企業(yè)情報工作建設實務

史新輝 張彥忠 劉須奎 馬圣森

（河北省科學技術情報研究院，河北 石家莊 050021）

企業(yè)情報工作建設實務

史新輝 張彥忠 劉須奎 馬圣森

（河北省科學技術情報研究院，河北 石家莊 050021）

企業(yè)要生存發(fā)展，須開拓創(chuàng)新，創(chuàng)新離不開情報的支持。企業(yè)應建立自己的情報中心，開展企業(yè)情報信息研究工作。本文提出企業(yè)情報工作建設，包括制度建設、網(wǎng)絡平臺、工作流程、隊伍建設和情報中心建設等幾方面。

企業(yè)；情報；信息；建設；方案

我國企業(yè)在世界經(jīng)濟的賽場上參與市場競爭，其殘酷性顯而易見。一個有發(fā)展眼光的企業(yè)，如何能保持穩(wěn)定向上的發(fā)展態(tài)勢，科技創(chuàng)新無疑是重中之重、核心之核，也就是說企業(yè)科技創(chuàng)新是企業(yè)生存與發(fā)展的有力保障。著名科學家錢學森曾說過，科技創(chuàng)新包括知識創(chuàng)新、技術創(chuàng)新和管理創(chuàng)新三個層面[1]，我國也明確提出“企業(yè)是技術創(chuàng)新的主體”。所以，我國企業(yè)應該通過管理創(chuàng)新，利用新知識新技術，為企業(yè)的技術創(chuàng)新服務，并持續(xù)提高企業(yè)的自主創(chuàng)新能力，推動企業(yè)快步地向前發(fā)展。

目前，我國大多數(shù)企業(yè)在生產(chǎn)決策中仍然以經(jīng)驗判斷為主，缺乏情報意識，對情報不重視，沒有健全的情報體系。有的情報人員奇缺，情報分析能力低下；有的沒有專項經(jīng)費，獲取情報的渠道和手段單一[2]。我國許多企業(yè)沒有建立自己的情報中心，也沒有開展企業(yè)情報研究工作，他們無曾體會情報在推動企業(yè)創(chuàng)新的過程中所能發(fā)揮的巨大作用。而國際上著名的企業(yè)集團，如蘋果公司、三星集團和微軟集團等都建有自己的情報中心，因為他們知道情報信息對企業(yè)生存的重要性，他們有這樣的認知：創(chuàng)新是企業(yè)生存的保障，情報是創(chuàng)新的助推劑。我國企業(yè)也應該有這樣的認知：企業(yè)要持續(xù)創(chuàng)新，必須重視情報信息的作用。本文主要探討企業(yè)如何開展情報研究工作。

1 企業(yè)情報工作的概念

現(xiàn)代社會是建立在信息發(fā)展和信息占有的基礎之上的。物質(zhì)、能量、信息構成了客觀世界的三大要素，可以說沒有信息就沒有世界。人們逐漸意識到，信息甚至比物質(zhì)和能源更為重要，它可以被人們獲取、識別、處理、轉(zhuǎn)換、傳遞、儲存、搜索和利用，并可以轉(zhuǎn)化為某種能量，發(fā)揮更大效能，創(chuàng)造更大的利用價值。企業(yè)是社會很重要的組成部分，一個英明的企業(yè)管理者應重視和利用信息的這種有序化所產(chǎn)生的巨大作用，為企業(yè)的發(fā)展助力。簡單地講，這種有序化的信息產(chǎn)品、知識產(chǎn)品就是情報。

從專業(yè)角度說，情報是利用與某一主題看似不相關的一系列信息為分析源，經(jīng)搜集、整理、分析、總結后產(chǎn)生的信息分析產(chǎn)品。信息是無序化的，情報是對信息的有序化處理而得到的更有價值的信息。

