綜合檔案館實(shí)際需求面積測(cè)算方法研究

侯佳

摘要：筆者分析了綜合檔案館實(shí)際需求面積測(cè)算方法中存在的問題，給出了基本館藏?cái)?shù)量的測(cè)算方法，以及30年應(yīng)進(jìn)館的檔案和資料數(shù)量的測(cè)算方法。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館檔案館建設(shè)測(cè)算

近兩年，到一些省市出差調(diào)研，看到不少地方在建設(shè)新的檔案館。新建的檔案館，無論是其建設(shè)規(guī)模、還是其功能設(shè)計(jì)以及檔案館的外形構(gòu)筑都給人耳目一新的感覺，有的甚至讓人震撼。看到一些新檔案館投入使用后，檔案工作者忙碌的身影和檔案利用者滿意的笑容交織在一起時(shí)，真是切身體會(huì)到新一輪檔案館的建設(shè)，充分體現(xiàn)了黨和國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的重視，印證了檔案事業(yè)發(fā)展又進(jìn)入了一個(gè)新的歷史階段。

但是，在令人興奮的同時(shí)，我們也看到了另一種現(xiàn)象：有的新檔案館在建成以后，大門口掛了幾個(gè)牌子。細(xì)問才知，原來是檔案館房子多了，并沒有多少檔案存放，別的單位就先來“借用”一下。有的新檔案館庫(kù)房面積很大，因?yàn)闄n案不多，造成不少庫(kù)房一時(shí)半會(huì)用不上而閑置在那里，但工作用房幾乎到了一桌難求的地步。據(jù)說是因?yàn)橘?gòu)買社會(huì)化服務(wù)后，數(shù)字化人員、保安、保潔人員都要進(jìn)駐，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》設(shè)計(jì)辦公用房時(shí)顯然沒有考慮到這些變化，而庫(kù)房因?yàn)樘厥獾脑O(shè)計(jì)很難調(diào)劑使用。有的新檔案館雖然規(guī)模很大，但前來利用檔案的人并不多，而每年用于檔案館的運(yùn)營(yíng)維護(hù)成本卻居高不下。這些現(xiàn)象的存在，從一個(gè)側(cè)面提醒了我們：檔案館建設(shè)要合理、科學(xué)，既不能太大又不能太小，既要能夠滿足需求但又不能貪大求全。應(yīng)當(dāng)本著實(shí)事求是的原則，嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的規(guī)定進(jìn)行科學(xué)測(cè)算。

我們知道，檔案館建設(shè)規(guī)模的大小，關(guān)鍵的一個(gè)指標(biāo)是庫(kù)房面積的大小。而庫(kù)房面積的測(cè)算依據(jù)則是館藏量。從這個(gè)角度可以說，館藏量的多少，決定了檔案館的庫(kù)房面積和其他用房的面積，從而決定了檔案館的建設(shè)規(guī)模。那么，檔案館的館藏量如何測(cè)算才可以比較合理呢？筆者試圖結(jié)合曾經(jīng)的實(shí)踐進(jìn)行淺析。

一、檔案館實(shí)際需求面積測(cè)算方法中存在的問題

2009年10月，筆者有幸參加了國(guó)家檔案局“中西部地區(qū)縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)項(xiàng)目”的審查匯總工作。在近3個(gè)月的工作中，過手的各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可用海量形容。匯總中發(fā)現(xiàn)，檔案館基本館藏量測(cè)算是否準(zhǔn)確，直接關(guān)系到檔案館建設(shè)規(guī)模的合理性和科學(xué)性。

