基于SAP系統(tǒng)二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購合同管理

摘 要 針對SAP標(biāo)準(zhǔn)功能不能完全滿足企業(yè)現(xiàn)有采購合同管理的需要，帶來采購合同創(chuàng)建、保存，審批工作量大，效率低下等影響，開發(fā)人員基于SAP系統(tǒng)通過ABAP編程二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購合同管理功能確保采購業(yè)務(wù)高效執(zhí)行。

關(guān)鍵詞 SAP；ABAP；采購合同；審批；駁回

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-7597（2014）23-0062-01

SAP提供全面的信息管理功能，有助于及時、準(zhǔn)確地提供整合的企業(yè)數(shù)據(jù)。軟件分為多個模塊，每個模塊為用戶提供相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)功能，但是SAP標(biāo)準(zhǔn)功能往往不能滿足國內(nèi)企業(yè)的特殊需求，因此需要借助SAP ABAP語言進(jìn)行二次開發(fā)完成功能增強(qiáng)或報(bào)表需求。

1 需求背景

完善的合同管理系統(tǒng)是企業(yè)經(jīng)營活動健康運(yùn)作的一個重要體現(xiàn)。傳統(tǒng)企業(yè)多年來沒有一個完整的、科學(xué)統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng)，但是隨著企業(yè)生產(chǎn)力大步跨越，生產(chǎn)、工程、技改、大修等各類采購合同日亦增加。為了企業(yè)的整體利益，合同管理尤為重要。SAP系統(tǒng)上線后，其系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能不具備合同條款輸入、輸出功能，只能手工簽訂一份帶有條款的合同后，再將合同標(biāo)的明細(xì)表輸入SAP系統(tǒng)中辦理相關(guān)手續(xù)，不僅沒有減輕采購業(yè)務(wù)人員工作量，還增加了錄入系統(tǒng)的工作；而各級審批人員為了保證合同標(biāo)的明細(xì)和條款都不出現(xiàn)問題，也會在審批手工合同后，再進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)審批，重復(fù)工作。同時，SAP系統(tǒng)訂單審批功能不具備駁回功能，所以當(dāng)訂單審批停留到某一審批層級時，上一級審批人員不能及時準(zhǔn)確的做出判斷撤消審批，導(dǎo)致訂單審批滯留現(xiàn)象。標(biāo)準(zhǔn)功能不能滿足業(yè)務(wù)需要從而影響采購部門工作效率提高，這時就需通過二次開發(fā)滿足企業(yè)需要。

2 解決方案

通過對SAP系統(tǒng)功能分析及業(yè)務(wù)需求分析，做出以下解決方案：

1）方案描述1。

SAP R/3系統(tǒng)創(chuàng)建采購訂單標(biāo)準(zhǔn)功能只提供保存訂單表頭、明細(xì)的字段，但是SAP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能不提供保存合同條款用的標(biāo)準(zhǔn)表，為從SAP系統(tǒng)審批、打印完整的采購合同單據(jù)帶來問題。從業(yè)務(wù)需求與技術(shù)實(shí)現(xiàn)相結(jié)合的角度考慮，解決此問題的最佳方案是借用SAP標(biāo)準(zhǔn)表保存合同條款。本方案可以節(jié)省系統(tǒng)開銷，但是需要找到合適數(shù)據(jù)庫表和字段來存放合同。存放合同條款的字段要求字符數(shù)足夠多，而且最好與創(chuàng)建采購訂單操作在同一界面，方便業(yè)務(wù)人員操作。最終確定采用創(chuàng)建采購訂單界面下抬頭文本字段保存合同條款。

功能實(shí)現(xiàn)：登陸SAP R/3系統(tǒng)，進(jìn)入事務(wù)碼ME21N創(chuàng)建采購合同，每個采購訂單約十條左右的合同條款分別填入抬頭文本各項(xiàng)目中，每條條款包含字符數(shù)較多，編輯方式選擇“連續(xù)文本”編輯器。合同條款及合同明細(xì)維護(hù)完畢保存即生成完整的采購合同轉(zhuǎn)入審批流程。

2）技術(shù)實(shí)現(xiàn)1。

業(yè)務(wù)人員將合同條款輸入到訂單表頭的文本項(xiàng)目中，程序從SAP標(biāo)準(zhǔn)表實(shí)現(xiàn)文本字段的抽取，通過SAP標(biāo)準(zhǔn)函數(shù)‘READ_TEXT'實(shí)現(xiàn)。合同條款取到內(nèi)表ITAB_LINES1中再根據(jù)TDID字段確定對應(yīng)合同條款內(nèi)容。

