集團(tuán)型企業(yè)建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)的7大步驟

集團(tuán)型企業(yè)建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)的7大步驟

◎ 文 《法人》特約撰稿 劉愛(ài)和 周 蕾

合同管理系統(tǒng)建設(shè)是個(gè)管理變革的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，法務(wù)部門(mén)應(yīng)該扮演什么角色，信息部門(mén)應(yīng)該承擔(dān)什么責(zé)任？又該采取哪些步驟實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理目標(biāo)？

欄目特邀主持機(jī)構(gòu)：慧點(diǎn)科技

北京慧點(diǎn)科技有限公司作為中國(guó)領(lǐng)先的管理軟件與服務(wù)提供商，通過(guò)創(chuàng)新性地引入風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制理念，與先進(jìn)的信息技術(shù)相結(jié)合，打造了慧點(diǎn)科技法律事務(wù)管理系統(tǒng)。目前，已成功為以首都機(jī)場(chǎng)、神華集團(tuán)、中海油、中國(guó)航油、中國(guó)銀聯(lián)等為代表的50余家大型客戶(hù)提供了服務(wù)，發(fā)揮了“助力企業(yè)規(guī)范法務(wù)工作，提升法務(wù)管控效力”的作用。

集團(tuán)型企業(yè)不同于單體企業(yè)，存在業(yè)務(wù)多元化、組織層級(jí)多、地域分布廣、管理模式多樣化等特點(diǎn)，合同管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)該從系統(tǒng)功能、系統(tǒng)集成、審核流程、系統(tǒng)部署和用戶(hù)界面等方面滿足集團(tuán)型企業(yè)管理的靈活性要求,這主要是針對(duì)系統(tǒng)建設(shè)本身而言。而要實(shí)現(xiàn)提升合同管理效率、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)，必須將系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程看成更大的管理變革過(guò)程。

在這個(gè)管理變革過(guò)程中，法務(wù)部門(mén)應(yīng)該扮演什么角色，信息部門(mén)應(yīng)該承擔(dān)什么責(zé)任？應(yīng)該采取哪些步驟實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理目標(biāo)？這些問(wèn)題必須系統(tǒng)地思考。筆者根據(jù)多家大型企業(yè)的合同管理系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了7個(gè)關(guān)鍵步驟。

步驟一：明確必要性

成功建設(shè)合同管理系統(tǒng)的大型企業(yè)，其法務(wù)部門(mén)都會(huì)在項(xiàng)目實(shí)施前，給相關(guān)人員傳遞一種緊迫感，即當(dāng)前環(huán)境下，建設(shè)合同管理系統(tǒng)的迫切性。這里的相關(guān)人員，不僅僅是相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，還包括相關(guān)的中層管理者及基層員工。要實(shí)現(xiàn)理想的效果，必須企業(yè)全體上下都能意識(shí)到建設(shè)合同管理系統(tǒng)的必要性，在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，大家才能更順暢、快速地相互配合。創(chuàng)造這種迫切性和必要性的方法有很多。比如，可以在招標(biāo)前組織內(nèi)部的需求調(diào)研，讓大家充分討論目前的紙質(zhì)合同管理方式的缺點(diǎn)；可以組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)參觀，看看同行的系統(tǒng)建設(shè)先進(jìn)性；也可以多找?guī)准蚁到y(tǒng)的供應(yīng)商來(lái)給我們介紹解決方案等。這樣調(diào)研與了解充分了，大家的意識(shí)就更明確了。

步驟二：組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

有了這種必要性的氛圍后，就必須馬上組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)成員的構(gòu)成非常關(guān)鍵。一方面，必須有副總級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)掛帥，必須有合同管理部門(mén)人員負(fù)責(zé)需求，必須有信息部門(mén)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程；另一方面，這個(gè)團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該有很強(qiáng)的責(zé)任感及抗壓能力。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，遇到困難時(shí)，能夠堅(jiān)持并戰(zhàn)勝困難。最后，這個(gè)團(tuán)隊(duì)成員必須是該業(yè)務(wù)的核心骨干，具有很強(qiáng)的能力和很高的權(quán)威。這樣系統(tǒng)的建設(shè)就有了組織上的保障。

步驟三：確立項(xiàng)目目標(biāo)

