淺談兗煤資金管理系統(tǒng)

文/王緒俠

淺談兗煤資金管理系統(tǒng)

文/王緒俠

煤業(yè)公司為進一步統(tǒng)一調(diào)劑資金，加強貨幣資金的內(nèi)部控制，提高資金使用效率，降低資金成本，上線專門的資金管理系統(tǒng)ZPG系統(tǒng)。ZPG系統(tǒng)具有貨幣資金管理、銀行票據(jù)管理、個人所得稅管理等基本功能，本文詳細闡述了其業(yè)務處理流程。

貨幣資金；ZPG系統(tǒng)；業(yè)務流程

資金管理是企業(yè)財務管理的重要組成部分，是通過精確的組織、計劃、控制、信息和考核等管理手段，對企業(yè)資金運動的全過程進行有效的管理，根據(jù)企業(yè)資金需求合理籌集資金，高效率的運用資金，從而實現(xiàn)提高資金效率、控制資金風險、降低資金成本的管理目標，進而幫助企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢、實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標。

煤業(yè)公司為進一步統(tǒng)一調(diào)劑資金，加強貨幣資金的內(nèi)部控制，提高資金使用效率，上線銀企直連資金管理模塊ZPG系統(tǒng)，該系統(tǒng)是在SAP系統(tǒng)和現(xiàn)行管理體制基礎上開發(fā)的ERP輔助管理系統(tǒng)，具有貨幣資金管理、銀行票據(jù)管理、個人所得稅管理等基本功能，能夠實現(xiàn)公司與銀行數(shù)據(jù)實時交互、資金預算電子審批、銀行票據(jù)實時動態(tài)管理以及個人所得稅準確計算等多項管理功能。

一、ZPG系統(tǒng)的內(nèi)容

ZPG系統(tǒng)運行模塊包括貨幣資金管理、銀行票據(jù)管理、個人所得稅管理等五大模塊，各模塊應用范圍如下：資金監(jiān)控模塊及系統(tǒng)管理模塊應用于公司財務部。對外付款管理、個人所得稅模塊、票據(jù)管理模塊及資金預算管理模塊應用于公司各單位。

二、ZPG系統(tǒng)的崗位設置

ZPG系統(tǒng)根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范要求，按照“2級維護、3級審批”的原則，合理設置會計、出納、復核過賬、審批、同步各資金管理崗位，建立健全貨幣資金管理崗位責任制，明確資金管理相關崗位的職責權限，確保貨幣資金業(yè)務不相容崗位相互分離。

三、ZPG系統(tǒng)的業(yè)務處理流程

為規(guī)范ZPG輔助管理系統(tǒng)業(yè)務處理流程，結合公司ERP系統(tǒng)管理要求，現(xiàn)將系統(tǒng)各模塊業(yè)務處理流程介紹如下：

(一)貨幣資金管理模塊

1.資金預算管理模塊

根據(jù)全面預算的要求編制貨幣資金的收支預算，并將預算分為月度資金預算和日支出預算。各單位通過資金系統(tǒng)預算管理模塊編制提報月度收支預算，同時編制貨幣資金收支預算說明，詳細說明所需貨幣資金的支付范圍及內(nèi)容，經(jīng)財務總監(jiān)審核批準后于每月25日報公司財務部，公司財務部審核后于月初下達資金計劃。編制支出預算的原則如下：

一是根據(jù)專款專用、確保重點的原則，按照保工資、保安全、保生產(chǎn)、保營銷、保效益順序安排使用貨幣資金。二是工程項目根據(jù)企業(yè)固定資產(chǎn)投資預算批準的項目和工程進度，按照資金支出預算不大于工程進度計劃，資金實際支出不大于工程實際進度的原則，在扣除由公司供料等不需現(xiàn)金支付款項后，安排使用貨幣資金。三是對于因履行合同所支出的貨幣資金預算，必須按照供應商明細逐筆編制。

