形的，但其對鑒定結(jié)果的影響卻是存在的。在對檔案文件進(jìn)行鑒定的工作中，檔案人員分工不同，文化素質(zhì)、專業(yè)知識背景不同，都會對檔案鑒定結(jié)果產(chǎn)生影響;即使是同一人在不同時間因受不同因素的影響，對保管期限的劃分也會不盡相同。由于缺少可操作性的檔案鑒定細(xì)則，致使檔案人員對檔案文件的鑒定憑個人直覺進(jìn)行，鑒定的主觀隨意性大，造成檔案人員對檔案價值的判斷只能是出于自己的主觀認(rèn)識，習(xí)慣性地套用《企業(yè)檔案保管期限表》。

(六)亟待解決電子文件檔案鑒定工作

隨著企業(yè)管理水平的提高，企業(yè)大量文件在系統(tǒng)中運行。電子文件多是動態(tài)數(shù)據(jù)，數(shù)量龐大，產(chǎn)生分散，一份電子文件很可能是由不同系統(tǒng)之中的數(shù)據(jù)瞬間聯(lián)結(jié)而成，同時由于電子文件大多呈虛擬狀態(tài)，不能用傳統(tǒng)的逐件鑒定的方法。當(dāng)前，隨著企業(yè)信息化程度的提高，企業(yè)的日常工作運行大部分是在系統(tǒng)內(nèi)完成的。如果不在系統(tǒng)設(shè)計時把對電子文件價值的判斷和歸檔要求嵌入其中，就會造成電子文件的流失。對于石油企業(yè)大量存在的電子文件檔案，目前檔案鑒定工作沒有跟上企業(yè)信息化發(fā)展的步伐。

二、加強(qiáng)石油企業(yè)檔案鑒定工作的對策

從企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營各項文件資料轉(zhuǎn)化為檔案開始到檔案保管期限到期后的鑒定，石油企業(yè)檔案鑒定工作是一項系統(tǒng)工程，它貫穿于企業(yè)檔案工作始終，影響和制約著企業(yè)檔案管理的各個方面。但由于企業(yè)檔案鑒定工作目前存在的上述問題，使得企業(yè)檔案鑒定工作不能正常和有序開展，影響到企業(yè)檔案的正常接收、庫房管理及檔案保護(hù)工作，因此，必須對檔案鑒定工作給予高度的重視。

(一)提高對檔案鑒定工作重要性的認(rèn)識，處理好豐富館藏與優(yōu)化館藏的關(guān)系

提高企業(yè)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員對鑒定工作重要性和面臨問題的認(rèn)識。企業(yè)檔案鑒定工作不僅是業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之一，而是一項貫穿于文件運動周期始終的系統(tǒng)性工程，影響和制約著各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的正常開展。國家檔案工作“十二五”規(guī)劃中提出要實現(xiàn)豐富并優(yōu)化檔案信息資源，石油企業(yè)必須正確認(rèn)識和處理好加強(qiáng)檔案資源建設(shè)與優(yōu)化館藏的關(guān)系，實行精細(xì)管理，保證企業(yè)核心檔案、重要檔案的保存，又要杜絕無保存價值的文件材料歸檔。

(二)建立完備的檔案鑒定銷毀工作標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案鑒定的定期化

石油企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案鑒定銷毀工作制度建設(shè)，制定細(xì)致的檔案價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)，并納入企業(yè)檔案工作流程，增強(qiáng)鑒定標(biāo)準(zhǔn)的可執(zhí)行性，改變目前這種由于庫房緊張被迫銷毀過期檔案的局面。首先，應(yīng)確保在歸檔前準(zhǔn)確判定文件有無保存價值，從源頭上避免無保存價值的文件入庫，并及時對無保存價值的檔案進(jìn)行鑒定，對到期檔案按程序進(jìn)行鑒定銷毀。其次，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實際情況制定本單位的保管期限表，針對不同文件材料規(guī)定合理的保管期限，對保管期限的劃分進(jìn)行細(xì)化。保管期限表須做到清晰明確、具體詳細(xì)、操作性強(qiáng)。如美國的保管期限劃分得很細(xì)，包括1個月、1年、5年，直至永久等多個等級［2］，這樣就使檔案鑒定工作具有更好的可操作性。第三，應(yīng)學(xué)習(xí)和借鑒一些發(fā)達(dá)國家的做法，定期對檔案保管期限表進(jìn)行修訂，以確保檔案保管期限表能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。

(三)執(zhí)行檔案價值鑒定銷毀工作程序，規(guī)避檔案銷毀帶來的風(fēng)險

檔案鑒定銷毀工作是一項嚴(yán)肅的具有政治責(zé)任感和高度事業(yè)心的工作，體現(xiàn)著鑒定工作人員知識水平和工作能力。因此，本著對企業(yè)、對黨和國家檔案事業(yè)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，準(zhǔn)確判定保管期限，決定檔案的存毀。在鑒定工作中，首先，應(yīng)重視企業(yè)檔案鑒定組成人員的廣泛性，由行政領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員、檔案人員組成鑒定委員會，嚴(yán)格按照檔案銷毀制度，履行檔案鑒定銷毀程序，實施監(jiān)銷制度［3］。其次，鑒定工作人員須對檔案鑒定理論進(jìn)行學(xué)習(xí)與研究，結(jié)合企業(yè)檔案管理實際情況，總結(jié)以往檔案鑒定工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)。第三，鑒定工作必須充分考慮企業(yè)保存檔案的目的，即為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益;同時還須考慮到檔案工作的存史作用，即檔案的社會效益。檔案鑒定銷毀工作涉及到檔案的存毀，所以在具體工作中應(yīng)避免由于工作環(huán)節(jié)的疏漏造成誤銷。

