以存貨信息梳理為核心，夯實(shí)庫(kù)存物資“一本帳”

文/林少紅

一、現(xiàn)有庫(kù)存物資管理存在的問(wèn)題

(一)庫(kù)存物資管理難于保障電網(wǎng)安全生產(chǎn)的需要

支撐電力行業(yè)的物資在電網(wǎng)安全、優(yōu)質(zhì)、高效運(yùn)行中起著十分重要的作用。由于庫(kù)存物資管理界面模糊，與工程項(xiàng)目需求計(jì)劃變化、設(shè)計(jì)變更產(chǎn)生矛盾，造成物資供應(yīng)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)，一邊形成已被淘汰的物資大量積壓，一邊項(xiàng)目施工或生產(chǎn)運(yùn)維急需的物資又無(wú)法及時(shí)到貨，延誤工期。統(tǒng)籌庫(kù)存物資管理，提高采購(gòu)計(jì)劃、執(zhí)行準(zhǔn)確性，解決工程項(xiàng)目庫(kù)存物資閑置與搶修物資難調(diào)配的矛盾是保障電網(wǎng)安全生產(chǎn)的舉措。

(二)ERP庫(kù)存物資管理難于實(shí)現(xiàn)資源的有效集成

電網(wǎng)企業(yè)的存貨(含工程物資)占流動(dòng)資產(chǎn)80%，公司在ERP庫(kù)存物資管理上強(qiáng)調(diào)按項(xiàng)目采購(gòu)物資，實(shí)行按計(jì)劃需求采購(gòu)，旨在從源頭上遏制了無(wú)計(jì)劃的采購(gòu)浪費(fèi)。但現(xiàn)有ERP系統(tǒng)無(wú)法滿足實(shí)際庫(kù)存物資與項(xiàng)目實(shí)施對(duì)物資需求匹配。庫(kù)存物資的管理在業(yè)務(wù)、實(shí)物、價(jià)值等各個(gè)部門間仍處于相互分離的狀態(tài)，數(shù)據(jù)信息不能集成共享，彼此不能有效結(jié)合。需要對(duì)ERP信息系統(tǒng)進(jìn)行深度應(yīng)用開發(fā)，滿足庫(kù)存物資管控需要。

(三)庫(kù)存物資管理仍存在重要的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

物資管理是企業(yè)管理的重要組成部分，電網(wǎng)物資管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)存在于物資管理全流程各個(gè)環(huán)節(jié): 如實(shí)物保管或記錄不當(dāng)，造成庫(kù)存物資賬實(shí)不符，給企業(yè)帶來(lái)潛虧(盈)；生產(chǎn)基建維護(hù)多領(lǐng)、錯(cuò)領(lǐng)物資,沒(méi)有辦理退庫(kù)手續(xù)，給企業(yè)造成損失；庫(kù)存物資被盜、毀損以及未將廢舊物資處置收入入賬，形成“小金庫(kù)”造成資產(chǎn)流失。因此，加強(qiáng)庫(kù)存物資管理風(fēng)險(xiǎn)的防控，既是企業(yè)資金運(yùn)作的重要延伸，也是對(duì)企業(yè)管理中易于滋生腐敗環(huán)節(jié)的防范。

二、提升庫(kù)存物資管理的主要做法

(一)梳理物資流程，構(gòu)建庫(kù)存物資完整“一本帳”

以庫(kù)存實(shí)物管理為核心，運(yùn)用物資調(diào)配信息平臺(tái)，讓業(yè)務(wù)流、實(shí)物流、價(jià)值流、信息流直觀透明，實(shí)現(xiàn)更規(guī)范、更精益、更高效的庫(kù)存物資監(jiān)管目標(biāo)。首先，把物資計(jì)劃、采購(gòu)、入庫(kù)、可調(diào)配、調(diào)撥、工程余料退庫(kù)、廢舊物資退庫(kù)等物資全鏈條信息納入物資調(diào)配信息平臺(tái)管控，構(gòu)建“一本帳”完整數(shù)據(jù)庫(kù)，并確保賬面信息與實(shí)物信息統(tǒng)一，方便物資需求部門、物資供應(yīng)部門、物資監(jiān)督部門隨時(shí)調(diào)取信息；其次，通過(guò)明確庫(kù)存物資角色及其職責(zé)，實(shí)施業(yè)務(wù)全流程、物資全過(guò)程精益管理。

(二)細(xì)分實(shí)物屬性，夯實(shí)庫(kù)存物資“一本帳”

