新建地方本科院校教學(xué)秘書人員績效評估研究

葉燕霞

（莆田學(xué)院 文化與傳播學(xué)院，福建 莆田 351100）

新建地方本科院校教學(xué)秘書人員績效評估研究

葉燕霞

（莆田學(xué)院 文化與傳播學(xué)院，福建 莆田 351100）

績效評估也叫績效評價，是績效管理流程的重要環(huán)節(jié)。新建地方本科院校因辦學(xué)的時間較短，對教學(xué)秘書人員績效評估的實(shí)施還處于起步和探索階段。本文介紹了績效評估的方法和內(nèi)容，分析了新建地方本科院校教學(xué)秘書人員績效評估過程中存在的問題并提出相應(yīng)的措施。

新建地方本科院校；教學(xué)秘書；績效評估

近年來，我國高等教育發(fā)展迅猛，截止2014年國內(nèi)現(xiàn)有本科院校約820所，其中新建地方本科院校約占三分之一，他們絕大多數(shù)是地級市唯一的一所本科院校，且多數(shù)是由原來的地方高等?？茖W(xué)校升格而來或由若干所專職院校合并、重組而成的綜合性的高等教育本科院校。新建地方本科院校已成為培養(yǎng)本科層次的高素質(zhì)應(yīng)用型人才的主體，既符合我國社會與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀要求，也是我國高等教育多元化發(fā)展的必然趨勢。與此同時，國內(nèi)各院校也逐漸認(rèn)識到績效評估制度對高校辦學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量的影響，相繼出臺各種教育績效評價制度和績效評價標(biāo)準(zhǔn)，通過績效評估來促進(jìn)辦學(xué)質(zhì)量的全面提升。本文主要探討如何建立具有新建地方本科院校特色的符合教學(xué)管理特點(diǎn)的教學(xué)秘書人員績效評估制度。

一、新建地方本科院校加強(qiáng)教學(xué)秘書人員績效評估的必要性

教學(xué)秘書是各教學(xué)單位中從事教學(xué)管理活動的一個重要崗位，是高校教學(xué)管理活動中最基層的實(shí)踐者、管理者、服務(wù)者和信息反饋者。他們的工作繁雜，直接在院長和教學(xué)主管負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下管理日常教學(xué)事務(wù)。雖然教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的問題是高校教學(xué)管理的重要內(nèi)容，但形勢不容樂觀：政治素質(zhì)偏低，缺乏科學(xué)的世界觀、人生觀和價值觀；教育管理理論素質(zhì)低，缺乏專業(yè)知識；能力素質(zhì)低，缺乏工作業(yè)務(wù)能力，效率低，質(zhì)量低；缺乏改革創(chuàng)新意識，知識結(jié)構(gòu)單一，學(xué)歷層次、技術(shù)職稱偏低，現(xiàn)代管理知識匱乏；等等。教學(xué)秘書人員作為校內(nèi)基層的教學(xué)管理者，其素質(zhì)直接影響到工作質(zhì)量的好壞，進(jìn)而影響到學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。因此，加強(qiáng)高校教學(xué)秘書人員的績效評估，對于提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的素質(zhì)，提高教學(xué)管理工作質(zhì)量與效益具有重要作用。

與研究型的高校相比，新建地方本科院校普遍存在管理制度建設(shè)不完善、缺乏創(chuàng)新性的辦學(xué)理念等問題，以致無法調(diào)動全體教職工的積極性，無法適應(yīng)本科教學(xué)的要求。現(xiàn)在很多新建地方本科院校雖然也在進(jìn)行績效評估，但由于績效評估體系還不完善，如忽視了量化過程，缺乏明確的責(zé)、權(quán)、利等指標(biāo)，因而缺乏科學(xué)性，難以做到公平合理，考核往往達(dá)不到鼓勵先進(jìn)、鞭策后進(jìn)的作用，無法調(diào)動各類人員的積極性。因此，如何規(guī)范教學(xué)秘書的教學(xué)管理職位、完善對教學(xué)秘書的考評標(biāo)準(zhǔn)、考評手段，創(chuàng)新其職業(yè)發(fā)展機(jī)制從而建立完善的績效評估體系，以科學(xué)合理的方法評估教學(xué)秘書人員的工作效率和質(zhì)量便顯得至關(guān)重要，這是學(xué)校教學(xué)順利進(jìn)行的需要，也是學(xué)校發(fā)展的需要。