企業(yè)情報工作的主要任務是：為企業(yè)的發(fā)展，進行經(jīng)濟情報、政策信息、科技情報、競爭情報等的搜集、分析，產(chǎn)出情報產(chǎn)品，為企業(yè)的創(chuàng)新、研發(fā)、市場開拓、知識產(chǎn)權管理、發(fā)展戰(zhàn)略制定提供情報支持。企業(yè)情報工作應以情報中心人員為主、全員參與。企業(yè)情報工作應包括以下幾方面：

1.1 經(jīng)濟情報

企業(yè)以提高經(jīng)濟效益為目的，為滿足企業(yè)生存和發(fā)展的需要，利用一切手段，采用一切可以利用的技術和工具而搜集、整理的與本企業(yè)有關的市場信息、價格信息、發(fā)展趨勢等情況和材料。服務于企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展目標的實現(xiàn)和發(fā)展方向的正確不偏航。

1.2 政策信息

利用文件和公開網(wǎng)絡，搜集與本企業(yè)發(fā)展有關的國家、省和地方經(jīng)濟政策、創(chuàng)新政策、財稅政策等，為企業(yè)制度建設和發(fā)展戰(zhàn)略方向保駕護航。

1.3 科技情報

通過公開信息渠道獲取的有關科技發(fā)展、技術創(chuàng)新等的有用知識信息，包括科技論文、科技成果、專利信息、標準信息、科技報告等，并對這些知識信息進行分析加工成為更有價值的知識，為企業(yè)的技術研發(fā)和技術創(chuàng)新服務。

1.4 競爭情報

企業(yè)為了達到自己獲取利益和實現(xiàn)決策的科學性，取得市場競爭優(yōu)勢，針對競爭對手，有目的地進行信息搜集、情報獲取、情報分析與研究，從而掌握市場動態(tài)，了解競爭環(huán)境，評估競爭對手、供應商和發(fā)展環(huán)境，開拓企業(yè)的發(fā)展思路，做到知己知彼，使企業(yè)在競爭中贏取優(yōu)勢、掌握主動。

1.5 檔案管理

按照經(jīng)濟情報、政策信息、科技情報、競爭情報四大類，按照保密分級建立資料檔案，有條件的可以建立自己的檔案數(shù)據(jù)庫，以備企業(yè)研發(fā)、創(chuàng)新人員方便地隨時查詢利用。

1.6 網(wǎng)站管理

為便于企業(yè)文化的建設，產(chǎn)品的銷售，用戶的反饋，以及與投資者的溝通，企業(yè)應建立自己的企業(yè)網(wǎng)站，該網(wǎng)站信息的上傳和網(wǎng)站的更新維護，也可以交由情報中心管理。

從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略管理和科技創(chuàng)新需求的總目標全面考量，企業(yè)都應該建立自己的情報中心，開展情報研究工作。情報工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程非常重要的一環(huán)，是企業(yè)創(chuàng)新最強有力的支撐平臺，是企業(yè)戰(zhàn)略決策、科技創(chuàng)新和市場營銷的智庫參謀。企業(yè)情報中心作為企業(yè)的神經(jīng)中樞，應該成為企業(yè)的核心部門。企業(yè)情報工作應作為企業(yè)的重要業(yè)務，收集處理信息、分析綜合信息及傳遞反饋信息是其工作特點，以確保企業(yè)規(guī)避研發(fā)風險，正確戰(zhàn)略決策，實現(xiàn)發(fā)展目標。

2 企業(yè)情報工作的建設

企業(yè)情報工作主要以文獻收集、信息獲取、資料編輯、科技翻譯、文件檔案管理為主，信息采集主要通過文獻檢索、互聯(lián)網(wǎng)信息定制、信息采集、網(wǎng)絡搜索、會議收集、專家訪談、市場調(diào)查、企業(yè)微博等公開的渠道獲取。情報產(chǎn)品的產(chǎn)出一般采用總結概括、研究分析、推測預見、專利分析、文獻計量、風險分析等方法獲得。企業(yè)要開展情報研究工作，主要應從制度建設、管理網(wǎng)絡、工作流程、人才隊伍建設、情報中心建設等幾方面著手。