(四)加強(qiáng)對鑒定工作的研究，培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才

檔案鑒定工作要適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，就應(yīng)設(shè)立相應(yīng)機(jī)構(gòu)和人員，用以指導(dǎo)企業(yè)檔案鑒定工作。隨著石油企業(yè)管理水平的提高，現(xiàn)代化管理方法的應(yīng)用以及海外業(yè)務(wù)的拓展，新類型、新載體的文件材料不斷出現(xiàn)。由于檔案鑒定銷毀工作本身政策性、專業(yè)性強(qiáng)，石油企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的專業(yè)性和復(fù)雜程度高，要求檔案人員必須具有檔案鑒定工作專業(yè)知識，對企業(yè)檔案文件的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益和潛在效益有一個準(zhǔn)確的判斷。要實現(xiàn)上述目標(biāo)，必須加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案人員培訓(xùn)，提高其檔案鑒定專業(yè)知識水平;同時應(yīng)注重引進(jìn)檔案專業(yè)人才及培養(yǎng)跨專業(yè)的復(fù)合型檔案鑒定工作專門人才。

(五)加強(qiáng)對電子檔案鑒定方法和標(biāo)準(zhǔn)的研究，適應(yīng)數(shù)字化石油企業(yè)發(fā)展需求

隨著石油企業(yè)數(shù)字化的不斷推進(jìn)，企業(yè)產(chǎn)生大量電子文件，信息量巨大，內(nèi)容龐雜。因此，面對電子檔案日趨增多等企業(yè)檔案工作發(fā)展的新形勢，石油企業(yè)檔案工作應(yīng)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，建立電子檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對電子檔案信息的鑒定與評估。針對電子文件虛擬性、系統(tǒng)具有動態(tài)刪除和更新數(shù)據(jù)的功能等特點，在系統(tǒng)設(shè)計之初，就應(yīng)充分考慮到電子檔案的鑒定問題，將檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)以一種技術(shù)上可實現(xiàn)的方案嵌入到文件管理系統(tǒng)中，使系統(tǒng)能夠獨立判斷當(dāng)前電子文件的有用性的功能。

三、結(jié)語

檔案鑒定工作是企業(yè)檔案管理工作重要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之一。國內(nèi)外檔案工作發(fā)展歷程證明:檔案管理工作的重點與核心由檔案整理工作為向檔案鑒定轉(zhuǎn)變。在當(dāng)前建立數(shù)字化油田和檔案信息數(shù)字化的背景下，企業(yè)檔案行政管理部門和檔案工作者更應(yīng)認(rèn)清當(dāng)前豐富和優(yōu)化館藏工作中存在的主要問題，提高對檔案鑒定工作緊迫性的認(rèn)識，加強(qiáng)對企業(yè)檔案鑒定工作的前瞻性研究，從建立健全制度和標(biāo)準(zhǔn)入手，在工作中培養(yǎng)既熟悉檔案工作業(yè)務(wù)，又熟悉石油企業(yè)勘探開發(fā)相關(guān)知識的復(fù)合型人才，保證企業(yè)檔案鑒定業(yè)務(wù)的正常開展。通過檔案鑒定工作，緩解目前庫藏量增長與庫房不足的矛盾，解決庫藏檔案質(zhì)與量的矛盾，達(dá)到優(yōu)化檔案信息資源的目的，從而使檔案工作能更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作提供優(yōu)質(zhì)檔案信息和信息服務(wù)，在服務(wù)中實現(xiàn)檔案的價值。也只有這樣，檔案工作才能在企業(yè)內(nèi)部得到重視，實現(xiàn)與企業(yè)同步健康發(fā)展。

［1］鄧紹興，陳智為．檔案管理學(xué)［M］．2版．北京:中國人民大學(xué)出版社，1999:201．

［2］韓玉梅．外國現(xiàn)代檔案管理教程［M］．北京:中國人民大學(xué)出版社，1995:87．

［3］王傳宇．關(guān)于檔案價值鑒定的理論與實踐(一)——問題與形勢［J］．檔案學(xué)通訊，2001(3):27．

［責(zé)任編輯］張小云

G272．3

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1673-5935(2015)02-0092-03

10．3969/j．issn．1673-5935．2015．02．028

2015－03－15

韓秋蓮(1964—)，女，山東東營人，中國石化勝利油田分公司現(xiàn)河采油廠副研究館員，工程碩士，主要從事企業(yè)檔案管理、檔案鑒定理論研究。