談高校檔案分層管理模式的構(gòu)建*

陳海靜 沈 榮

（1.常熟理工學(xué)院檔案館，江蘇常熟，215500；2.常熟市檔案局，江蘇常熟，215500）

分層管理是對(duì)管理對(duì)象劃分層次，設(shè)計(jì)相應(yīng)的層次管理目標(biāo)、手段、方法，實(shí)施與層次相對(duì)應(yīng)的有效管理。分層管理能有效減少管理手段、方法層次與管理對(duì)象發(fā)展層次的不對(duì)稱而導(dǎo)致的管理資源浪費(fèi)。高校檔案事業(yè)發(fā)展水平以高校整體建設(shè)水平為依托，高校分層決定了高校檔案事業(yè)發(fā)展的層次性。高校檔案建設(shè)頂層設(shè)計(jì)應(yīng)納入“分層管理”原則，并構(gòu)建高校檔案分層管理模式，對(duì)不同層次檔案建設(shè)對(duì)象的建設(shè)目標(biāo)、管理手段、評(píng)價(jià)指標(biāo)等進(jìn)行分層設(shè)計(jì)，對(duì)不同層次檔案建設(shè)對(duì)象提出不同的建設(shè)要求。

1.構(gòu)建高校檔案分層管理模式的必要性

1.1 適應(yīng)高校分層的必然趨勢(shì)

隨著高等教育的大眾化、規(guī)?；c多元化，我國(guó)高等教育的分層分類格局初步形成。這在一定程度上是社會(huì)需求和高校自身發(fā)展的結(jié)果，但起主導(dǎo)作用的是政府對(duì)高等教育資源宏觀配置的差異性。從微觀單體來看，高校內(nèi)部教育資源配置也存在諸多缺失,配置不平衡、結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象普遍存在，檔案等其他專業(yè)技術(shù)崗是缺失的重災(zāi)區(qū)。高校檔案部門獲取資源的能力取決于高校層次以及高校內(nèi)部教育資源的分配機(jī)制，包括人、財(cái)、物力資源，而這些資源要素的配置程度是高校檔案建設(shè)水平高低的決定性要素。高校檔案建設(shè)必須堅(jiān)持與資源配置相適應(yīng)的適度發(fā)展規(guī)模，才能使有限資源發(fā)揮最大效益。以高校層次與資源配置為重要參考指標(biāo)，對(duì)高校檔案建設(shè)對(duì)象進(jìn)行分層，并根據(jù)各層次的管理需要，設(shè)計(jì)相應(yīng)的管理目標(biāo)、管理手段、管理職能層次，最終構(gòu)建分層管理模式，成為適應(yīng)高校分層條件下高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.2 檔案內(nèi)部資源保有量差異的必然結(jié)果

如果將高校檔案事業(yè)獲取的人力資源、財(cái)力資源、物力資源等稱為外部資源，那么高校檔案部門自身的資源儲(chǔ)備就稱為內(nèi)部資源，高校檔案部門內(nèi)部資源的保有量也是決定高校檔案事業(yè)建設(shè)規(guī)模的核心要素。檔案實(shí)體、檔案信息、檔案編研產(chǎn)品等都是內(nèi)部資源的組成形式。不同高校其檔案資源的保有量存在較大差異，這些差異以物化方式或數(shù)字化方式體現(xiàn)出來，如案卷數(shù)量的差異、數(shù)字化檔案資源占據(jù)存儲(chǔ)空間的差異、檔案編研產(chǎn)品數(shù)量與質(zhì)量的雙重差異等。檔案內(nèi)部資源保有量與高校層次呈正比例關(guān)系，處于金字塔尖的高校，檔案建設(shè)不僅能獲得更多的外部資源，同時(shí)也具備更豐富的內(nèi)部資源作為支撐，檔案事業(yè)建設(shè)的規(guī)模、速度和效率都會(huì)遠(yuǎn)高于金字塔底端的高校。因此，結(jié)合內(nèi)部資源的特點(diǎn)與特色，構(gòu)建分層管理模式，是高校檔案事業(yè)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)選擇。

2.構(gòu)建高校檔案分層管理模式的意義

2.1 有利于實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置

從宏觀層面來講，分層管理就是從尊重外部與內(nèi)部資源整體的有限性現(xiàn)實(shí)出發(fā)，構(gòu)建與資源相適度的建設(shè)模式，避免因?qū)Y源的開發(fā)和利用陷入盲目或保守狀態(tài)而造成的資源浪費(fèi)，使資源得到合理的開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置；從微觀層面來看，分層管理需要解決管理對(duì)象內(nèi)部人力資源、財(cái)力資源以及物力資源等的調(diào)配問題，在建設(shè)對(duì)象分層的基礎(chǔ)上確定管理目標(biāo)，在管理目標(biāo)的引導(dǎo)下調(diào)配資源，有利于實(shí)現(xiàn)資源的整合與盤活。

