基于云計(jì)算平臺(tái)的高校公文處理系統(tǒng)建設(shè)

鄒海燕

（江蘇科技大學(xué)，江蘇 鎮(zhèn)江 212000）

基于云計(jì)算平臺(tái)的高校公文處理系統(tǒng)建設(shè)

鄒海燕

（江蘇科技大學(xué)，江蘇 鎮(zhèn)江 212000）

云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)高校公文處理系統(tǒng)的升級(jí)換代。本文主要分析傳統(tǒng)公文管理系統(tǒng)的不足，調(diào)查近幾年運(yùn)用云計(jì)算平臺(tái)搭建公文處理系統(tǒng)的案例，并對(duì)高校進(jìn)行云計(jì)算公文處理系統(tǒng)設(shè)計(jì)提出意見。選擇合適的云模式和云平臺(tái)架構(gòu)，規(guī)范管理性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，是構(gòu)建高校安全公文處理系統(tǒng)的關(guān)鍵。

云計(jì)算；高校；公文處理；規(guī)范管理

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，許多高校以迅猛發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，進(jìn)行校園信息化建設(shè)，其中包含公文系統(tǒng)的升級(jí)與改造。公文是學(xué)校日常活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)加強(qiáng)學(xué)校管理有重要作用。但是，大部分高校在公文處理系統(tǒng)建設(shè)過程中存在諸多問題，如業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立、文檔分離、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、資源難以共享、公文數(shù)量逐年遞增等。高效穩(wěn)定地進(jìn)行公文管理與相關(guān)服務(wù)已逐漸成為許多高校迫切需要解決的問題。

目前，大多數(shù)大學(xué)的公文管理系統(tǒng)采用紙電雙套制，在紙電兩套系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行文件擬稿、簽發(fā)，歸檔時(shí)以紙質(zhì)為主、以電子方式為輔。但隨著高校不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙電雙套制已不能滿足公文管理系統(tǒng)的需要，主要體現(xiàn)在兩方面：①傳統(tǒng)OA辦公系統(tǒng)使用的紙本化程度太高；②紙電雙套系統(tǒng)在進(jìn)行公文處理過程中基本完全重復(fù)，在一定程度上增加工作人員工作量。面對(duì)這些問題，開發(fā)新式公文管理系統(tǒng)迫在眉睫。云計(jì)算是近年來計(jì)算機(jī)領(lǐng)域開發(fā)出來的新工具，擁有資源池化、存儲(chǔ)能力強(qiáng)、成本低、虛擬化程度高、服務(wù)彈性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，為高校公文處理系統(tǒng)的建設(shè)提供新途徑。

1　基于云計(jì)算的公文處理系統(tǒng)研究進(jìn)展

近年來，學(xué)者對(duì)云計(jì)算背景下公文處理系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展的研究不斷增多。冀汶莉 等基于云計(jì)算的軟件即服務(wù)（SaaS）的新思路來設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)。實(shí)際應(yīng)用結(jié)果證明，云平臺(tái)有效提升OA系統(tǒng)的可靠性、增強(qiáng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全性、降低運(yùn)營(yíng)和維護(hù)成本、實(shí)現(xiàn)硬件資源的動(dòng)態(tài)調(diào)整與共享，為各類機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)擴(kuò)展提供技術(shù)基礎(chǔ)。石峻峰 等在充分理解高校電子文件一體化管理內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，深入分析目前高校電子文件管理現(xiàn)狀，并且利用SWOT戰(zhàn)略分析法進(jìn)行綜合評(píng)估，從而提出云環(huán)境下高校構(gòu)建一體化電子文件管理系統(tǒng)的模型。朝樂門設(shè)計(jì)基于云計(jì)算的電子文件遷移模型，并針對(duì)模型中的三個(gè)關(guān)鍵問題（遷移要素、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與管理、遷移過程管理）進(jìn)行探討。

2　基于云計(jì)算的高校公文處理系統(tǒng)建設(shè)的設(shè)計(jì)

2.1頂層設(shè)計(jì)

高校公文系統(tǒng)管理具有涉及部門多、實(shí)施周期長(zhǎng)、影響范圍廣的特點(diǎn)。因此，要重視頂層設(shè)計(jì)，從全局的高度，對(duì)各層次、各要素、各方面進(jìn)行綜合設(shè)計(jì)。所謂的公文處理系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)，其內(nèi)涵是指在文件生命周期理論指導(dǎo)下，利用電子文件的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，分析高校內(nèi)各個(gè)部分的業(yè)務(wù)流程，從而明確公文管理體系的整體框架，要求功能協(xié)調(diào)、資源共享、系統(tǒng)理念一致、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一完整、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范明確。

