對(duì)科研院所科研檔案質(zhì)量的思考

耿慧

摘要：隨著我國(guó)科研體制的變化，立項(xiàng)數(shù)不斷增長(zhǎng)的同時(shí)，科研檔案質(zhì)量滑坡明顯。尤其體現(xiàn)在檔案資料的完整性差、系統(tǒng)性差和復(fù)印件增多等方面?？蒲袡n案是本單位和社會(huì)一筆寶貴的可再生財(cái)富，為此我們必須認(rèn)真分析原因，及時(shí)調(diào)整工作方式方法，努力提高科研檔案質(zhì)量，盡力讓科研檔案工作適應(yīng)時(shí)代需要，為單位和社會(huì)保留有價(jià)值的科研檔案資料。

關(guān)鍵詞：科研院所科研檔案質(zhì)量

近年來(lái)，我國(guó)科研體制發(fā)生了一系列變化，尤其在科研資源配置上，相當(dāng)一部分科研院所把科研工作者對(duì)外爭(zhēng)取到科研項(xiàng)目數(shù)量和科研經(jīng)費(fèi)多少作為科研工作評(píng)價(jià)與考核的硬性指標(biāo)，并將此與個(gè)人利益和職稱晉升掛鉤。在這種大形勢(shì)下，每年立項(xiàng)和結(jié)題的課題數(shù)量越來(lái)越多，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)數(shù)量越來(lái)越大，與此同時(shí)結(jié)題項(xiàng)目檔案質(zhì)量卻滑坡明顯。科研檔案是本單位和社會(huì)一筆寶貴的可再生財(cái)富，為此我們必須認(rèn)真分析原因，及時(shí)調(diào)整工作方式方法，努力提高科研檔案質(zhì)量，盡力讓科研檔案工作適應(yīng)時(shí)代需要，為單位和社會(huì)保留有價(jià)值的科研檔案資料。

一、科研檔案質(zhì)量下降的表現(xiàn)及其原因

科研檔案的質(zhì)量主要包括兩個(gè)方面，一是內(nèi)容質(zhì)量，即科研檔案所反映的科研成果的技術(shù)水平及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。其二是案卷質(zhì)量，即科研檔案案卷中科研文件材料的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范化程度[1]。近年來(lái)，相當(dāng)一部分科研院所單位的科研檔案質(zhì)量呈不同程度的下降趨勢(shì)，具體有以下表現(xiàn)：

（一）歸檔材料的完整性差

絕大部分結(jié)題科研項(xiàng)目只保存了管理部門(mén)上交的管理性文件，比如：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、計(jì)劃書(shū)、任務(wù)書(shū)、合同書(shū)、年度進(jìn)展報(bào)告、結(jié)題報(bào)告。大量研制階段的技術(shù)性文件，比如：檢測(cè)報(bào)告、工藝流程、技術(shù)配方、設(shè)計(jì)訣竅、合作單位協(xié)議、實(shí)驗(yàn)記錄本等關(guān)鍵技術(shù)材料，仍留在科研人員手中，未向檔案館移交。

這種情況究其原因大致有兩點(diǎn)：第一，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，科研競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，在項(xiàng)目原創(chuàng)性本身不強(qiáng)的情況下，所謂的創(chuàng)新點(diǎn)可能就是一層窗戶紙，一捅即破。因此科研人員有一種擔(dān)心，生怕過(guò)多的材料交到檔案室有泄密風(fēng)險(xiǎn)，不如留在自己手中，防止技術(shù)秘密外泄，從而保護(hù)好自己切身利益。第二，目前科研體制下的項(xiàng)目組，為自身生存往往擁有多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)在研，主要參與人員通常是研究生和少部分工作人員，如此，項(xiàng)目周期長(zhǎng)、人員組成多、人員流動(dòng)大的弊端凸顯，形成的原始材料數(shù)量繁多、種類繁雜而且分散于各個(gè)項(xiàng)目組成員間，要統(tǒng)一收齊或收集到有檔案價(jià)值的資料難度很大。第三，近年國(guó)家科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)投入不斷增多，大量動(dòng)輒千萬(wàn)上億的項(xiàng)目涌現(xiàn)，這些重大項(xiàng)目涉及學(xué)科多、領(lǐng)域多、單位多、人員多，要形成完整性強(qiáng)、質(zhì)量高的檔案難度非常大。

