電子政務(wù)環(huán)境下高校電子文件歸檔管理之思考

陳佩馥

（遼寧稅務(wù)高等專科學(xué)校，遼寧 大連 116023）

隨著現(xiàn)代電子技術(shù)的不斷發(fā)展和使用，以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷的更新，電子技術(shù)將成為辦公中必不可少的一項(xiàng)技術(shù)。因?yàn)殡娮蛹夹g(shù)的辦事效率高、使用方便快捷，所以被現(xiàn)代人所看好。如今高校檔案也將從傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化成為電子版檔案，這對(duì)于傳統(tǒng)的工作人員和工作程序都是一個(gè)很大的、新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)化紙質(zhì)版和現(xiàn)代化電子版相對(duì)比，電子版的檔案無(wú)論是查詢還是保管，都有很大的優(yōu)勢(shì)。

1 高校檔案受到電子政務(wù)的影響

電子政務(wù)是針對(duì)政府部門(mén)之外的各大企業(yè)和用戶的，針對(duì)的對(duì)象不同。電子政務(wù)的發(fā)展是順應(yīng)了計(jì)算機(jī)的發(fā)展而發(fā)展的，是全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，只有具備了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，才能更好地發(fā)展電子政務(wù)。電子政務(wù)是與其他相關(guān)的技術(shù)相結(jié)合的，電子政務(wù)的辦事效率比較高，質(zhì)量也比傳統(tǒng)的檔案管理要高出很多，這都是電子政務(wù)的優(yōu)勢(shì)。當(dāng)下運(yùn)用電子政務(wù)就是為了提高政務(wù)部門(mén)的辦事效率，電子政務(wù)可以高速地傳輸信息資源。現(xiàn)在，怎樣開(kāi)發(fā)資源、整合資源、優(yōu)化資源，以及發(fā)展信息相關(guān)產(chǎn)業(yè)，是電子政務(wù)發(fā)展的關(guān)鍵任務(wù)。電子政務(wù)的發(fā)展是一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)，涉及到的范圍是比較廣泛的，可以涉及到社會(huì)當(dāng)中的各個(gè)方面，特別是信息量比較多的地方。電子政務(wù)的發(fā)展，慢慢會(huì)從政府部門(mén)擴(kuò)展到社會(huì)的各個(gè)層面上去。

如今，高校的人數(shù)和知識(shí)量都是非常密集的，所以電子政務(wù)在高校中的運(yùn)動(dòng)也是非常廣泛的，需要高校在平時(shí)的工作中大量地使用電子政務(wù)技術(shù)，以達(dá)到高校工作的優(yōu)質(zhì)化，從而減少工作用時(shí)，跨過(guò)很多物質(zhì)上的障礙，最終達(dá)到信息的精準(zhǔn)、公開(kāi)，權(quán)利也更加透徹，工作更加到位、周全、高效。

但是，伴隨著電子政務(wù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)在電子文件的數(shù)量越來(lái)越多，這些電子文件對(duì)于高校來(lái)說(shuō)是非常珍貴的資源，是需要謹(jǐn)慎保管的，不能丟失。如果一旦丟失對(duì)于高校和社會(huì)都是非常重大的損失，所以要慢慢地把電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案進(jìn)行妥善地保存和管理。

電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案相比，電子檔案有以下特征：①電子檔案在儲(chǔ)存和保存的方法上是紙質(zhì)版檔案做不到的，電子檔案主要用光碟、硬盤(pán)等工具進(jìn)行保存。這樣看來(lái)，電子文件是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件沒(méi)辦法做到的；②電子文件的信息不會(huì)和制定的載體相聯(lián)系，相關(guān)聯(lián)的僅僅是一些特定的承載物體；③電子文件可以直接利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行快速地傳遞，并且在修改的過(guò)程中是沒(méi)有痕跡可尋找。

2 電子政務(wù)運(yùn)用到高校檔案中的各種問(wèn)題

2.1 電子文件的去處

雖然說(shuō)電子檔案是一種比較集中的保存方式，是比較方便快捷的，但是電子文件有太多的信息需要建立和傳輸，而現(xiàn)在電子文件還沒(méi)有做到完全以電子檔案的形式進(jìn)行保管，導(dǎo)致的后果就是，現(xiàn)在很多的文件有人處理，但是在處理完之后就沒(méi)人保管了，在傳輸之后做不到及時(shí)保存，處在無(wú)人監(jiān)管的狀態(tài)下。此外，現(xiàn)在要對(duì)電子文件進(jìn)行管理是比較難的，因?yàn)楝F(xiàn)在的保管技術(shù)方面還不是非常完善，需要尋找新的方法。所以，現(xiàn)在很多的電子文件是沒(méi)辦法做到穩(wěn)妥保管的，目前迫切的任務(wù)就是建立完善的系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行有效地整理保管。

