對消防船舶文書資料管理的思考

■ 孔祥松

0 引 言

消防船舶從建造施工到下水服役再到退出現(xiàn)役，都離不開文書資料的指導(dǎo)。如果文書資料缺少或流失必然影響到航行保障、維護檢測、維修改造的效率，往往需要再投入一定的財力、物力進行彌補，從而延緩日常維護、進廠維修的周期，影響到消防船舶執(zhí)行戰(zhàn)備任務(wù)。

1 消防船舶文書資料概述及分類

船舶文書資料指一切與船舶相關(guān)的圖、文、表等紙質(zhì)或電子版本資料，能夠反映船舶的權(quán)屬、技術(shù)狀況及航行動態(tài)。文書資料不僅是船舶日常使用管理的依據(jù)，也是船舶開展維修改造的依據(jù)，包括相關(guān)設(shè)計圖紙、隨機文件、船舶證書、日常管理記錄等等。文書資料之間存在相互依存、相互補充的關(guān)系。

1.1 圖紙資料

《內(nèi)河船舶法定檢驗技術(shù)規(guī)則（2011）》、《國內(nèi)航行海船法定檢驗技術(shù)規(guī)則（2011）》等規(guī)定對船舶建造、維修改造所需要的圖紙資料進行了概括。雖然消防船舶航區(qū)有內(nèi)河和沿海之分，在建造、改造過程中依據(jù)的規(guī)范不一，但圖紙均劃分船體、輪機、電氣3個類別，所有圖紙從送審設(shè)計到詳細設(shè)計再到生產(chǎn)設(shè)計均按此類別劃分，最終船舶建造、改造通過驗收后由船東方簽收的完工圖，也體現(xiàn)船舶日后維修、改造所需的3個類別圖紙。

1.2 設(shè)備資料

船舶設(shè)備多而繁雜，但主要分為2大類別：1）船舶的操縱設(shè)備，包括助航、通訊、甲板機械等設(shè)備；2）提供船舶動力的動力設(shè)備，包括主機及推進系統(tǒng)、副機、電氣等設(shè)備；而消防船舶還配備消防設(shè)備等。所有直接影響到船舶性能的大宗設(shè)備均為設(shè)計院或船東根據(jù)使用情況進行選型、專家論證后由生產(chǎn)廠家提供設(shè)備完工資料，這些設(shè)備的具體技術(shù)數(shù)據(jù)資料將伴隨船舶一生。

1.3 證書資料

證書資料是船舶所有法定文書的統(tǒng)稱，是由國家海事部門或國家認可的機構(gòu)簽發(fā)的證書。只有通過法定登記和檢驗取得必要的文書后，船舶方能開始運行。通常有：所有權(quán)證書、國籍證書、適航證書等7種，特殊船舶需要的證書還有所增加。這些證書如同人的身份證明及健康情況證明，在船舶辦理檢驗、維修、保險等業(yè)務(wù)工作時是必須具備的。

1.4 管理資料

主要包括3個類別：1）日常航行記載資料，如航行記錄、輪機值班記錄，是記載船舶動態(tài)的資料；2）檢查資料，按專業(yè)對設(shè)備進行自查維護記錄，便于區(qū)分設(shè)備偶發(fā)故障及常見故障，是記載船舶性能的資料；3）維修資料，在對各設(shè)備進行維修時，均留有各類設(shè)備檢測、維修記錄，特別在進廠維修期間，對船舶檢測、設(shè)備測試等各項記錄更能科學反映船舶技術(shù)狀態(tài)。

2 目前文書資料管理現(xiàn)狀

在公務(wù)船艇管理中，公安海警部隊《海警艦艇條令》、《海警艦艇艦（艇）體與設(shè)備保養(yǎng)規(guī)定》等規(guī)定明確了相關(guān)船舶技術(shù)文書的管理要求。而消防船艇在管理方面遵守國家相關(guān)規(guī)定或參照相關(guān)規(guī)定進行管理，但在文書資料管理上也未有統(tǒng)一的相關(guān)規(guī)定，加之船艇方面專業(yè)人才還有所缺乏，難免在管理文書資料方面有不規(guī)范之處，也是當前大部分現(xiàn)役消防船艇中及需改進的地方。