2.1 建立企業(yè)情報工作管理制度

企業(yè)應按照自身的生產(chǎn)特點和發(fā)展方向，制定企業(yè)情報工作管理制度。制度應明確該項工作的指導方針及目標，工作內(nèi)容及范圍，工作要求及職責，情報人員培訓及管理，情報經(jīng)費投入及支出管理，情報例會管理，技術檔案管理，技術和報告密級管理，政策識別及企業(yè)管理制度修訂，情報支持科技創(chuàng)新的獎懲管理等內(nèi)容，用以指導和管理企業(yè)的情報工作。

2.2 健全企業(yè)情報工作信息管理網(wǎng)絡

企業(yè)應建立健全情報工作的支持網(wǎng)絡系統(tǒng)，全員參與情報工作。主管生產(chǎn)、研發(fā)和創(chuàng)新的負責人應主抓企業(yè)的情報工作，形成情報副總和CIO（首席情報官）[3]領導下，以情報中心為工作核心，全體技術人員和各崗位員工積極參與的情報工作體系。利用網(wǎng)絡及各種媒體，尤其是新媒體（如鮮果閱讀器）進行信息的獲取，并經(jīng)通報初報、加工整理、研究分析等形成報告，提交企業(yè)管理層進行決策參考，或提交企業(yè)研發(fā)中心為技術創(chuàng)新服務。

2.3 完善企業(yè)情報工作規(guī)范流程

企業(yè)應建立并完善情報工作規(guī)范化流程，包括管理層的發(fā)展戰(zhàn)略及發(fā)展方向的技術預見和預測，情報人員的信息分析及情報報送，全員參與的企業(yè)科技創(chuàng)新因素識別及技術改造難題提案上報等。情報人員根據(jù)這三方面需求，進行專業(yè)性的文獻檢索和信息采集，并采用情報學方法對信息進行加工整理、概括分析、形成報告，經(jīng)規(guī)范的報告上報手續(xù)和程序提交管理層和情報例會，并有例會記錄、反饋記錄和領導實施批示記錄，還應有實施效果和評價記錄。

2.4 壯大企業(yè)情報工作人才隊伍

目前國內(nèi)許多高校都設置有情報專業(yè)，為社會提供了大量的情報人力資源，雖然社會上有些科技情報機構可以為企業(yè)提供情報服務，但為了企業(yè)的發(fā)展，和降低企業(yè)技術秘密外泄的風險，企業(yè)還是應該建立自己的情報人員隊伍。

2.4.1 企業(yè)應設立CIO職務崗位，帶領企業(yè)的情報人員開展情報研究工作。企業(yè)管理層應向企業(yè)全體員工闡明情報工作對企業(yè)創(chuàng)新的重要性，積極支持企業(yè)的情報信息研究工作，營造一個全員重視企業(yè)情報工作的良好氛圍。

2.4.2 企業(yè)情報中心的員工應具備良好的情報職業(yè)素養(yǎng)，勤奮好學，樂于接受新知識，緊緊圍繞企業(yè)的發(fā)展目標，緊跟管理層的所思所想，緊密聯(lián)系企業(yè)的科技創(chuàng)新，密切關注并服務于企業(yè)的發(fā)展目標而開展工作。中心員工應具備“T”字形知識結構[4]，不但要在本企業(yè)所涵蓋的專業(yè)技術領域有很好的文化功底，還應有很寬的知識面及專業(yè)技術外語文獻的閱讀和翻譯能力，以及能將知識融會貫通的能力。良好的溝通和學習能力是做好情報工作的最基本素質(zhì)，中心員工應隨時溝通并了解全員的情報需求，包括管理層的戰(zhàn)略思想，研發(fā)人員的創(chuàng)新思維，崗位員工的技術需求。中心員工的語言組織能力、信息分析能力、報告撰寫能力和文本處理能力也是必不可少的。

