電子檔案與數(shù)字檔案管理初探

張 艷

（大港油田勘探開發(fā)研究院，天津 300280）

“前車之鑒、后事之師”，從已有經(jīng)驗與資料中獲取信息是提高工作效率、規(guī)避潛在風(fēng)險的有效方法，檔案正是這樣一種承載了有價值信息的集合體，是社會生活的重要組成部分。而隨著經(jīng)濟的發(fā)展與社會的不斷進步，檔案數(shù)據(jù)資料數(shù)量呈現(xiàn)飛速上漲趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方式捉襟見肘，呼喚高新技術(shù)對此進行變革。在數(shù)據(jù)庫技術(shù)與先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的促進作用下，電子檔案與數(shù)字檔案管理方式應(yīng)運而生，我國檔案管理工作也開始逐步由紙質(zhì)檔案向數(shù)字化方向過渡。

1 電子檔案與數(shù)字檔案管理的特征

1.1 電子檔案與數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢

1.1.1 便捷的共享特性

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中，檔案管理與檔案查詢均需在工作日內(nèi)進行，并且需要檔案管理人員在場，親力親為，這就導(dǎo)致一些緊急與意外情況下檔案信息獲取的滯后性，并且查詢過程也需耗費較多時間。與此相比，電子檔案與數(shù)字檔案的顯著優(yōu)勢就在于其不受時間與空間限制，借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與云存儲技術(shù)，電子資料可以實現(xiàn)實時共享，即便相隔千里，也能在第一時間獲取所需信息，在獲得允許的情況下，無需檔案管理人員協(xié)助便可自行瀏覽檢索，真正體現(xiàn)了高新技術(shù)為人們工作生活帶來的便捷性。

1.1.2 高效性與關(guān)聯(lián)性

對于檔案立卷部門來說，電子檔案將極大提升其工作效率，無需平日里零散地向檔案室遞交材料，只需將部門文件資料輸入計算機中，通過局域網(wǎng)，檔案室便可方便地對部門文件進行立卷與目錄編制工作，減少了周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，既可提高效率，又可避免零散資料的不慎遺失現(xiàn)象。而針對于檔案查閱者而言，電子檔案的關(guān)聯(lián)性也將方便其查閱工作的進行，通過強大的系統(tǒng)索引功能，查閱者輸入某一主題便可調(diào)出相關(guān)資料，并呈現(xiàn)多種排列方式，這一特性在查閱者就某一問題進行深層次研究的情況下顯得尤為重要。

1.2 電子檔案與數(shù)字檔案管理的缺陷

1.2.1 系統(tǒng)依賴性與非人工識別性

電子檔案是在計算機技術(shù)高度發(fā)展的前提下興起的，其建設(shè)過程有賴于先進計算機硬件設(shè)備與高效軟件的配置，而現(xiàn)代計算機技術(shù)的發(fā)展日新月異，電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度持續(xù)加快，相應(yīng)的管理軟件也在不斷換代升級，由此引發(fā)的不兼容特性易造成檔案信息不可讀的狀況。此外，數(shù)字化檔案信息的存儲是以數(shù)字代碼，即計算機語言的形式進行，若想進行解讀，則需將程序恢復(fù)至原始狀態(tài)方可順利識別，而一旦發(fā)生部分損毀，恢復(fù)起來也具有較大難度。

1.2.2 信息的易變性與壽命問題

由于數(shù)字化檔案資料不具有唯一的元件，其信息可復(fù)制性強，也易于刪除和修改，例如圖片資料可用Photoshop等軟件進行處理，而他人很難發(fā)現(xiàn)事實真相。同時，由于電子檔案載體為硬盤、錄像帶等介質(zhì)，其存儲環(huán)境在溫度、濕度、磁性等方面均有較高要求，且壽命一般在20年內(nèi)，遠少于紙質(zhì)檔案壽命，與檔案使用的長期性相矛盾。

2 探索電子檔案與數(shù)字檔案管理策略

2.1 加強立法，保證法令實施效力

電子檔案屬于新生事物，我國檔案數(shù)字化建設(shè)起步晚、水平較低，各職能部門數(shù)字化意識淡薄，而相關(guān)法令條例也存在空缺。如前文所述，電子檔案具有易變性與無原件性，關(guān)于其法律效力的認定還未有成型的規(guī)定，電子檔案管理工作無章可循，易出現(xiàn)混亂局面。為此，有關(guān)部門應(yīng)確定檔案數(shù)字化法律風(fēng)險問題規(guī)定，對于其效力制定明確界限，保證檔案管理工作有法可依，整體維持在有序狀態(tài)。而針對檔案的所有權(quán)與著作權(quán)問題，更應(yīng)有清晰的認識，即檔案所有權(quán)通過交易或贈送的形式轉(zhuǎn)至另一方，該方對其進行數(shù)字化才不會構(gòu)成侵權(quán)行為，否則執(zhí)法部門應(yīng)依法進行處理，保障檔案作者的合法權(quán)益，以有力的執(zhí)法行為提高全民知識產(chǎn)權(quán)意識。

2.2 加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，規(guī)范操作

由于數(shù)字化檔案資料自身具有可復(fù)制性與易刪改性，其管理工作更需要一套完整而又規(guī)范的制度進行約束。應(yīng)采取集中管理的方式，從資料收集到歸檔編目、從存儲到保護，交由檔案部門統(tǒng)一負責(zé)，避免資料零散分布造成遺失現(xiàn)象。而檔案管理部門在工作過程中，應(yīng)嚴格按照規(guī)范化程序進行，遵照全程保護制度與傳遞記錄制度，一方面可避免非專業(yè)人員對數(shù)字化檔案資料認知不清造成的意外損毀現(xiàn)象，另一方面有利于歸檔文件與其他已有文件建立關(guān)聯(lián)性，方便日后進行查閱。

2.3 加強培訓(xùn)，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，數(shù)字化檔案管理對工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，不僅需要其具備專業(yè)技能，還需其熟練應(yīng)用計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。為此，檔案管理部門一方面需要加強對已有工作人員的培訓(xùn)，采用定期與不定期考核相結(jié)合的方式對其培訓(xùn)成果進行檢測，促使其不斷進步，完善業(yè)務(wù)素質(zhì)；另一方面應(yīng)適當(dāng)引入外部數(shù)字化專業(yè)人才，為部門工作注入活力，以專業(yè)人才帶動原有檔案工作者，實現(xiàn)檔案管理部門整體素質(zhì)的提升。

檔案電子化與數(shù)字化是順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢，在這一過程中，需要有關(guān)部門積極應(yīng)對，嚴格按照法律條令、規(guī)章制度進行管理工作，提升工作人員綜合素質(zhì)，規(guī)范操作程序，促進電子檔案與數(shù)字檔案管理的良性發(fā)展。

[1]胡愛真.電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的問題及發(fā)展方向[J].蘭臺世界，2014（z2）.

[2]滿冬.淺談電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段的檔案管理[J].現(xiàn)代商業(yè)，2012（29） .