“中西部地區(qū)縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)項(xiàng)目”，是為了貫徹落實(shí)中央領(lǐng)導(dǎo)同志關(guān)于“加快中西部地區(qū)檔案館舍建設(shè)，增強(qiáng)檔案館庫(kù)抗風(fēng)險(xiǎn)能力”的重要指示，國(guó)家發(fā)展改革委和國(guó)家檔案局決定啟動(dòng)的一項(xiàng)非常重要的工作。國(guó)家發(fā)展改革委和國(guó)家檔案局在有關(guān)通知中明確指出，中西部地區(qū)縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃，由中央和中西部地區(qū)地方政府共同投入并組織實(shí)施。通過采取多級(jí)投入的方式，用幾年時(shí)間，新建、改、擴(kuò)建一批不符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》和《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館，充分發(fā)揮檔案館的檔案安全保管基地、愛國(guó)主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件利用中心和政府信息公開查閱場(chǎng)所、檔案信息服務(wù)中心“五位一體”功能，基本實(shí)現(xiàn)中西部地區(qū)縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館設(shè)施完備、功能完善、館藏豐富、利用便利的目標(biāo)。

由于中央專項(xiàng)資金主要支持不符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求和未達(dá)到《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》面積要求的縣（市、區(qū)）檔案館，并且嚴(yán)格規(guī)定了：“按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的規(guī)定，對(duì)現(xiàn)有建筑面積缺口大于20%（含）且具備基本建設(shè)條件的檔案館，列入新建范圍；對(duì)現(xiàn)有建筑面積缺口小于20%的檔案館，列入改、擴(kuò)建范圍。”對(duì)于那些希望得到并且確實(shí)能夠得到新建或擴(kuò)建檔案館項(xiàng)目的單位來講，準(zhǔn)確測(cè)算檔案館實(shí)際需求面積顯得格外的重要。而決定檔案館實(shí)際需求面積的關(guān)鍵數(shù)據(jù)是：現(xiàn)有館藏檔案資料數(shù)量、年均接收檔案數(shù)量、到期未進(jìn)館檔案數(shù)量。這些可以通過以下公式得到直觀的反映：

縣級(jí)檔案館30年內(nèi)實(shí)際需求面積=現(xiàn)有館藏?cái)?shù)量+到期未接收進(jìn)館檔案數(shù)量+（年均接收檔案數(shù)量x30年）

在“中西部地區(qū)縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館情況調(diào)查表填報(bào)說明”中，特別指出，“藏館檔案資料數(shù)量：指檔案館的基本館藏?cái)?shù)量，即本地區(qū)黨政機(jī)關(guān)等形成的屬歸檔范圍的檔案數(shù)量，具體范圍按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)[1986]2號(hào)）界定。以件為保管單位的檔案數(shù)量按每10件折合成一卷計(jì)算。年均接收檔案數(shù)量：指本地區(qū)各立檔單位形成的屬檔案館接收范圍的檔案數(shù)量（只計(jì)算基本館藏量）。到期未進(jìn)館檔案數(shù)量：只計(jì)算基本館藏量?！?/p>

但從我們匯總的中西部地區(qū)縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館情況調(diào)查數(shù)據(jù)來看，恰恰是以上三個(gè)關(guān)鍵數(shù)據(jù)存在的問題較多，主要表現(xiàn)在館藏檔案資料數(shù)量不準(zhǔn)確、年均接收檔案數(shù)量懸殊過大、到期未進(jìn)館檔案數(shù)量的測(cè)算缺乏詳實(shí)可信的數(shù)據(jù)。而影響這些數(shù)據(jù)的主要原因很可能是對(duì)“基本館藏?cái)?shù)量”的理解和測(cè)算產(chǎn)生了歧義。

二、基本館藏?cái)?shù)量的測(cè)算方法

一般來講，要正確測(cè)算“基本館藏?cái)?shù)量”，首先，一定要厘清“基本館藏?cái)?shù)量”的范圍界定。按照國(guó)家檔案局的有關(guān)通知規(guī)定，館藏檔案資料數(shù)量、年均接收檔案數(shù)量、到期未進(jìn)館檔案數(shù)量都是指檔案館的基本館藏?cái)?shù)量。