2.2 有助于克服高校檔案建設(shè)同構(gòu)同質(zhì)化

高校檔案在建設(shè)過程中樹立了很多單體建設(shè)標(biāo)桿，以江蘇省為例，位于省會(huì)城市的南京大學(xué)檔案館、蘇南地區(qū)的江南大學(xué)檔案館在行業(yè)內(nèi)是領(lǐng)軍力量，吸引很多省內(nèi)其他高校檔案部門前來參觀考察。但是無論是南大模式還是江大模式，都是不能被復(fù)制或效仿的。在現(xiàn)有管理體制、管理模式與考核體系的催化下，江蘇乃至全國(guó)，高校檔案建設(shè)同構(gòu)同質(zhì)化現(xiàn)象都不可避免。高校之間所承載校園歷史文化的厚重感不同，檔案作為文化附著的重要載體，高校檔案事業(yè)需要建設(shè)出濃厚的文化特色，才具有更加綿長(zhǎng)的生命力。構(gòu)建分層管理模式，以培育和打造檔案事業(yè)的優(yōu)勢(shì)和特色為建設(shè)導(dǎo)向，克服建設(shè)過程的同構(gòu)化與同質(zhì)化難題，是高校檔案事業(yè)進(jìn)一步拓展的有利保障。

2.3 能夠提高高校整體建設(shè)水平

圖1 高校檔案分層管理系統(tǒng)模型

檔案效益發(fā)揮的滯后性特點(diǎn)，使高校檔案事業(yè)發(fā)展面臨需讓位于教學(xué)、科研、管理等學(xué)校中心工作的尷尬境地。充分展示出高校檔案建設(shè)對(duì)高校發(fā)展的重要戰(zhàn)略意義，是高校檔案事業(yè)贏得寬松發(fā)展條件的前提。釋放檔案建設(shè)活力，需向改革與創(chuàng)新求解，打破盲目趨同的檔案建設(shè)格局，對(duì)建設(shè)對(duì)象與管理目標(biāo)分層，消除較低層次檔案建設(shè)對(duì)象的力不從心之感，目標(biāo)得當(dāng)，才能發(fā)展出特色與水平。構(gòu)建高校檔案分層管理模式，引導(dǎo)各層次檔案建設(shè)對(duì)象找準(zhǔn)自身所處層次，發(fā)展符合自身層次的檔案事業(yè)，提升檔案建設(shè)水平，促使檔案建設(shè)與高校教學(xué)、科研、管理工作平衡發(fā)展、相互促進(jìn)，能夠使檔案在高校教學(xué)、科研、管理活動(dòng)中的應(yīng)有價(jià)值得以充分發(fā)揮。致力于使高校檔案事業(yè)成為提升高校整體建設(shè)水平新的著力點(diǎn)與突破口，才能充分體現(xiàn)高校檔案事業(yè)在高校整體發(fā)展過程中的重大戰(zhàn)略意義。

3.高校檔案分層管理模式的構(gòu)建原則

3.1 依法治檔原則

構(gòu)建高校檔案分層管理模式是推動(dòng)高校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的建設(shè)之需，而依法治檔則是促進(jìn)高校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的強(qiáng)基之舉。構(gòu)建高校檔案分層管理模式，必須以法律制度為保障，要加大依法治檔力度，提高法律制度的執(zhí)行力。一方面，高校檔案分層管理模式應(yīng)在《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)的指導(dǎo)下構(gòu)建；另一方面，推動(dòng)這一模式向縱深發(fā)展，也需要相關(guān)檔案法律法規(guī)的修訂與完善，盡可能做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，用檔案法治保障高校檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

3.2 適度規(guī)模原則

構(gòu)建高校檔案分層管理模式需要堅(jiān)持適度規(guī)模原則，以高校建設(shè)規(guī)模、內(nèi)部檔案資源保有量與資源的有效配置為依據(jù)合理劃分檔案建設(shè)規(guī)模。分層管理的價(jià)值追求在于避免將管理對(duì)象單層化來解決管理問題，而是在管理對(duì)象分層后，實(shí)現(xiàn)管理手段的分層。確定適度的建設(shè)規(guī)模，就是在解決管理對(duì)象的分層問題，這是合理進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃、決策、組織、控制、指揮等管理手段的前提。堅(jiān)持適度發(fā)展規(guī)模，能夠有效避免將單一的管理手段應(yīng)用到不同的管理對(duì)象上，有利于資源的優(yōu)化配置，從而發(fā)揮出適度規(guī)模效益。

3.3 分類適用原則

以高校建設(shè)規(guī)模、內(nèi)部檔案資源保有量與資源的有效配置為依據(jù)劃分檔案建設(shè)規(guī)模，解決建設(shè)對(duì)象的分層分類問題。針對(duì)不同層次的建設(shè)對(duì)象，應(yīng)體現(xiàn)出層次化的管理手段與衡量標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)不同的建設(shè)對(duì)象，管理方法的導(dǎo)向性不同，最終管理目標(biāo)也不同，這是高校檔案分層管理模式的基本指導(dǎo)思想，也是構(gòu)建原則。管理手段與評(píng)價(jià)指標(biāo)的設(shè)計(jì)與執(zhí)行需要堅(jiān)持分類適用原則。