（二）歸檔材料的系統(tǒng)性差

科研檔案因以一個(gè)專題為研究對(duì)象，每個(gè)專題都應(yīng)該有一個(gè)完整的科研過(guò)程，形成的檔案專題性、系統(tǒng)性和成套性很強(qiáng)。然而在當(dāng)前科研體制的變化下，同一個(gè)研究專題的經(jīng)費(fèi)來(lái)源非常多元化，除了傳統(tǒng)的科技部、基金委、財(cái)政部等國(guó)家縱向財(cái)政撥款外，大量橫向經(jīng)費(fèi)包括：地方配套經(jīng)費(fèi)、單位自有資金、企業(yè)合作資金、國(guó)外合作資金、科技貸款等等都可以介入科研活動(dòng)。科研人員為自身生存，不斷去爭(zhēng)取各種來(lái)源的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，然而結(jié)題方式的簡(jiǎn)單化和形式化，又使得科研人員容易忽視研究活動(dòng)過(guò)程中的方法、思想、結(jié)果和經(jīng)驗(yàn)，忽視項(xiàng)目與項(xiàng)目之間的互助和遞進(jìn)關(guān)系，人為割裂了科研活動(dòng)過(guò)程中的連續(xù)性、系統(tǒng)性。

在實(shí)際工作中，即便是一線科研人員自己也不清楚歸檔應(yīng)該上交什么資料，不清楚什么是項(xiàng)目重要資料，值得保存，更有甚者不愿意上交重要資料，因?yàn)楹罄m(xù)各種項(xiàng)目申請(qǐng)還需要用。這種多樣化的科技投入方式本身并無(wú)過(guò)錯(cuò)，但是科研檔案收集難度增大和檔案資料的質(zhì)量無(wú)法保證[2]。

（三）歸檔文件中復(fù)印件增多

其中可能的原因大致有以下幾方面：第一，由于課題鑒定報(bào)獎(jiǎng)時(shí)必須向有關(guān)部門(mén)上交原件，而原件數(shù)量有限，為了確保通過(guò)鑒定和獲得獎(jiǎng)勵(lì)形式審查，只能將復(fù)印件提供給檔案部門(mén)歸檔。第二，產(chǎn)生的檢測(cè)報(bào)告、合作協(xié)議、使用報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄本等原件，包括論文、專利等，為了多個(gè)項(xiàng)目結(jié)題交差反復(fù)使用，這些資料在多個(gè)項(xiàng)目中重復(fù)出現(xiàn)，只能上交復(fù)印件給檔案部門(mén)。

二、提高科研檔案質(zhì)量的幾點(diǎn)對(duì)策

上文提出一些科研院所科研檔案質(zhì)量下降的表現(xiàn)并分析了可能的原因。就解決對(duì)策而言，由于國(guó)家科研體制機(jī)制正在變革中，有些問(wèn)題目前還無(wú)法改變。僅從單位內(nèi)環(huán)境出發(fā)，還是有許多提升和優(yōu)化的可能。

（一）提高人員的檔案規(guī)范化意識(shí)

對(duì)于單位管理層來(lái)說(shuō)，科研檔案是本單位和社會(huì)一筆寶貴的可再生財(cái)富，這需要管理層有高度認(rèn)識(shí)，切實(shí)認(rèn)可科研檔案工作對(duì)本單位可持續(xù)發(fā)展的意義，對(duì)已經(jīng)建立的檔案制度，狠抓落實(shí)，同時(shí)在人、財(cái)、物上給予保障。

