企業(yè)合同管理的思考

黃道協(xié)

（南車株洲電力機車研究所有限公司，湖南 株洲 412001）

合同既是企業(yè)對外經(jīng)營活動的聯(lián)系紐帶，也是企業(yè)獲取經(jīng)濟效益的根本保證，通過提高企業(yè)的合同管理水平，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履約行為，可以有效地優(yōu)化企業(yè)的資源、降低運營成本，在防范經(jīng)營風(fēng)險的同時提高企業(yè)效益，從而保障企業(yè)健康穩(wěn)步的發(fā)展。企業(yè)的合同管理不僅是對合同相關(guān)方、合同標(biāo)的物、合同文本的管理，更應(yīng)加強合同簽訂的過程及簽訂后的履約行為的過程管理，即合同的管理工作應(yīng)包含從合同發(fā)起前的資質(zhì)調(diào)查到合同履行完畢的全生命周期的管理，各個環(huán)節(jié)有著不同的內(nèi)容和特點，但相互之間又有著密切的聯(lián)系。

1 要加強合同相關(guān)方的管理

合同相關(guān)方的管理對象包含與企業(yè)的利益相關(guān)聯(lián)的團體或個人，企業(yè)需要根據(jù)自己的評價體系及評價標(biāo)準(zhǔn)建立對相關(guān)方的信用評估模型，通過對相關(guān)方的資質(zhì)水平、歷史合作情況等信息的分析，對相關(guān)方的履約能力、抗風(fēng)險能力等評價因素進(jìn)行整體評估，根據(jù)綜合評價的結(jié)果，將相關(guān)方分類分等級的進(jìn)行管理，并作為后續(xù)合作的重要參考依據(jù)。對不同等級的相關(guān)方，執(zhí)行不同的風(fēng)險管控機制，對評估不合格的相關(guān)方要建立黑名單管理機制，起到事先降低合同履行風(fēng)險的作用。

2 要加強合同模板的管理

合同文本作為企業(yè)與簽約方之間具有法律效力的憑據(jù)，其明確了法律主體間的權(quán)利與義務(wù)關(guān)系。合同模板的使用，有利于指導(dǎo)合同的起草、簽訂、提高合同審核效率、防范法律風(fēng)險、控制管理成本。企業(yè)要根據(jù)自身的管理需要及其所屬行業(yè)及業(yè)務(wù)的特點，經(jīng)過企業(yè)的內(nèi)部審核流程，經(jīng)各部門評審確認(rèn)后形成企業(yè)所需的合同模板庫。合同經(jīng)辦人依據(jù)合同模板起草合同，可大大地避免因起草人文字表述模糊導(dǎo)致的合同風(fēng)險。合同模板的創(chuàng)建通常需要按不同的業(yè)務(wù)類型分別建立不同的合同模板，這就要求對合同模板進(jìn)行分類管理。合同模板可以簡單地分為兩類形式的管理：一種是參考模板，針對某些類型的合同可選取該類模板，在一些條款上可以起到參考的作用，并可以根據(jù)該類合同的特性對部分條款進(jìn)行調(diào)整；另一種為固定格式的模板，這種模板只允許填寫部分合同的關(guān)鍵要素，不能對模板的內(nèi)容及固定條款進(jìn)行修改。

3 要加強合同的分類管理

合同作為企業(yè)與簽約方進(jìn)行各項業(yè)務(wù)合作的法律依據(jù)，在不同的業(yè)務(wù)形態(tài)下，也將表現(xiàn)出不同的業(yè)務(wù)特性和管理需求。企業(yè)所涉及的合同種類繁多，同類合同的運行方式也會存在較大差異，這就要求企業(yè)在合同的管理過程中，需要結(jié)合企業(yè)實際情況及管理要求，對所有的合同按合同所屬的業(yè)務(wù)類別、合同屬性、管理模式、所屬的業(yè)務(wù)模式等多個維度，進(jìn)行分級分類管理，并建立合同分類管理的標(biāo)準(zhǔn)及制度，將分類信息固化到企業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)中，保障合同分類的準(zhǔn)確性，便于后期合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析。

4 要加強合同標(biāo)的物的管理

合同標(biāo)的物是當(dāng)事人權(quán)利和義務(wù)共同指向的對象，合同中應(yīng)清楚地描述標(biāo)的物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、計量單位等，使其特定化，數(shù)量的表達(dá)要準(zhǔn)確，計量單位要采用國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的計量單位，如果采用雙發(fā)共同約定的計量單位，還需確認(rèn)計量單的計算方法，實現(xiàn)對合同標(biāo)的物的表單化、結(jié)構(gòu)化管理，詳細(xì)地描述合同標(biāo)的物的型號、規(guī)格等明細(xì)，而不是簡單的文本格式記錄。同時，系統(tǒng)針對標(biāo)的物的收發(fā)貨情況要進(jìn)行控制與跟蹤，這樣既能降低標(biāo)的物收發(fā)貨的誤差，又能保障標(biāo)的物的及時性。

5 要加強合同文檔的歸檔管理

合同文本及相關(guān)資料同屬重要法律文件，發(fā)生之后應(yīng)及時歸檔并妥善保存。合同的文檔管理，包括對合同原稿、授權(quán)委托書、合同審批表單、合同變更文件、合同附圖、項目文件、招投標(biāo)文檔和合同履行中的各種文書資料的管理，避免因遺失或未及時存檔引發(fā)的合同風(fēng)險，要加強對合同相關(guān)文檔歸檔情況的定期檢查。對于執(zhí)行周期長、涉及人員多、執(zhí)行情況復(fù)雜的合同，在經(jīng)過一段時間的履行過程后，引發(fā)的很多具體問題必須依靠相應(yīng)資料證明才能解決。企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的管理人員，應(yīng)用先進(jìn)的管理手段，通過完善的合同文檔歸檔管理制度，及時對合同及其相關(guān)資料進(jìn)行整理并妥善保管，提高合同的文檔資料歸檔管理水平。

6 要加強企業(yè)全員的法律意識管理

要加強企業(yè)全員的法律意識，首先要提高企業(yè)管理人員的法律意識，合同管理是企業(yè)法律顧問的重點工作，法律顧問對合同的管理不能僅僅在合同起草、審核、談判、糾紛處理等環(huán)節(jié)，而應(yīng)貫穿合同履行的全過程，定期開展合同履行情況的監(jiān)察，充分利用法律專業(yè)知識，對企業(yè)的合同管理進(jìn)行總體規(guī)劃、定期督查，及時防范法律風(fēng)險，保證合同在企業(yè)中合法、有序的履行。

合同管理已成為企業(yè)運作法治化的標(biāo)志。加強企業(yè)的合同管理對于防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險、減少經(jīng)濟糾紛，加強企業(yè)內(nèi)部控制、依法訂立并履行合同、提高合同履約率、促進(jìn)企業(yè)加強和改善經(jīng)營管理、監(jiān)控企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險、提高企業(yè)經(jīng)營管理工作水平、提高企業(yè)經(jīng)濟效益，具有十分重要的意義。企業(yè)通過加強對合同過程的管理，不斷提高企業(yè)員工的素質(zhì)及企業(yè)的管理水平，及時防范風(fēng)險，不斷地總結(jié)經(jīng)驗，才能保障企業(yè)的正常經(jīng)營和可持續(xù)健康發(fā)展。