新時期創(chuàng)新檔案管理的調(diào)查與思考
——以北京市醫(yī)療器械檢驗所調(diào)研活動為例

劉慧萍，李海燕，柳青，王樹慶，王軍

(北京市醫(yī)療器械檢驗所，北京101111)

新時期創(chuàng)新檔案管理的調(diào)查與思考
——以北京市醫(yī)療器械檢驗所調(diào)研活動為例

劉慧萍，李海燕，柳青，王樹慶，王軍

(北京市醫(yī)療器械檢驗所，北京101111)

“對歷史負責，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”是李瑞環(huán)同志為中央檔案館建館40周年的題詞，這是對檔案工作的重要性及其深遠意義的最好詮釋。近年來，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展，產(chǎn)生出一種新型的檔案信息形態(tài)即檔案信息數(shù)字化。它能夠把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲、以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。檔案信息數(shù)字化是推動檔案信息化建設(shè)，真正踐行“對歷史負責，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的必由之路，我所也不例外，新時期檔案信息數(shù)字化是我所創(chuàng)新檔案管理工作的重心。

隨著信息化的深入發(fā)展，全球信息化時代的全面到來，數(shù)字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。然而實踐中，檔案數(shù)字化管理存在很多問題。本文以我所檔案數(shù)字化工作為核心，分析了檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，針對如何科學有效地開展檔案數(shù)字化，滿足我所未來檔案發(fā)展需求提出了一些見解。

1 我所檔案信息數(shù)字化的基本情況

2006年8月，實驗室信息管理系統(tǒng)(lims)正式啟用，目前我所已經(jīng)實現(xiàn)了檢驗任務(wù)從接收到下達都在網(wǎng)上操作。2006年10月，上級單位北京市食藥局的辦公自動化OA系統(tǒng)啟用，其下發(fā)文和我所的上行文電子版可在OA系統(tǒng)中查找和下載，但我所的文書檔案只有紙質(zhì)版，沒有實行檔案信息數(shù)字化。直到2011年10月我所的檔案管理系統(tǒng)(HOLA)才正式啟用，實現(xiàn)了將我所的紙質(zhì)檔案掃描成電子版上傳到HOLA系統(tǒng)中進行網(wǎng)絡(luò)化利用，真正建立了自己的檔案管理系統(tǒng)，有了自己的檔案數(shù)據(jù)庫。截至2014年5月，我所把實驗室信息管理lims、辦公自動化OA、檔案管理HOLA三個系統(tǒng)在BPM平臺中完成系統(tǒng)整合，真正實現(xiàn)了統(tǒng)一界面、統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一管理。具體實現(xiàn)過程是在BPM平臺上開發(fā)完成portal，實現(xiàn)我所的辦公自動化信息管理系統(tǒng);Lims系統(tǒng)的功能在Oracle中間件平臺BPM組件中開發(fā)完成;HOLA系統(tǒng)的功能集成在Oracle的UCM中;市局的OA系統(tǒng)和我所的portal通過數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)公文對接。各個系統(tǒng)所產(chǎn)生的文檔數(shù)據(jù)均統(tǒng)一存儲在UCM內(nèi)，按照具體的檔案管理要求制定歸檔邏輯完成電子數(shù)據(jù)檔案管理工作。

2 我所檔案信息數(shù)字化平臺設(shè)計的技術(shù)架構(gòu)

2.1 檔案信息數(shù)字化平臺的總體架構(gòu)(見圖1)

(1)基礎(chǔ)平臺層:底層搭建了服務(wù)數(shù)據(jù)網(wǎng)格模式;數(shù)據(jù)庫采用Oracle 11g RAC集群模式，負載均衡，提高數(shù)據(jù)運算和響應(yīng)速度和數(shù)據(jù)安全。Web Services的基本規(guī)范是建立在SOAP、WSDL和UDDI的基礎(chǔ)之上。采用Web Logic服務(wù)管理發(fā)布應(yīng)用服務(wù)，建立分布式應(yīng)用模式。應(yīng)用服務(wù)采用雙機熱備模式和數(shù)據(jù)存儲磁盤陣列鏡像備份，應(yīng)用的冗余部署結(jié)構(gòu)避免了系統(tǒng)的單點故障。這是應(yīng)用服務(wù)的載體，基礎(chǔ)的技術(shù)支撐部分，提高了應(yīng)用服務(wù)的有效性、高效性、可擴展性和安全性。

