如何加強城市建設(shè)檔案的信息化建設(shè)

姜仁淑

摘 要：信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的方向和趨勢，檔案信息化無疑也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。在現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用下，如何竭盡全力優(yōu)化區(qū)縣檔案館現(xiàn)有館藏檔案，大力開發(fā)檔案信息資源，更好地為社會主義“三個文明”建設(shè)服務(wù)，是檔案界同行經(jīng)常思考的一個熱門話題，更是檔案部門適應(yīng)改革開放要求的一個帶方向性的問題。因此，筆者就如何加快檔案信息化建設(shè)作一些有益的探索，提出以下粗淺見解。

關(guān)鍵詞：加強 城市建設(shè)檔案；信息化；建議

1 城建檔案管理工作中存在的問題和不足

（一）信息化建設(shè)比較薄弱，管理手段相對落后

檔案信息化建設(shè)速度緩慢，以手工為主的服務(wù)模式大量存在。坐等上門的服務(wù)方式，單一和落后的服務(wù)手段嚴重影響了城建檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，城建檔案信息得不到有效的開發(fā)和利用。

（二）城建檔案管理經(jīng)費不足，人員素質(zhì)有待提高

大多數(shù)城建檔案館（室）經(jīng)費不足，購置檔案設(shè)備及人員經(jīng)費支出困難，需要逐級請示，極少配備檔案專職人員，多數(shù)兼職，并且檔案工作人員不具備檔案管理專業(yè)知識。嚴重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）系統(tǒng)管理維護水平較低

實行檔案信息化，基礎(chǔ)信息必須完整、準確，在人才任用過程中，才能實現(xiàn)利用上的最大價值。但目前基礎(chǔ)信息在收集和利用上還存在一定難度，造成信息更新不及時、不全面，歸檔材料形成單位或個人不能按時將材料送至檔案管理部門，給檔案信息化帶來一定的阻礙。

（四）縣級城建檔案管理總體水平不高

城建檔案歸檔整理不規(guī)范，基礎(chǔ)管理設(shè)施滯后，庫房面積嚴重不足，無法妥善保管大量檔案。沒有形成城建檔案收集、接收工作機制。許多縣級市沒有接收檔案工作機制、制度，已造成很多建設(shè)工程檔案流失雖然有檔案小庫房，但基本沒有建設(shè)工程檔案，有的基本的檔案庫房也沒有。多數(shù)城市地下管線摸底調(diào)查尚未開展。

2 加強和改進城建檔案管理工作的建議

（一）規(guī)范電子文件的歸檔與管理

已形成電子文件的機關(guān)應(yīng)盡快將電子文件的歸檔與管理擺上工作日程，納入機關(guān)檔案工作內(nèi)容。要參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍，制定電子文件歸檔范圍及保管期限表。嚴格按照國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)定，制定本單位電子文件管理規(guī)范，規(guī)范電子文件的歸檔與管理，使電子文件和紙質(zhì)文件一樣得到科學(xué)保管和有效利用。具有永久保存價值的電子文件，必須同時制成一套紙質(zhì)文件一并保存。要做好館室銜接工作，遵從同級國家綜合檔案館關(guān)于電子文件移交與接收一致性要求，及時向同級國家綜合檔案館移交規(guī)范的歸檔電子文件。各級檔案行政管理部門要主動加強與電子文件移交機關(guān)的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，積極探索電子文件移交的新機制、新方法、新手段，為機關(guān)電子文件移交進館并有效提供利用創(chuàng)造條件。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員要有較高的政治思想素質(zhì)和較強的責(zé)任感，在實際工作中要堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)的原則，同時還必須有服從組織需要，樹立全局觀念，埋頭苦干，對工作精益求精的工作作風(fēng)。航道檔案管理人員還要做到腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。腦勤主要是勤于思考。每遇到一件事情都要認真思考，形成規(guī)律性認識，做到舉一反三、事半功倍，提高檔案管理工作的效率。是如果不懂和不知就要勤問，還要經(jīng)常向本部門或本單位人員宣傳檔案管理的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況，反映存在的問題，爭取得到各部門的支持。手勤就是在平時經(jīng)常檢查文件、資料內(nèi)容的完整性，并及時分門別類地歸檔。做檔案管理工作腿勤也不可缺少，其目的就是為了多了解實際情況，以便豐富自己的頭腦，再經(jīng)過提煉加工形成理性認識。

