NoteFirst軟件在專題文獻管理中的應(yīng)用

張 穎

（杭州師范大學(xué)圖書館，浙江 杭州 310036）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，海量的文獻存儲在數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)頁中，如何有效、全面地收集并管理某個專題的文獻成為圖書館員和科研工作者的困惑。近年來，許多圖書館紛紛建立了專題文獻庫或為讀者提供專題咨詢服務(wù)，各軟件商也把重點放在開發(fā)一款基于云計算的網(wǎng)絡(luò)版文獻管理軟件。代表產(chǎn)品有國外的EndNote Web、Mendeley、Zotero和國內(nèi)的新科學(xué)（http://www.xinkexue.com/portal.php）[1]、NoteFirst。

NoteFirst是由西安先知信息公司于2010年4月研發(fā)，是國內(nèi)首款面向云用戶的知識管理和科研協(xié)作系統(tǒng)?，F(xiàn)最新版本是2013年5月10日發(fā)布的V3.2。該軟件采用單機版+網(wǎng)絡(luò)版設(shè)計，可實現(xiàn)題錄信息的同步更新和數(shù)據(jù)自動備份。它全面支持中文和國標GT/B 7714-2005《文后參考文獻著錄規(guī)則》，能滿足SCI、EI收錄期刊雙語參考文獻格式的要求。值得一提的是，軟件還開發(fā)了文獻訂閱功能，能滿足人們收集最新文獻資料的需求。用戶通過此款軟件可以實現(xiàn)個人知識管理、論文寫作、團隊科研協(xié)作、機構(gòu)知識庫建設(shè)等[2,3]。該軟件目前已在全國500多所高校圖書館、公共圖書館、科研機構(gòu)或研發(fā)型企業(yè)使用或試用，個人注冊用戶十萬有余，分為普及版、專業(yè)版和高級版，普及版用戶可永久免費使用[4]。三個版本在功能上沒有任何差異，只是在使用權(quán)限上稍有區(qū)別，例如：插入引文數(shù)量、文獻管理容量、可授權(quán)電腦數(shù)等[5]。筆者在實踐中發(fā)現(xiàn)，NoteFirst V3.2具有較高的知識管理效率，能很好地應(yīng)用于專題文獻的收集和管理中。圖1為其簡單功能示意圖。

圖1 利用NoteFirst管理專題文獻功能示意圖

1 專題文獻庫的構(gòu)建

1.1 文獻訂閱

NoteFirst軟件內(nèi)嵌文獻訂閱器，提供RSS訂閱和主題訂閱兩種模式。前者通過網(wǎng)站的RSS源實現(xiàn)動態(tài)實時鏈接，將最新的網(wǎng)站內(nèi)容下載到本地[6]。該功能可實現(xiàn)對期刊、博客、網(wǎng)頁等內(nèi)容的訂閱。通過軟件提供的RSS源列表，目前用戶可方便地查詢到23000余種中外文學(xué)術(shù)期刊的RSS源。主題訂閱也稱關(guān)鍵詞訂閱，可通過關(guān)鍵詞獲取某主題在某個數(shù)據(jù)庫中的最新文獻。訂閱后每次登錄軟件，系統(tǒng)便會自動搜索該數(shù)據(jù)庫中符合條件的最新文獻，非常適用于需長期跟蹤某專題文獻的用戶。已經(jīng)成功訂閱到本地的文獻可直接打開PDF閱讀全文，也可把認為有價值的文獻題錄導(dǎo)入到專題文件夾中。目前NoteFirst V3.2支持主題訂閱的數(shù)據(jù)庫有：知網(wǎng)、萬方、Science Direct、SCI、EI、Spring Link、Proquest和 PubMed。

1.2 文獻題錄的導(dǎo)入

同其它文獻管理軟件一樣，NoteFirst也提供多種題錄導(dǎo)入的方式。針對具體的某一篇文獻可采用手動添加、浮標在線添加和NoteFirst保存題錄三種方式。手動添加是在軟件的工具欄中點擊“新建題錄”，在彈出的對話框中手動逐項輸入文獻信息，然后保存即可生成一條題錄。浮標在線添加是在檢索出的含有題錄信息的某篇文獻的原始頁面，點擊軟件浮標中的“保存題錄”，軟件就會自動收集該篇文獻的題錄信息。NoteFirst保存題錄同浮標在線添加有異曲同工之處，也是在檢索出的含有題錄信息的原始頁面，鼠標右鍵選擇“NoteFirst保存題錄”，軟件自動收集并保存該條題錄，但該功能目前只支持IE6以上的瀏覽器。對于紙質(zhì)型的書刊，在線更新失敗的題錄、非專業(yè)期刊數(shù)據(jù)庫的頁面文獻[6]可以通過這三種方式導(dǎo)入題錄文件。