2.1.1云模式選擇

根據(jù)不同的目標(biāo)用戶，云計(jì)算可分為四種組織模式，即公有云、私有云、混合云、行業(yè)云。四種模式各有其自身的優(yōu)缺點(diǎn)。具體來說，公有云是當(dāng)今的主流模式，其具有規(guī)模大、價(jià)格低、使用方式靈活的優(yōu)點(diǎn)，此外，公有云也存在著信任不足、不支持遺留環(huán)境等問題；私有云是一種主要用于單位內(nèi)部數(shù)據(jù)中心的模式；混合云將公有云和私有云結(jié)合，兼具兩者的優(yōu)缺點(diǎn)；行業(yè)云是為特點(diǎn)行業(yè)專門設(shè)計(jì)的云模式?；旌显剖且话愀咝＿M(jìn)行云平臺(tái)建設(shè)的優(yōu)先選擇，因其既具有私有云的私密性，又可以享受公有云快速的接入速度、低成本和強(qiáng)大的計(jì)算能力。通常由高校信息化部門進(jìn)行校內(nèi)云計(jì)算中心的搭建與維護(hù)，并且負(fù)責(zé)將通用云服務(wù)接入公有云系統(tǒng)。

2.1.2云平臺(tái)架構(gòu)

云計(jì)算服務(wù)根據(jù)面向?qū)ο蠛吞峁┓?wù)的具體內(nèi)容可以分為三個(gè)層次：SaaS層、PaaS層和IaaS層。在SaaS層內(nèi)，用戶通過云客戶端可以利用軟件進(jìn)行一站式瀏覽與檢索；在PaaS層，通常是服務(wù)平臺(tái)的開發(fā)部署，包括編程語言的運(yùn)行環(huán)境、Web 服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等，用戶在PaaS層的平臺(tái)上可以控制自己的應(yīng)用；IaaS層將存儲(chǔ)空間、負(fù)載均衡、物理機(jī)和虛擬機(jī)、網(wǎng)絡(luò)連接、防火墻等計(jì)算資源提供給用戶使用。電子文件的云端同步離不開PaaS層和IaaS層的有效協(xié)同和管理。

2.2規(guī)范化設(shè)計(jì)

云計(jì)算平臺(tái)的規(guī)范化設(shè)計(jì)包括數(shù)據(jù)中心、互操作可移植、安全管理等，制定業(yè)務(wù)系統(tǒng)與信息管理系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換與服務(wù)互操作規(guī)范，形成服務(wù)全校信息的服務(wù)云。

2.2.1管理性標(biāo)準(zhǔn)

管理性標(biāo)準(zhǔn)的主要目的是對(duì)公文管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一組織、協(xié)調(diào)、部署，防止各部門在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不一的情況。管理標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容包括兩個(gè)方面：①管理主體，規(guī)范公文處理系統(tǒng)管理人員的職責(zé)義務(wù)，建立各部門日常合作管理機(jī)制；②管理客體，如公文術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、公文元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、公文存儲(chǔ)格式、公文鑒定標(biāo)準(zhǔn)、公文安全管理標(biāo)準(zhǔn)等。

2.2.2技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)

技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)包括網(wǎng)格計(jì)算的規(guī)范、電子遷移規(guī)范、軟件開發(fā)的規(guī)范、數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范、資源管理接口的規(guī)范等。接口標(biāo)準(zhǔn)在所有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中占據(jù)重要的位置，因?yàn)槠渲苯佑绊懺贫藬?shù)據(jù)的交換和訪問，接口標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一將會(huì)影響公文處理系統(tǒng)正常運(yùn)行。

3　結(jié) 語

云計(jì)算作為近年來逐步發(fā)展起來的新技術(shù)，為高校公文管理系統(tǒng)的更新?lián)Q代提供新機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校信息管理人員應(yīng)充分利用云計(jì)算帶來的便利，強(qiáng)化公文管理系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)，重視規(guī)范化設(shè)計(jì)流程，保持電子公文的云端同步，實(shí)現(xiàn)一體化管理目標(biāo)。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.150

G647

A

1673-0194（2015）16-0207-01

2015-06-11