淺談信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作

李春君

[摘 要]如今，信息化時(shí)代迅猛發(fā)展。我們的工作方式，生產(chǎn)形勢，市場經(jīng)濟(jì)都將發(fā)生天翻地覆的變化。大量信息產(chǎn)生價(jià)值的總和形成了信息化。無論是在生產(chǎn)工作，還是在日常生活中，信息發(fā)揮的巨大作用不言而喻。尤其是在企業(yè)生產(chǎn)中，信息資源是最為重要的。信息化的管理模式也為企業(yè)帶來了便利從而使企業(yè)產(chǎn)生最大的經(jīng)濟(jì)效益。與信息化的管理模式相比，傳統(tǒng)的管理模式并不適合數(shù)字化檔案管理。所以，在信息化時(shí)代，企業(yè)大多采用電子檔案管理工作，這種趨勢也充分體現(xiàn)了社會的進(jìn)步和發(fā)展。信息間的交換也為互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]信息化；檔案管理；改進(jìn)

近年來，隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理已經(jīng)成為了現(xiàn)階段社會各個(gè)企業(yè)工作中的重要管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式與信息化檔案管理，在歸檔方式，歸檔時(shí)間，文件的保管方式上都有差別。

但兩者都有各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，而且兩者有相通的部分。傳統(tǒng)的檔案管理工作并沒有完全從社會上消失，信息化的檔案管理工作也沒有完全取代傳統(tǒng)的管理方式，而是取其優(yōu)點(diǎn)并恰當(dāng)?shù)厝诤献陨淼膬?yōu)勢，特點(diǎn)，更好的幫企業(yè)完成檔案管理。兩者的共同存在加上現(xiàn)代化的電子技術(shù)對檔案進(jìn)行了更加全面，完善的整理。

1.檔案管理工作從傳統(tǒng)到電子信息化的轉(zhuǎn)變

檔案管理工作在企業(yè)中起著至關(guān)重要的作用。傳統(tǒng)的管理方式就是利用紙張，錄像等傳統(tǒng)的功能對檔案進(jìn)行管理。這種管理方式略顯笨拙，主要通過手工制作檔案，不僅浪費(fèi)時(shí)間而且過程十分繁瑣。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及后，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式漸漸被信息化的管理方式代替，隨著社會的發(fā)展，各個(gè)企業(yè)對檔案的管理工作有著更高的要求，傳統(tǒng)的方式早已不能滿足他們的要求[1]。而現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，電子信息的快速傳播成為了更加方便，更加完美的檔案管理方式。為人們節(jié)約了大量的人力，物力，從而使信息化的檔案管理方式成為炙手可熱的現(xiàn)代化工作方式之一。信息化的檔案管理方式也為信息間的交流提供了平臺，讓企業(yè)管理“更上一層樓”。

2.信息化的檔案管理方式仍然存在的不足之處

2.1信息化檔案的安全性以及管理者意識不強(qiáng)問題

安全問題是檔案管理過程中的重點(diǎn)工作，如果不能有效地保證管理的安全性，后果是難以想象的。管理者在進(jìn)行檔案管理時(shí)起著領(lǐng)導(dǎo)的作用，但是有許多人對檔案的安全問題不加以重視，有些領(lǐng)導(dǎo)也對保密工作意識薄弱，因此會發(fā)生丟失，泄露檔案的狀況。檔案信息的安全性由兩部分組成，包括信息載體的安全性以及信息傳輸?shù)陌踩?。信息的載體主要有磁盤和光盤[2]，它們的性能并不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)的問題也很多。信息傳輸?shù)倪^程給文檔的管理工作帶來了巨大的安全隱患，因?yàn)槿绻芾淼牟话踩脑挘S時(shí)可能遭到黑客以及電腦病毒的攻擊，并且這種攻擊是無法預(yù)料到的，是未知的安全問題。

2.2技術(shù)人員的能力有待提高

現(xiàn)代化的檔案管理工作需要的人才不僅需要專業(yè)的檔案管理能力還應(yīng)對現(xiàn)代化應(yīng)用技術(shù)有著充分的了解和認(rèn)識。但就當(dāng)今社會而言，兩者兼?zhèn)涞娜松僦稚?。具備檔案管理能力的人才對管理自然十分把握，但對現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)并不是十分了解，他們的知識面比較窄，僅僅局限于管理文檔方面，這對檔案管理帶來了弊端。有些能力良好的工作人員可能僅僅因?yàn)楝F(xiàn)代技術(shù)不夠造成無法完成文檔的管理工作。還有一些工作人員對信息化的現(xiàn)代技術(shù)掌握的比較好，但對檔案的管理了解的比較少。他們能合理的應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)卻在管理方面讓人感到遺憾。

3.改善信息化的檔案管理方式的方法及建議

3.1提高信息檔案的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化

對于信息化的檔案來說，其載體可能是光盤、磁帶等不穩(wěn)定的物品，這類物品可能會收到溫度、濕度等一些物理因素的影響而導(dǎo)致檔案失真，損壞等現(xiàn)象。雖然科技進(jìn)步了，我們通過高科技手段可以將相關(guān)檔案保存在電腦，U盤里，但是，黑客技術(shù)水平也在提高，并且電子檔案易于拷貝的特性，其安全性令人擔(dān)憂[3]。所以，為了保證檔案的安全性，檔案工作者應(yīng)該將檔案儲存于安全性較好的電腦并將電腦存放于專業(yè)電子檔案機(jī)房中，而記錄在光盤中的檔案，盡量選擇一次性光盤或者具備只讀狀態(tài)的光盤最好，同時(shí)要注意儲存檔案的機(jī)房中要溫度適宜，濕度適宜，以防止重要文件出現(xiàn)損壞。除此之外，還應(yīng)當(dāng)將檔案進(jìn)行備份處理，因?yàn)橐馔獾陌l(fā)生是沒有預(yù)兆的，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，也是提高電子檔案的安全性的一種表現(xiàn)。

3.2加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)

檔案工作的信息化需要通過現(xiàn)代化的設(shè)備來完成，而現(xiàn)代化的設(shè)備不能自己工作，需要具有一定的知識水平的人來操控。所以，這就要求進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的工作人員必須具備相關(guān)的知識才能符合要求。為了提高檔案管理者的意識，加強(qiáng)其現(xiàn)代化知識的培養(yǎng)[4]，可以從幾方面進(jìn)行：為了使檔案管理者可以適應(yīng)其信息化的變化，相關(guān)工作人員必須具有一定的專業(yè)水平和多元化的知識結(jié)構(gòu)，可以將現(xiàn)代化技術(shù)與檔案的管理進(jìn)行很好的結(jié)合，其中，計(jì)算機(jī)技術(shù)最為重要；同時(shí)檔案管理者還是需要掌握一些檔案管理的相關(guān)知識以及專業(yè)技能。除此之外，為了使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，相關(guān)的工作人員也應(yīng)該掌握一些必要的信息化管理檔案的技能。為了使檔案進(jìn)行信息化管理的效果更好，相關(guān)工作人員也應(yīng)該不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，相關(guān)單位也可以對相關(guān)工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，以便于將最新的技術(shù)傳達(dá)給工作人員，以便于檔案管理信息化的水平程度得到提高，整體檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)的到提高。

4、結(jié)語

隨著科技的不斷進(jìn)步，信息化電子檔案已經(jīng)成為必然趨勢，只有結(jié)合實(shí)際，跟上時(shí)代的步伐，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，才能夠使檔案工作更好的適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的要求，才能更好的為社會服務(wù)。

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