2.4.3 企業(yè)全員應了解企業(yè)的技術發(fā)展狀況，在全員崗位技術培訓和操作規(guī)程培訓的基礎上，為企業(yè)的發(fā)展和技術改造提出問題提請情報中心和技術研發(fā)部門予以重視和解決，還應積極參與企業(yè)的崗位練兵和合理化建議活動，為企業(yè)的科技創(chuàng)新和發(fā)展目標的實現(xiàn)貢獻自己的力量。

2.4.4 企業(yè)要開展情報研究工作，企業(yè)應在管理機制上進行創(chuàng)新-建立自己的情報中心。

3 企業(yè)情報中心建設

企業(yè)情報中心的建設，是企業(yè)開展情報研究工作的前提。除了人員配備上應滿足上述要求外，最主要的是為滿足開展情報服務工作的需要，中心的硬件設施和情報工具等的配置。

3.1 網(wǎng)絡環(huán)境搭建

企業(yè)情報中心應該搭建自己的工作平臺，也就是企業(yè)情報信息網(wǎng)，該網(wǎng)應與企業(yè)網(wǎng)站和售后服務平臺進行物理隔離，以防內(nèi)部信息和技術秘密的外泄。該平臺可以與企業(yè)內(nèi)部的管理系統(tǒng)相銜接，便于文件和報告的傳輸，同時內(nèi)部的其他人員也可經(jīng)授權許可利用該平臺查找有關技術資料和信息。

企業(yè)情報中心工作平臺，即企業(yè)的情報信息平臺-企業(yè)情報信息網(wǎng)的建設，應采用局域網(wǎng)的形式將中心情報人員及管理層、技術層人員的工作電腦終端相連接，也可以增加一個無線路由器，通過WIFI信號與其他授權移動設備相連，使得信息傳輸更方便快捷。在工作平臺上還可安裝“騰訊通”社交軟件，便于企業(yè)相關人員的信息溝通和文件傳輸。

3.2 信息采集工作

企業(yè)的情報人員可利用工作平臺，開展情報信息的采集工作。企業(yè)情報來源于各類信息的概括、綜合、提煉和升華。而信息分為公共信息和技術信息兩大類，主要來源于公開的信息源，如各類網(wǎng)站、公開報道、各類媒體等。公共信息一般利用信息抓取工具批量采集，技術類信息一般由情報人員通過檢索的方式獲取。

公共信息的采集：公共信息一般包括市場信息、經(jīng)濟信息、財稅信息、政策信息、管理信息等。采集的對象和目的網(wǎng)站可以是相關行業(yè)協(xié)會、國家發(fā)改委、科技部、財政部、新華社、人民網(wǎng)、行業(yè)市場網(wǎng)站、地方政府有關部門網(wǎng)站、目的企業(yè)網(wǎng)站等。企業(yè)情報人員可以利用這些網(wǎng)站，使用特定的信息采集（抓?。┕ぞ?，進行公共信息的自動批量采集，采集的信息經(jīng)后臺審核即可發(fā)布到本企業(yè)情報信息網(wǎng)，供情報人員使用，也可有選擇地發(fā)布到公司網(wǎng)站，供社會公眾使用。

技術信息的采集：企業(yè)情報人員可以利用領域或行業(yè)技術性網(wǎng)站進行檢索，查找獲取某一主題或與本企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)和發(fā)展戰(zhàn)略相關的科技文獻（主要是期刊、論文、專利）等技術信息資料，在發(fā)布到情報工作平臺的同時，還可經(jīng)加工分析制作成研究報告成為情報產(chǎn)品，供企業(yè)采納實施。

3.3 技術信息收集[5]

企業(yè)情報人員主要的工作對象還是技術信息。技術信息的收集，一般是利用某些技術信息網(wǎng)站，通過檢索查詢，收集與本企業(yè)相關的技術文獻和信息，用于本企業(yè)的情報研究。企業(yè)應根據(jù)本企業(yè)的實際整合網(wǎng)站資源到工作平臺，便于檢索使用。本文簡單列出國內(nèi)外主要的技術信息網(wǎng)站，供選擇使用。