總之，高校教學(xué)秘書職能的實(shí)現(xiàn)一方面離不開秘書自身能力與素養(yǎng)的逐步提高與完善，另一方面在很大程度上取決于政策、制度和機(jī)制，這是教學(xué)管理的基本依據(jù)和準(zhǔn)繩。

二、新建地方本科院校教學(xué)秘書人員績效評估存在的問題

近年來，新建地方本科院校非常重視教師績效評估制度的建設(shè)，在一定程度上忽略了教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，對教學(xué)秘書的考核模式仍存在較大問題，具體如下。

（一）考核主體和客體績效考核意識淡薄

對于每年度的績效考核，只是籠統(tǒng)地分為優(yōu)秀、合格、基本合格、不合格，不論是從考核主體還是客體，都沒有從根本上認(rèn)識績效考核的內(nèi)涵。對于教學(xué)秘書人員的績效考核，考核結(jié)果如無告知則均默認(rèn)為“合格”，顯然，考核未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。首先，從考核主體來說，目前對于教學(xué)秘書的考核主體責(zé)任不清，失職失誤職責(zé)根本無法追究，對于最后的考核結(jié)果，沒有和教學(xué)秘書本人進(jìn)行溝通，容易給人造成不公平感和不信任感。其次，從考核客體來說，教學(xué)秘書人員工作瑣碎繁雜，再加上績效考核的結(jié)果與下一年度的職位晉升、工資等無關(guān)聯(lián)，因此，教學(xué)秘書人員自身也就很少甚至覺得沒必要去過問績效考核的結(jié)果。

（二）考核的內(nèi)容、方法太籠統(tǒng)、單一

績效考核的重點(diǎn)應(yīng)是考核工作實(shí)績，但現(xiàn)有考核的內(nèi)容卻被籠統(tǒng)劃分為德、能、勤、績、廉五方面，沒有具體的量化指標(biāo)，只能憑考核者的主觀感覺，根本無法體現(xiàn)教學(xué)秘書崗位的性質(zhì)及特殊性，更不能體現(xiàn)教學(xué)秘書人員的績效狀況。在實(shí)際具體工作中，教學(xué)秘書服務(wù)的對象除了主管教學(xué)的上級外，還有老師、學(xué)生、教務(wù)部門的相關(guān)人員等，而這些人不參與評估過程，導(dǎo)致績效考核的結(jié)果不夠客觀、全面，弱化了績效評估的功能，績效評估的結(jié)果得不到教學(xué)秘書人員的認(rèn)同。

（三）評估指標(biāo)太少，標(biāo)準(zhǔn)模糊不清

常用的績效指標(biāo)有兩類，一類是關(guān)鍵績效指標(biāo)，簡稱KPI；另一類是平衡記分法的績效指標(biāo)，簡稱BSC。這兩類指標(biāo)中，KPI使用得比較廣泛。教學(xué)秘書崗位屬于高校二級院系教學(xué)管理部門，而高校二級院系教學(xué)管理部門則需要為實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)戰(zhàn)略目標(biāo)的使命做出支持。圍繞高校教學(xué)戰(zhàn)略目標(biāo)，對于高校二級院系的教學(xué)秘書來講，可從教學(xué)管理水平、能力及綜合素質(zhì)（包括科研、組織培訓(xùn)、學(xué)習(xí)與成長等）等方面作為績效考核的關(guān)鍵性指標(biāo)，可從學(xué)生、院系教師群體、校級教學(xué)管理部門（教務(wù)處）、對外相關(guān)企業(yè)單位等角度作為衡量的具體指標(biāo)。

（四）缺乏績效反饋的流程

對于教學(xué)秘書的考核結(jié)束后，應(yīng)及時反饋，以便秘書能夠了解自己在工作上的不足并予以改正?？冃гu估的目的在于發(fā)掘被考核者內(nèi)在的潛能和發(fā)展其工作技能，將教學(xué)秘書人員自身的工作與學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)相聯(lián)系。在實(shí)際實(shí)施績效評估中，學(xué)校因各種原因，將績效反饋這一環(huán)節(jié)省略了，績效考評僅僅是教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)給一個“合格”就結(jié)束了，使得考核與被考核者的主觀能動性無法發(fā)揮，大大削弱了績效評估的完整性和有效性。