圖1 檔案信息數(shù)字化平臺總體構(gòu)架

(2)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模型層(M、C):SOA是一個可以整合各種服務(wù)的架構(gòu)平臺，其本質(zhì)是要通過一組核心服務(wù)技術(shù)，集中對平臺進行管理，從而把各種服務(wù)有效地整合起來。它允許采用不同開發(fā)平臺和開發(fā)語言的應(yīng)用間相互交換數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程。采用SOA組件統(tǒng)一管理業(yè)務(wù)應(yīng)用以及核心流程，數(shù)據(jù)總線調(diào)度整個系統(tǒng)I/O進程，事件總線、業(yè)務(wù)適配器、業(yè)務(wù)流程管理器和規(guī)則引擎支撐整個業(yè)務(wù)流程的邏輯處理和流程驅(qū)動，整個企業(yè)集成架構(gòu)中心。

(3)信息訪問層(V):門戶訪問界面、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、流程執(zhí)行/查詢界面，是所有用戶體驗的窗口，也是人機交互的界面，UI和布局影響整個用戶體驗。

2.2 檔案信息數(shù)字化平臺的功能設(shè)計

(1)與應(yīng)用系統(tǒng)集成，應(yīng)用流程完成后直接將生成的文本轉(zhuǎn)存入檔案管理系統(tǒng)。如辦公管理的公文審批流程、合同評審流程、采購流程、培訓流程等所生成的最終文檔，均會歸檔到UCM中。

(2)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，節(jié)省存儲空間。電子檔案的最大優(yōu)勢是區(qū)別于以前的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，可以節(jié)省大量的存儲空間，提高存儲數(shù)量和質(zhì)量。如影片10000字普通文本文件，通過掃描形成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件可能是同樣篇幅的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的文檔的700倍左右。

(3)可擴展檔案信息標簽，方便檢索查閱。將電子文件的標簽屬性做成元數(shù)據(jù)存放在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，可以通過搜索字段的優(yōu)化和排列，做成可按照優(yōu)先級的搜索資源，方便查閱和檢索，提高檔案管理過程中存放和借閱等環(huán)節(jié)的工作效率。

2.3檔案信息數(shù)字化平臺的管理優(yōu)勢

(1)方便檢索查閱，節(jié)省管理成本，避免了過去借閱一份檔案，要去通過檔案存放記錄翻閱、查找等過程，只需在形成電子文檔和索引卡后，通過搜索和借閱功能在1分鐘之內(nèi)就可以準確查閱。

(2)可增長電子檔案存放時間和數(shù)量，不同于其他介質(zhì)，需要受環(huán)境約束和限制。我所平臺通過結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，提高了存儲數(shù)量和質(zhì)量。

(3)和實際業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密，規(guī)范檔案管理操作流程。和其它應(yīng)用系統(tǒng)集合后，通過應(yīng)用管理和制約的關(guān)系，可以準確的進行歸檔工作，防止了以前人為催促遞交檔案紙質(zhì)版本的疏漏和不及時，也將檔案管理的規(guī)范化把關(guān)環(huán)節(jié)提前至檔案管理員的環(huán)節(jié)，通過流程節(jié)點的控制，強制實現(xiàn)檔案的歸檔提示。

(4)電子檔案通過受控水印和管理條例確保其有效期和有效性。對于電子檔案的管理，通過加蓋‘受控’水印和個人信息標識等手段，防止用戶私自打印下載傳播，并通過管理條例的細化明確規(guī)定電子文件借出的有效時限，保證了檔案數(shù)據(jù)的安全和有效性。

(5)通過安全技術(shù)手段，可以進行電子檔案的備份管理，防止信息泄露和丟失。我們的檔案存儲介質(zhì)都是實時同步備份的，并且有主備切換功能，可以在主的服務(wù)應(yīng)用或是存儲設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時的切換到備份設(shè)備之上，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3 我所檔案信息數(shù)字化存在的不足