因特殊情況需追加當月貨幣資金支出預算的，應于使用資金的前3個工作日向公司財務部提出書面申請。根據(jù)公司財務部批準后的金額及結算方式，按申請用途使用。

各單位于每日下班前向公司財務部上報次日資金支出預算。上報時必須列明收款方詳細信息，ZPG系統(tǒng)自動核對是否在月度資金預算內(nèi)，并生成各單位的資金撥付預算審批表。經(jīng)公司財務部審批后，次日將資金撥付各申請單位。

每日終了，ZPG系統(tǒng)自動歸集各單位銀行賬戶內(nèi)資金，各單位賬戶資金只留10萬元備用，其余全部歸集煤業(yè)公司“現(xiàn)金池”賬戶。

2.付款管理模塊

煤業(yè)公司本部、各單位均須使用SAP系統(tǒng)和ZPG系統(tǒng)對外付款。公司本部、各單位對外付款業(yè)務須在SAP系統(tǒng)指定路徑操作，由SAP系統(tǒng)生成付款指令后，通過ZPG系統(tǒng)“2級維護、3級審批”指令直連接口發(fā)送至銀行處理。

辦理對外付款業(yè)務應首先在SAP系統(tǒng)內(nèi)使用銀行匯票和電匯方式對外付款，除提取備用金及轉存信用卡資金業(yè)務外，其他付款業(yè)務不得使用支票結算，避免產(chǎn)生過多未達賬項。同時防止出現(xiàn)在途資金錯誤、重復、隱瞞、遺漏上報資金預算情況的發(fā)生，保證每日資金預算上報及劃撥的準確性。

各單位要在每日16:00前將本日付款指令處理完畢。16:00后未被銀行系統(tǒng)處理的指令，要在當日17:00前向公司財務部提出申請。公司財務部資金監(jiān)控崗位在ZPG系統(tǒng)內(nèi)審核無誤并經(jīng)審批后，處理該筆指令。

(二)票據(jù)管理模塊

公司各單位收付銀行承兌匯票或對外開立商業(yè)匯票，須使用ZPG系統(tǒng)票據(jù)模塊進行統(tǒng)一管理。

1.各單位收取銀行承兌匯票，須在SAP系統(tǒng)錄入票據(jù)信息，并在10日內(nèi)打印交接表與公司進行交接，不得直接向銀行辦理交接。

2.各單位可使用銀行承兌匯票方式結算款項，申請單位向公司財務部提交預算，列明預算項目類型、收款人詳細信息、金額等，經(jīng)審批同意后，公司財務部根據(jù)申請單位提出的付款條件，在ZPG系統(tǒng)內(nèi)調(diào)劑并選擇合適的銀行承兌匯票，通知申請單位辦理票據(jù)交接。申請單位出納人員與公司財務部辦理票據(jù)交接，在ZPG系統(tǒng)中輸入收款單位信息，并將該收款人名稱填寫在票據(jù)“被背書人”欄內(nèi)。

(三)個稅管理模塊

公司本部、各單位向個人發(fā)放應稅收入，均須使用ZPG系統(tǒng)個稅模塊計算代扣代繳個人所得稅應納稅額。工資部門須在ZPG系統(tǒng)中維護本單位員工信息，并及時向財務部門反饋本單位員工變動情況，財務部門根據(jù)工資部門提供的員工信息，及時在ZPG系統(tǒng)中維護“業(yè)務范圍”、“成本中心”。工資或獎金等應稅收入的發(fā)放部門，均須將數(shù)據(jù)按規(guī)定格式導入ZPG系統(tǒng)，打印發(fā)放表并經(jīng)審批后，提交財務部門辦理。財務部門核對ZPG系統(tǒng)計算的各項數(shù)額無誤后，方可進行發(fā)放。

總之，面對煤炭行業(yè)遇冷、煤炭價格下滑的嚴峻經(jīng)濟形勢，要實現(xiàn)逆勢飛揚，只有深挖內(nèi)潛，節(jié)約運營成本，無疑ZPG系統(tǒng)的推廣和使用將近一步提高資金使用效率，降低財務風險。

(作者單位：兗州煤業(yè)股份有限公司濟寧二號煤礦)