2.2 電子文件的前期處理

傳統(tǒng)的檔案整理和管理是在處理完之后直接交給檔案管理人員就可以的，這份檔案從交給檔案管理部門(mén)開(kāi)始就算被保管起來(lái)了。而如今的電子檔案管理擺脫了紙質(zhì)版的管理方式，進(jìn)入到計(jì)算機(jī)的應(yīng)用中來(lái)，實(shí)現(xiàn)了電子化自動(dòng)管理的模式。從紙質(zhì)版的檔案管理到電子版的檔案管理是從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)的過(guò)程，是一個(gè)很大的轉(zhuǎn)變過(guò)程。

2.3 檔案保管過(guò)程中的資源利用

電子檔案的管理和保管是需要借助軟硬件來(lái)實(shí)現(xiàn)的，可是對(duì)于現(xiàn)在的高校來(lái)說(shuō)，具備相關(guān)的技術(shù)性的資源畢竟是有限的，在這樣資源有限的情況下，就需要檔案管理部門(mén)既要使用本部門(mén)的資源，也需要借助整個(gè)高校的技術(shù)資源，一起來(lái)完成這件事情，一起來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。

2.4 電子檔案的定位

因?yàn)殡娮訖n案本身的一些特征，導(dǎo)致對(duì)于電子檔案的定位出現(xiàn)了很大的難度，確定電子檔案的原始性是確保電子文件的重要環(huán)節(jié)。電子檔案的可變更性和消息的可分割性，導(dǎo)致電子檔案在產(chǎn)生或者傳送中有很被動(dòng)的現(xiàn)象存在，還導(dǎo)致電子檔案的改變沒(méi)有跡象可尋找。修稿后的檔案是不是和原來(lái)的檔案一樣，也是很難區(qū)分的。所以，電子文件的定位是現(xiàn)在面臨的比較大的一個(gè)難題。

2.5 電子檔案的公開(kāi)性

如今是一個(gè)信息時(shí)代，人們的生活是比較多元化的，這就需要更加準(zhǔn)確的信息服務(wù)。電子檔案信息是政府部門(mén)開(kāi)放的、主要的消息來(lái)源，政府部門(mén)的消息公開(kāi)對(duì)于消息共享是很有好處的。政府部門(mén)是電子消息使用最多的部門(mén)，所以電子信息化應(yīng)該從機(jī)關(guān)開(kāi)始實(shí)施。同時(shí)，政府機(jī)關(guān)應(yīng)該在消息開(kāi)發(fā)使用上進(jìn)一步完善，需要政府機(jī)關(guān)之間的消息溝通和群眾之間的信息交流，才能讓電子檔案發(fā)揮到極致。

3 高校電子檔案的電子政務(wù)化的想法

3.1 變更傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的管理方式

加速電子文件管理的更改，首先要做的事情其實(shí)不是技術(shù)方面的，而是工作人員想法上的改變，說(shuō)白了就是需要先改變檔案工作人員的思想問(wèn)題，讓傳統(tǒng)的檔案工作人員接受電子版的檔案管理方式，慢慢地適應(yīng)電子檔案的工作方式，一步一步地從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化成電子版的檔案工作，從開(kāi)始的重視文件的保管力度轉(zhuǎn)化成重視檔案的利用度。雖然說(shuō)傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案管理已經(jīng)有了成型的管理方式，但正是因?yàn)檫@樣，我們需要抓緊時(shí)間從紙質(zhì)版的形式轉(zhuǎn)化成電子版的形式，如果不先從工作人員的思想上進(jìn)行改變的話，就很難做到體制的改變。

3.2 檔案管理部門(mén)對(duì)檔案需要統(tǒng)一管理

檔案的整理和歸檔是很重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，目的就是能夠妥善地保管檔案，不出現(xiàn)丟失的情況。在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候，歸檔也是非常關(guān)鍵的一個(gè)部分，如果做不到嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇４鏅n案，將會(huì)有很多的檔案出現(xiàn)安全隱患。所以在具體工作中，需要各部門(mén)認(rèn)清楚自己的職責(zé)和任務(wù)，做好自己的工作。檔案工作人員需要進(jìn)一步深入到現(xiàn)有的檔案管理上面去，對(duì)于電子檔案的接件、處理和保存工作進(jìn)行指揮，保管好電子檔案的原始資料，做到電子檔案的一致管理，提高檔案管理的質(zhì)量。