為細(xì)化庫(kù)存物資管理，嘗試將庫(kù)存物資按照其屬性分為存貨和實(shí)物兩大類進(jìn)行管理。存貨管理，即，該部分庫(kù)存物資與ERP信息系統(tǒng)管理的庫(kù)存物資相符。實(shí)物管理，包括所有到庫(kù)物資，不管是已領(lǐng)未用物資，還是寄售寄存物資；不管是已領(lǐng)未消耗備品備件，還是消耗裝置性材料均納入統(tǒng)一管控。即，按照物資的實(shí)物形態(tài)管理，細(xì)分為寄售物資、在途物資、庫(kù)存工程物資、待安裝基建物資(ERP已出庫(kù))、待退生產(chǎn)(基建)物資(ERP已出庫(kù)，現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)不使用)、可調(diào)配物資(ERP已出庫(kù)，現(xiàn)場(chǎng)未安裝，不含基建物資)、退新物資(已退庫(kù)工程結(jié)余物資)、庫(kù)存?zhèn)淦穫浼?日常生產(chǎn)運(yùn)維材料)、可用退役物資、報(bào)廢物資、其他等。

(三)完善信息治理，遏制賬實(shí)不符根源

完善信息治理，在物資調(diào)配信息平臺(tái)中設(shè)立無(wú)ERP號(hào)項(xiàng)目的綠色通道，重點(diǎn)關(guān)注無(wú)ERP號(hào)項(xiàng)目物資領(lǐng)用情況，把控賬實(shí)不符源頭。對(duì)暫無(wú)ERP項(xiàng)目臨時(shí)性物資需要，物資調(diào)配信息平臺(tái)提供了自定義項(xiàng)目功能，暫以虛擬定義號(hào)進(jìn)入物資調(diào)配模塊進(jìn)行物資庫(kù)存匹配，經(jīng)過(guò)調(diào)配完成后對(duì)這類項(xiàng)目物資需求做記賬處理，等待ERP項(xiàng)目號(hào)正式下達(dá)后在調(diào)配信息平臺(tái)中虛擬還料，保證暫無(wú)項(xiàng)目定義號(hào)的物資儲(chǔ)備調(diào)配提前完成，確保項(xiàng)目正常開工所需的物資供應(yīng)。對(duì)遇突發(fā)事件緊急物資調(diào)配，如，應(yīng)急搶修、保供電等。需求部門可緊急調(diào)配其所需的應(yīng)急物資，物資供應(yīng)中心通過(guò)調(diào)配信息為該項(xiàng)目匹配其所需的項(xiàng)目物資，辦理手續(xù)，匹配完成后，生成具有一定期限的領(lǐng)料單。需求部門憑借申請(qǐng)單和物資供應(yīng)中心打印出的領(lǐng)料單去倉(cāng)儲(chǔ)領(lǐng)取其所需的項(xiàng)目物資。物資實(shí)物管理部門通過(guò)調(diào)配調(diào)配信息驗(yàn)證領(lǐng)料申請(qǐng)的有效性，流程完成。

(四)建立物料字典庫(kù)，模糊匹配有效壓降庫(kù)存

做好物料源頭信息的采集和運(yùn)用，將儲(chǔ)備項(xiàng)目、已下達(dá)項(xiàng)目等需求物資，在物資調(diào)配信息平臺(tái)中導(dǎo)入形成物料字典庫(kù)。通過(guò)“模糊研判”技術(shù)實(shí)現(xiàn)物資預(yù)儲(chǔ)備、項(xiàng)目預(yù)下達(dá)或正式立項(xiàng)后提交申請(qǐng)功能，由物資部門將項(xiàng)目需求的所有物料進(jìn)入需求儲(chǔ)備，通過(guò)需求部門確定計(jì)劃領(lǐng)料時(shí)間(在一定區(qū)間內(nèi)可以由申報(bào)部門進(jìn)行更改，更改需審批)，提報(bào)申請(qǐng)后，在調(diào)配環(huán)節(jié)根據(jù)物資調(diào)配需要實(shí)現(xiàn)自定義庫(kù)存物資屬性，通過(guò)“模糊研判”技術(shù)靈活配置庫(kù)存物資，增強(qiáng)匹配庫(kù)物資的可調(diào)配性。物資需求單位在申報(bào)項(xiàng)目?jī)?chǔ)備時(shí)增加可查詢?cè)趲?kù)庫(kù)存物資，對(duì)庫(kù)存發(fā)出主動(dòng)移庫(kù)申請(qǐng)，這樣可以大大增加申報(bào)物資的便捷性與主動(dòng)性。凡是庫(kù)存內(nèi)可利庫(kù)物資不進(jìn)行采購(gòu)并在需要的時(shí)候采購(gòu)，有效提高庫(kù)存物資周轉(zhuǎn)率，有效減少庫(kù)存積壓。