按照2011年11月1日國(guó)家檔案局令第9號(hào)《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》第二條的規(guī)定，“各級(jí)綜合檔案館依法接收本級(jí)下列組織機(jī)構(gòu)的檔案：1.中國(guó)共產(chǎn)黨委員會(huì)及所屬各部門；2.人民代表大會(huì)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)；3.人民政府及其所屬各部門和單位；4.人民政協(xié)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)；5.人民法院、人民檢察院；6.各民主黨派機(jī)關(guān)；7.工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等人民團(tuán)體；8.國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位。各級(jí)綜合檔案館可全部或部分接收以上機(jī)構(gòu)的下屬單位和臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)形成的檔案列入縣級(jí)綜合檔案館接收范圍?！薄陡骷?jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》第三條規(guī)定“新中國(guó)成立前本行政區(qū)內(nèi)各個(gè)歷史時(shí)期政權(quán)機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、著名人物的檔案列入綜合檔案館收集范圍。本行政區(qū)內(nèi)重大活動(dòng)、重要事件形成的檔案、涉及民生的專業(yè)檔案列入綜合檔案館收集范圍。經(jīng)協(xié)商同意，綜合檔案館可以收集或代存本行政區(qū)內(nèi)社會(huì)組織、集體和民營(yíng)企事業(yè)單位、基層群眾自治組織、家庭和個(gè)人形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案，也可以通過接受捐贈(zèng)、購(gòu)買等形式獲取?！眅ndprint

從上述規(guī)定中可以清楚地看到，對(duì)于一個(gè)國(guó)家綜合檔案館來講，其基本館藏量并不是僅僅指本地區(qū)黨政機(jī)關(guān)形成的檔案，而是“要貫徹科學(xué)發(fā)展、以人為本的理念，在檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，按照統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)管理的原則，依法開展檔案收集工作，將屬于本館收集范圍的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案收集進(jìn)館?！盵1]如果不能正確理解上述規(guī)定的具體內(nèi)容，局限于傳統(tǒng)的做法，則測(cè)算的數(shù)據(jù)可能會(huì)大大低于實(shí)際的檔案數(shù)量。

在編制檔案館建設(shè)方案時(shí)，世界各地通行的做法是，以應(yīng)保存的館藏檔案數(shù)量、檔案館的業(yè)務(wù)流程以及為公眾提供服務(wù)等因素來確定建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的條文說明，“考慮我國(guó)國(guó)家檔案館是按照行政區(qū)劃分級(jí)設(shè)置的情況，檔案館建設(shè)規(guī)模按行政區(qū)劃分級(jí)，以應(yīng)保存的館藏檔案數(shù)量為基本依據(jù)。應(yīng)保存的館藏檔案數(shù)量是指現(xiàn)存檔案、資料的數(shù)量和今后30年依照《檔案法》的規(guī)定應(yīng)進(jìn)館的檔案、資料的數(shù)量之和?！?/p>

一般來說，現(xiàn)有館藏量是一個(gè)定數(shù)，只要基本館藏量范圍界定清楚，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確不是一個(gè)難事。但是今后30年應(yīng)當(dāng)進(jìn)館的檔案是一個(gè)變數(shù)，需要科學(xué)地進(jìn)行測(cè)算。這里的關(guān)鍵是如何確定未來30年的年均進(jìn)館量?？茖W(xué)測(cè)算則需要按照統(tǒng)計(jì)學(xué)的一般要義進(jìn)行。我們知道，統(tǒng)計(jì)學(xué)是研究如何對(duì)事物隨機(jī)現(xiàn)象總體數(shù)量（包括人文與社會(huì)、自然等廣泛的領(lǐng)域）進(jìn)行搜集、加工、整理以及推斷、分析、預(yù)測(cè)和決策的科學(xué)。在各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中，按數(shù)字尺度測(cè)量的觀測(cè)值亦即數(shù)值型（metric data）統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是進(jìn)行變量測(cè)算中用的最多的一種數(shù)據(jù)。因?yàn)?，?shù)值型數(shù)據(jù)說明的是現(xiàn)象的數(shù)量特征，而且數(shù)值型數(shù)據(jù)可以采取計(jì)算方法得出。但在館藏量統(tǒng)計(jì)方面，由于要預(yù)測(cè)今后30年的進(jìn)館量，所以在匯總相關(guān)數(shù)據(jù)的同時(shí)，一定還要進(jìn)行相關(guān)的推斷、分析和預(yù)測(cè)。否則數(shù)據(jù)差異就會(huì)很大。