3.3 落實(shí)與電子檔案相符合的制度

要想做好電子檔案的建立和保管，是需要很多部門(mén)一起努力的，這不僅與文件保管部門(mén)相關(guān)，還需要與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門(mén)相配合。檔案的管理無(wú)論是紙質(zhì)版還是電子版都應(yīng)該嚴(yán)格地規(guī)范，避免不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案保管的原則就是雙管齊下，制度和原則缺一不可，由國(guó)家統(tǒng)一管理。進(jìn)行檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)很重大的事情，必須加入我國(guó)的信息建設(shè)中，共同發(fā)展。

3.4 增大人才團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)人員素質(zhì)

在當(dāng)前的環(huán)境下，電子檔案想要進(jìn)一步發(fā)展，最緊迫的任務(wù)就是需要將檔案工作人員的水平提上去，需要有更加嚴(yán)格的要求，工作人員不僅僅需要學(xué)會(huì)檔案管理的正常工作，還需要學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用，掌握電子技術(shù)，并且要學(xué)會(huì)接收文件、整理、歸檔等工作，以及做好檔案管理時(shí)間內(nèi)的護(hù)理工作，這些都要求檔案工作人員多學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)，對(duì)于檔案工作人員要定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，讓工作人員掌握更多的知識(shí)，盡快地適應(yīng)電子檔案的管理和維護(hù)，這樣才能真正地做好檔案管理工作。

電子檔案建設(shè)的最重要因素就是不能離開(kāi)人才這個(gè)因素，要針對(duì)電子檔案的專業(yè)知識(shí)培養(yǎng)專業(yè)化的人才，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)及電子檔案管理方面的知識(shí)，才能達(dá)到電子檔案建設(shè)的要求。高素質(zhì)的專業(yè)人才培訓(xùn)是電子檔案建設(shè)的必要因素，由于電子檔案工作的特殊性質(zhì)，對(duì)于檔案工作人員的要求比較高，電子檔案的建立和相關(guān)技術(shù)知識(shí)是密不可分的，所以一定是需要專業(yè)的知識(shí)的。

4 電子檔案建設(shè)需要腳踏實(shí)地

要堅(jiān)持科技是第一生產(chǎn)力，堅(jiān)持科學(xué)的方式建立電子檔案工作，電子檔案工作是一項(xiàng)比較新穎的工作，這就更加需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度來(lái)對(duì)待。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案相對(duì)比，電子檔案的保管需要更加謹(jǐn)慎和嚴(yán)格，而且現(xiàn)代科技是快速發(fā)展的，電子版檔案的管理方法要隨著時(shí)間的變化不斷地創(chuàng)新，這樣才能更好地發(fā)展下去，這就更加需要檔案管理人員團(tuán)結(jié)作戰(zhàn)。電子檔案的建立過(guò)程也需要嚴(yán)格地遵守法律法規(guī)，讓電子檔案更加的合法化。還有，就是要把最先進(jìn)的科技加入到電子檔案的管理中來(lái)，電子檔案隨著科技的不斷發(fā)展，正在迅速地發(fā)展和發(fā)揮著作用。當(dāng)然，伴隨著快速地發(fā)展也將出現(xiàn)很多不同的問(wèn)題，所以我們需要仔細(xì)地分析新問(wèn)題，采取好的管理方式，處理好電子檔案保管的問(wèn)題，讓電子版檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案都能有作用可以發(fā)揮。電子檔案轉(zhuǎn)變了我們舊的觀點(diǎn)，讓新的科技進(jìn)入我們的生活中，是一件很好的事情。

5 結(jié)語(yǔ)

從本文中可以看出，電子檔案可以真實(shí)地記錄很多的信息，隨著科技的不斷發(fā)展，電子信息的數(shù)量也在不斷地增加，這其中出現(xiàn)的問(wèn)題也是不可避免的。在當(dāng)下的發(fā)展環(huán)境中，怎樣才能真正地管理和運(yùn)用好電子檔案，發(fā)揮電子檔案的作用，是我們迫切需要解決的問(wèn)題。對(duì)于電子檔案的特征，要求對(duì)紙質(zhì)版的檔案管理方式和觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，必須加入科學(xué)的觀念。檔案工作人員應(yīng)該牢牢地把握機(jī)會(huì)，接受挑戰(zhàn)。

［1］周芬玲．電子政務(wù)環(huán)境下高校電子文件歸檔管理之思考［J］．青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2012（5）：166－168．

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