(五)深化存貨全過(guò)程在線監(jiān)督，有效防控風(fēng)險(xiǎn)

利用物資調(diào)控信息把與業(yè)務(wù)相結(jié)合的全鏈條物資納入可控范疇，將庫(kù)存物資的實(shí)物管理工作真正落地。從物資源頭的計(jì)劃形態(tài)到物資出庫(kù)后的延伸管理再到退役物資的再入庫(kù)管理，確保實(shí)際生產(chǎn)中所有狀態(tài)的物資其來(lái)龍去脈都能做到實(shí)時(shí)有賬可查。制定了《國(guó)網(wǎng)福建省電網(wǎng)有限公司福州供電公司庫(kù)存物資管理調(diào)控信息管理辦法(試行)》，圍繞重要項(xiàng)目物資的計(jì)劃、調(diào)配、采購(gòu)、領(lǐng)用、退料、驗(yàn)收、決算、資金支付、考核評(píng)價(jià)“九個(gè)閉環(huán)管控”為核心，借助信息系統(tǒng)對(duì)物資管理的關(guān)鍵因素進(jìn)行在線控制，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)存物資管理業(yè)務(wù)執(zhí)行結(jié)果和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理流程，對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行在線稽核、查證和評(píng)價(jià)，及時(shí)糾偏糾錯(cuò)確保資產(chǎn)異動(dòng)管理符合目標(biāo)。

三、提升庫(kù)存管理的主要成效

(一)建立“動(dòng)態(tài)”管控，庫(kù)存總量控制嚴(yán)

大數(shù)據(jù)管理，設(shè)立物料字典，夯實(shí)存貨基礎(chǔ)信息做好過(guò)程研判工作，把庫(kù)存物資出入庫(kù)全流程信息納入管控，建立完整庫(kù)存物資信息庫(kù)。通過(guò)建立一體化信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)、倉(cāng)儲(chǔ)管理信息傳遞體系，形成庫(kù)存信息共享、資源配置優(yōu)化，及時(shí)掌握物資需求、供應(yīng)、庫(kù)存情況。實(shí)際庫(kù)存實(shí)現(xiàn)從2014年6月9800萬(wàn)元下降到2015年6月的5100萬(wàn)元，庫(kù)存降幅48%。

(二)實(shí)施“敏捷”選擇，盤活存貨效率高

應(yīng)用物資調(diào)配信息平臺(tái)完整準(zhǔn)確的實(shí)際庫(kù)存信息，利用“模糊研判”技術(shù)靈活配置庫(kù)存物資，增強(qiáng)匹配庫(kù)物資的可調(diào)配性，凡是庫(kù)存內(nèi)可利庫(kù)物資不進(jìn)行采購(gòu)并在需要的時(shí)候采購(gòu)，有效提高庫(kù)存物資周轉(zhuǎn)率，有效減少庫(kù)存積壓。公司庫(kù)存物資周轉(zhuǎn)率從2014年4.53次/年提高到2015年6.3次/年。

(三)構(gòu)建“智慧”管理，流程管理合規(guī)強(qiáng)

深化ERP系統(tǒng)應(yīng)用，建立兼容數(shù)據(jù)信息，通過(guò)梳理業(yè)務(wù)全流程和物資全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)融“四流”為一本帳，解決物資按需、定量采購(gòu)，減少物資積壓；物資材料能用盡用，減少浪費(fèi)等問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)從物資的計(jì)劃審批、入庫(kù)、退庫(kù)等全過(guò)程控制，解決了物資、資金、工程與計(jì)劃信息無(wú)法共享的大難題。

(四)完善“智能”監(jiān)督，在線監(jiān)控安全好

強(qiáng)化實(shí)物管理，加強(qiáng)庫(kù)存實(shí)物的關(guān)鍵控制點(diǎn)在線稽核、評(píng)價(jià)，強(qiáng)化財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范，深化財(cái)力集約后庫(kù)存物資管理。從物資需求申報(bào)的源頭開始，對(duì)庫(kù)存物資全程進(jìn)行監(jiān)控、預(yù)警。2014年監(jiān)督退庫(kù)物資4400條、金額7600萬(wàn)元，2015年截止7月份監(jiān)督退庫(kù)物資1300條、金額2100萬(wàn)元。

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