3.3.1 國內(nèi)技術信息

企業(yè)情報中心要順利開展工作，最基本的國內(nèi)技術信息源必須具備。如：國家知識產(chǎn)權局（http：//www.sipo.gov.cn）、中國專利信息網(wǎng)（http：//www.patent.com.cn）、中國知網(wǎng)（http：//www.cnki. net）、維普資訊網(wǎng)（http：//www.cqvip.com）、萬方數(shù)據(jù)知識服務平臺（http：//www.wanfangdata.com.cn）、國家標準化管理委員會（http：//www.sac.gov.cn）和標準分享網(wǎng)（http：//www.bzfxw.com）。從這些網(wǎng)站可獲取國內(nèi)專利、期刊論文、學位論文、會議論文、科技成果、標準文獻、技術圖書和工具書等技術信息，尤其是“標準分享網(wǎng)”可提供各種專業(yè)的電子版技術書籍、各種標準、各種圖紙和圖集、軟件教程等，可以說是技術人員的網(wǎng)上免費書店、免費圖書館。

3.3.2 國外技術信息

企業(yè)情報人員在工作中往往要進行國外技術信息的檢索收集，本文認為這些技術信息源應該具備，包括：Web of Science（科學知網(wǎng)，http：//Wokinfo.com）、美國專利商標局（http：//www. uspto.gov）、歐洲專利局（http：//www.epo.org）、世界知識產(chǎn)權組織（http：//www.wipo.int/portal/zh）、Delphion知識產(chǎn)權信息網(wǎng)（http：// www.delphion.com）、日本專利局（http：//www.jpo.go.jp）、加拿大知識產(chǎn)權局（http：//www.opic.ic.gc.ca）等。這些資源包括科研成果、科研資源、外文論文、世界各國專利等技術信息。

4 文獻檢索技巧和信息分析技術

文獻檢索：上述所列的各類技術信息網(wǎng)站，均提供文獻信息的檢索功能。不同的網(wǎng)站檢索入口和方法不盡相同，情報人員可以利用“百度”搜索相應網(wǎng)站的文獻檢索方法，或者參加由國家知識產(chǎn)權局和國家情報機構舉辦的知識檢索專業(yè)培訓班，提高檢索技能。一般來說，檢索方法分為模糊檢索、高級檢索和傳統(tǒng)檢索三種方式，情報專業(yè)人員，應采用由關鍵詞（檢索詞）進行邏輯組配而成的表達式“傳統(tǒng)檢索”方式進行文獻檢索和情報收集。

信息分析：通過利用這些信息資源，檢索獲取有關主題的文獻集，并對這些文獻進行著錄字段頻次的統(tǒng)計計量分析，經(jīng)總結概括后可撰寫知識挖掘、技術預見、專利分析、技術戰(zhàn)略等信息分析報告。企業(yè)情報工作人員信息分析能力的提高也需經(jīng)專業(yè)情報機構培訓[6]，且在情報工作實踐中逐步摸索即可熟練掌握。一般來說，文獻的計量分析是通過專用的軟件由計算機自動完成的，它可進行圖表的可視化輸出，使得情報人員能很直觀地對其進行解讀，從而方便地完成信息分析報告。當然，企業(yè)情報中心也可根據(jù)自研數(shù)據(jù)庫的字段結構開發(fā)自己的信息分析工具，個性化地開展信息分析工作。

5 企業(yè)數(shù)據(jù)庫建設

企業(yè)應根據(jù)自身生產(chǎn)特點和發(fā)展方向，建設企業(yè)自己的特色數(shù)據(jù)庫，以便企業(yè)進行知識積累、檢索查詢、追溯利用、信息分析等。

5.1 產(chǎn)品信息數(shù)據(jù)庫

涵蓋產(chǎn)品名稱、別名、英文名稱、型號、年產(chǎn)量、銷售量、每件利潤，如果是化學物質(zhì)產(chǎn)品，還應該包括CAS號、分子式、化學結構式、純度、物理性質(zhì)、化學性質(zhì)（尤其是安全性）、銷往目的地、標準號等信息。如果是生產(chǎn)所用原料，還應包括供貨商、批號、日期、價格及其他質(zhì)量指標等，使得企業(yè)在進行技術情報研究的同時，還可進行經(jīng)濟情報信息的研究。

