高校外匯經(jīng)費報銷的幾個問題——以華南農(nóng)業(yè)大學(xué)為例

吳芳紅

(華南農(nóng)業(yè)大學(xué)財務(wù)處 廣東 廣州)

伴隨我國高等教育的蓬勃發(fā)展,不同層次高校的辦學(xué)規(guī)模日益擴大, 與國外科研院所交流更加頻繁,科研、教學(xué)工作中牽涉的會計業(yè)務(wù)均有外匯事項發(fā)生，從預(yù)算到?jīng)Q算,從外匯額度到現(xiàn)匯賬戶。大批師生派往國外進(jìn)修學(xué)習(xí), 大量外國學(xué)者走進(jìn)國內(nèi)課堂,從國外聘請客座教授、舉辦各種層次的國際會議、合作辦學(xué)、外國學(xué)生來華留學(xué)都有外匯款項管理需求。故高學(xué)財務(wù)實踐中, 外匯管理與報銷業(yè)務(wù)逐年增加,外匯核算已逐步滲透到高校財務(wù)工作的方方面面,原先的外匯管理模式正面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。外匯管理工作在高校財務(wù)實踐中已經(jīng)逐步形成一個專門的會計過程。

華南農(nóng)業(yè)大學(xué)近年來也隨著國家對外開放政策的不斷加強及國際合作交流的進(jìn)一步加深，以及辦學(xué)規(guī)模的擴大，積極響應(yīng)國家政策，與國際間的學(xué)術(shù)交流、談判磋商、科技互訪等活動也日益增多，學(xué)校鼓勵研究生、科研與教學(xué)人員、高校管理工作者等出國訪問、合作研究與交流等（具體數(shù)據(jù)見圖1-圖4，具體數(shù)據(jù)由財務(wù)處、人事處、國際交流處和外事處提供）；支持邀請國外知名專家來校講學(xué)，高薪特聘國立新加坡大學(xué)張煉輝等知名教授、引進(jìn)國際人才及其團隊來校授課與參與科研，簽署了部分客座教授，一年往返幾次來校指導(dǎo)教學(xué)科研工作，以此提高學(xué)校的軟實力；另外隨著科研水平的提高以及職稱評審所需條件的提高，科研論文的發(fā)表主要以外文期刊為主；有些科研實驗為了提高準(zhǔn)確度需要國外購買試劑，生物材料有時也需要到國外進(jìn)行測序等，這一切結(jié)算都是以外幣結(jié)算為主。因此我校的外幣業(yè)務(wù)日漸增多，呈直線上升趨勢。隨著高校體制改革不斷深入推進(jìn), 高校辦學(xué)自主性不斷增強,對學(xué)校財務(wù)運營效益的要求也越來越高；我校相關(guān)職能部門正積極運用國家外匯政策、加強外匯財務(wù)管理工作,試圖在收、支兩方面都能提高學(xué)校的收益。本文擬從2011 2014 年來我校涉及外幣報銷的具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分析。

一、受資助出國人員組成和經(jīng)費額度

目前我校每年資助出國留學(xué)人員經(jīng)費開支大約在600 萬元人民幣/年（圖1）；廣州市菁英計劃、合生珠江聯(lián)合培養(yǎng)、以及聯(lián)合培養(yǎng)的碩士和博士生人數(shù)每年大約在10 人左右（圖2）；短期因公出訪或培訓(xùn)平均每年大約150 人左右（圖3）；受資助的出國人員主要由以下幾個方面的人員組成：國家公派、單位自籌和自費出國的教工平均每年大約有40 人左右（以半年以上年限為準(zhǔn)，視為中長期出國留學(xué)，如圖4）。

圖1 2011 2014 外匯報銷數(shù)據(jù)

圖2 2011 2014 年出國攻讀博士和聯(lián)合培養(yǎng)博士人數(shù)統(tǒng)計

圖3 2011 2014 短期出訪和培訓(xùn)人數(shù)統(tǒng)計

圖4 2011 2014 中長期出國人數(shù)統(tǒng)計

二、合規(guī)性審核

1.依據(jù)

