淺析檔案管理工作信息化

王連慶

檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作。一方面，從檔案工作本身來看，它是一項(xiàng)專門的管理業(yè)務(wù)。另一方面，從特定的部門或一定機(jī)關(guān)單位的檔案工作來看，它又是某種工作管理的組成部分。盡管我國的檔案管理，積累了豐富的具有中國特色的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。但是，目前檔案管理現(xiàn)代化的水平還不高，技術(shù)手段還比較落后，這在很大程度上影響了檔案在現(xiàn)代化建設(shè)中作用的發(fā)揮。如何改善現(xiàn)有檔案管理狀態(tài)，就要求檔案部門能迅速、準(zhǔn)確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。在較短時(shí)間內(nèi)，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時(shí)提供利用。所以，實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，是適應(yīng)我國實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，趕超世界先進(jìn)水平的必然要求。

1 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

1、檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作，并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。

2、檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。

3、檔案資源信息化

在信息時(shí)代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2 檔案信息化應(yīng)遵循以下三個(gè)原則：

1、規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

2、安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

3、效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。

3 提升檔案管理信息化的策略與措施建議

1、要加大檔案信息資源整合的力度

檔案資源建設(shè)是檔案工作在信息社會(huì)中發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的基石。理想的檔案資源應(yīng)該既能反映社會(huì)宏觀的發(fā)展歷史，又能反映社會(huì)微觀生活的點(diǎn)滴，既能反映社會(huì)集體的記憶，又能反映社會(huì)個(gè)體的發(fā)展?fàn)顩r。檔案資源的整合應(yīng)在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案工作體制下實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有國家檔案資源的有效配置，以適應(yīng)檔案資源社會(huì)共享的需要。檔案資源的整合的基本途徑在于整理與組合。整理不僅指檔案的基礎(chǔ)性整理（系統(tǒng)化與編目），而且包括檔案的研究性整理（編纂加工，使內(nèi)在價(jià)值得到提升）；組合則是根據(jù)整合的目標(biāo)，采取法律、行政、技術(shù)、輿論等方面的措施使國家檔案資源在結(jié)構(gòu)上趨于合理、在配置上趨于優(yōu)化。就檔案資源整合的目的而言，檔案資源管理主要涉及物理資源整合、數(shù)據(jù)資源整合、應(yīng)用系統(tǒng)整合等方面。物理資源的整合是將已有的各類檔案資源進(jìn)行綜合利用；數(shù)據(jù)資源的整合是將各個(gè)獨(dú)立、分散的數(shù)據(jù)庫，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)邏輯上的整合，形成社會(huì)所需的完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；應(yīng)用系統(tǒng)的整合是指構(gòu)建基礎(chǔ)框架等，將不同時(shí)期、不同技術(shù)建立的系統(tǒng)，相互整合聯(lián)結(jié)構(gòu)成一個(gè)整體。整合的最終結(jié)果在于為社會(huì)提供一個(gè)資源共享、行業(yè)協(xié)作、提升原有資源價(jià)值的平臺(tái)。

2、要加大投入、增配軟、硬件設(shè)施

首先，要舍得必要投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當(dāng)前，各級(jí)檔案部門的財(cái)力主要來源于各級(jí)政府。同時(shí)，作為上級(jí)檔案主管部門，也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法在政策上給下級(jí)部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

3、要引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才

一直以來，存在著“檔案管理不需要很高的專業(yè)素養(yǎng)”的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。目前基層檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)難于適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，學(xué)歷上看，獲成人教育大專學(xué)歷的居多，大專院校畢業(yè)的大專以上學(xué)歷的人員居少，這對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展十分不利。

一定要改變這種狀況，千方百計(jì)改善隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)。