關(guān)于檔案管理工作的幾點思考

張小云

摘 要：干部人事檔案真實地記載和反映干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、任務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載。干部人事檔案工作是國家干部工作中不可缺少的一個重要組成部分，是為貫徹黨的干部路線，方針和政策服務的，是做好干部工作的條件之一。這項工作做的好與賴，將直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量。目前的檔案事業(yè)已經(jīng)逐步走向了規(guī)范化、標準化的軌道，但由于很多因素的影響，致使檔案工作還存在很多問題，需要更好的探究、改進和提高。怎樣解決檔案管理中存在的問題，我談一點個人見解與意見，希望對檔案事業(yè)的發(fā)展有所裨益。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策；思考

1.檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 對檔案的重視程度不夠，檔案工作意識薄弱，檔案法制觀念弱

很長一段時間以來，部分領(lǐng)導干部對檔案工作的認識存在誤區(qū)，他們認為檔案工作就是抄啊寫啊，涉及保管的一項事務性工作，不是本單位的重要工作，也不會給單位帶來經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不弄丟，不漏密，能對付查閱、調(diào)檔就夠了。有的單位的領(lǐng)導認為《檔案法》是一部軟法，它的約束力不強，與該部門的工作職能無關(guān)，只是有關(guān)檔案行政部門的事，對檔案和檔案管理工作一知半解，甚至全然不知《檔案法》，因此對檔案工作支持程度不夠，導致檔案管理存在一些問題。

1.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低，缺乏檔案管理的專業(yè)人才

當前，我們大部分單位已經(jīng)有了一支穩(wěn)定的檔案管理干部隊伍，可是這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)都不夠高，絕大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂、借閱、轉(zhuǎn)遞等業(yè)務不太熟悉，還不能適應新時代開展檔案管理工作的需要，而且大多數(shù)管檔都是兼職檔案員，他們身兼多職，對檔案工作精力投入明顯不夠，只是完成了將材料放入檔案盒這樣的日常實務，沒有及時規(guī)范整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。而且有的單位換人很頻繁，有的交接不及時、不到位。其次一些歸入檔案的材料真實性存在質(zhì)疑，有些材料收集不齊全，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

1.3 檔案費用投入不多，保管保護條件不好

因為受經(jīng)費的限制，再加上有關(guān)領(lǐng)導重視不夠，造成有的單位管理硬件未配齊，由于辦公室用房緊張，導致沒有規(guī)范統(tǒng)一的庫房保存征管資料。有的檔案室不寬闊、陰暗潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、灰塵多。影響檔案的整潔美觀。還有的在檔案室空的地方堆放別的雜物，不屬于專門檔案室，基本不具備檔案“六防”的要求，不利于檔案的存放保管。部分管檔單位沒有購置必備的切紙刀、規(guī)范的檔案夾，有的單位計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案較少，采用手工收集、搜索，不但信息量太小，而且更不便于于檔案的收集、利用和開發(fā)。

1.4 檔案管理不規(guī)范

檔案資料裝訂不規(guī)范，或存在查找困難和材料丟失的現(xiàn)象。這些問題存在的原因主要有以下幾種：一是上級對檔案資料無統(tǒng)一的執(zhí)行標準，只是按照工作需要來裝訂整理，也幾乎沒有檢查、評比和考核過這項工作。二是辦公場所的搬遷中遺失和損毀了一些資料。三是絕大多數(shù)案卷缺少卷內(nèi)目錄。還有的是組卷類別混亂，沒按照檔案管理細則整理裝訂。

2.提高檔案管理工作效率的對策

2.1 獲取單位領(lǐng)導的重視， 穩(wěn)定檔案干部隊伍.，加強檔案人員的責任感、事業(yè)心

只有得到領(lǐng)導的重視和支持，才能做好檔案管理工作。如何才能得到領(lǐng)導的信任和支持，我覺得應該強化檔案管理人員的職責。首先是愛崗敬業(yè)。檔案工作人員要熱愛本職工作，努力鉆研和學習業(yè)務知識，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家內(nèi)手，干一行愛一行，有了出色的工作業(yè)績，就會給領(lǐng)導留下良好的印象。其次是請示匯報。有的單位領(lǐng)導缺乏檔案意識，認為檔案管理工作與其他業(yè)務工作相比，有沒有都行，所以，檔案管理人員應經(jīng)常向主管領(lǐng)導請示和匯報檔案工作，這樣就能引起領(lǐng)導的重視。檔案的許多工作尤其是基礎(chǔ)業(yè)務和制度建設(shè)，需要檔案人員很長時間的學習，逐步積累經(jīng)驗。檔案干部的頻繁調(diào)動，就會影響到檔案工作的連續(xù)性，所以，必須做好檔案干部的穩(wěn)定工作.還需加強檔案人員的事業(yè)心、責任感。對收集的檔案材料要要經(jīng)過仔細的審核，把完整、準確、真實可靠的材料收入干部檔案，把好質(zhì)量關(guān)。檔案工作是項細致入微的工作，必須杜絕粗心大意。