2.1 從技術(shù)需求角度看

《中華人民共和國海上交通安全法（1983）》、《中華人民共和國內(nèi)河交通安全管理條例（2002）》等法規(guī)都對文書資料保管、記載進行了規(guī)定。因船舶管理技術(shù)性較強，對技術(shù)文書管理需要一定的船舶知識基礎(chǔ)?，F(xiàn)雖有人員管理，但因兵員復(fù)退等原因而缺乏可挑選的技術(shù)人員，也給船舶資料在管理使用中帶來不便。

2.2 從集中管理角度看

《中華人民共和國船舶安全檢查規(guī)則（2009）》規(guī)定船舶相關(guān)證書有效期檢查是重要內(nèi)容之一，是證明內(nèi)河、海上交通事故的有效的證明文件，該規(guī)定雖不適用現(xiàn)役部隊船舶，但規(guī)則中規(guī)定的檢查項目對加強消防船舶技術(shù)文書管理具有重要指導(dǎo)意義?，F(xiàn)消防船舶文書資料大部分存放于中隊，一部分資料留存上級單位，集中規(guī)范管理不夠。因未明確層級管理內(nèi)容，且在程序上逐級審批期限較長等因素存在，有時也會出現(xiàn)船舶相關(guān)證書換發(fā)不及時現(xiàn)象。

2.3 從日常使用角度看

1）日常記錄不完整，以《內(nèi)河船舶航行日志記載規(guī)則（1993）》、《內(nèi)河船舶輪機日志記載規(guī)則（1993）》等規(guī)定為例，其對航行中記載事項進行了明確，規(guī)定雖不適用現(xiàn)役船舶，但參照規(guī)定要求，存在記錄不夠完整現(xiàn)象，雖有記錄要求也因人員崗位調(diào)整等因素，未能做到完整連續(xù)；

2）未進行定期梳理，在船舶每次進廠維修時，對設(shè)備更新后未及時清理以往設(shè)備資料，造成無用資料堆積的量在不斷增加；

3）未進行有效分類，對圖紙和設(shè)備資料能夠注重，但忽視了維修記錄、檢查記錄的整理歸類。

3 容易造成文書資料流失的幾個環(huán)節(jié)

3.1 源頭的流失

在船舶建造或改造過程中，設(shè)計院、船廠對完工圖紙及設(shè)備圖紙能提供主要的圖紙資料，對一些不涉及具體使用的圖紙及一些輔助設(shè)備的資料往往存在提供不全面或前后版本不一致現(xiàn)象，導(dǎo)致資料缺少、不完整。目前在建造、改造過程中，往往根據(jù)設(shè)計院、船廠、設(shè)備商提供資料的目錄清單進行數(shù)量核對，對資料內(nèi)容缺少專業(yè)審核。

3.2 使用中的流失

在船舶進廠維修、船舶檢驗等時，往往需要文書資料，特別在辦理船舶檢驗時，海事部門、船廠都需要船東提供圖紙及文書資料。在文書資料借出還入時容易產(chǎn)生差錯，如不是專人專管，備案不及時，重要文書資料極易丟失。在人員崗位調(diào)動時，如未正式進行文件資料交接或開展文件資料情況摸底，一些流動的資料也容易造成丟失。

3.3 保管過程的流失

1）圖紙在保管過程中對存儲的溫度、濕度有一定的要求，如未提供較好的保管場所，使得一些圖紙發(fā)黃、褪色，導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)記載無法辨認；

2）設(shè)計院、船廠及設(shè)備商會提供的一些光盤資料，在初期光盤是可以使用的，但如果光盤質(zhì)量不高或制作原因也會出現(xiàn)無法使用現(xiàn)象；

