如何把握高等學(xué)校計算機(jī)考試中的EXCEL內(nèi)容

摘 要：現(xiàn)階段普通高校都要進(jìn)行計算機(jī)等級考試，考試涉及到的內(nèi)容較為寬泛，知識面廣，同學(xué)們在復(fù)習(xí)過程中普遍反映Excel內(nèi)容較難，該文針對考試過程中常出現(xiàn)的知識點進(jìn)行了深入細(xì)致的講解。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)；考試；Excel；函數(shù)

中圖分類號：TP391.13

高校計算機(jī)等級考試的推廣對計算機(jī)基礎(chǔ)教學(xué)產(chǎn)生了重要影響，計算機(jī)基礎(chǔ)教育被各個高校列入所有專業(yè)必修公共課程，計算機(jī)等級考試中的重要內(nèi)容之一就是Exexl內(nèi)容，通過調(diào)查了解到，目前很多在校大學(xué)生對Excel表格這部分內(nèi)容感覺比較難，對一些函數(shù)的使用比較難把握?，F(xiàn)總結(jié)一下Excel表格方面的內(nèi)容。

1 有效利用數(shù)據(jù)排序功能對EXCEL表格進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

計算機(jī)基礎(chǔ)考試中很多題目都涉及到排序問題：

算出Sheet中2011、2012兩年平均招生總數(shù)并填入相應(yīng)的單元格內(nèi)，將各省市所有內(nèi)容按照“兩年平均招生總數(shù)”升序排序，我們可以選“數(shù)據(jù)—排序”就可以了。

另外，比如，如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱內(nèi)的有關(guān)信息既不是按照拼音排序，也不是按筆畫排序，怎么辦？可采用自定義序列來排序。

（1）執(zhí)行“工具-選項”命令，打開“選項”對話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機(jī)關(guān)，車隊，一高中，二高中，三高中”等），單機(jī)“添加”和“確定”按鈕退出。

（2）選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”—排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。

2 選擇性粘貼功能的使用方法

選擇性粘貼，可以方便用戶進(jìn)行快速的復(fù)制粘貼。選擇性粘貼是Microsoft Office、金山WPS等眾多軟件中的一種粘貼選項，通過使用選擇性粘貼，能夠?qū)⒓糍N板中的內(nèi)容粘貼為不同于內(nèi)容源的格式。選擇性粘貼在Excel中具有重要作用，例如可以將剪貼板中的Excel單元格數(shù)據(jù)只粘貼公式。

在Excel作表中，可以使用“選擇性粘貼”命令有選擇地粘貼剪貼板中的數(shù)值、格式、公式、批注等內(nèi)容，使復(fù)制和粘貼操作更靈活。具體使用方法如下：

（1）打開Excel工作表窗口，選中需要復(fù)制的單元格區(qū)域。右鍵單擊被選中的區(qū)域，在打開的快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令。

（2）如果目標(biāo)粘貼位置為一個單元格，則右鍵單擊該單元格；如果目標(biāo)粘貼位置為一個單元格區(qū)域，則右鍵單擊該區(qū)域左上角的單元格，然后在打開的快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”命令。

（3）打開“選擇性粘貼”對話框，在“粘貼”區(qū)域選中需要粘貼選項的單選框（例如“數(shù)值”單選框），并單擊“確定”按鈕。

3 運(yùn)用Excel兩個主要函數(shù)（用戶自定義函數(shù)和IF函數(shù)）解決實際問題

在計算機(jī)類相關(guān)考試中，經(jīng)常會遇到很多有關(guān)條件函數(shù)方面的問題。如果同學(xué)們對Excel函數(shù)沒有深入的了解，應(yīng)對這類問題會感覺到很吃力，而且有時經(jīng)常會混淆起來。

（1）用戶自定義函數(shù)。如果要在公式或計算中使用特別復(fù)雜的計算，而工作表函數(shù)又無法滿足需要，則需要創(chuàng)建用戶自定義函數(shù)。這些函數(shù)，稱為用戶自定義函數(shù)，可以通過使用Visual Basic for Applications來創(chuàng)建。

例如：

關(guān)閉，回到EXCEL工作表界面，輸入公式 =V（B1，C1）， 如果B1=9，C1=9，則自定義函數(shù)執(zhí)行結(jié)果為B1*C1=81（就是代碼中的a*b）。完畢之后點文件-另存格式為-加載宏。 宏的保存與調(diào)用：菜單--文件--另存為保存類型選-加載宏.xla；菜單--工具--加載宏，找出V

（2）IF函數(shù)的作用是根據(jù)判斷條件的真假，自動進(jìn)行分支操作。比如根據(jù)出生日期及生源地區(qū)判斷身份證正確與否，根據(jù)工作完成情況確定獎金等等。在日常使用過程中，一個較為實用的應(yīng)用是：把IF函數(shù)的“真”或“假”參數(shù)嵌套成另一個IF 函數(shù)，實現(xiàn)多種分支操作。如2個IF函數(shù)的嵌套可寫成“=IF[條件，真，IF（條件，真，假）]”，從而實現(xiàn)3個分支判斷的應(yīng)用。

例如有這樣的一個題目：

在Sheet的總分后增加一列“總體評價”，根據(jù)公式獲得總評，要求：如果總分>=500分的為“優(yōu)秀”，如果總分在450至500之間的為“合格”，450分以下的為不合格。

這個題目就可以運(yùn)用多重IF函數(shù)。=IF（I4>=500，“優(yōu)秀”，IF（I4>=450，“合格”，“不合格”））。

在計算機(jī)基礎(chǔ)考試中，同學(xué)最怕的就是做Excel題目，要學(xué)好這方面的內(nèi)容，第一要理解各個函數(shù)的含義；第二由于函數(shù)比較多，共有11大類300多個函數(shù)，容易混淆起來，要不斷地對各種函數(shù)進(jìn)行分析，對比；第三，要多做這方面的題目。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：趙鑫（1983.03-），女，本科，助教，主要研究方向：計算機(jī)教學(xué)。

作者單位：遼寧中醫(yī)藥大學(xué)杏林學(xué)院，沈陽 110000