論ER P項目實施中各方關(guān)系與組織協(xié)同

汪婷婷

（廈門華廈職業(yè)學(xué)院，福建廈門361024）

論ER P項目實施中各方關(guān)系與組織協(xié)同

汪婷婷

（廈門華廈職業(yè)學(xué)院，福建廈門361024）

ERP是是當(dāng)前企業(yè)管理改革的突破口。ERP的實施推動企業(yè)的高效管理，幫助企業(yè)解決復(fù)雜問題并整合了企業(yè)整體資源。本文以用友軟件為例，著重論述ERP在實施中各方關(guān)系、存在的問題以及解決方法，說明ERP實施中只有達到各方的高效合作，才能實現(xiàn)實施問題最少化，提升實施的成功率。

ERP；實施；協(xié)同

用友公司是亞太本土領(lǐng)先的企業(yè)管理軟件提供商，中國最大的ERP供應(yīng)商。中國500強企業(yè)超過60%是用友的客戶。選取用友ERP軟件作為項目實施代表，具有典型意義。

一、ERP項目實施的關(guān)系主體及其聯(lián)系

ERP項目實施主要涉及到三個利益主體：用友集團、用友各區(qū)域分公司、用戶。

在ERP項目實施中，用戶方結(jié)合企業(yè)內(nèi)部控制提出需求，反饋給用友各區(qū)域分公司的實施顧問，實施顧問作出職業(yè)判斷，原有系統(tǒng)能滿足需求的，由實施顧問直接實現(xiàn)；不能滿足需求的，實施顧問與分公司客開溝通，能夠通過二次開發(fā)實現(xiàn)的，交由客開完成，必要時尋找用友集團協(xié)助；評估后無法通過二次開發(fā)實現(xiàn)的，客開及時告知實施顧問，由實施顧問向用戶方反饋、溝通，請用戶方調(diào)整需求。

二、ERP項目實施的組織協(xié)同

在ERP項目實施中，兼顧各關(guān)系主體利益與訴求，最終達到協(xié)同一致，是項目成敗的關(guān)鍵。

（一）用戶方

用戶方的首要任務(wù)是完成ERP項目的前期準(zhǔn)備工作，包括成立ERP項目團隊、員工的前期ERP知識培訓(xùn)、管理層需求分析、ERP軟件的培訓(xùn)等等。然而，在實際的ERP項目實施過程中，用戶方，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)，往往忽視前期準(zhǔn)備工作，盲目跟風(fēng)，倉促購買軟件和硬件；或完全寄希望于外部實施顧問。殊不知，在整個ERP項目中，顧問能做的工作是有限的，顧問在企業(yè)實施的時間也是有限的，也就是在合同里所規(guī)定的天數(shù)。解決這個問題的最好方法就是借鑒外國成功案例，外國企業(yè)在前期的時候都會介入咨詢公司，他們的主要工作是：診斷企業(yè)管理中影響競爭優(yōu)勢的問題，提出有效的解決方案；進行企業(yè)對信息技術(shù)的需求分析，編寫投資分析和可行性分析報告；協(xié)助企業(yè)規(guī)劃信息化工程的建設(shè)，評價和選擇軟件企業(yè)及產(chǎn)品；承擔(dān)實施知道或項目管理，協(xié)助企業(yè)取得真正的實效。

財務(wù)是ERP的核心模塊和職能。在ERP實施中，領(lǐng)導(dǎo)人在整場的實施中負責(zé)監(jiān)督和控制，會計人員主要作為直接執(zhí)行者。現(xiàn)實中，會計人員普遍對ERP認識不夠。我國ERP事業(yè)起步較晚，人們的思維觀念還未充分認識到ERP的意義及重要性。多數(shù)單位ERP主要是購買財務(wù)模塊以來代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負擔(dān)、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的系統(tǒng)對企業(yè)的重要性，使現(xiàn)有會計提供的信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。目前大家還只是還停留在對于數(shù)據(jù)的核算層面上，沒有起到管理的作用，功能過于單一，削弱了其在管理方面的應(yīng)用價值。此外，會計人員計算機方面不足?，F(xiàn)在很多會計人員只會基本的辦公軟件和做帳能力，而他們計算機的水平存在很大的不足，不能把財務(wù)方面上的流程和企業(yè)運營流程完美的結(jié)合，這樣一來導(dǎo)致有一些需求得不到解決。

