物資出門管理系統(tǒng)開發(fā)方案及應(yīng)用

商龍燕

（中國重汽集團(tuán)有限公司，濟(jì)南250200）

一、出門物資分類

根據(jù)某集團(tuán)現(xiàn)有的出門單據(jù)對物資進(jìn)行分類，詳見下表。

適用物資發(fā)票附件 1.對外出售的廢舊物資2.工業(yè)垃圾非ERP系統(tǒng)單據(jù)物品臨時出門證1.工藝工序性外協(xié)產(chǎn)品2.外出維修或借出的設(shè)備3.工裝4.配件5.工位器具內(nèi)部物資調(diào)撥單 1.材料、產(chǎn)品之外的物資外來施工單位物品出門證1.非本單位物資2.客戶、供應(yīng)商指定運(yùn)輸車輛進(jìn)廠自帶物資或包裝物3.準(zhǔn)予帶入廠區(qū)內(nèi)的自有物品ERP系統(tǒng)單據(jù) 適用物資1.采購?fù)素洸牧?.銷售產(chǎn)品2.售后更換的產(chǎn)品調(diào)撥單 1.在本公司不同倉庫之間移動的產(chǎn)品或者材料退貨單發(fā)貨單

二、優(yōu)化物資出門流程

（一）ERP系統(tǒng)生成的出門單據(jù)

ERP系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有的出門單據(jù)包括退貨單、發(fā)貨單、調(diào)撥單。在開發(fā)本“物資出門系統(tǒng)”的過程中，考慮到這些單據(jù)從ERP打印出來的過程中可以在相應(yīng)處增加條形碼。所以只需要調(diào)節(jié)ERP的設(shè)置來完成在退貨單、發(fā)貨單、調(diào)撥單這幾類出門單據(jù)打印后帶有條形碼的功能的實(shí)現(xiàn)。將ERP生成的單據(jù)與本系統(tǒng)對接，確保能夠用掃碼器讀出ERP生成出門單據(jù)的明細(xì)。流程圖如下所示。

（二）ERP系統(tǒng)外出門的單據(jù)

ERP系統(tǒng)外出門的單據(jù)包括發(fā)票附件、物品臨時出門證、內(nèi)部物資調(diào)撥單、外來施工單位物品出門證。這幾類出門單據(jù)就需要在設(shè)計(jì)的“物資出門管理系統(tǒng)”中來填寫和打印。

申請部門需要在系統(tǒng)內(nèi)錄入要出門物資明細(xì)（出門證），其部門進(jìn)行部門內(nèi)審核（注：部門主管及以上）。審核通過則由財(cái)務(wù)部進(jìn)行二次審核，如果財(cái)務(wù)部審核通過，直接將此張出門證打印出來交予要出門的相關(guān)人員。要出門的相關(guān)人員拿到出門證后保證在24小時內(nèi)到門衛(wèi)處掃碼出門，否則此張出門證作廢。門衛(wèi)處工作人員通過掃碼獲取到此次出門物資明細(xì)后與實(shí)物進(jìn)行對比。如果一致放行，否則不放行。流程圖如圖2.1。

三、實(shí)施開發(fā)

（一）技術(shù)部在獲得相關(guān)部門優(yōu)化物資出門流程后進(jìn)行“物資出門管理系統(tǒng)”的開發(fā)

物資出門管理系統(tǒng)有5個部分組成，各部分的功能包括：1.單據(jù)辦理管理：出門登記等菜單；2.單據(jù)審核管理：部門審核、財(cái)務(wù)審核、出門掃描等菜單；3.單據(jù)查詢管理：出門證查詢、需要返廠出門證查詢、車輛查詢等菜單；4.報(bào)表打印：報(bào)表打印等菜單；5.系統(tǒng)維護(hù)管理：車輛基本信息維護(hù)、出庫類型維護(hù)等菜單。

（二）具體操作舉例

1.制單。

模塊位置：【單據(jù)辦理】

功能描述：本功能主要用于出門物資的登記，并打印出門單。

具體操作說明：制作出門證單據(jù)時，首先選擇“出門類型”，如1.銷售出庫（集團(tuán)內(nèi)）2.銷售出庫（集團(tuán)外）3.停車急用出庫 4.索賠出庫5.計(jì)量檢測設(shè)備出門（集團(tuán)內(nèi)）6.委外加工出門 7.委外維修出門8.自有物資出門 9.廠家自帶物資出門10.環(huán)保物資出門11.三方物流出門，每種方式的出門類型根據(jù)部門不同而不同，可以根據(jù)自己需要而選擇一種出門類型，此項(xiàng)為必選項(xiàng)。