對(duì)專職檔案人員來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的“等、靠、要”的思想和消極意識(shí)不可要。有條件的單位可以聘用高校檔案專業(yè)人員負(fù)責(zé)科研檔案業(yè)務(wù)整理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。沒(méi)有條件的，需要其他專業(yè)人員兼任擔(dān)當(dāng)科研檔案管理人員的，一定要讓該人員先期參加專業(yè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)或在職進(jìn)修，提高科研檔案的規(guī)范化管理水平。只有單位科研檔案管理人員熟悉檔案管理制度，提升檔案工作重要性的意識(shí)，才能使得單位的建檔和科研工作相互協(xié)調(diào)，才能理順科研檔案的歸檔程序，掌握規(guī)律，確保能夠系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整、高效地進(jìn)行科研檔案收集。

對(duì)一線科研人員來(lái)說(shuō)，具有良好的科研作風(fēng)是形成高質(zhì)量科研檔案的必要條件。本著對(duì)自己和對(duì)單位負(fù)責(zé)任的態(tài)度，明確檔案管理的責(zé)任和義務(wù)，接受專職檔案人員的指導(dǎo)，遵循科研檔案管理制度和收集規(guī)程上交資料。

（二）健全科研檔案的管理機(jī)制

任何科研院所如果沒(méi)有完善的科研檔案管理機(jī)制，沒(méi)有科學(xué)、規(guī)范的科研檔案管理制度，要實(shí)現(xiàn)科研檔案的集中、統(tǒng)一管理是十分困難的。第一，要明確綜合檔案室、科研管理部門(mén)及檔案形成部門(mén)的職責(zé)，自上而下的形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。第二，要轉(zhuǎn)變管理模式，從項(xiàng)目立項(xiàng)之初就主動(dòng)深入課題組協(xié)助、指導(dǎo)預(yù)立卷工作。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，聯(lián)合科研管理部門(mén)一起對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行質(zhì)量和項(xiàng)目過(guò)程文件進(jìn)行年度檢查，實(shí)行全過(guò)程監(jiān)管。第三，規(guī)范并完善科研檔案管理制度，包括歸檔范圍、保管期限，檔案接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀相關(guān)環(huán)節(jié)。第四，落實(shí)一線科研人員和科研管理部門(mén)人員的培訓(xùn)、檢查、獎(jiǎng)懲制度，將參加檔案培訓(xùn)情況、檔案質(zhì)量檢查情況、歸檔完整率等納入項(xiàng)目組績(jī)效排序、個(gè)人績(jī)效考核，與項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)尾款撥付以及年度獎(jiǎng)金發(fā)放掛鉤，從而確保制度有效落實(shí)。

結(jié)束語(yǔ)

科研檔案是科研院所寶貴的可再生財(cái)富，其質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到其利用價(jià)值大小。提升科研檔案質(zhì)量并非一朝一夕，不但與我國(guó)科研體制的變革息息相關(guān)，也與單位管理層、檔案管理人員、一線科研人員的檔案意識(shí)密切相關(guān)。采用積極有效的手段，發(fā)掘工作的創(chuàng)新點(diǎn)，才能共同提升科研院所科研檔案質(zhì)量，為本單位的發(fā)展提供最優(yōu)的服務(wù)[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]張蔚.科研檔案質(zhì)量下降引起的思考[J].山西檔案，2002（4）：20-21.

[2]張潔.試論如何做好高?？蒲袡n案的管理與利用[J].檔案天地，2013（10）：43-44.

[3]杜為紅.如何提高醫(yī)院科研檔案質(zhì)量[J].中國(guó)衛(wèi)生質(zhì)量管理，2011（5）：56-57，77.

作者單位：中國(guó)科學(xué)院上海硅酸鹽研究所endprint