（五）績效評估的結(jié)果沒有發(fā)生作用

績效評估的成功與否，關(guān)鍵點(diǎn)就是評估的結(jié)果如何應(yīng)用。很多失敗的績效評估，其原因就在于沒有很好地運(yùn)用績效評估的結(jié)果。績效評估的結(jié)果可以為人員是否適合所在的職位、職位變動、晉升、降級、獎酬分配提供有效的依據(jù)。但在實(shí)際操作中，績效評估的結(jié)果與上述所提的并無直接關(guān)系。針對幾所新建地方本科院校進(jìn)行調(diào)查，教學(xué)秘書中認(rèn)為考核結(jié)果對自己的工作報(bào)酬“影響很大”、“影響較大”僅占8.4%和5.0%，認(rèn)為對自己職位晉升“影響很大”、“影響較大”、“影響一般”分別占9.4%、10%和30%，還有20.2%“不清楚”對自己影響有多大，這說明績效評估的結(jié)果沒有發(fā)揮它應(yīng)有的作用，嚴(yán)重弱化了績效實(shí)施的有效性，無法調(diào)動教學(xué)秘書人員的工作積極性，阻礙了學(xué)校的發(fā)展。

考核意識的淡薄、考核內(nèi)容、方法的籠統(tǒng)與單一、評估標(biāo)準(zhǔn)的模糊、績效溝通的缺乏、評估結(jié)果的零作用嚴(yán)重制約著新建本科院校教學(xué)工作的順利進(jìn)行，影響了學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提升。

三、加強(qiáng)教學(xué)秘書人員績效評估工作的建議

績效評估制度原本是運(yùn)用于評價企業(yè)經(jīng)營效益和業(yè)績的理論，將其大膽借鑒運(yùn)用于高校的管理，必須慎之又慎?？冃гu估重在考核，在于改善其被考核者的行為，最終提升績效水平。

1.考核者首先必須思想上重視績效評估，增強(qiáng)績效意識，以帶動被考核者?？己苏咦鳛榭己说闹黧w在績效評估過程中不但要了解被考核者方方面面的情況，在評估過程中還要注意：（1）評估考核的對象是行為，而不是行為者。所謂“對事不對人”也就是這個意思，這也是績效評估真諦。（2）考核者首先要善于聆聽被考核者的看法、意見和要求，確實(shí)了解其崗位及責(zé)任的具體內(nèi)容和工作狀況。（3）考核時盡量做到公平與客觀?？己说慕Y(jié)果除特殊情況外，在一定的期限內(nèi)不得泄漏?？己苏咄ㄟ^自己的言行來傳遞績效評估的重要性，在整個學(xué)校形成績效評估的良好的氛圍，以此帶動被考核者的落后的績效觀念。

2.執(zhí)行開放式績效評估模式。開放式績效評估也叫“全方位評估”，其工作步驟如下：（1）人事處制定績效評估辦法，發(fā)放績效評估表。（2）教學(xué)秘書人員先對本人逐項(xiàng)評分，自我評估。（3）主管教學(xué)的上級領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核，再評分并寫評語。（4）教師及相關(guān)人員的評估，綜合考慮其評估結(jié)果。（5）服務(wù)對象學(xué)生評估，作為評估的一個參考依據(jù)。上面的工作程序既保證了信息來源的多樣性，同時增加了教學(xué)秘書人員自我評價，在一定程度上提高了教學(xué)秘書人員的積極性與參與意識。