第二步要選擇運(yùn)輸車輛牌號，該數(shù)據(jù)源于維護(hù)的車輛信息，若車輛維護(hù)中有此車牌號，輸入時，自動帶出對應(yīng)的車型、車主、手機(jī)、公司等信息；若沒有維護(hù)車牌號等車輛信息，輸入車牌號時帶不出對應(yīng)的信息，可進(jìn)行修改。

第三步生成出門單號，系統(tǒng)自動生成，不可修改，默認(rèn)以CM+部門代號+年月日+四位流水號組成。

第四步出門辦理日期，默認(rèn)為系統(tǒng)當(dāng)前日期。不可以修改。

第五步輸入出庫單號。

第六步生成出門證號。點(diǎn)擊【提交】，生成一個出門證號，若要打印該出門證號，點(diǎn)擊打印按鈕，彈出打印界面，點(diǎn)擊加載出門證點(diǎn)擊打印出門證按鈕即可打印。

2.部門審核。

模塊位置：【單據(jù)審核】===》【部門審核】

功能描述：審核需要出門的申請單。

具體操作說明：出門證提交成功后，在部門審核中查到該出門證單號，可以按照出門單號模糊查詢，點(diǎn)擊出門單號，在數(shù)據(jù)框中可以看到出門明細(xì)，點(diǎn)擊出庫單號，可以查看對應(yīng)的明細(xì)，如（圖3.1）所示。

若是符合要求，點(diǎn)擊【通過】，審核通過的出門單進(jìn)入財(cái)務(wù)審核模塊；若否，點(diǎn)擊【駁回】，此出門單作廢，重新開出門證。

圖2 .2

圖3 .1

3.財(cái)務(wù)審核。

模塊位置：【單據(jù)審核】===》【財(cái)務(wù)審核】

功能描述：審核申請部門領(lǐng)導(dǎo)審核通過的出門證的單據(jù)，財(cái)務(wù)審核后24個小時之內(nèi)出門證號有效，超出無效。

具體操作說明：部門審核通過的出門證，財(cái)務(wù)模塊中找到出門證號，可以按照出門單號模糊查詢，點(diǎn)擊左邊的出門單號，在右邊數(shù)據(jù)框中可以看到出門明細(xì)，點(diǎn)擊出庫單號，可以查看對應(yīng)的出庫明細(xì)。若是符合要求，點(diǎn)擊【通過】，財(cái)務(wù)審核通過的出門單才可以出門；若否，點(diǎn)擊【駁回】，此出門單作廢，重新開出門證。

4.單據(jù)查詢。

模塊位置：【單據(jù)查詢】

功能描述：按照出門證號、車牌號、申請部門、出庫單號、狀態(tài)、制單時間等條件查詢出門證，不同的出門狀態(tài)按照不同的顏色顯示，可以查看出門的圖片。

具體操作說明：輸入出門證號、車牌號、申請部門、出庫單號、狀態(tài)、制單日期等條件，支持模糊查詢，點(diǎn)擊出門單號，可以查詢出對應(yīng)的出門明細(xì)。

5.單據(jù)掃描。

模塊位置：以門衛(wèi)賬號進(jìn)入，直接彈出一個掃描模塊。

功能描述：通過出門單號的明細(xì)與實(shí)物進(jìn)行核實(shí)，保證出門物資的準(zhǔn)確性。

具體操作說明：門衛(wèi)掃描出門單號，若是出門單上有出庫單號，有幾張出庫單，就掃描幾次出庫單，出庫單明細(xì)就顯示出來，出庫單號顯示出來的明細(xì)與對需要出門實(shí)物物資核實(shí)是否一致，一致通過，若不一致拒絕出門，此出門單號作廢。點(diǎn)擊圖片，查看實(shí)物是否和照片的一致，保證出門物資的準(zhǔn)確性。點(diǎn)擊【放行】，即可出門。實(shí)物和單據(jù)數(shù)量不一致或者和圖片不一致，點(diǎn)擊【拒絕出門】。

綜上介紹，本系統(tǒng)彌補(bǔ)了手工操作的不方便，可以方便實(shí)現(xiàn)在規(guī)定的時間內(nèi)對出門實(shí)物結(jié)合出門證明細(xì)和圖片對出門物資進(jìn)行核對，可對不同業(yè)務(wù)、不同廠區(qū)出門憑證實(shí)時、準(zhǔn)確、完整地統(tǒng)計(jì)查詢，完善內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，堵塞管理上的漏洞，減少公司的經(jīng)濟(jì)損失。并且能與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享、管理功能全面、易學(xué)易用，安全可靠，可以較好地實(shí)現(xiàn)出門物資的全面管理。