（三）加快室藏檔案的數(shù)字化

各級機關(guān)要統(tǒng)籌安排做好室藏檔案數(shù)字化工作，尊重檔案管理工作的科學(xué)規(guī)律，扎實做好機關(guān)檔案的分類、整理、著錄、鑒定等各項基礎(chǔ)工作，夯實機關(guān)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)。要加強室藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，重視和加強檔案數(shù)據(jù)采集、錄入的準確性，以提高檔案利用檢索的完整率和準確率。各級機關(guān)在向同級國家綜合檔案館移交紙質(zhì)文件級目錄的同時，應(yīng)移交符合規(guī)范標(biāo)準的機讀目錄。

（四）加大法制宣傳，增強法律意識

為提高各級各部門對加強城建檔案管理重要意義的認識，增強做好這項工作的責(zé)任感和緊迫感。要采取多種形式，大力宣傳城建檔案管理的法律法規(guī)，提高全社會對城建檔案管理的法律意識；要結(jié)合實際，宣傳城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，宣傳城建檔案統(tǒng)一收集、集中管理、資源共享的現(xiàn)實意義和長遠意義，努力營造開展城建檔案工作的良好社會氛圍。

（五）堅持與時俱進，是做好檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)

檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的要求，是檔案事業(yè)現(xiàn)階段最為活躍和發(fā)展最為迅速的領(lǐng)域。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷提高，社會各界對檔案信息的需求量越來越大，質(zhì)量要求越來越高，他們對檔案信息的需求是準確、及時、簡捷、實用。希望對檔案信息資源進行快速的提取、分析、利用，從而滿足各方面的需求。因此，必須堅持與時俱進，始終把檔案管理現(xiàn)代化作為檔案事業(yè)的發(fā)展方向，在思路上不斷創(chuàng)新，在新領(lǐng)域上不斷開拓，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷引進和采用先進的現(xiàn)代化管理技術(shù)，提高檔案服務(wù)水平，使檔案工作的服務(wù)能力適應(yīng)社會的發(fā)展要求，是檔案工作服務(wù)社會的重要基礎(chǔ)。

（六）加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強城建檔案掃描設(shè)備、計算機軟硬件、網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站等信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。利用計算機管理軟件輔助完成各類城建檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。積極創(chuàng)建各類專題信息數(shù)據(jù)庫和館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。對紙質(zhì)檔案、聲像檔案特別是使用率較高及珍貴檔案有序進行數(shù)字化處理。

（七）積極整合各類信息資源

全省各地市城建檔案主管部門將充分利用城建檔案管理機構(gòu)在檔案信息資源、技術(shù)設(shè)備等方面的優(yōu)勢，依托各地市城建檔案館（室）和建設(shè)信息中心，實行“一個機構(gòu)、兩塊牌子”的運行模式，把城建檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)信息建設(shè)有機結(jié)合，實現(xiàn)資源共享。

3 結(jié)束語

隨著計算機技術(shù)服務(wù)的專業(yè)化與社會化，檔案管理軟件的通用化和商品化將成為主流，檔案部門應(yīng)積極采取措施，提高檔案工作的標(biāo)準化程度，并在此基礎(chǔ)上大力推進檔案的社會化服務(wù)。檔案人員應(yīng)建立自己的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并與其他網(wǎng)站聯(lián)網(wǎng)，形成一個巨大的信息資源網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng)，并不斷完善和更新，實現(xiàn)資源共享。同時，要加強對網(wǎng)絡(luò)信息資源開發(fā)工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，組織制定網(wǎng)上信息資源開發(fā)工作的目標(biāo)和規(guī)劃，使航道檔案管理工作邁上一個新的臺階。