可行的解決方案包括：一是，轉(zhuǎn)變觀念。ERP財務(wù)模塊是以電子計算機為主的現(xiàn)代電子信息技術(shù)應(yīng)用到會計中，用電子計算機代替人工記賬、算報賬，以及部分替代人工完成對信息的分析、預(yù)測、決策的過程，以提高財會管理水平和經(jīng)濟效益，進而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。企業(yè)要認識到這一點，及時轉(zhuǎn)變觀念，真正意義上認識ERP財務(wù)模塊，要同時重視人才和ERP，要意識到ERP財務(wù)不單是核算工具和方法的改變，也是對會計本身一次重大的革命，這次革命不僅減輕了會計人員的勞動強度，并且使會計人員有更多的時間用于企業(yè)的管理工作，提高了會計工作效率，為決策者提供可靠的數(shù)據(jù)，從而促進企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高整個會計工作水平。二是，技能培訓(xùn)。會計工作人員在工作中要不斷學(xué)習(xí)新的相關(guān)技術(shù)和知識，豐富自身的專業(yè)知識儲備，提高自身的專業(yè)技能，并多渠道、多角度、全方位地掌握科學(xué)的信息知識、網(wǎng)絡(luò)知識、計算機知識和管理知識，將這些相關(guān)知識引進到自己的工作流程中，不斷改進工作方法，完善知識結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)個人價值。

單位可單獨選派一名會計人員參加ERP軟件設(shè)計的全過程，掌握一定的源代碼。這位會計人員不進行會計業(yè)務(wù)處理，主要負責(zé)與會計主管人員勾通，了解軟件使用過程中需要完善的事項,積極地與軟件工程師協(xié)調(diào)，把會計語言翻譯成編程語言。這樣，主管會計人員就可以隨時根據(jù)新業(yè)務(wù)、新情況調(diào)整報表之間的勾稽關(guān)系。尤其是在軟件系統(tǒng)升級和執(zhí)行新會計準(zhǔn)則的情況下，更為便捷。一方面，軟件的設(shè)計會與實務(wù)相一致，另一方面也可以節(jié)省一大筆軟件升級費用。

（二）實施顧問

現(xiàn)在ERP的競爭不僅是不同品牌的競爭，有時候還會是同一個品牌不一樣產(chǎn)品的競爭，在這個過程中授權(quán)人為了自身的利益，往往會高估自己產(chǎn)品的優(yōu)點，而沒有結(jié)合用戶的真實需求來引導(dǎo)用戶購買適合自己企業(yè)的產(chǎn)品。在實施中如果客戶想要的需求實施做不到時，到時候糾紛就會產(chǎn)生出來了，最嚴(yán)重的就是產(chǎn)品無法實施下去，導(dǎo)致雙方都會受到損失。最好的解決方法就是授權(quán)人員要做到職業(yè)道德誠實介紹產(chǎn)品，猶如會計中講到的謹(jǐn)慎性原則。

軟件實施顧問是ERP項目實施中的橋梁。ERP是一個工具，它是不能自行實施和維護的，稍有松懈，應(yīng)用水平就會降低；要把ERP實施的越來越好，人是最關(guān)鍵的，而整個過程中實施顧問與用戶方、客開及集團均關(guān)系密切，需要從中不斷溝通、反饋、調(diào)整，以達到多方滿意。這樣一來對實施顧問的職業(yè)水平和素質(zhì)要求就很高了，一名優(yōu)秀的實施顧問首先應(yīng)明確自己的職責(zé)，具備一定的知識技能經(jīng)驗及實施能力，不斷鑄造自身的勝任能力。

ERP實施顧問的主要工作內(nèi)容是針對不同的用戶搭建符合客戶實際情況的軟件平臺。其重要意義體現(xiàn)在豐富并發(fā)揮軟件功能，配置適合使用對象的軟件。實施后的軟件所達到的效果，不僅適合用戶群體的個性化使用，并且在使用過程中逐漸體現(xiàn)軟件的價值。ERP實施顧問的實際操作經(jīng)驗對于企業(yè)能否成功上線ERP至關(guān)重要。他們知道什么該做，什么不該做，從而避免出現(xiàn)錯誤或者保證少出錯誤。即使出現(xiàn)錯誤，一個經(jīng)驗豐富的ERP實施顧問，也能快速找到修正錯誤的實施途徑。簡而言之，ERP實施顧問，需要能夠運用自身的實踐經(jīng)驗，分析企業(yè)的現(xiàn)狀，糾正企業(yè)目前存在的偏差，幫助企業(yè)更快更好地達到管理目標(biāo)。此外，一個好的ERP實施顧問，能夠幫助企業(yè)組建ERP團隊，并對ERP項目進行規(guī)劃，對企業(yè)內(nèi)部員工進行應(yīng)用培訓(xùn)。實施ERP項目時，企業(yè)員工基本上都沒有ERP項目實施的經(jīng)驗，不清楚在實施過程中會出現(xiàn)哪些問題，哪些任務(wù)是關(guān)鍵任務(wù)，不知道ERP實施團隊需要哪些人參與。在ERP實施過程中，客戶要進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、核對，流程的梳理、確認，這些內(nèi)容都要在顧問的指導(dǎo)下進行。