成立了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)后，就需要確立切實(shí)可行的項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)。很多大型企業(yè)常常會(huì)犯的錯(cuò)誤是，過(guò)于迫切地希望看到系統(tǒng)建設(shè)成果。比如，10月底簽合同，到年底就要求供應(yīng)商把系統(tǒng)上線。一般情況下，兩個(gè)月根本無(wú)法完成合同系統(tǒng)在大型企業(yè)的需求調(diào)研、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、安聯(lián)部署、系統(tǒng)上線的全過(guò)程。另外一種常見(jiàn)的錯(cuò)誤是，確立的目標(biāo)過(guò)于模糊，不具體。比如，合同系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)就是提升管理效率、防范法律風(fēng)險(xiǎn)。像下圖（圖一）例子中目標(biāo)描述就比較具體：

圖一：合同系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

步驟四：傳遞項(xiàng)目目標(biāo)

目標(biāo)明確后，接下來(lái)的關(guān)鍵就是將目標(biāo)傳遞給所有相關(guān)的人。這是個(gè)非常有挑戰(zhàn)的工作。成功的企業(yè)常常在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，召開(kāi)規(guī)模很大的啟動(dòng)會(huì)。一般由主管合同業(yè)務(wù)的集團(tuán)副總做動(dòng)員，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)建設(shè)的必要性及重要性，要求相關(guān)部門(mén)及二級(jí)單位積極配合項(xiàng)目組的工作。而且啟動(dòng)會(huì)還會(huì)要求供應(yīng)商的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加，也就是要供應(yīng)商也清晰目標(biāo)，重視該項(xiàng)目的實(shí)施，要配備優(yōu)質(zhì)資源，保障項(xiàng)目順利執(zhí)行。這是一種非常好的傳遞目標(biāo)的方式。而系統(tǒng)建設(shè)失敗的企業(yè)，常常是項(xiàng)目已經(jīng)開(kāi)始調(diào)研了，相關(guān)的部門(mén)還不知道要建設(shè)合同管理系統(tǒng)，也不知為什么要建設(shè)這個(gè)系統(tǒng)。

步驟五：開(kāi)發(fā)系統(tǒng)功能

合同管理系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)的前提是選擇好的供應(yīng)商。好的供應(yīng)商，相信每個(gè)大型企業(yè)都有自己的標(biāo)準(zhǔn)，在此就不贅述了。不管是供應(yīng)商的整體規(guī)模、定制開(kāi)發(fā)能力還是產(chǎn)品的成熟度，這些在系統(tǒng)上線前都無(wú)法直接感知。所以選擇好的供應(yīng)商的關(guān)鍵在于其是否擁有大量成功案例。

合同管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程，一般包括需求調(diào)研、功能開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、安聯(lián)部署、上線運(yùn)行等。在這個(gè)過(guò)程中，合同管理部門(mén)、信息部門(mén)及供應(yīng)商的配合非常重要。

在需求調(diào)研階段，因?yàn)楹贤芾聿块T(mén)的人員雖然對(duì)業(yè)務(wù)精通，但缺乏信息化的背景知識(shí)，僅僅是合同管理的業(yè)務(wù)人員與系統(tǒng)供應(yīng)商之間的需求溝通，常常會(huì)出現(xiàn)溝通障礙。這時(shí)候就非常需要信息部的人員在中間協(xié)調(diào)，這樣才能快速、合理地確認(rèn)需求。而不會(huì)出現(xiàn)合同管理業(yè)務(wù)人員提出需求，系統(tǒng)供應(yīng)商無(wú)法實(shí)現(xiàn)；或者被系統(tǒng)供應(yīng)商誘導(dǎo)，僅僅是實(shí)現(xiàn)非常簡(jiǎn)化的功能這些情況出現(xiàn)。

在功能開(kāi)發(fā)階段，合同業(yè)務(wù)人員要及時(shí)跟蹤開(kāi)發(fā)人員成果，避免實(shí)現(xiàn)的功能偏離原始需求，而信息部的人員要監(jiān)控開(kāi)發(fā)的進(jìn)度，保證其在可控范圍之內(nèi)。

在系統(tǒng)測(cè)試階段，項(xiàng)目組要協(xié)調(diào)盡可能多的業(yè)務(wù)用戶(hù)進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試，并收集測(cè)試過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)討論溝通，安排代碼開(kāi)發(fā)人員修改。信息部人員也要關(guān)注系統(tǒng)的性能，確認(rèn)其是否能滿足多用戶(hù)大并發(fā)的要求。