三、30年應(yīng)進(jìn)館的檔案和資料數(shù)量的測(cè)算方法

那么，今后30年應(yīng)進(jìn)館檔案、資料的數(shù)量之和該如何測(cè)算呢？

從《檔案法》的有關(guān)規(guī)定和檔案事業(yè)發(fā)展變化的趨勢(shì)看，各級(jí)國(guó)家檔案館隨著“兩個(gè)體系建設(shè)”的不斷深入，應(yīng)進(jìn)館檔案數(shù)量逐年增長(zhǎng)已是一個(gè)不可回避的事實(shí)。所以，在測(cè)算今后30年應(yīng)當(dāng)進(jìn)館的檔案數(shù)量時(shí)，應(yīng)當(dāng)綜合考慮以下幾種情況：

（一）穩(wěn)定增加的數(shù)量

應(yīng)分別選擇幾個(gè)列入本檔案館接收范圍的、近年來職能變化不大和職能變化很大的立檔單位近5年的檔案進(jìn)館實(shí)際數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，計(jì)算出一個(gè)年平均進(jìn)館量和年平均增量。

（二）特殊增加的數(shù)量

應(yīng)選擇某個(gè)年度的已經(jīng)被撤銷或被合并的立檔單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，計(jì)算出當(dāng)年應(yīng)接收的特殊檔案數(shù)量（因?yàn)殡S著機(jī)構(gòu)改革的深入推進(jìn)，還會(huì)產(chǎn)生一些不可預(yù)測(cè)的特殊增量）。

（三）累計(jì)檔案的年增量

應(yīng)對(duì)過去因庫(kù)房不足、或工作開展不到位等原因應(yīng)進(jìn)館而長(zhǎng)期未接收進(jìn)館的立檔單位進(jìn)行普遍的統(tǒng)計(jì)分析，要一并計(jì)算出多年遞增檔案的年均累計(jì)數(shù)量。

（四）新領(lǐng)域檔案的年增量

應(yīng)選擇一些因國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展導(dǎo)致檔案工作領(lǐng)域拓寬而形成的新領(lǐng)域檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，計(jì)算出年增量。

對(duì)以上4個(gè)方面的數(shù)量在各自計(jì)算出平均值后應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相加，并將求得的和再除以4，就可以測(cè)算出今后30年中某一年的進(jìn)館檔案數(shù)量。然后，再將這個(gè)平均數(shù)乘以 30，就可以測(cè)算出今后30年可能要進(jìn)館的檔案數(shù)量值。

用公式表示：

30后年將要進(jìn)館的檔案數(shù)量=（年穩(wěn)定增加的數(shù)量+年特殊增加的數(shù)量+累計(jì)檔案的年增量+新領(lǐng)域檔案的年增量）÷4 x 30

綜上所述，科學(xué)進(jìn)行檔案館館藏量的測(cè)算，離不開統(tǒng)計(jì)，更離不開推斷、分析和預(yù)測(cè)。當(dāng)一個(gè)新的檔案館建設(shè)方案是在一個(gè)來源可靠、計(jì)算準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)之上編制的，相信建成以后，既不會(huì)過大，又不會(huì)過??；既能按照國(guó)家規(guī)定建設(shè)一個(gè)獨(dú)立的檔案館建筑，又能夠避免多單位“混居”而產(chǎn)生一些安全隱患。有人說，細(xì)節(jié)決定成??！如果能夠科學(xué)、準(zhǔn)確地測(cè)算出檔案館的建筑面積，那一定也可以建設(shè)一個(gè)既能滿足檔案館各項(xiàng)功能發(fā)揮要求又能符合國(guó)情、民情的檔案館。

參考文獻(xiàn)：

[1]國(guó)家檔案局令第9號(hào).《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》第一條. （2011-12-12） [2014-4-9]. http：// www.dangan.ningbo.gov.cn/dadt/yndt/201112/ t20111212_705349.html

作者單位：國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所endprint