針對現(xiàn)狀問題 創(chuàng)新管理理念 提出改進方案

朱艷燕/鹽城交通技師學(xué)院

針對現(xiàn)狀問題 創(chuàng)新管理理念 提出改進方案

朱艷燕/鹽城交通技師學(xué)院

近年來，隨著我國職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展的加快，鹽城交通技師學(xué)院認(rèn)識到檔案管理在學(xué)院發(fā)展中的重要性，加強檔案管理已成為鹽城交通技師學(xué)院做大做強的內(nèi)在要求。針對當(dāng)前鹽城交通技師學(xué)院檔案管理的現(xiàn)狀和存在的一些問題,進一步加強和改進學(xué)院檔案管理工作，深入貫徹落實檔案法律、法規(guī)，全面細(xì)致、扎實認(rèn)真地做好檔案收集、整理、編目等基礎(chǔ)工作，牢牢掌握檔案信息源開發(fā)利用工作,是全面落實科學(xué)發(fā)展觀、建設(shè)國家示范校的一項重要的基礎(chǔ)工作。

檔案管理;存在問題;觀念更新；方案措施

隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，鹽城交通技師學(xué)院檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化急需改進。檔案、信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平不是很高。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。由于這些問題的存在和制約,鹽城交通技師學(xué)院現(xiàn)時期亦面臨前所未有發(fā)展考驗.

一、目前鹽城交通技師學(xué)院檔案管理中存在的一些具體問題

（一）檔案意識不斷加強，檔案管理硬件投入及經(jīng)費不足

鹽城交通技師學(xué)院檔案工作對鹽城交通技師學(xué)院的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為鹽城交通技師學(xué)院帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。

在新辦公室建設(shè)過程中，我們始終把檔案用房作前一前重要設(shè)施，新建擋案庫房40.86㎡，閱檔室26.22㎡，榮譽室54.72。整個檔案用房達121.80㎡，新購進了一臺高配置的專業(yè)電腦，提高檔案室硬件水平。購置了消防、監(jiān)控設(shè)備；投資5萬元新建密集架520立方米；同時我學(xué)院站對歷年的文書檔案進行了復(fù)查整改，還收集、整理了大量重要資料，彌補了檔案材料的不足。新建的檔案室寬敞明亮、整潔大方，容量充足，各種輔助設(shè)施齊全，消防安全器材到位。完備齊全的硬件設(shè)施為我學(xué)院檔案科學(xué)化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理提供了物質(zhì)保障，為學(xué)院檔案管理工作奠定了堅實基礎(chǔ)。

目前民站專、兼職檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員沒有一個，都是半路出家,作為專、兼職檔案員年限又都不長,象走馬燈式的,且知識結(jié)構(gòu)并不合理，現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，高層次的懂檔案管理的人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的鹽城交通技師學(xué)院檔案事業(yè)發(fā)展，現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。

二、提高鹽城交通技師學(xué)院檔案管理的幾點建議

（一）提高鹽城交通技師學(xué)院檔案管理理念的認(rèn)識

要充分認(rèn)識檔案工作對促進鹽城交通技師學(xué)院發(fā)展的重要作用，切實增強做好鹽城交通技師學(xué)院檔案工作的使命感和責(zé)任感，進一步明確檔案工作是學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進鹽城交通技師學(xué)院檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化鹽城交通技師學(xué)院檔案管理體系。

（二）規(guī)范鹽城交通技師學(xué)院檔案管理機制,強化工作責(zé)任

建立科學(xué)的鹽城交通技師學(xué)院檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與鹽城交通技師學(xué)院工作同步考核、同步發(fā)展。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展鹽城交通技師學(xué)院檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（三）加快實現(xiàn)鹽城交通技師學(xué)院檔案管理現(xiàn)代化

利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務(wù)于學(xué)院。

三、學(xué)院檔案管理建設(shè)應(yīng)相應(yīng)采取的方案措施

雖在今年檔案管理年度考核中，學(xué)院再次受到考核檢查組的充分肯定。但是,學(xué)院檔案管理中還存在諸多不足之處,還需要領(lǐng)導(dǎo)的支持和改進。

一是健全完善機制，切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)變動情況，及時調(diào)整充實機關(guān)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立健全了崗位責(zé)任制；安排具有較高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的機關(guān)工作人員擔(dān)任專、兼職檔案員，并保持檔案員相對穩(wěn)定；為使檔案工作制度化，先后制定了《檔案管理崗位職責(zé)》等管理制度，初步形成了檔案歸檔制度為基礎(chǔ)，保管、借閱、保密制度為主體，各級崗位責(zé)任制為保障的檔案管理體系，促進檔案工作正常開展。

二是強化宣傳培訓(xùn)，增強干部職工檔案意識。高度重視《檔案法》學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，專職檔案員在按時參加省、市檔案局培訓(xùn)的同時，還定期對學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)干部、職工和兼職檔案員進行《檔案法》培訓(xùn)，利用簡報、互聯(lián)網(wǎng)等形式做好檔案宣傳工作；積極開展到先進單位學(xué)習(xí)觀摩及交流活動；通過學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，讓學(xué)院干部、職工檔案意識得到不斷增強，檔案資料收集率不斷提高，檔案管理逐步走上了正規(guī)化。

三是嚴(yán)格操作程序，提升檔案規(guī)范化管理水平。在日常工作中，做到收集齊全，分類科學(xué)，組卷合理，編目系統(tǒng)，真實地反映了學(xué)院各項工作的現(xiàn)勢性和歷史性。每年檔案移交時嚴(yán)格按檔案目錄進行核對，使歸檔率達到90％。完整率達到90％；在檔案收集、整理的基礎(chǔ)上，認(rèn)真落實檔案的保管及保密制度，對綜合檔案室?guī)旆康墓芾聿扇×藝?yán)密的防火、防盜、防污染、防蟲、防光、防塵、防鼠等措施，確保檔案安全，最大限度延長檔案壽命。

四是實現(xiàn)資源共享，不斷提高檔案利用效率。編制檔案檢索工具，編制了案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄等檔案檢索工具索引；匯編資料，將收集到的檔案信息重新組合，進行深加工，編制成全宗指南、歷年文件匯編、組織機構(gòu)沿革、大事記、人事任免、基礎(chǔ)數(shù)字等匯編材料，通過一系列行之有效的措施，進一步強化檔案的長效管理，提高檔案利用水平，更好地服務(wù)于學(xué)院的快速發(fā)展。

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