3）對一些維修記錄未隨船保留或未跟蹤記載，會導(dǎo)致出現(xiàn)有資料而無法使用或無資料可用的情況。

4 加強文書資料管理的幾點建議

隨著船舶現(xiàn)代化程度的不斷提高，消防船舶上廣泛配備了大量的先進設(shè)備，大大提高了作戰(zhàn)性能。由此，管理好技術(shù)文書資料成為船舶管理的第一道防線。

4.1 建立管理制度，明確管理職責權(quán)限

1）實行分級管理，建立相關(guān)規(guī)定，規(guī)范使用、管理程序。對中隊及上級單位管理的文書進行分類，如船舶證書類資料應(yīng)由支隊統(tǒng)一負責，其他資料可由中隊保存，便于換證工作的開展。在設(shè)定各層級職責中，明確支隊級、中隊級、班組級相關(guān)管理文書資料的范圍及職責。

2）實行區(qū)分存放，設(shè)立專門資料室或資料柜，按照船體、輪機、電氣類別進行類別劃分，對每一類別圖紙進行目錄編制，標注相關(guān)資料信息，把所有船舶的資料包括修造記錄，檢修記錄納入信息，由專崗負責管理。

3）實行資料流轉(zhuǎn)備案手續(xù)，對資料的接收及外借應(yīng)符合程序，采用《外借單》及《接收單》形式，做好備案防止出現(xiàn)使用中的流失，在中隊、支隊之間的技術(shù)文書流轉(zhuǎn)中也應(yīng)參照執(zhí)行。崗位人員調(diào)動時要做好資料交接及情況匯總，防止出現(xiàn)流動資料管理的盲區(qū)。

4.2 完善資料檔案，加強信息動態(tài)管理

1）建立關(guān)鍵設(shè)備的維修檔案，如操縱設(shè)備、機械設(shè)備、消防設(shè)備等，保存維修記錄及專業(yè)技術(shù)人員對設(shè)備現(xiàn)場拆解的視頻及圖片資料，便于總結(jié)每一類設(shè)備的常發(fā)故障，也為后續(xù)技術(shù)管理人員及維修人員提供第一手資料；

2）建立設(shè)備維修的動態(tài)跟蹤資料，留存提供設(shè)備的供應(yīng)商及參加維修時廠方技術(shù)人員的聯(lián)系電話，并就關(guān)鍵設(shè)備使用情況，特別是磨損及損耗情況定期與其溝通，確保產(chǎn)品更新?lián)Q代前能備好配足配件（或能保證有設(shè)備可替代），使管理實現(xiàn)從靜態(tài)到動態(tài)的轉(zhuǎn)變，為下一次船舶進廠維修時縮短工期、提高效率打好基礎(chǔ)；

3）建立封存淘汰設(shè)備的資料檔案，在每次船舶進廠大修或維修改造之后，結(jié)合新接收資料，對全部資料進行一次梳理，有新的技術(shù)圖紙、設(shè)備資料時封存舊的技術(shù)圖紙及舊的設(shè)備資料，通過梳理減少錯亂，所有封存資料雖不再使用但仍然具有保存價值，應(yīng)單獨存放。

4.3 加強專業(yè)人才培養(yǎng)，提高文書資料管理水平

1）加強船舶技術(shù)類人員隊伍（船舶駕駛、輪機管理）的培養(yǎng)，加大技術(shù)儲備，如組織技術(shù)骨干參與地方海事局舉辦的內(nèi)河船舶適任證書（駕駛、輪機）培訓考核，組織到建造船廠開展實地學習，多渠道培養(yǎng)并保留船舶技術(shù)人才，為技術(shù)資料管理提供技術(shù)支撐；

2）聘請船舶專家參加重點環(huán)節(jié)管理，在船舶新建、改建過程中，要依托船舶專家豐富的技術(shù)經(jīng)驗，加強對文書資料的收集管理，防止資料的源頭流失。