疾控檔案管理亟須信息化

馬秀珍

疾病預(yù)防控制檔案是在公共衛(wèi)生工作中形成的第一手資料，是保護(hù)人民健康、防“未病”的重要武器，也是現(xiàn)代公共衛(wèi)生事業(yè)、健康教育的生動(dòng)宣傳教材。但目前基層，尤其較偏遠(yuǎn)西部地區(qū)的縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)，疾控檔案管理仍采用傳統(tǒng)模式，與各行各業(yè)對(duì)信息化依賴程度劇增的需求存在較大差距。故疾控檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。

目前，在縣級(jí)疾控檔案檔案信息化建設(shè)中存在諸多問(wèn)題：一是由于財(cái)政困難，對(duì)于縣內(nèi)各事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費(fèi)預(yù)算不予列支，導(dǎo)致各單位沒(méi)有專門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，各門(mén)類、各項(xiàng)業(yè)務(wù)形成的文件、資料自成體系，沒(méi)有統(tǒng)一的管理規(guī)則，檔案的系統(tǒng)性、完整性得不到保障，也不能保障按規(guī)定向檔案館移交檔案，更談不上檔案的信息化管理。二是受工作經(jīng)費(fèi)、人員編配、意識(shí)形態(tài)等條件的制約，縣級(jí)疾控中心的檔案通常無(wú)專職人員管理，延緩了檔案信息化的進(jìn)程。三是檔案管理工作程式化，不能在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生效益，單位不愿投入過(guò)多財(cái)力，人們也不愿選擇這一崗位，增加了檔案信息化建設(shè)的難度。四是信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中人為原因造成資料零散，檔案缺失嚴(yán)重，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確，直接影響檔案信息的使用率和可信度。

導(dǎo)致基層疾控檔案信息化進(jìn)程緩慢的原因無(wú)外乎：1.檔案管理人員文化素質(zhì)低而且更換頻繁，要掌握檔案信息化技術(shù)難上加難；2.資金投入的不足，直接導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中硬件設(shè)施不完備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相當(dāng)薄弱；3.檔案工作人員、單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有從思想上認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，關(guān)心檔案信息化建設(shè)的自覺(jué)性、主動(dòng)性不強(qiáng)。

為落實(shí)疾病預(yù)防策略，加強(qiáng)疾控檔案信息化管理，建議重點(diǎn)抓好以下方面：

一、明確單位檔案管理目標(biāo)，做到任務(wù)清楚，渠道通暢，實(shí)行計(jì)劃管理、信息管理和責(zé)任管理?？h級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生單位之間要形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，要確定疫情信息員為本單位疾控檔案管理員，各管理員要互相溝通協(xié)作，互通信息?？h疾控中心應(yīng)建立設(shè)施齊全，技術(shù)領(lǐng)先的綜合檔案室，配備1～2名專職人員，負(fù)責(zé)收集縣級(jí)單位檔案管理人員遞交的和本單位工作中形成的原始文件資料，集中管理本單位的各種門(mén)類和載體的檔案，并按照規(guī)定向檔案館移交檔案，貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)方針、政策，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度，創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與現(xiàn)代化，監(jiān)督、指導(dǎo)各單位疾控檔案的管理工作。

二、不斷對(duì)檔案管理人員知識(shí)進(jìn)行更新。基于疾控檔案的重要性和行業(yè)的特殊性，要求檔案管理人員既要具備優(yōu)良的品質(zhì)和過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更重要的是要樹(shù)立檔案信息化的意識(shí)，掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)。同時(shí)，有足夠的信息化知識(shí)，熟練掌握新型電子設(shè)備和信息技術(shù)的應(yīng)用。相關(guān)部門(mén)應(yīng)經(jīng)常組織檔案管理與技術(shù)培訓(xùn)和研討，將新的管理理念和技能傳授給基層檔案工作人員，推動(dòng)基層檔案信息化管理的進(jìn)程。

三、檔案信息應(yīng)數(shù)據(jù)化。應(yīng)選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，運(yùn)用高新技術(shù)管理檔案。為方便查詢，可以將信息庫(kù)適當(dāng)進(jìn)行分類，或按要求制成不同的表格，建立檢索系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和管理質(zhì)量。

四、進(jìn)行必要的硬件投入。要有符合要求的檔案存放庫(kù)房，良好的閱檔環(huán)境，使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品及裝具，保證檔案的安全，對(duì)重要的、珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施，配置調(diào)閱檔案的必備工具，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、電話機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等，解決疾控檔案信息化管理中面臨的種種難題，使其在疾病預(yù)防控制工作中得到充分有效的利用。

總而言之，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的新要求，加大資金投入購(gòu)置硬件設(shè)施、軟件配置，同時(shí)輔之以對(duì)人員的繼續(xù)再教育、技術(shù)培訓(xùn)，大力加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，以有效地實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制工作檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高疾控檔案的管理效率，最大限度的發(fā)揮疾控檔案在小康社會(huì)建設(shè)中的使用價(jià)值。