2.2 注意提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在日益發(fā)展的新形勢下，在迅速發(fā)展的市場經(jīng)濟中，要想做好檔案工作，必須建立一支有專業(yè)知識、有文化素質(zhì)、政治強、業(yè)務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍。首先要把好人才入口關(guān)，通過考試招聘一些懂得專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才，來推動檔案事業(yè)發(fā)展，加速檔案科技進步。針對目前檔案部門知識老化，新技術(shù)知識貧乏的狀況，目前和今后很長一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務就是加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育。繼續(xù)教育的內(nèi)容應根據(jù)各層次人員的情況，因人而異. 有的 需要學習基礎(chǔ)知識，掌握檔案管理工作的基本技能；但也有些單位的檔案人員穩(wěn)定，又具有一定的文化知識，則需要補充一些新技術(shù)、新方法。檔案管理人員通過不斷的學習，豐富專業(yè)知識，還要對分類學、編目學、信息學等相關(guān)學科知識有一定的了解，對計算機及網(wǎng)絡(luò)科技能夠熟練操作、正確運用，同時要在傳統(tǒng)文化及文字提煉上多下功夫，不斷更新已有知識，開闊視野，優(yōu)化管理知識，提高綜合文化素質(zhì)，更好地適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

2.3 要充分調(diào)動檔案管理人員工作的積極性

檔案工作是一項單調(diào)又枯燥的工作，如果工作人員有了熱情和積極性，就會在很大程度上提高工作效率和質(zhì)量。檔案工作應當引進競爭激勵機制。實行物質(zhì)和精神獎勵。對檔案工作開展不錯的單位和個人，要進行大張旗鼓地表彰和獎勵，將檔案管理狀況同精神文明創(chuàng)建、社會治安綜合治理等創(chuàng)建活動結(jié)合起來，符合相關(guān)條件的，提倡檔案管理人員職級高配，或授予相應榮譽稱號，以激勵檔案人員堅守平凡，創(chuàng)造非凡。還可以實行工作目標考核。確定合理的工作目標，并分階段對完成情況進行考核，檔案工作主管部門應每年初對年度工作任務加以分解，以責任書的形式進行簽訂，將工作目標完成狀況同各項業(yè)務工作同部署、同考核。從而激發(fā)每個人的工作活力，能夠最大限度地發(fā)揮個人潛力，激發(fā)檔案工作人員的工作熱情，使其走上科學化規(guī)范化的道路，使檔案工作出現(xiàn)開拓創(chuàng)新的新局面。

2.4 新時期檔案管理需創(chuàng)新，還要提升檔案人員的服務意識

檔案管理者要建立健全檔案管理模式，保證檔案的安全與高效。還要與時俱進，樹立新的科學發(fā)展觀，正確的掌握和應用現(xiàn)代科學的方法和理論，在新的領(lǐng)域中不斷的創(chuàng)新，使傳統(tǒng)的人工管理方法與現(xiàn)在的科學信息方法完美結(jié)合，運用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，來吸納新知識，引進先進的科學理論觀念，加強網(wǎng)絡(luò)信息服務，增強檔案管理的質(zhì)量。檔案工作管理工作人員還要增強服務意識，以“主動服務”作為工作的出發(fā)點。只有做到了明確服務的方向，端正服務的態(tài)度，提高服務的質(zhì)量，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務。

總之，檔案管理是各種珍貴歷史資源得以保存的重要途徑，是一項功在當下，利在千秋的大事，隨著社會迅速發(fā)展，科學技術(shù)日新月異，使得檔案管理的發(fā)展面臨著空前的機遇和嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案人員應該建立與時代合拍的檔案意識，建立健全檔案管理的創(chuàng)新思維，開展創(chuàng)新實踐的理念，對檔案管理的現(xiàn)狀特點要求做到心中有數(shù)，端正思想，以積極的態(tài)度去創(chuàng)新去摸索，做到穩(wěn)中有升，穩(wěn)步前進，不斷地在這條道路上取得更優(yōu)秀的成就。

參考文獻

[1]趙巍試，《論文書檔案管理的信息化》[J]

[2]郭金菊，《淺談文書檔案管理工作的研究》[J]