3.1 檔案數(shù)字化存儲空間有待擴容

檔案數(shù)字化的信息存儲設(shè)備是磁盤陣列。我所的信息存儲設(shè)備目前只能滿足檢驗、文書、合同(設(shè)備合同除外)、科研、實物五類檔案實現(xiàn)檔案數(shù)字化的需求，照片檔案因所需存儲空間大，整合到檔案管理系統(tǒng)中，將影響系統(tǒng)的整體運行，所以要實現(xiàn)它的數(shù)字化，解決方法是更新硬件設(shè)備和擴大磁盤陣列的儲存量。

3.2 檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)管理相對滯后

2014年5月我所的BPM平臺具有將lims扭轉(zhuǎn)的檢驗報告及原始記錄、OA扭轉(zhuǎn)的文件資料手動歸到檔案管理系統(tǒng)的功能。截止目前，我所辦公自動化OA扭轉(zhuǎn)的文件資料能手動歸到檔案管理系統(tǒng)，然而由于檢驗報告的部分實驗數(shù)據(jù)不便上傳;審核人員習慣審核紙質(zhì)文件;檢驗報告電子化流程沒有強制執(zhí)行，檢驗報告和原始記錄一直保留著原始的紙質(zhì)審核、紙質(zhì)歸檔方式。要實現(xiàn)數(shù)字化還需人工掃描成PDF格式，耗費大量人力、物力、財力?，F(xiàn)行的管理機制導致檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)管理的滯后性。

3.3 檔案人員整體素質(zhì)仍需提高

檔案數(shù)字化真正的成功，不是以軟硬件系統(tǒng)的構(gòu)建完成為標志，而是以每個檔案人員應(yīng)用起來并不斷產(chǎn)生信息資源為核心，最終體現(xiàn)在檔案服務(wù)機制的創(chuàng)新和檔案信息利用效率的提高上。因此實現(xiàn)檔案數(shù)字化，要求檔案管理人員不僅具有專業(yè)的檔案知識，還必須掌握先進的信息技術(shù)知識，二者缺一不可。

近年來，盡管我所檔案管理人員的檔案專業(yè)知識、信息知識與技術(shù)水平已有了非常大的提高，但與我所檔案數(shù)字化要求還相差甚遠。

4 新形勢下開展檔案信息數(shù)字化的思考

4.1 轉(zhuǎn)變觀念，提升檔案數(shù)字化理念

我所檔案數(shù)字化作為信息化建設(shè)的重要組成部分，已越來越受所領(lǐng)導的重視并得以推廣應(yīng)用，但職工的信息化理念和信息化實用水平滯后。因此我所必須從實際出發(fā)，轉(zhuǎn)變職工觀念，從信息化管理理念、制度兩方面創(chuàng)新，具體措施:一是信息辦在信息化系統(tǒng)運轉(zhuǎn)過程中，多向系統(tǒng)使用者爭求意見，使用者提出的建議，促進系統(tǒng)改進，確保系統(tǒng)的實用性和快捷性;二是優(yōu)化檢驗報告和原始記錄電子化審批和歸檔流程，建立健全信息化管理制度。

4.2 規(guī)范管理，完善檔案數(shù)字化機制

檔案數(shù)字化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)標準要規(guī)范，要推進檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標準化。我所應(yīng)結(jié)合電子檔案本身特點，建立并完善相應(yīng)的機制，從而降低電子檔案及其管理系統(tǒng)的風險系數(shù)?？傊粌H要建立健全與之相適應(yīng)的管理制度，還需要不斷完善其操作標準，使其制度化、流程化，對各部門提出統(tǒng)一要求，如儲存格式、處理方式、保管環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)及收集環(huán)節(jié)所涉及的標準予以進一步完善，從而保證檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)安全快捷。

4.3 加強培訓，提高檔案隊伍素質(zhì)

(1)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，對檔案管理人員要有計劃、有組織地進行信息技術(shù)和檔案專業(yè)知識的培訓。(2)積極為檔案管理人員創(chuàng)造機會，派他們到檔案數(shù)字化建設(shè)好的單位學習和培訓，提高檔案綜合管理水平。(3)有針對性的選拔檔案專職人員和信息化業(yè)務(wù)人員充實到檔案管理中，壯大檔案管理人員隊伍，使數(shù)字化檔案發(fā)揮其更好的利用價值。

R197．322

C

1002-2376(2015)01-0087-03

2014-10-30