只有經(jīng)過(guò)合同管理業(yè)務(wù)部門(mén)、信息部門(mén)與供應(yīng)商的密切配合，才能開(kāi)發(fā)出滿足企業(yè)自身需要的合同管理系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

圖二：選擇試點(diǎn)單位分析圖

步驟六：創(chuàng)造短期成效

在成功的合同管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（包括甲乙雙方核心項(xiàng)目成員）會(huì)創(chuàng)造一些短期的成效，這會(huì)使相關(guān)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目的成功產(chǎn)生更強(qiáng)的信心，對(duì)項(xiàng)目組的士氣也是很大的鼓舞，尤其是可以讓領(lǐng)導(dǎo)更加重視。從那些失敗的項(xiàng)目中，可以看到的是需求反復(fù)變更、工期一拖再拖，甚至一年多了，項(xiàng)目還沒(méi)有上線。這時(shí)候甲乙雙方的項(xiàng)目組成員都很疲憊、心力交瘁，看不到希望，失敗就在所難免了。

如何創(chuàng)造短期成效有兩個(gè)關(guān)鍵：一個(gè)是選擇合適的試點(diǎn)單位；一個(gè)是合理控制需求。

首先分析如何選擇試點(diǎn)單位。對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)，組織機(jī)構(gòu)龐大、二三級(jí)企業(yè)數(shù)量眾多，選擇試點(diǎn)單位確實(shí)很困難。常見(jiàn)思路是選擇規(guī)模、業(yè)務(wù)、管理等方面有代表性的，同時(shí)也要考慮其上線系統(tǒng)的迫切性及實(shí)施的難易程度。如下圖（圖二），第一個(gè)區(qū)域的單位更適合作為試點(diǎn)。

其次分析如何合理控制需求。對(duì)于軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)來(lái)講，需求的變化是必然的，關(guān)鍵是如何控制在合理的范疇。常見(jiàn)思路是一方面加大需求調(diào)研階段的投入，可以從調(diào)研的廣度及深度上都加大投入，并進(jìn)行細(xì)致的需求評(píng)審；另一方面是在開(kāi)發(fā)過(guò)程中，加強(qiáng)與開(kāi)發(fā)人員的溝通，并及時(shí)驗(yàn)證，避免功能已經(jīng)開(kāi)發(fā)完了，才發(fā)現(xiàn)這個(gè)功能完全不符合企業(yè)管理實(shí)際。

劉愛(ài)和

慧點(diǎn)科技風(fēng)險(xiǎn)管理與控制事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品中心總監(jiān)，負(fù)責(zé)及參與過(guò)多個(gè)大型集團(tuán)管控咨詢(xún)、IT規(guī)劃咨詢(xún)以及合同管理系統(tǒng)、法務(wù)管理系統(tǒng)的成功實(shí)施，專(zhuān)注于為大型、集團(tuán)型客戶(hù)提供合同管理解決方案、法務(wù)管理解決方案，幫助客戶(hù)構(gòu)建GRC企業(yè)管控體系及實(shí)施路線圖。

周蕾

慧點(diǎn)科技風(fēng)險(xiǎn)管理與控制事業(yè)部合同與法務(wù)管理產(chǎn)品咨詢(xún)顧問(wèn)，參與多家大型集團(tuán)合同管理系統(tǒng)和法務(wù)管理系統(tǒng)的咨詢(xún)和實(shí)施，專(zhuān)注于為大型、集團(tuán)型客戶(hù)提供合同管理和法務(wù)管理的IT解決方案。

步驟七：推廣系統(tǒng)成果

在取得短期成效后，接下來(lái)的挑戰(zhàn)就是如何推廣系統(tǒng)成果。在我們的管理實(shí)踐中，不乏出現(xiàn)合同管理信息系統(tǒng)在試點(diǎn)企業(yè)很成功，但一推廣到全集團(tuán)就會(huì)出現(xiàn)各種聲音的情況：試點(diǎn)單位的情況與我們不一樣，這個(gè)系統(tǒng)好像很難用，信息化后我們合同管理的效率還不如原來(lái)了等。在試點(diǎn)單位系統(tǒng)取得成功時(shí)，僅僅是一個(gè)戰(zhàn)斗的勝利，而把系統(tǒng)推廣到全集團(tuán)才是真正的戰(zhàn)役。這時(shí)候需要調(diào)動(dòng)更多的人力物力財(cái)力，需要更為周密的計(jì)劃和安排。成功地將系統(tǒng)推廣到全集團(tuán)，需要解決三個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：一是思想問(wèn)題，二是資金問(wèn)題，三是個(gè)性化問(wèn)題。

