人才交流中心如何做好畢業(yè)生檔案管理

李思嘉

（承德縣人才交流中心，河北 承德 067400）

學(xué)生檔案一般會(huì)有兩個(gè)去處：一是返回當(dāng)?shù)厝松缇?，由畢業(yè)生持就業(yè)通知書到當(dāng)?shù)厝松缇謭?bào)到，擇業(yè)期過后，學(xué)生檔案由當(dāng)?shù)鼐蜆I(yè)指導(dǎo)部門轉(zhuǎn)入人才交流中心管理。二是將檔案直接存入就業(yè)所在地的人才交流中心管理。畢業(yè)生人數(shù)逐年增加，人才中心保管的檔案數(shù)量也在不斷增加，如何做好畢業(yè)生的檔案管理工作成為人才交流中心面臨的重要問題。

1 人才交流中心檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理信息化水平較低

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息科技技術(shù)也在不斷發(fā)展，但人才交流中心檔案管理的信息化水平并未緊跟時(shí)代步伐，影響檔案管理工作人員工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提升。我國已經(jīng)頒布關(guān)于實(shí)現(xiàn)人才交流中心檔案管理信息化的通知部署，但基層人才交流中心實(shí)現(xiàn)真正的信息化管理仍相對較難。一是資金問題，一套高級(jí)的檔案管理軟件費(fèi)用偏高，縣級(jí)人才中心各項(xiàng)支出費(fèi)用均由縣級(jí)財(cái)政負(fù)擔(dān)，很難支付高額費(fèi)用支出。目前，縣級(jí)人才中心管理檔案基本都是使用Excel表格進(jìn)行管理。二是歷史原因，學(xué)生自初中開始就已經(jīng)開始填寫檔案信息，但所填寫的檔案多是紙質(zhì)版，再延續(xù)到高中、大學(xué)，等到大學(xué)或大學(xué)畢業(yè)后才將檔案信息輸入到電腦中，檔案轉(zhuǎn)到人才中心以后，仍是紙質(zhì)版的檔案材料。要實(shí)現(xiàn)信息化管理，就需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，這需要大量的人力、物力和財(cái)力，縣級(jí)人才中心難以負(fù)擔(dān)。

1.2 被棄檔案難以管理

隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，我國就業(yè)流動(dòng)率也在不斷增大，給人才交流中心的檔案管理工作帶來一定壓力。一是部分學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，由學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心統(tǒng)一將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)至生源地人社局，而學(xué)生并未持就業(yè)通知書回原籍報(bào)到，致使檔案被棄置。二是大部分學(xué)生在畢業(yè)后將檔案寄放在人才交流中心，之后便對其置之不理，無法保證檔案的及時(shí)更新。面對大量被遺棄檔案，人才交流中心的檔案管理人員很難開展工作。多數(shù)檔案所有者都是等到需要檔案時(shí)才去人才交流中心索取檔案，但是由于這期間所有者對檔案置之不理，導(dǎo)致檔案一直“沉睡”在人才交流中心，給檔案管理工作帶來困難。

1.3 檔案管理人員不足

按檔案管理相關(guān)規(guī)定，每千卷檔案需要配備一名專職管理人員，但多數(shù)在崗工作的檔案管理人員均達(dá)不到規(guī)定比例。隨著畢業(yè)生人數(shù)的逐年累加，檔案數(shù)量也在不斷增長。因此造成的人力不足導(dǎo)致工作無法到位。

1.4 檔案流轉(zhuǎn)不規(guī)范

一是檔案由學(xué)校轉(zhuǎn)遞時(shí)，部分學(xué)校允許本人自帶。由于畢業(yè)生初入社會(huì)，忙于找工作，便委托父母到當(dāng)?shù)厝瞬胖行霓k理報(bào)到及檔案接轉(zhuǎn)手續(xù)。這部分人員由于不懂檔案保管知識(shí)，經(jīng)常私自拆封檔案。二是檔案由人才中心轉(zhuǎn)移時(shí)，調(diào)檔部門要求的報(bào)到時(shí)間較短，并要求本人自帶，違反檔案轉(zhuǎn)遞相關(guān)規(guī)定。

2 解決人才交流中心檔案管理中存在的問題

2.1 加快檔案管理電子化進(jìn)度

為使檔案管理變得更加簡單并盡快實(shí)現(xiàn)管理信息化，在接收檔案時(shí)，人才交流中心應(yīng)將畢業(yè)生檔案信息錄入電腦；在管理過程中，部分畢業(yè)生如需遞交后續(xù)檔案內(nèi)容或需要提取其檔案，都應(yīng)在電腦上做好記錄，規(guī)范流程，細(xì)致記錄，加強(qiáng)檔案管理。同時(shí)，地方財(cái)政應(yīng)支持人才交流中心加大檔案管理信息化資金投入，比如加大對檔案管理軟件的資金投入，購買適合縣級(jí)人才交流中心實(shí)際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化和科學(xué)化水平以及檔案管理人員工作效率，從而為群眾特別是大中專畢業(yè)生提供更加優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。

2.2 充足人員，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)有效管理

首先要加強(qiáng)對人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配置配齊專職人事檔案管理人員，落實(shí)管檔人員待遇。其次要加快檔案管理信息化進(jìn)程，加強(qiáng)對檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。人才交流中心不僅要有相應(yīng)的工作人員管理電子檔案，也需要專門人員管理紙質(zhì)檔案。加強(qiáng)電子檔案的管理可以通過購買相應(yīng)的電腦軟件來實(shí)現(xiàn)，但提高紙質(zhì)檔案的管理效率，就需要提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)?？梢酝ㄟ^聘請一些高校檔案管理的專業(yè)老師對檔案管理工作開展培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使人才交流中心檔案管理的存放更加科學(xué)合理，工作人員也可以更加細(xì)致全面地為辦事群眾和大中專畢業(yè)生提供服務(wù)。

2.3 完善檔案管理辦法

在管理檔案時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)該應(yīng)用統(tǒng)一歸類辦法，比如將全部檔案統(tǒng)一根據(jù)時(shí)間進(jìn)行歸類，或者進(jìn)行分級(jí)分類管理。如對于大量檔案，檔案管理人員可以先根據(jù)地區(qū)進(jìn)行歸類，然后再對已經(jīng)根據(jù)地區(qū)進(jìn)行分類的檔案進(jìn)行二次歸類，二次歸類即根據(jù)檔案的寄存日期進(jìn)行分類，從而方便尋找。為提高檔案管理工作效率，檔案管理人員應(yīng)盡快創(chuàng)新并完善檔案管理辦法。

2.4 規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)手續(xù)，提高檔案流轉(zhuǎn)嚴(yán)密性和科學(xué)性。

建立健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，按檔案管理相關(guān)規(guī)定辦理，檔案流轉(zhuǎn)中出現(xiàn)問題的要追究責(zé)任。

人才交流中心要提高檔案管理效率，減輕工作壓力，提高服務(wù)質(zhì)量，就要加強(qiáng)對畢業(yè)生檔案管理工作的宣傳力度，提高畢業(yè)生們對檔案的認(rèn)識(shí)，從而提高其對檔案的重視程度；除此之外，政府也應(yīng)該加大對人才交流中心檔案管理的資金投入，從而提高人才交流中心檔案管理效率，將檔案管理工作做細(xì)、做全、做好。