應(yīng)當(dāng)注意的是，實施顧問在項目上的一個階段性目的就是要盡早讓ERP系統(tǒng)上線，盡快拿到企業(yè)支付的實施費用，但不是以實施費為第一目的，項目的實施是一個長遠的規(guī)劃，在系統(tǒng)上線之后，將由實施狀態(tài)轉(zhuǎn)為維護狀態(tài)，需要顧問后續(xù)進行跟蹤不定期回訪。正因為顧問在企業(yè)的時間是有限的，尤其是那些同時忙于幾個項目的顧問來說，時間就更是寶貴，因此企業(yè)的前期準(zhǔn)備工作十分重要，不僅可以盡快推進項目進度，且顧問在項目中能夠提高效率，這樣就減少了顧問做高價值工作的時間，但若企業(yè)愿意增加顧問天數(shù)延長實施周期，那就另當(dāng)別論。

（三）客開

客開在ERP項目實施中主要從技術(shù)上對項目進行支持?？烷_中領(lǐng)導(dǎo)人及開發(fā)顧問是主要的構(gòu)成部分。

用戶開發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人有時候只考慮到后期的維護費用，而沒有評價一個工作量和任務(wù)的難易程度，就趕緊接單子。因為開發(fā)是一個很耗時的工作又加上難度大的任務(wù)有時導(dǎo)致前期的工作壓力很大，有時候成本大于收入而屬于虧損狀態(tài)，就很難再持續(xù)下去，因此，在承接項目時，應(yīng)綜合評估，切忌短視、急功近利。

開發(fā)顧問內(nèi)部管理是一個很關(guān)鍵的因素，管理制度最好能以工作完成情況來衡量，這樣才能使工作效率提高；與之相悖的是，大部分開發(fā)團隊是以時間來衡量。每天工作時間從早上9點到晚上10點周六再加班，這樣一來不僅效率沒有提高，長此以往對客開的個人健康亦會產(chǎn)生不良影響。開發(fā)顧問職業(yè)素質(zhì)要求很高，不僅要有高超的技能，還要有很好的溝通能力和健壯的身體，只有這樣才能長期勝任這樣的崗位。

（四）用友集團

用友集團作為ERP項目實施的“大后方”，主要負責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化軟件的開發(fā)及集團協(xié)作。

企業(yè)在選擇國產(chǎn)軟件時，歸納起來主要有兩點理由：一是便宜，二是好用好改。選擇進口軟件則是考慮引進先進管理思想，產(chǎn)品集成度高、成熟可靠。因此開發(fā)國產(chǎn)ERP軟件，要注意幾個問題：一是要密切注意現(xiàn)代管理思想和方法的發(fā)展；二是要體現(xiàn)供應(yīng)鏈范圍的信息集成，尤其是物流同資金流的集成以及靈活適應(yīng)業(yè)務(wù)流程重組的要求；三是要考慮計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信最新技術(shù)的發(fā)展，有一個較高起點的開發(fā)平臺；四是要照顧到量大面廣的企業(yè)，考慮到企業(yè)的承受能力；五是一定要高瞻遠矚，著眼于長遠未來發(fā)展。

實施顧問即使能力很強，但是在實施過程中還是會遇到一些自己不能解決的事情，比如一些應(yīng)用的限制沒開放、模板的使用權(quán)限、用戶使用的速度跟蹤等等，這樣一來就要總部的實施人員來協(xié)助支持，但是他們平時工作面對的是全國的實施顧問，這樣在一定程度上響應(yīng)速度降低很多，如果遇到大的問題可能還要等上兩三天甚至更久，有時候就會影響到用戶的上線時間，因此，集團本部的資源調(diào)度是否充足，協(xié)同支持是否到位，亦是項目成敗的重要砝碼。

三、結(jié)束語

合理解決ERP在實施中的問題，可以更快更好地把好的產(chǎn)品和管理理念傳遞給用戶，使雙方達到共贏。

從以上論述可以看出，要加強ERP的實施，關(guān)鍵在于充分調(diào)動四方的力量，合力配合，這樣才能使實施中的問題降到最少，使實施成功率提高，同時要不斷地學(xué)習(xí)西方先進的ERP管理軟件的理念，這樣才能達到使ERP方便、快捷、準(zhǔn)確、安全地為用戶提供服務(wù)的目的。

[1]汪國章.ERP原理、實施與方案[M].北京：電子工業(yè)出版社，2003.

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[3]葉許紅.信息系統(tǒng)創(chuàng)新實施中的管理者影響研究[M].北京：經(jīng)濟科學(xué)出版社，2010.

［責(zé)任編輯：高 瑞］

F270

A

1005-913X（2015）04-0207-02

2015-01-15

汪婷婷(1982-)，女，福建惠安人，講師，經(jīng)濟師，研究方向：會計信息化、財務(wù)成本管理、會計教育。