3）方案描述2。

SAP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能并不具備顯示完整采購合同及采購合同駁回功能，開發(fā)新的采購訂單審批功能，便于審批者對采購合同一目了然，方便合同審批。如果審批者不同意審批此份合同還可填寫自己的審批意見，并且選擇駁回層級將合同駁回到相關(guān)人員，駁回層級相關(guān)人員進(jìn)入訂單審批界面會發(fā)現(xiàn)此條帶有駁回記錄的訂單被標(biāo)識為粉紅色便于訂單創(chuàng)建人員根據(jù)駁回意見及時對合同進(jìn)行修改，重新進(jìn)行審批使合同快速生效實(shí)施

采購。

功能實(shí)現(xiàn)：進(jìn)入審批采購合同界面，輸入選擇條件：①審批代碼選擇本崗位代碼。②審批組、采購組織可以確定選擇的采購訂單屬于哪個部門簽訂；憑證編號可以精確地選擇出某個或某幾個采購訂單；采購組可以將選擇的采購訂單精確到業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)科；憑證類型可以精確地選擇出生產(chǎn)、大修、工程、技改的采購訂單。③憑證編號、供應(yīng)商、創(chuàng)建者可直接輸入已知編號或代碼。設(shè)置批準(zhǔn)與取消發(fā)布，如果只勾選設(shè)置批準(zhǔn)，數(shù)據(jù)為本審批層級未審批過的采購合同；如果只勾選取消發(fā)布，則數(shù)據(jù)為已完成本級審批，下級審批未完成的記錄；兩勾同時選中，則數(shù)據(jù)為以上兩種情況的匯總。選擇條件設(shè)置完畢，進(jìn)入功能界面。符合選擇條件的數(shù)據(jù)被顯示，首先如果需查閱采購合同，則雙擊采購編號字段對應(yīng)的相應(yīng)行，界面則跳轉(zhuǎn)至采購合同預(yù)覽界面。其次還可選中某采購訂單點(diǎn)擊功能欄上的采購訂單按鈕，則界面跳轉(zhuǎn)至SAP標(biāo)準(zhǔn)功能ME23N界面了解更多采購信息。對采購合同詳細(xì)查閱之后便可對采購合同進(jìn)行審批了，如果同意執(zhí)行此份采購合同則點(diǎn)擊審批選擇字段的批準(zhǔn)標(biāo)識，變成勾標(biāo)識表示此份合同審批完成；如果不同意此份合同執(zhí)行則填寫相關(guān)的審批意見，點(diǎn)擊審批意見標(biāo)識，進(jìn)入填寫駁回意見界面。采購憑證號，審批者，駁回日期，時間為程序自動填充。審批者只需點(diǎn)擊駁回層級此采購訂單已經(jīng)審批完成的審批層級全部列在下拉列表中，根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇要駁回的層級，在駁回意見下填寫相應(yīng)的駁回意見，點(diǎn)擊審批意見保存至系統(tǒng)自建表，審批意見保存同時，采購合同審批同步撤消到相應(yīng)的選擇層級。如果想要刪除此條駁回意見，則選中點(diǎn)擊刪除即可，同時審批又從撤消層級恢復(fù)到目前的審批層級。

4）技術(shù)實(shí)現(xiàn)。

采購訂單的審批與駁回主要運(yùn)用SAP標(biāo)準(zhǔn)函數(shù)實(shí)現(xiàn)，審批函數(shù)‘BAPI_PO_RELEASE；駁回即撤消審批函數(shù)‘BAPI_PO_RESET_RELEASE。

3 結(jié)束語

對SAP系統(tǒng)采購合同管理進(jìn)行功能完善后，業(yè)務(wù)人員創(chuàng)建采購訂單完成合同明細(xì)表輸入同時完成合同條款輸入，合同保存后自動到達(dá)審批人員界面，審批人員只需在SAP中審批采購合同，合同完全審批后業(yè)務(wù)人員打印，與供應(yīng)商雙方蓋章生效。利用系統(tǒng)線上審批功能，將采購合同審批在線上進(jìn)行，改變了原來各業(yè)務(wù)人員帶著合同到處跑批，反復(fù)跑批，審批時間長的現(xiàn)象。從采購合同創(chuàng)建到采購合同審批，最終到采購合同打印，更加保證其嚴(yán)肅性，有效性，同時保證審批流程高效執(zhí)行。

作者簡介

趙瑾（1982-），女，本科，自動化工程師，研究方向：自動化。endprint