高校數(shù)字檔案館建設與分析

孟凡玲　劉云霞　韓真

摘 要：本文對天津市十所獨立學院檔案管理與建設情況進行調(diào)查分析，總結其存在的共性問題，提出建設性意見和改進檔案管理工作的思路，為獨立學院檔案內(nèi)涵式發(fā)展提供有力的依據(jù)。

關鍵詞：獨立學院；數(shù)字檔案；檔案管理

我國獨立學院誕生于90年代末期，其發(fā)展迅速，截止至今在全國已有300多所。獨立學院建校較晚，建設檔案工作起步晚，獨立學院既要面臨的是檔案的初見的困難，又在互聯(lián)網(wǎng)時代的要求下，進行數(shù)字檔案館建設的雙重難題，即是機遇又是挑戰(zhàn)。

1 天津市獨立學院檔案管理與建設的現(xiàn)狀分析

針對天津市的十所獨立學院檔案建設情況進行調(diào)查，并對其檔案管理現(xiàn)狀進行了分析。調(diào)查結果表明，檔案管理作為一項暫時看不到效益的基礎工作，不被學院領導重視，并且工作基礎薄弱。從調(diào)研情況看獨立學院檔案工作存在以下共性問題。

缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學歷史不長，公眾的檔案意識不足。從學院領導到各系、處室等部門對檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨立學院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進行檔案臨時管理，流動性大，不利于檔案的建設與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業(yè)出身，同時還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨立學院檔案事業(yè)的發(fā)展。

缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規(guī)范。由于檔案意識薄弱，又沒有制度制約，責任不清，檔案材料不能統(tǒng)一整齊歸檔，有的落在個人手中，有的工作人員覺得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎上變動，為以后檔案的收集帶來了困難。

獨立學院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫房設備還不完善，有的沒有專門的庫房，有的也是一個小庫房，也都沒有購買干濕機器對庫房的干濕度控制，庫房條件相對簡陋。軟件方面，沒有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質(zhì)檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來不便，檔案自動化管理程度不高。

總體而言，檔案資料是獨立學院在其發(fā)展過程中直接形成的原始記錄，是學院發(fā)展中最重要的載體之一，是衡量教學質(zhì)量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學評估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現(xiàn)狀看，獨立學院檔案管理工作現(xiàn)狀總體形勢不容樂觀。

2 構建“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案館對策

1、建立規(guī)章制度，強化管理，提高工作效率

一是獨立學院應該有檔案管理專門部門，強化管理工作。二是根據(jù)《高校檔案管理辦法》建立檔案各項規(guī)章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實體分類法，以及一系列安全管理、服務借閱等制度，細化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個環(huán)節(jié)做到依規(guī)辦事。

2、加強專兼職檔案人員業(yè)務指導與培訓，提高檔案工作人員綜合業(yè)務素質(zhì)

檔案工作者的素質(zhì)是檔案管理與建設中的關鍵環(huán)節(jié)。具有一支技術強和穩(wěn)定的專、兼職檔案管理人員隊伍，在日常工作要加強專、兼職檔案人員業(yè)務培訓，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓，每年舉辦檔案員評比活動，組織學院有關方面對各部門檔案的整理情況進行評比，評選檔案工作先進個人，調(diào)動工作人員積極性，同時也是展示優(yōu)秀檔案整理標本，互相促進學習的平臺。

3、加快獨立學院檔案建設

獨立學院檔案數(shù)字化建設，是隨著信息化發(fā)展，計算機普遍應用，“電子政務”開展，順應時代發(fā)展而產(chǎn)生的。加快數(shù)字檔案建設，創(chuàng)新服務方式是獨立學院檔案工作在大數(shù)據(jù)的生態(tài)背景下面臨的機遇和挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化建設將分散的以不同形式記載的檔案、地區(qū)不同的檔案信息以數(shù)字的形式存儲，利用網(wǎng)絡的方式連接，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享與最大化的利用。

4、創(chuàng)新服務方式，提高服務水平

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，不少檔案館已經(jīng)開通微博、微信公眾平臺，利用此平臺提供檔案相關政策解讀、檔案原件展示、檔案服務咨詢、檔案利用等服務，并取得了不錯的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺主要介紹其館藏資源、發(fā)布編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內(nèi)容，同時也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺使公眾能隨時隨地獲取檔案相關信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務，同時也是對檔案工作起到宣傳作用。

5、基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，構建檔案館APP移動服務

互網(wǎng)絡的廣泛應用和覆蓋，數(shù)字技術的快速發(fā)展的當下，移動數(shù)據(jù)終端設備為檔案的服務、利用提供了新的方式，檔案服務應順勢而為，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢，創(chuàng)新服務方式。檔案APP與微信公眾平臺、微博等相比，能夠形成更專業(yè)化、專題化的檔案服務體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進行更新維護，但其更具有長遠意義。獨立學院檔案館更應該抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展機遇，不斷創(chuàng)新檔案服務方式，構建檔案館APP移動服務。

總之，管理者應轉變觀念，創(chuàng)新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數(shù)字化、信息化建設的步伐，為獨立學院的持續(xù)發(fā)展服務，為師生提供高質(zhì)量快捷的服務。在全國檔案數(shù)字化發(fā)展的背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”是一個發(fā)展機遇，獨立學院應緊跟時代步伐，不斷升級檔案館（室），創(chuàng)新檔案服務。

參考文獻

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