檔案信息資源庫的建設(shè)與應(yīng)用

劉東平

摘 要：國(guó)家政府、軍隊(duì)、企事業(yè)單位檔案館保管著國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等重要的文件、檔案和資料，作為國(guó)家重要的信息資源保管部門，在電子政務(wù)建設(shè)中受到高度重視，在“三網(wǎng)一庫”的建設(shè)中，檔案是信息資源庫的重要組成部分之一。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源庫；建設(shè)；應(yīng)用

檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性與真實(shí)性，成為信息大家族中的重要成員。而檔案記錄社會(huì)活動(dòng)的廣泛性，激發(fā)了現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息的強(qiáng)烈利用需求。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，必然要求建立與之相適應(yīng)的檔案信息資源開發(fā)利用方式——檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，在給檔案事業(yè)帶來勃勃生機(jī)的同時(shí)，也帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

1 標(biāo)準(zhǔn)化與真實(shí)性

將國(guó)家的檔案信息納入電子政務(wù)信息資源庫，是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱苦、細(xì)致的工作。首先要遵循國(guó)家標(biāo)推，可以認(rèn)為，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化，沒有統(tǒng)一的信息庫標(biāo)準(zhǔn)，信息資源的利用就是空談。要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)組織檔案、文件信息數(shù)據(jù)，例如數(shù)據(jù)文件格式、信息的著錄規(guī)則等等。同時(shí)，按照檔案工作的特殊要求，還要保持文件、檔案的真實(shí)性、完整性和原始性，這本身存在著一定的矛盾，例如在遵從國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，如何保持檔案的原始面貌的問題。國(guó)家電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化工作部門，已經(jīng)采納了國(guó)家檔案局制定的一些標(biāo)準(zhǔn)，但許多標(biāo)準(zhǔn)還有待制定完善，有些標(biāo)準(zhǔn)需要檔案部門積極參加研究制定，檔案科學(xué)技術(shù)研究所已經(jīng)參與了個(gè)別的工作。

2 數(shù)字化與著錄、標(biāo)引

檔案信息要加入國(guó)家信息資源庫還有大量的基礎(chǔ)工作要完成。原有的紙質(zhì)檔案也是國(guó)家重要的信息資源，要提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用首先要將這些檔案數(shù)字化，這本身就是一項(xiàng)數(shù)量極大的：工作，包括數(shù)字化之前的整理工作，需要拆卷、燙平，然后進(jìn)行掃描和數(shù)據(jù)處理工作，檔案紙張規(guī)格的多樣性和脆弱性，使得數(shù)字化工作尤為艱苦。為了快速準(zhǔn)確地檢索檔案信息，前期的著錄、標(biāo)引工作也很繁重，高質(zhì)量的著錄、標(biāo)引需要全文閱覽，而且需要檔案專業(yè)技術(shù)人員。

3 法律與安全控制

在電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)中，檔案工作尤其要重視法律和安全問題。首先是國(guó)家立法，信息的收集與管理需要法律的授權(quán)，這在提供利用的環(huán)節(jié)特別重要。例如，公民的隱私權(quán)問題，由國(guó)家檔案部門提供的電子文件有無法律憑證作用的問題，檔案工作人員遵守信息安全的相關(guān)國(guó)家法律問題等等。更直接的檔案工作，是對(duì)所保管的電子文件、檔案信息庫，進(jìn)行嚴(yán)格的安全保密級(jí)別劃控，即在國(guó)家法律、法規(guī)的原則指導(dǎo)下，通過細(xì)致的工作，區(qū)分不同用戶的檔案利用授權(quán)和法律責(zé)任問題，通過科學(xué)、合理的技術(shù)和管理手段，使檔案利用工作既快速有效，又有嚴(yán)格的安全保密保證，這也是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱苦、細(xì)致的前期基礎(chǔ)工作。

4 技術(shù)成果應(yīng)用

電子政務(wù)信息資源庫的建設(shè)是為了應(yīng)用，簡(jiǎn)單的應(yīng)用表現(xiàn)為文件檢索，較高層次的應(yīng)用表現(xiàn)為智能檢索、知識(shí)發(fā)現(xiàn)，并應(yīng)用于決策支持。因此，在信息資源庫的建設(shè)中，注意引進(jìn)科學(xué)技術(shù)成果，應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)深層次開發(fā)信息資源，有助于電子政務(wù)的系統(tǒng)工程建設(shè)和應(yīng)用。目前，許多部門正在研發(fā)智能信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，知識(shí)表示、模糊推理和不確定推理技術(shù)，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)正在發(fā)展應(yīng)用，檔案部門在信息資源庫建設(shè)中也要注意跟蹤并應(yīng)用高科技技術(shù)成果。