4.高校檔案分層管理系統(tǒng)模型設(shè)計(jì)

在高校檔案分層管理模式構(gòu)建原則的指導(dǎo)下，構(gòu)建高校檔案分層管理模式的基本思路是以高校層次、資源的有效配置、檔案內(nèi)部資源的保有量為依據(jù)合理劃分檔案建設(shè)對(duì)象的層次；對(duì)每一層次建設(shè)對(duì)象設(shè)定差別化的管理目標(biāo)，運(yùn)用差別化的管理手段，體現(xiàn)管理的層次；對(duì)管理手段的執(zhí)行情況與目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度，采用不同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持評(píng)價(jià)的層次。總體來說，高校檔案分層管理模式需要從對(duì)象層、管理層、評(píng)價(jià)層三個(gè)層面同步構(gòu)建。下文將從對(duì)象層、管理層、評(píng)價(jià)層三個(gè)層面建立高校檔案分層管理系統(tǒng)模型，對(duì)高校檔案分層管理模式進(jìn)行直觀闡述。

4.1 對(duì)象層

通過對(duì)江蘇省多家不同規(guī)模高校檔案建設(shè)情況的調(diào)查，高校檔案建設(shè)對(duì)象的層次分明，與高校層次交相呼應(yīng)，基本呈現(xiàn)高、中、低三個(gè)層次。層次差別主要通過案卷數(shù)量、人員數(shù)量及構(gòu)成、經(jīng)費(fèi)投入、數(shù)字化進(jìn)程、編研能力、科研能力六個(gè)要素體現(xiàn)出來。建設(shè)對(duì)象三個(gè)層次在數(shù)量上有規(guī)律可循，從低層對(duì)象到高層對(duì)象，數(shù)量依次減少。因此，在系統(tǒng)模型中，用金字塔式來表現(xiàn)建設(shè)層三個(gè)層次的數(shù)量與層次狀態(tài)，從金字塔頂端到底端依次是高層對(duì)象、中層對(duì)象、低層對(duì)象。

4.2 管理層

管理層依據(jù)對(duì)象層的劃分確定管理目標(biāo)與管理策略，管理目標(biāo)的制定要考慮資源的可承受程度，管理策略的選擇則需在管理目標(biāo)的引導(dǎo)下進(jìn)行。高層對(duì)象上述六要素的充盈度高，具備充足的資源與技術(shù)基礎(chǔ)完善利用服務(wù)，服務(wù)是管理的側(cè)重點(diǎn)；中層對(duì)象具備一定的資源基礎(chǔ)，信息化工作相對(duì)滯后，技術(shù)是管理突破；低層對(duì)象各要素狀況都較為疲軟，強(qiáng)化內(nèi)容，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)是管理重點(diǎn)。因此制定管理目標(biāo)與選擇管理策略的基本思路應(yīng)是：高層對(duì)象堅(jiān)持服務(wù)的導(dǎo)向性、中層對(duì)象堅(jiān)持技術(shù)的導(dǎo)向性、低層對(duì)象堅(jiān)持內(nèi)容的導(dǎo)向性。

4.3 評(píng)價(jià)層

評(píng)價(jià)層針對(duì)管理層的實(shí)施效果做出評(píng)價(jià)，對(duì)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度進(jìn)行定性或定量評(píng)估，以檢驗(yàn)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)狀況與管理策略的適用狀況。針對(duì)高層對(duì)象的服務(wù)型管理，服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率是評(píng)價(jià)重點(diǎn)，因此應(yīng)以用戶滿意度評(píng)價(jià)指標(biāo)為核心展開全方位綜合評(píng)價(jià)；針對(duì)中層對(duì)象的技術(shù)型管理，則應(yīng)側(cè)重于信息化評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)軟硬件設(shè)施配備、使用以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的運(yùn)用情況進(jìn)行重點(diǎn)評(píng)價(jià)；針對(duì)低層對(duì)象的資源型管理，則堅(jiān)持以館藏優(yōu)化程度為評(píng)價(jià)重點(diǎn)，對(duì)各類別檔案收集、征集的齊全完整程度進(jìn)行重點(diǎn)評(píng)價(jià)。

高校檔案分層管理系統(tǒng)模型搭建了高校檔案分層管理模式的戰(zhàn)略框架，闡明了分層管理模式的基本思路，為進(jìn)一步研究奠定了基礎(chǔ)。針對(duì)不同層次管理對(duì)象如何制定管理目標(biāo)；服務(wù)型、技術(shù)性、資源型三種管理策略的具體規(guī)劃；評(píng)價(jià)層的具體結(jié)構(gòu)及測(cè)評(píng)要素的設(shè)計(jì)與論證都將是高校檔案分層管理模式戰(zhàn)略構(gòu)建的重點(diǎn)，筆者將會(huì)進(jìn)一步展開深層次研究。

*本文為2012年江蘇省檔案局科技項(xiàng)目“高校檔案分層管理模式研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2012-17）研究成果之一。

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