規(guī)范檔案管理工作 力求發(fā)展贏得先機(jī)

卓淑平

[摘 要]檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，其對(duì)社會(huì)的發(fā)展有著促進(jìn)作用，檔案管理包括多項(xiàng)內(nèi)容，其是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)工作，通過(guò)對(duì)檔案以及信息資料的整理與管理，可以提高檔案的利用率。規(guī)劃?rùn)n案管理工作，有利于提高服務(wù)水平，在一些單位中，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范工作，可以提高企業(yè)工作人員的效率，而且有利于促進(jìn)企業(yè)管理制度的改革。本文對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并對(duì)提高檔案管理水平、贏得發(fā)展先機(jī)的措施進(jìn)行了介紹，希望相關(guān)人員提高檔案管理水平有所幫助。

[關(guān)鍵詞]規(guī)范；檔案管理；發(fā)展；現(xiàn)狀；重要性

檔案是企業(yè)中重要的資源，做好檔案管理工作，可以為企業(yè)發(fā)展提供基礎(chǔ)資源，也可以為企業(yè)發(fā)展提供更多具有參考價(jià)值的資料。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的影響下，企業(yè)的各項(xiàng)管理制度也在不斷改革，這有利于企業(yè)更加健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。在企業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，管理人員需要采取有效措施，加強(qiáng)對(duì)工作人員以及工作流程的監(jiān)督與管理。另外，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)劃化，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人還要具有系統(tǒng)思維意識(shí)，這樣可以提高其指導(dǎo)與管理的能力，有利于為企業(yè)贏得發(fā)展先機(jī)，從而促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。

一、我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、管理人員對(duì)檔案管理工作不夠重視

我國(guó)很多企業(yè)的管理者，由于綜合素質(zhì)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏正確認(rèn)識(shí)，而且由于我國(guó)現(xiàn)行的法律法規(guī)在企業(yè)中沒(méi)有很好的落實(shí)，所以，企業(yè)的管理制度也存在較大的漏洞。在我國(guó)，由于企業(yè)的發(fā)展并不均衡，在一些企業(yè)中，由于管理者素質(zhì)水平不高，所以，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)比較薄弱，相關(guān)監(jiān)督力度也比較缺失，所以，檔案管理部門(mén)缺乏人力、物力以及財(cái)力資源。檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要影響，所以，檔案管理工作應(yīng)該作為企業(yè)的有效機(jī)制。在一些企業(yè)中，檔案管理部門(mén)對(duì)檔案的保存比較隨意，而且缺乏安全意識(shí)，這容易造成檔案資料丟失等問(wèn)題。有的工作人員，認(rèn)為檔案管理工作比較枯燥，其在工作中積極性不高，這不利于檔案管理工作水平的提升。所以，只有企業(yè)的管理者提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，才能保證檔案管理效用的發(fā)揮。

2、檔案管理制度不夠健全

我國(guó)很多企業(yè)單位，都存在檔案管理制度不健全的問(wèn)題。在對(duì)檔案進(jìn)行保管與存放時(shí)，由于工作人員沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的排號(hào)，所以，檔案管理工作缺乏規(guī)范性，有的案卷由于缺乏卷內(nèi)目錄，所以，在利用的過(guò)程中，給使用者帶來(lái)了較大不便，這些問(wèn)題都說(shuō)明我國(guó)檔案管理缺乏規(guī)范性。檔案管理是一項(xiàng)綜合性以及專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，相關(guān)人員必須對(duì)檔案的收集、保管、整理以及保密制定相關(guān)機(jī)制與措施。只有建立了專(zhuān)業(yè)的管理制度，才能提高工作人員的責(zé)任心，才能提高其工作的效率，避免出現(xiàn)文件丟失或者損毀等問(wèn)題。在對(duì)檔案進(jìn)行借閱與利用時(shí)，一定要加強(qiáng)檔案的保護(hù)與保密性，有的工作人員由于工作疏忽，很容易使企業(yè)的機(jī)密文件遭到竊取，這不利于企業(yè)的發(fā)展，而且會(huì)給企業(yè)帶來(lái)較大的經(jīng)濟(jì)損失。

3、檔案管理人員的素質(zhì)不高

在我國(guó)一些企業(yè)中，由于對(duì)檔案管理工作不夠重視，所以，忽視了對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，一些檔案管理人員，缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)與技術(shù)，這不利于提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。受人員編制的影響，有的單位長(zhǎng)期不引進(jìn)人才，在現(xiàn)有從事檔案的人員中，大多數(shù)是老職員，他們不愿去學(xué)習(xí)，只希望周而復(fù)始運(yùn)轉(zhuǎn)，知識(shí)面狹窄，知識(shí)老化等問(wèn)題相當(dāng)嚴(yán)重。此外，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類(lèi)和保管期限劃分等問(wèn)題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生。

二、規(guī)范檔案管理工作，力求為企業(yè)的發(fā)展贏得先機(jī)

1、提高對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)

社會(huì)的飛速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐步完善，與此同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)管理人員的領(lǐng)導(dǎo)，讓他們深刻的了解檔案管理的重要性，檔案管理者每天工作的內(nèi)容也就是信息的采集，那么就要求檔案管理人員具有一定的信息采集能力，具有收集信息和管理信息的能力，也應(yīng)努力提高檔案管理人員的管理能力，要充分發(fā)揮管理人員的創(chuàng)造性以及檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。

2、完善檔案管理制度

企業(yè)單位檔案的管理工作離不開(kāi)健全的制度，只有這樣，才能使檔案能夠按科學(xué)的軌道有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)也隨之不斷地改進(jìn)和更新，一些單位的檔案管理工作越來(lái)越重，社會(huì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的運(yùn)用與增加，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。不斷的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案人員提出了更高的要求，特別是計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊傳輸技術(shù)的廣泛應(yīng)用，因此產(chǎn)生了大量的非紙質(zhì)檔案，文獻(xiàn)載體多種多樣，這些新型載體檔案的出現(xiàn)就要求檔案部門(mén)具有懂得操作現(xiàn)代化設(shè)備的管理人員，因此檔案人員綜合素質(zhì)也應(yīng)隨之提高，不但要學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，還要努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代新技術(shù)。要敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，勇于打破傳統(tǒng)的管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。因此，為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，檔案部門(mén)應(yīng)加大力度培養(yǎng)一批具有高技術(shù)、高水準(zhǔn)的檔案人才隊(duì)伍，以積極的態(tài)度應(yīng)對(duì)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是企業(yè)中重要的工作，也是衡量企業(yè)工作質(zhì)量的重要指標(biāo)，做好檔案管理的規(guī)范工作，有利于提高檔案的利用率，也有利于為企業(yè)的發(fā)展提供更多有利用價(jià)值的資料。在我國(guó)一些企業(yè)中，管理者對(duì)檔案管理工作不夠重視，而且沒(méi)有認(rèn)識(shí)到規(guī)劃?rùn)n案管理工作的重要性，這不利于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的水平。檔案管理水平是衡量企業(yè)管理水平的標(biāo)準(zhǔn)，所以，規(guī)范檔案管理工作，可以為企業(yè)贏得更好的發(fā)展先機(jī)。

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