在進行專題文獻查找時，往往檢索出來的結(jié)果很多，這就需要對題錄進行批量導(dǎo)入?？芍苯舆M入圖書館資源中的某個數(shù)據(jù)庫或通過軟件中的“在線數(shù)據(jù)庫”檢索。目前NoteFirst V3.2支持在線檢索的數(shù)據(jù)庫有：知網(wǎng)、萬方、維普、SCI、Scopus、Wiley、Nature等46個，但這個數(shù)量相對于NoteExpress軟件支持200多個在線數(shù)據(jù)庫[7]是較少的。批量導(dǎo)入題錄時過濾器的選擇至關(guān)重要，只有正確選擇過濾器才能成功地將題錄導(dǎo)入，不同數(shù)據(jù)庫支持導(dǎo)入到NoteFirst中的過濾器種類和數(shù)量也不同（見表1）。從表中可以很好地發(fā)現(xiàn)，目前中文數(shù)據(jù)庫對NoteFirst的支持較好，提供了較多的過濾器樣式，其中知網(wǎng)和萬方數(shù)據(jù)庫已經(jīng)提供NoteFirst過濾器。但遺憾的是，一些外文庫還沒有提供能批量導(dǎo)入NoteFirst的過濾器，如：PubMed、IEEE等。

2 專題文獻庫的管理

2.1 文獻題錄的更新

導(dǎo)入成功的題錄信息不一定完整，可通過軟件的“題錄自動更新”得到更準確全面的信息。題錄更新時要選擇在線更新的數(shù)據(jù)庫，目前NoteFirst V3.2中只提供知網(wǎng)、萬方、Science Direct、SCI、EI、Spring Link、Proquest、PubMed這8種數(shù)據(jù)庫，對于在維普等數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入的題錄就無法實現(xiàn)自動更新，只能靠人工干預(yù)。準確全面的題錄信息是保證引文準確與否的關(guān)鍵。

2.2 文獻題錄的去重

由于不同數(shù)據(jù)庫收錄的文獻范圍會有交叉，因此從不同數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入到NoteFirst中的題錄也會有重復(fù)。在添加全文前，應(yīng)對專題文件夾中導(dǎo)入的全部題錄進行去重。但筆者在實際使用中發(fā)現(xiàn)，實際相同的兩條題錄因在不同數(shù)據(jù)庫中錄入時標點符號的半角全角、橫杠的長短等細微差別，軟件無法識別。

2.3 添加全文

進行完專題文獻題錄的導(dǎo)入和去重工作，需要給文獻添加全文以供深入閱讀。在計算機連網(wǎng)并且數(shù)據(jù)庫IP授權(quán)的前提下，可通過“全文自動下載”來為題錄添加全文，稍事等待即可把全文下載到本地計算機和軟件服務(wù)器上（下載的速度取決于網(wǎng)速），下載到服務(wù)器上的題錄可實現(xiàn)多臺電腦間的數(shù)據(jù)同步。下載成功后題錄前會出現(xiàn)PDF或CAJ的標志，并且該條題錄會變成粗體，意思是全文未閱讀。雙擊題錄即可打開全文閱讀，并對全文進行高亮標注、添加注釋、復(fù)制、打印等操作。PDF為軟件內(nèi)置閱讀器，因此即使本機未安裝該閱讀器也能打開全文閱讀。對于已經(jīng)下載到本地的全文文獻也可上傳到NoteFirst軟件中，再借助“題錄自動更新”功能補充和完善題錄信息。

表1 幾種常用數(shù)據(jù)庫支持導(dǎo)入NoteFirst中過濾器樣式

2.4 添加筆記和附件

在軟件中可對題錄添加筆記和附件。選中某條題錄鼠標右鍵“添加筆記”即可，但該筆記只能在軟件中閱讀?？蓮谋镜赜嬎銠C向題錄添加文本、PDF、PPT、圖片或網(wǎng)頁鏈接等形式的附件，雙擊后即可在軟件中打開閱讀，也可非常方便地插入到分析報告中去加以使用[8]。同NoteExpress文獻管理軟件一樣，NoteFirst也提供對文獻“價值等級”的標注，用①②③④⑤來表示，等級依次增加。標識了價值等級的文獻能讓我們很好地辨識該文獻對研究所起作用的大小或今后是否還需要再次精讀。