首先是解決思想問(wèn)題。對(duì)于全集團(tuán)而言，大型集團(tuán)可能有上百家的二三級(jí)企業(yè)，每家公司的合同管理水平不同、IT基礎(chǔ)均有不同，甚至領(lǐng)導(dǎo)的重視程度也不同，所以統(tǒng)一思想非常關(guān)鍵。集團(tuán)法務(wù)部門(mén)要明確提出，這次系統(tǒng)推廣是集團(tuán)的統(tǒng)一管理要求，必須排除各種困難來(lái)建設(shè)，這是用“壓”的方式；另一方面也要組織相關(guān)的會(huì)議，邀請(qǐng)相關(guān)二三級(jí)公司的分管副總、合同的歸口部門(mén)負(fù)責(zé)人參加會(huì)議，面對(duì)面地交流，統(tǒng)一思想，這是用“拉”的方式。要結(jié)合“壓”和“拉”的方式，統(tǒng)一大家的思想。

其次是解決資金的問(wèn)題。這也是非常困難的問(wèn)題。有不少二級(jí)公司提出，不是我們不愿建設(shè)IT系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)合同管理，而是我們確實(shí)沒(méi)有預(yù)算，在資金上有困難。集團(tuán)法務(wù)部門(mén)應(yīng)說(shuō)明，統(tǒng)一推廣合同管理系統(tǒng)，正是為了節(jié)省費(fèi)用。因?yàn)榻y(tǒng)一推廣合同管理系統(tǒng)節(jié)省了分別招投標(biāo)選擇供應(yīng)商的管理費(fèi)用；也可以與供應(yīng)商統(tǒng)一談判一個(gè)更低的價(jià)格。當(dāng)然若集團(tuán)法務(wù)部門(mén)統(tǒng)一負(fù)擔(dān)這個(gè)預(yù)算，那就更容易推廣了。解決了二級(jí)公司對(duì)費(fèi)用的擔(dān)心，對(duì)于系統(tǒng)的順利推廣至關(guān)重要。

再次是個(gè)性化問(wèn)題。一般而言，全集團(tuán)建設(shè)一個(gè)大信息系統(tǒng)，都會(huì)采用統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一部署、分步驟實(shí)施的總體策略。這個(gè)策略是正確的，但是要使得下級(jí)單位真正使用系統(tǒng)的話，必須解決個(gè)性的問(wèn)題。也就是在標(biāo)準(zhǔn)功能的基礎(chǔ)上，根據(jù)下級(jí)單位的實(shí)際需求情況，做個(gè)性化的功能開(kāi)發(fā)。但這樣的個(gè)性化，不得違反集團(tuán)統(tǒng)一的管理制度，包括合同的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、合同履行監(jiān)控策略等。

經(jīng)過(guò)對(duì)集團(tuán)型企業(yè)建設(shè)合同管理系統(tǒng)七個(gè)步驟的分析，期望對(duì)相關(guān)企業(yè)在建設(shè)系統(tǒng)時(shí)有幫助，也期望大家能意識(shí)到，合同管理系統(tǒng)的建設(shè)涉及的部門(mén)和人員非常多，不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為找個(gè)系統(tǒng)供應(yīng)商把系統(tǒng)開(kāi)發(fā)好就可以了。還要認(rèn)識(shí)到這個(gè)過(guò)程是個(gè)管理變革的過(guò)程，需要調(diào)動(dòng)企業(yè)上下內(nèi)外很多資源才能實(shí)現(xiàn)建設(shè)合同管理系統(tǒng)的目標(biāo)。

最后要說(shuō)明的是，習(xí)慣是非常強(qiáng)大的力量，大家剛開(kāi)始使用系統(tǒng)時(shí)，會(huì)有各種各樣的不習(xí)慣。這時(shí)候一定要及時(shí)修訂相關(guān)的管理制度，說(shuō)服相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做榜樣，引導(dǎo)大家慢慢習(xí)慣信息化后的改變，并不斷鞏固和強(qiáng)化信息化的應(yīng)用成果，才能取得最后的成功。