3.建立完善的考核機(jī)制與科學(xué)合理的評估指標(biāo)體系。（1）建立公平的考核機(jī)制。要想構(gòu)建公平的考核機(jī)制，首次必須“細(xì)化關(guān)鍵績效指標(biāo)”，即從哪些角度來衡量、考核教學(xué)秘書的業(yè)績，教學(xué)管理水平與能力、綜合素質(zhì)應(yīng)當(dāng)作為關(guān)鍵績效指標(biāo)，接下來是對關(guān)鍵績效指標(biāo)進(jìn)行進(jìn)一步的分解、細(xì)化，并賦予權(quán)重。其次，建立一種任務(wù)績效與情景績效相結(jié)合的考核制度。與任務(wù)績效完成的強(qiáng)制性不同，情景績效也叫情境績效，為了實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，組織希望員工能夠從事多樣化的活動，其中有些活動與他們個人所承擔(dān)的工作任務(wù)沒有直接的關(guān)聯(lián)。（2）建立“以人為本”的合理科學(xué)的評估指標(biāo)體系。“以人為本”簡單地說就是一種尊重人、造就人、發(fā)展人的管理模式。教學(xué)管理工作是為學(xué)校教學(xué)發(fā)展服務(wù)的，教學(xué)秘書隊(duì)伍質(zhì)量的好壞直接影響教學(xué)管理工作質(zhì)量的好壞，我們將“以人為本”引入績效評估指標(biāo)體系，不僅是對教學(xué)秘書人員的人文關(guān)懷，確保隊(duì)伍的穩(wěn)定，更是符合高校發(fā)展的必然趨勢。教學(xué)管理工作以工作量大、高強(qiáng)度、責(zé)任無限為主要特點(diǎn)，對于提高教學(xué)秘書管理的質(zhì)量和效率，評估指標(biāo)的選擇非常關(guān)鍵?？冃е笜?biāo)可以是數(shù)量化的或者是行為化的，首先明確本校教學(xué)發(fā)展的目標(biāo)和需要，對教學(xué)管理中各個要素進(jìn)行分析，務(wù)必清楚各個部門和崗位的工作目標(biāo)、結(jié)果。再者，對教學(xué)秘書人員的工作職責(zé)、流程設(shè)置等內(nèi)容及對在職工作人員的具體信息（包括任職資格、職位、工作等進(jìn)行收集和分析），一方面可以確定工作流程的輸入端和輸出端，為量化關(guān)鍵指標(biāo)的設(shè)置做好準(zhǔn)備；另一方面可以確定崗位的職能特點(diǎn)，明確行為化指標(biāo)的內(nèi)容，建立科學(xué)的績效指標(biāo)評價體系及衡量工作結(jié)果的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，各項(xiàng)工作所占的權(quán)重等內(nèi)容。要分別組織簽署績效協(xié)議書，績效協(xié)議書主要在于明確各個部門和崗位的績效責(zé)任。

4.績效管理過程中要注意績效溝通和反饋，這是績效管理的關(guān)鍵。在制定績效計(jì)劃后，教學(xué)秘書人員按照計(jì)劃開展工作。在工作過程中，教學(xué)主管部門要指導(dǎo)和監(jiān)督教學(xué)管理人員的工作，針對秘書的有效業(yè)績和不佳業(yè)績進(jìn)行原因分析，明確指出秘書工作過程中需要改進(jìn)的地方，并要注意持續(xù)的績效溝通，及時發(fā)現(xiàn)并解決各種問題，適時調(diào)整計(jì)劃。通過溝通可以提升教學(xué)秘書人員的教學(xué)管理水平以及臨時處理突發(fā)事件的能力，可以有效激勵教學(xué)秘書人員的積極性和創(chuàng)造性，也有助于教學(xué)主管客觀、正確評價秘書個人的工作績效。

5.正確分析和應(yīng)用績效結(jié)果?？冃ЫY(jié)果是通過分析考核的文字材料和數(shù)據(jù)材料得出來的，在此基礎(chǔ)上再確定績效的效果并提出改進(jìn)的措施。很多院校僅僅是把績效結(jié)果與薪酬聯(lián)系在一起，這樣就弱化了績效結(jié)果的效用?？冃У慕Y(jié)果是與其他的管理環(huán)節(jié)相銜接的，例如職務(wù)的調(diào)整和晉級、個人發(fā)展計(jì)劃以及處理內(nèi)部員工關(guān)系等。

總之，一個健全的績效反饋機(jī)制應(yīng)該包括思想上高度重視的考評雙方、開放式的考評方式、合理完善的考評指標(biāo)體系以及有溝通、反饋、應(yīng)用等一整套完整的程序，以利于考評雙方就考評結(jié)論達(dá)成共識，促進(jìn)工作，改善績效。

四、結(jié)語

由于高校教學(xué)管理工作的特殊性及教學(xué)秘書崗位在其中的重要性，對教學(xué)秘書人員的考評便愈發(fā)顯得重要，因此，有必要針對教學(xué)秘書人員構(gòu)建符合教學(xué)管理特點(diǎn)的績效管理體系。相信隨著新建地方本科院校管理體制改革的不斷深化和績效評估的不斷完善，教學(xué)秘書人員的績效管理工作也會不斷科學(xué)化、規(guī)范化，并在新建地方本科院校發(fā)展中發(fā)揮不可缺少的關(guān)鍵作用。

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G451.2

A

1674-9324（2014）45-0085-03

葉燕霞（1980-），女，福建莆田人，碩士，助理研究員，研究方向：教育管理研究。