2.5 科研成果分享

用戶可將文獻、讀書筆記、實驗記錄、知識卡片等各類資源在團隊內(nèi)一鍵分享，供群組內(nèi)部成員分享學(xué)習。逐步積累的資源在未來將自動構(gòu)建起機構(gòu)知識庫，成為團隊歷史的記錄。在專題文獻管理中，團隊成員可將收集的資料分享并供他人評閱，不但節(jié)省了時間，還有助于發(fā)揮團隊協(xié)作精神、促進彼此間的交流。

2.6 參考文獻管理

自動生成參考文獻列表是文獻管理軟件共同的基本功能，包括在文中可自動插入引文標注，在文后生成規(guī)范的參考文獻列表，增刪引文或更換引文樣式[9]。用戶首次在電腦上安裝NoteFirst V3.2軟件會在Word（只支持Office 2003/2007/2010）中自動加載NoteFirst插件，但要注意安裝時必須保持Word文檔未被打開，否則會導(dǎo)致插件安裝失敗。

投稿時編輯往往會很關(guān)注文后參考文獻的著錄是否規(guī)范、格式是否符合本刊。NoteFirst V3.2目前除提供5300余種中外文期刊的引文樣式外，用戶還可自定義引文樣式并能滿足SCI、EI收錄期刊雙語參考文獻格式的要求。與其它文獻管理軟件不同的是，該軟件還提供參考文獻的校對報告，系統(tǒng)會對所有插入的引文進行自動校對，指出題錄存在的錯誤，如：頁碼缺失、無英文標題等。

3 結(jié)語

利用NoteFirst收集、管理專題文獻并應(yīng)用于論文寫作，極大地提高了科研工作者的效率。用戶可先通過訂閱和導(dǎo)入題錄這兩種主要方式收集專題文獻，然后通過題錄更新、去重、添加筆記和全文等實現(xiàn)對專題文獻的管理，最后應(yīng)用于科技論文的撰寫工作中。除此之外，NoteFirst還提供圖片抓取功能和網(wǎng)頁保存功能，可將其制作成知識卡片，幫助用戶在日常學(xué)習過程中建立起龐大的個人參考資料庫。用戶還可以按機構(gòu)、研究方向等建立群組，將重要的文獻和知識無障礙地在團隊內(nèi)部共享，實現(xiàn)團隊任務(wù)管理和機構(gòu)知識庫建設(shè)。

總而言之，NoteFirst這款新生代的中文文獻管理軟件擁有眾多優(yōu)點，使用起來上手也比較快。但就目前來看，軟件的穩(wěn)定性和兼容性較差，而且支持在線檢索、題錄自動更新和全文下載的數(shù)據(jù)庫種類太少。軟件開發(fā)商如能盡快解決這些問題，將會為該軟件迎來更多的用戶群?？赡芎芏嗫蒲泄ぷ髡呋驁D書館員目前還不了解或不熟悉NoteFirst文獻管理軟件，將其應(yīng)用于專題文獻的收集與管理中也將為該軟件的推廣使用起到一定的示范作用。

〔1〕鄭玉萍.參考文獻管理軟件比較分析〔J〕.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2013（10）：122-125

〔2〕劉敏.參考文獻管理軟件的探討和應(yīng)用實踐〔J〕.山東圖書館學(xué)刊，2012（4）：75-77

〔3〕劉菊紅.網(wǎng)絡(luò)版參考文獻管理軟件——NoteFirst評析〔J〕.科技視界，2012（17）：168-169

〔4〕馬云輝.NoteFirst軟件在科技查新中的應(yīng)用〔J〕.情報探索，2012（10）：73-76

〔5〕西安先知信息技術(shù)有限公司.購買與充值［EB/OL］.［2013-12-24］.http：//www.notefirst.com/pay/

〔6〕程翔.應(yīng)用NoteFirst構(gòu)建個人知識庫〔J〕.無線互聯(lián)科技，2012（8）：62，64

〔7〕鄧智心，程慶榮.基于NoteExpress的桉樹專題文獻數(shù)據(jù)庫的建立、管理和應(yīng)用〔J〕.廣東林業(yè)科技，2011（5）：78-82，90

〔8〕周新躍.Notefirst在專家知識服務(wù)中的應(yīng)用實踐〔J〕.新世紀圖書館，2013（8）：46-49

〔9〕周新躍.Notefirst與CNKI個人數(shù)字圖書館在專家知識服務(wù)中的應(yīng)用與比較〔J〕.晉圖學(xué)刊，2013（5）：27-31