各類出國人員經(jīng)費報銷按照粵財行【2014】32 號文件《省直黨政機關(guān)和事業(yè)單位因公臨時出國經(jīng)費管理辦法》以及《華南農(nóng)業(yè)大學(xué)因公臨時出國（境）管理辦法（試行）》；國外購買試劑材料及發(fā)表論文版面費依據(jù)外國相關(guān)公司提供的invoice（發(fā)票）或receipt（收據(jù)）并附中文翻譯其中主要內(nèi)容，配備信用卡，網(wǎng)銀或銀行等付款憑證予以報賬。

2.外來發(fā)票審核

目前,直接向國外購買試劑盒、實驗耗材、紙質(zhì)和電子文獻(xiàn)資料、支付會議費用、論文版面費、住宿和差旅等業(yè)務(wù)在高校已經(jīng)成為司空見慣的科研與交流活動,華南農(nóng)業(yè)大學(xué)也不例外。財務(wù)報銷中,難免會有來自境外的發(fā)票,而且大多數(shù)其他國家并沒有像中國這樣，有財政部監(jiān)制與頒發(fā)的嚴(yán)格統(tǒng)一發(fā)票。目前跨國網(wǎng)購業(yè)務(wù)也滲透到科研領(lǐng)域：藥品、耗材可網(wǎng)購,信用卡付款,發(fā)票只能是網(wǎng)上的電子版下載打印, 少數(shù)有傳真件,這樣就無法獲取會計學(xué)上 原始的唯一憑證,如果完全拒絕報銷,勢必影響教學(xué)與科研工作的正常開展。在這樣的情況下,需要有經(jīng)辦人和項目主管在相關(guān)打印憑證上簽字,藥品、耗材經(jīng)設(shè)備處簽字,圖書資料請圖書館編入書庫管理。同時要求經(jīng)辦人出示信用卡原始對賬單,且該原始對賬單能證明該筆業(yè)務(wù)的真實性；若對賬單上的付款記錄中金額、時間、內(nèi)容和網(wǎng)上下載的電子版打印件的內(nèi)容相吻合,即可證明其真實性，給予報銷。如付款時是現(xiàn)金結(jié)算或者當(dāng)面信用卡付款,那就必須出示購物時的原始購物小票、信用卡簽單或發(fā)票才可報銷（北美國家大多數(shù)是只有購物清單小票和信用卡簽單，若是現(xiàn)金付款，一般只有小票而無所謂發(fā)票的）。如果是住宿費用，旅店業(yè)者一般會提供帶有自身商標(biāo)的獨一無二的 發(fā)票 ，上面一般會注明旅客姓名，支付費用等。

機票報銷時,出示的報銷憑證會比較復(fù)雜：有電子發(fā)票打印件,有機場提供的航空公司原始發(fā)票,也有機票客戶收據(jù)聯(lián)的,有旅行社代辦的發(fā)票,甚至還有拿登機牌的。由于國際機票的價格較貴, 報銷國際機票一定要憑原始 發(fā)票 (包括向航空公司索要的正規(guī)電子行程單（發(fā)票）、用現(xiàn)金在售票處購票時取得的機票樣發(fā)票)；不具備原始發(fā)票的（如出示機票客戶聯(lián)、電子機票、登機牌等）,必須額外提供信用卡對賬單原件,以核實實際支付的該筆賬單金額、內(nèi)容一致才給予報銷，如機票為境外商業(yè)機構(gòu)代購，一般會有支出費用證明或者機票。出國費用的報銷, 原則上嚴(yán)格執(zhí)行財政部下達(dá)的《臨時出國人員生活費標(biāo)準(zhǔn)》,有些國外匯入的專項經(jīng)費會明文規(guī)定其出國進(jìn)修的標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)有時會遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于財政部的規(guī)定,這種情況須請示領(lǐng)導(dǎo)后，再做適當(dāng)處理。

