新形勢下事業(yè)單位會計檔案管理研究

賈 莉

（泰州市建設工程質量監(jiān)督站，江蘇 泰州 225300）

新形勢下事業(yè)單位會計檔案管理研究

賈 莉

（泰州市建設工程質量監(jiān)督站，江蘇 泰州 225300）

事業(yè)單位檔案管理主要是應用會計檔案管理工作，隨著會計電算化的發(fā)展，檔案管理工作中出現(xiàn)了諸多問題。為完善會計檔案工作中出現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，應建立和完善一套健全的會計檔案管理制度，規(guī)范管理實施細則，加強會計檔案管理。

會計；檔案管理；事業(yè)單位

1　會計檔案的分類

會計檔案主要記錄與單位業(yè)務經(jīng)濟相關的重要資料、各種收據(jù)和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會計賬簿、會計憑證以及財務相關報告。主要有以下幾類。

（1）會計憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會計憑證。

（2）會計賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細賬目、總賬目、固定資產(chǎn)卡以及其他會計賬簿。

（3）財務報告類：年度、季度和月度的財務報告，包括會計報表、附注、附表和相關文字說明等。

（4）其他類：銀行對賬單、銀行款項調節(jié)表、會計檔案流向清冊、會計檔案注銷清冊、會計檔案托管清冊以及其他需要留檔的會計核算相關資料。

2　當前會計檔案管理中存在的問題

2.1電子數(shù)據(jù)檔案應用不廣

隨著會計電算化的推進，大部分事業(yè)單位都放棄了舊式手工紙質記賬方式，而采用電算化進行會計工作，給會計核算工作帶了諸多便利。財政部門專門頒布的《會計電算化工作規(guī)范》，進一步明確了會計電算化的重要性，并詳細定義了電算化會計檔案內容，規(guī)范了電算化會計檔案的管理防護工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細節(jié)，養(yǎng)成備注雙份重要會計檔案的自主意識，以備查證。但是，目前仍有很多單位因為電子設備和工作人員自身問題等各種原因，忽視電子數(shù)據(jù)備份的重要性，只是把計算機打印的賬本和憑單等歸納到會計檔案進行保管，沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計算機電子數(shù)據(jù)備份，一旦電腦出現(xiàn)故障就可能造成備份數(shù)據(jù)丟失，或者財務軟件更新后未保存原有數(shù)據(jù)，致使電子數(shù)據(jù)無法查閱。

2.2部門預算方法新形勢的要求

《會計檔案管理辦法》于1999年1月1日實施，隨著科學技術的迅猛發(fā)展，其中的部分規(guī)定已無法適應新形勢需求。2002年，我國已經(jīng)開始全面實行部門預算，所有事業(yè)單位都實行了編制部門預算方法，這種部門預算方法在事業(yè)單位中得到廣泛接受和實施，并取得良好反響。部門預算方法統(tǒng)一和規(guī)范了編制預算辦法，使財政保障的程度顯著升高，有效促進社會經(jīng)濟事業(yè)的和諧發(fā)展。在事業(yè)單位實行部門預算方法時，進行的“二上二下”編程會產(chǎn)生一系列對應的輸出表，是部門預算的相關細則業(yè)務材料，在會計工作中的意義重大，有著較強的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無法對財務情況進行準確、有效地分析利用。

2.3會計檔案管理工作主管部門不明確

很多企業(yè)的會計檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業(yè)規(guī)則。在實際會計工作中，主管部門很少關注《會計檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業(yè)務培訓也沒有將會計檔案人員包括在內，會計檔案管理處于無人管束的境地。企業(yè)的會計工作很受重視，每年都會投入資金對會計人員進行業(yè)務培訓，這些培訓雖然偶爾會涉及會計檔案管理內容，但大都偏重于理論方面，缺乏實踐指導意義。這導致企業(yè)會計檔案管理質量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規(guī)范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細，使得會計檔案管理的處于混亂狀態(tài)。

2.4單位財務部門和檔案部門職責不明確

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫且由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管?！焙芏鄦挝浑m然設立了檔案機構單位，但是會計檔案仍然由會計機構進行保存，由于檔案機構處理的檔案比較繁多，很難及時對會計檔案進行及時歸檔和整理，會計檔案是國家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。

3　如何解決會計檔案管理問題

3.1加強對會計電子檔案的管理

會計的信息化程度越來越高，電子檔案比紙質檔案有更多的優(yōu)勢，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質檔案轉換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結束，還應嚴格按照《會計電算化工作規(guī)范》的要求，對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，根據(jù)檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲介質。載有會計檔案數(shù)據(jù)的光盤和磁盤應該放在防潮防磁的容器里。

3.2修訂會計管理辦法的規(guī)范操作制度

應該擴大對賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對賬單，部門預算表也應該納入會計檔案中，使會計檔案起到還原企業(yè)經(jīng)濟活動和組織活動歷史畫面的作用。

3.3加強會計檔案管理人員的技能培訓

人才是企業(yè)發(fā)展的源動力，對于會計部門也是如此。財政部門和檔案部門應定期對檔案人員進行培訓，規(guī)范會計檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動、編寫目錄等具體操作，把會計檔案管理納入企業(yè)日常工作檢查中。

主要參考文獻

［1］孔萬生.淺談事業(yè)單位會計管理的有效途徑［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2012（14）.

［2］竇淑娟.新會計制度與事業(yè)單位會計改革研究［J］.企業(yè)研究，2011（14）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159

G271

A

1673-0194（2015）08-0209-01

2015-02-11