與時俱進，加強電子檔案的管理

滿　靜，史鑒昕

（山東省濟寧市兗礦集團有限公司 南屯電力分公司，山東 濟寧 273515）

與時俱進，加強電子檔案的管理

滿靜，史鑒昕

（山東省濟寧市兗礦集團有限公司 南屯電力分公司，山東 濟寧 273515）

在當(dāng)下的信息時代加強電子檔案管理，首先要保證電子檔案的收集做到四個必須，其次要保證電子檔案載體的安全，以實現(xiàn)高效的管理，達到電子檔案信息最大限度的被利用。

與時俱進；電子檔案；管理

現(xiàn)代社會正在跨入“信息時代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案，加強電子檔案的管理，更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案，成為檔案工作者的一個重要工作任務(wù)。

1　加強電子檔案管理，首先要保證電子檔案的收集做到四個必須

（1）必須保證收集的電子檔案的完整性。電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構(gòu)不同，制文、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經(jīng)常處于滾動狀態(tài)，如不及時整理歸檔，可能會使信息失散，造成檔案不完整。特別是電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，也易于造成信息資料缺損。而且由于一個完整的工程體系，管理部門立體交叉，工作人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理形式多樣，也會導(dǎo)致電子檔案的不完整，針對以上情況，我們必須提高認識，端正態(tài)度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

（2）必須保證收集的電子檔案的真實性。電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯”的概率會高于傳統(tǒng)檔案。

（3）必須保證收集的電子檔案的原始性。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。比如紙質(zhì)檔案通過字體、印跡甚至字跡都有很強的原始性，而電子檔案完全沒有這種“原始記錄”。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

（4）必須保證收集的電子檔案的安全性。電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2　加強電子檔案管理，其次要保證電子檔案載體的安全

（1）提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。光盤存放的相對濕度應(yīng)為40%～65%，溫度宜控制在14℃～24℃，高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。保持良好的溫度、濕度環(huán)境至關(guān)重要。規(guī)范排放和使用。在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置。

（2）不管是光盤還是移動硬盤，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。

（3）將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。

（4）要建立電子檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立電子檔案利用管理制度，檔案管理部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

（5）規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回損失，電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

（6）檔案管理要建立“雙套制”模式，確保重要信息完整，所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。

3　結(jié)語

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的，要從思想上認識到電子檔案管理工作的任務(wù)重大，從技術(shù)上確保電子檔案管理工作的安全性，以實現(xiàn)高效的管理，達到電子檔案信息最大限度的被利用。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.110

G271.3

A

1673-0194（2015）21-0208-02

2015-09-07