5.2 技術信息數(shù)據(jù)庫

利用采集的信息和檢索到的文獻建設技術信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫結構字段包括題目、作者、文摘、出處（時間、年卷期）等，還應該按照企業(yè)的需要做進一步的數(shù)據(jù)標引，如作者單位、國家、省、郵政編碼等信息，建設企業(yè)個性化的數(shù)據(jù)庫。

5.3 企業(yè)情報數(shù)據(jù)庫

將企業(yè)情報中心完成的情報產(chǎn)品和利用其他方式獲得的各類技術報告，經(jīng)標引加工建設情報數(shù)據(jù)庫。

5.4 科技報告數(shù)據(jù)庫

將企業(yè)所承擔或參與承擔的科技項目、產(chǎn)品研發(fā)過程所產(chǎn)生的技術文件等，按照國家的要求，制作成科技報告，存檔建庫，備查。

應注意，在建設以上數(shù)據(jù)庫的時候要考慮這些數(shù)據(jù)庫的字段的統(tǒng)一性和兼容性，以便于情報人員的跨庫檢索和信息分析使用。

6 企業(yè)利用情報促創(chuàng)新發(fā)展壯大

企業(yè)情報中心是企業(yè)的神經(jīng)中樞，企業(yè)情報網(wǎng)是情報工作平臺，情報人員是信息檢索和情報生產(chǎn)者，信息分析軟件是生產(chǎn)情報產(chǎn)品的工具。這樣，企業(yè)的情報研究工作就能順利開展起來了。企業(yè)應重視情報研究工作，利用情報促創(chuàng)新發(fā)展壯大。使企業(yè)在發(fā)展中不斷創(chuàng)新，在創(chuàng)新中求發(fā)展，在發(fā)展中求生存。創(chuàng)新離不開情報的支持。科技管理部門應出臺政策，支持引導企業(yè)開展情報研究工作。企業(yè)在產(chǎn)品開發(fā)、技術引進、技術改造、市場預測、市場營銷和企業(yè)管理中都應該把情報放到第一重要位置。企業(yè)在研發(fā)生產(chǎn)和技術創(chuàng)新中不僅要獲取政策信息、行業(yè)信息、市場信息和科技信息，甚至在原料采購、投資參股、投標競標等決策過程中，都面臨著產(chǎn)品價格、技術含量、供應商、銷售商，尤其是企業(yè)形象等方面的激烈競爭。所以，企業(yè)在各個環(huán)節(jié)都應重視情報信息的作用，善于利用情報促創(chuàng)新，使創(chuàng)新在企業(yè)生存競爭中實現(xiàn)價值，使企業(yè)在市場競爭中搶占先機，發(fā)展壯大。

[1]宋剛，錢學森.開放復雜巨系統(tǒng)理論視角下的科技創(chuàng)新體系——以城市管理科技創(chuàng)新體系構建為例[J].科學管理研究，2009（6）：1-6.

[2]呂著紅.民營中小企業(yè)競爭情報需求的特點[J].現(xiàn)代情報，2004（11）：192-193.

[3]汪建沃.企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展需要情報創(chuàng)新支撐[J].農(nóng)藥市場信息，2013（9）：1.

[4]史新輝.查新工作管理中應重視的幾個問題[J].現(xiàn)代情報，2009（9）：185-190，194.

[5]史新輝，等.如何建立企業(yè)情報信息中心[J].企業(yè)管理，2014（7）103-104.

[6]史新輝，等.科技情報部門如何為企業(yè)的情報研究服務[J].科技與效益，1998（8）：39-41.

G351

A

1671-0037（2014）09-10-3

史新輝（1963.1-），男，本科，正高級工程師，研究方向：科技情報、科技創(chuàng)新、企業(yè)管理。