5 統(tǒng)一管理建設(shè)方向

目前，檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)尚處于探索階段，是一個(gè)需要付出艱苦努力加以健全和完善的過程，絕不可能“畢其功于一役”地一蹴而就。因而，要科學(xué)運(yùn)作、分步實(shí)施、循序漸進(jìn)，積極規(guī)劃制定檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃。我國(guó)檔案信息資源共建共享的規(guī)模水平同美國(guó)、日本等發(fā)達(dá)國(guó)家相比，還存在著一定的差距。面對(duì)日益激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)，各級(jí)政府部門應(yīng)高度重視并大力宣傳檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的深遠(yuǎn)意義，統(tǒng)籌規(guī)劃，制定切實(shí)可行的法律法規(guī)，并會(huì)同國(guó)家信息產(chǎn)業(yè)主管部門共同研究制定檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署，保證檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的有序進(jìn)行。檔案部門應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提供給的便利契機(jī)，本著共建共享的原則，分工協(xié)作，大力建設(shè)各級(jí)各類檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，研究開發(fā)高性能的檔案信息查詢系統(tǒng)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案信息在線搜索與查詢的需要，提高檔案資源的利用效率與利用效益，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的快節(jié)奏、高質(zhì)量、高效率的社會(huì)需要。

6 堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)化通常是指為獲得某種最佳效益而綜合科學(xué)技術(shù)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的成果，在進(jìn)行充分的有效協(xié)商基礎(chǔ)上，對(duì)具有多樣性、相關(guān)性特征的重復(fù)事物，以特定方式制訂形成統(tǒng)一規(guī)定或統(tǒng)一規(guī)范的全部活動(dòng)過程。也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享建設(shè)的技術(shù)前提。檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)將在這些標(biāo)準(zhǔn)（信息加工標(biāo)準(zhǔn)、信息記錄標(biāo)準(zhǔn)、信息傳遞標(biāo)準(zhǔn)、信息檢索標(biāo)準(zhǔn)、信息處理與信息控制標(biāo)準(zhǔn)等）的制約下，以統(tǒng)一、規(guī)范的形式實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息交流與利用。在檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)過程中必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，避免出現(xiàn)各自為政、互不兼容的現(xiàn)象。

7 提高人才素質(zhì)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息服務(wù)的方法、手段與模式都發(fā)生了很大變化，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)己被廣泛應(yīng)用于信息的采集、組織、加工等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，對(duì)檔案信息管理人員的知識(shí)水平、業(yè)務(wù)技能等均提出了更高的要求。許多檔案信息管理人員面臨著知識(shí)更新、繼續(xù)教育以及優(yōu)勝劣汰的壓力與挑戰(zhàn)，客觀要求每一位信息服務(wù)人員都必須建立起危機(jī)意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和信息意識(shí)，通過崗位練兵、自主學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)等靈活、有效的途徑，不斷提高和更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息加工處理技術(shù)和一定的外語知識(shí)。以實(shí)現(xiàn)根據(jù)檔案信息的自身特點(diǎn)、結(jié)合傳統(tǒng)的檔案利用工作經(jīng)驗(yàn)，依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)勢(shì)，與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員共同探索解決網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源傳遞、交流、利用的安全性與可靠性問題，積極開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)實(shí)踐。在實(shí)踐中鍛煉、完善隊(duì)伍，培養(yǎng)造就一大批復(fù)合型應(yīng)用人才，為檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的發(fā)展與完善奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

總之，將國(guó)家寶貴的檔案信息資源進(jìn)行深層次開發(fā)，加入電子政務(wù)信息資源數(shù)據(jù)庫，是檔案工作面臨的工作任務(wù)，是歷史責(zé)任，需要檔案工作者完成大量的基礎(chǔ)工作，而積極主動(dòng)的工作應(yīng)該及早開始。

參考文獻(xiàn)

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