三、本校外匯報賬基本流程

1.請款

出國前請款須附外事處已審批的《廣東省因公出國任務(wù)批件》復(fù)印件1 份、出訪國邀請函以及中文譯本復(fù)印件各1 份。

2.回國報賬

填寫差旅費報銷單，經(jīng)國際交流處辦理出國的，須附國際交流處已審批的《廣東省因公出國任務(wù)批件》復(fù)印件1 份、出訪國邀請函以及中文譯本復(fù)印件各1 份；通過人事處辦理出國的，附 華南農(nóng)業(yè)大學(xué)職工短期因公出國（境）申請表 復(fù)印件1 份；附出訪前報省外事辦的費用預(yù)算證明，按照學(xué)校 附件樣板 附報銷說明，嚴(yán)格按批準(zhǔn)天數(shù)、出訪類別、出訪國家、出訪線路報銷，原則上不得超過預(yù)算費用金額。如委托旅行社購買機票，則須附旅行社的正式合法發(fā)票及行程單；另出國簽證費、保險費等與當(dāng)次出國有關(guān)的雜費與出國差旅費一同報銷，不得單報。所有國外的票據(jù)，每張都要用中文表明內(nèi)容，打印不清的票據(jù)要復(fù)印與原件一同粘貼方可報銷。

3.支付國外（境外）版面費、會議費、材料費

支付上述費用時，須提供發(fā)票（Invoice）或者收據(jù)（Receipt）,要求對方簽名，并附銀行匯款（或網(wǎng)銀、信用卡轉(zhuǎn)賬）憑證。版面費的國外票據(jù)要在出版單位、文章內(nèi)容、收費單位、收費金額等用中文注釋并附發(fā)表文章第一頁，所有單據(jù)都要三人（主管人、經(jīng)辦人、證明人）簽字方可報賬；試劑材料票據(jù)若在國外直接購買，須附付款記錄的有關(guān)資料，其票據(jù)需對材料名稱、數(shù)量、款項等內(nèi)容并用中文注釋，并附報銷說明。闡明該材料從何處購買及用途、存放地點等；報銷說明需經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽名并加蓋學(xué)院公章方可報銷。

4.外匯牌價計算標(biāo)準(zhǔn)

外匯牌價按中國銀行外匯牌價網(wǎng)站中中行折算價計算，計算日期按照出國離境當(dāng)日匯率折算，具體標(biāo)準(zhǔn)見網(wǎng)站http://www.boc.cn/sourcedb/whpj/。

四、存在問題及解決辦法

1.因公護照問題及解決辦法

工作中偶爾發(fā)現(xiàn)個別教工常以辦理出國任務(wù)批件時間長、耽誤完成出國任務(wù)為借口，在沒有取得出國任務(wù)批件的情況下使用因私護照出國?；貒笥忠髨箐N在國外逗留期間所發(fā)生的業(yè)務(wù)費用。這種不符合凡公費出國（境）的團組和個人必須通過因公出國（境）審批渠道辦理手續(xù)，嚴(yán)禁持普通因私護照出國執(zhí)行公務(wù) 規(guī)定的，不能啟動報銷程序。

2.審核詳細(xì)結(jié)算單據(jù)問題及解決辦法

有部分出國（境）人員，僅憑出國代理中介機構(gòu)出具一張發(fā)票，想報銷出國（境）的相關(guān)費用，而且不附實際發(fā)生支出的票據(jù)，同時不能提供支出明細(xì)的，會計審核無從判斷支出的真實性。所以會計審核時必須要求出國人員出具與出國代理中介機構(gòu)的實際詳細(xì)結(jié)算單才能啟動報銷程序。

3.國外版面費、SCI 論文潤色費、材料及測序費用等問題及處理辦法

材料費及測序費等的票據(jù)千差萬別。付款通知、支付憑證等被拿來當(dāng)發(fā)票使用，碰到此種情況，盡量要報銷人提供有invoice或receipt抬頭的票據(jù)，付款通知、支付憑證只能作為invoice 或receipt 的附件使用。例如我校部分老師的SCI論文修改潤色是在國外聘請無公司依托的私人修改，而且都是以國外網(wǎng)銀paypal 方式支付，確實是沒有發(fā)票提供。目前這種開銷由于不符合相關(guān)規(guī)定，是不能納入報銷程序的。

1.范憶琳.高校外匯管理初探.事業(yè)財會,2007(01).

2.周永發(fā).因公出國(境)費用審計方法初探.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù),2014(09).